A projektről
A levéltár új digitális fejlesztése a közigazgatás szolgálatában
KÖFOP-1.0.0-VEKOP-15-2016-00011
”Közigazgatási eljárásokhoz kapcsolódó levéltári szolgáltatás fejlesztése”
Ahhoz, hogy ez a fejlesztés a Levéltárral együttműködve megvalósulhasson, néhány előzményét fontos kiemelnünk. Az ország egyik legrégebbi közgyűjteménye, a Levéltár a folyamatos innovációra és a kulturális örökség megőrzésére irányuló fejlesztéseivel eddig is nagyban hozzájárult a napi lakossági – hivatali ügyintézés gördülékenyebbé tételéhez, mely jelen projektnek is kiemelt célja.
A maradandó értékű iratok összegyűjtése, megőrzése, feldolgozása és hozzáférhető tétele a digitális korban is a levéltárak feladata. Az elektronikus levéltári projekt megteremtette a lehetőségét, hogy az elektronikus iratok hosszú távon is fennmaradjanak és értelmezhetők legyenek. Európa egyik legkorszerűbb levéltári rendszere 2013-ban jött létre uniós forrásból. A mostani projekt célja, hogy a korábban kialakított szolgáltatást a megyei levéltárakra is kiterjessze, miközben valamennyi intézményt bekapcsolja az egyablakos közigazgatási szolgáltatások körébe.
A más nyilvántartásban nem fellelhető, nem reprodukálható iratok sokszor az egyetlen és kizárólagos lehetőséget jelentik az állampolgárok, ügyfelek, hivatalos szervek számára, hogy ügyük elintézéséhez, a szükséges eljáráshoz kapcsolódó igazolásokat hitelt érdemlő módon tudják bemutatni. A levéltár által őrzött dokumentumok ezért sok esetben egyedüli lehetőségként jogbiztosító feladatot látnak el, melyek felhasználhatóak kárpótlás, nyugdíjjogosultság megállapítása és számos más közigazgatási eljárás esetében. A Magyar Nemzeti Levéltár új fejlesztése olyan elektronikus szolgáltatáscsomagot alakít ki, amelynek a segítségével a hivatali ügyek intézéséhez automatikusan biztosítja a kérelmező vagy az ügyintéző szervek részére a szükséges igazolásokat.
Már az 1990-es évektől folyamatosan nőtt a jelentősége a levéltárban őrzött iratok jogbiztosító értékének. A rendszerváltás utáni kárpótlások időszakában a levéltárakban őrzött dokumentumok, illetve az azokról kiadott hiteles másolatok nélkülözhetetlen bizonyítékot jelentettek az állampolgárok számára igényeik érvényesítéséhez. A levéltárak azóta is tömegesen állítanak ki munkaidő-, és iskolaidő igazolásokat, a hadigondozottak ellátásához szükséges alátámasztó iratokat.
Korábban ez az eljárás nehézkes volt, a dokumentumokat igénylő állampolgároknak, a több mint nyolcvan telephelyen működő levéltárakat külön-külön kellett felkeresni személyesen, hogy a bizonyító erejű iratokat ki tudják kérni.
A most induló fejlesztés nem pusztán a kulturális örökség megőrzésére irányul, de szervesen kapcsolódik a Közigazgatás Fejlesztési Operatív Program keretében megvalósuló egyéb fejlesztésekhez, melyeknek célja az állampolgárok és a közigazgatási intézményrendszer számára nyújtott szolgáltatások egyszerűsítése, elektronizálása és országos kiterjesztése.
A fejlesztés eredményeképpen lehetővé válik az országos levéltár központi géptermének, valamint a tagintézmények irodai informatikai eszközrendszerének a bővítése, ezáltal megvalósul az ügyintézési folyamatok egységes, országos kiterjesztése. A korszerűsített hálózati eszközparkkal lehetővé válik továbbá, hogy a levéltárak bekapcsolódjanak a közigazgatás elektronikus ügyintézési rendszerébe.
A fejlesztés eredményeként a levéltár informatikai rendszere alkalmassá válna, hogy az állampolgárok közvetlenül online vagy a Kormányablakok szolgáltatásain keresztül, egyablakos ügyintézéssel intézhessék a levéltári iratokra is kiterjedő ügyeiket. A projekt eredményeképpen létrejövő fejlesztés így hozzájárul az állampolgárok ügyintézéssel töltött idejének, az ezzel járó költségeinek és adminisztratív terheinek csökkentéséhez.
