A Magyar Nemzeti Levéltár (továbbiakban: MNL) és szervezeti egységei egyedi adatigénylést követően hiteles másolatot állítanak ki az őrizetükben lévő dokumentumról, ezt a folyamatot ügyfélszolgálati eljárásnak nevezzük.

Ki fordulhat ügyfélként az MNL-hez?

Minden olyan természetes személy (állampolgárságától függetlenül) vagy hivatalos szerv, akinek jogbiztosító irat hiteles másolatára van szüksége a levéltártól. Ügyfélszolgálati eljárás keretében csak egyedi adatigénylés történhet, azaz egy konkrét dokumentum, irat, irategyüttes kiadását lehet kérni (pl. egy konkrét építési engedély másolatát, egy konkrét iskolai végzettség másolatát stb.). Szintén fontos kritérium, hogy az ügyfélszolgálati eljárás célja: jogbiztosító iratok másolatának kiadása, azaz jellemzően valamely közigazgatási vagy egyéb eljárás során kerül felhasználásra az így kiadott dokumentum (pl. munkaviszony igazolás kérése, amely a nyugdíj megállapításához szükséges).

A fentiektől eltérő esetek (pl.: családfakutatás) a kutatószolgálat hatáskörébe tartoznak, így az ügyfélszolgálati űrlapok segítségével nem kezdeményezhetők. Amennyiben nem biztos abban, hogy ügyében az ügyfélszolgálat illetékes-e, kérjük tanulmányozza az MNL honlapján az ügyfélszolgálati menüpont alatt található GY.I.K. (gyakran ismétlődő kérdések ügyfelek részére) részt, amennyiben ezt követően sem biztos abban hova kell fordulnia, érdeklődjön telefonon vagy e-mailben.

Az ügyfélszolgálati eljárás során minden releváns információ megadása kötelező, a levéltár kutatómunkát nem végez, a megadott adatok alapján keresi elő a dokumentumot és készít róla hiteles másolatot. Amennyiben a megadott adatok hiányosak vagy nem pontosak, hiánypótlás keretében szólítjuk fel ügyfeleinket a pontos információk megadására.

Milyen csatornákon fordulhat az ügyfél a levéltárhoz?

Természetes személy ügyfelek:

a) hagyományos postai úton (https://mnl.gov.hu/urlapok);

b) Személyre Szabott Ügyintézési Felület (továbbiakban: SZÜF) (https://www.magyarorszag.hu/szuf_fooldal#fooldal) segítségével on-line (lásd még: https://www.eleveltar.hu/ugyfeleknek);

c) Kormányablakokban;

d) a levéltárak ügyfélszolgálati pontjain személyesen indíthatják megkereséseiket.

Hivatalos szervek:

Adatigényléssel kapcsolatos ügyekben kizárólag elektronikus megkereséseket indíthatnak (SZÜF) (https://www.magyarorszag.hu/szuf_fooldal#fooldal).

Telefonon és e-mailen csak tájékoztatás adható, ügyintézés nem kezdeményezhető!

Milyen formában indítható ügyfélszolgálati eljárás a levéltárban?

a) Az MNL-ben ügyfélszolgálati megkeresés kizárólag a formalizált űrlapok segítségével indítható. A nem űrlapon benyújtott megkereséseket a levéltár nem fogadja be. A SZÜF felületen az ügyfélkapus azonosítás után az űrlapok személyes adatait a rendszer előtölti, az ügyfeleknek csak az ügyspecifikus kérdéseket kell megválaszolni. Ezen űrlapok itt elektronikus úton, azonnal és költségmentesen benyújthatók és a rendszer figyelmeztet a kötelező mezők kitöltésének szükségességére, így nem lehetséges hiányos űrlapot benyújtani. Ezért is javasoljuk az elektronikus űrlapok használatát. Az űrlapok elérhetők: https://www.eleveltar.hu/ugyfeleknek

b) Az űrlapok hagyományosan papíralapon is benyújthatók, ekkor vagy számítógéppel, vagy kézírással kell kitölteni azokat, ügyelve arra, hogy a csillaggal (*) jelölt kérdésekre a válaszadás kötelező, ennek hiányában a levéltár hiánypótlást fog kérni. A kitöltött űrlapot minden esetben eredeti aláírással kell ellátni és úgy beküldeni. Az űrlapok megtalálhatóak az MNL honlapján az ügyfélszolgálat menü pont alatt. https://mnl.gov.hu/urlapok

c) A Kormányablakokban és a levéltárak ügyfélszolgálatain is az űrlapok kitöltésével lehet eljárást indítani, ezért kérjük mielőtt ezeket a helyeket felkeresi, tanulmányozza a megválaszolandó kérdéseket, hogy már felkészülten érkezzen az ügyfélszolgálati pontokra.

Milyen ügyekben lehet a levéltárhoz fordulni?

A formalizált űrlapok segítésével az alábbi ügytípusok esetében lehet levéltári adatigénylést indítani:

• Építésre vonatkozó adatigénylés
• Hadigondozásra vonatkozó adatigénylés
• Hagyatékra vonatkozó adatigénylés
• Ingatlanra vonatkozó adatigénylés
• Jogszolgáltatásra vonatkozó adatigénylés
• Munkaviszonyra vonatkozó adatigénylés
• Névváltoztatásra vonatkozó adatigénylés
• Tanulóidőre vonatkozó adatigénylés
• Egyéb, a fentiek közül egyikbe sem sorolható egyedi adatigénylés (kizárólag ügyfélszolgálati ügyben használható!).

Az adatigénylésekről részletesebb tájékoztatást talál az MNL honlapján az ügyfélszolgálati menüpont alatt található GY.I.K. (gyakran ismétlődő kérdések ügyfelek részére) részben.

Hová, mely szervezeti egységhez nyújtható be az adatigénylés?

Általános elvként elmondható, hogy ahhoz a megyei tagintézményhez, szervezeti egységhez kell benyújtani a megkeresést, amelynek az illetékességi területén keletkezett a keresett dokumentum (hol található a keresett ingatlan, hol adták ki a keresett építési engedélyt; hol található az iskola, amelyben végzett; hol van a munkahely, ahol dolgozott; hol zajlott a per, amelynek a dokumentumaira szükség van stb.). Amennyiben bizonytalan a benyújtás helyét illetően, részletesebb tájékoztatást talál az MNL honlapján az ügyfélszolgálati menüpont alatt található GY.I.K. (gyakran ismétlődő kérdések ügyfelek részére) részben.

A SZÜF-ös benyújtáskor a benyújtás gomb megnyomása után a legördülő menüből tudja kiválasztani azt a szervezeti egységet, ahova az adatigénylését szeretné benyújtani. Postai úton benyújtott megkeresést annak a szervezeti egységnek a címére küldje, ahol a fentiek alapján illetékesek a kérést illetően. A téves vagy nem illetékes helyre benyújtott kéréseket az MNL-en belül továbbítjuk a megfelelő helyre, amennyiben nem az MNL illetékes a megkeresésben, erről tájékoztatjuk az ügyfelet.

Felhívjuk a figyelmüket, hogy egyes esetekben az ügyekben más, az MNL-en kívüli levéltárak is illetékesek lehetnek, például Budapest esetében Budapest Főváros Levéltára (budapesti építési engedélyek, munkaviszony igazolások stb. esetén). Ezért kérjük az ügyindítás előtt tájékozódjanak az illetékesség kérdésében.

Milyen formában kérhető a keresett dokumentum?

Az ügyindító űrlapon kiválaszthatja, hogy elektronikus vagy papíralapú hiteles másolatot kér-e a levéltártól. Amennyiben papíralapút választ, postai úton küldjük meg a kért dokumentum hiteles másolatát. A másolatot a levéltár elektronikus ügyintézés keretében készíti el és erről az elektronikus másolatról állít ki hiteles papíralapú másolatot és ezt küldi meg.

Amennyiben elektronikus másolatot kér, abban az esetben (természetes személyek esetén) az ügyfélkapujára küldjük meg a kért dokumentum elektronikus másolatát a szükséges hitelesítéssel és elektronikus aláírással ellátva. Ezt a verziót a továbbiakban csak elektronikus ügyintézés során tudja felhasználni, arról hiteles papíralapú verziót nem tud nyomtani.

Kérjük, amikor megjelöli, hogy milyen formában kéri a hiteles másolatot, a fentieket is vegye figyelembe, tisztázza a dokumentum további felhasználási módját és ez alapján adja le az igénylését.

Hivatalos szervek csak elektronikus úton indíthatják megkereséseiket és a válaszokat is így kaphatják meg.