GYIK_Beiratkozas

A kutató nem tud kérést leadni az ELP-en. Mi lehet ennek az oka?

Nem ment végbe maradéktalanul a beiratkozás folyamata, ami előfordulhat akár a kutató, akár a levéltár részéről. (Nem lett megfelelő látogatói jegy (megfelelő dosszié kóddal) létrehozva; vagy nem állították szerkesztés alatti státuszra; nem került beállításra a további információk lapfülön a JA érték; két elp fiókkal rendelkezik a kutató (duplum)).

Mi a teendő, ha egy kutató több adatlapot ad le, és a később leadott adatlapon már más személyes adatok szerepelnek, de a kutatás témája és évköre ugyanaz?

Az újabb adatlapban szereplő személyes adatokkal módosítjuk a partnerrekord megfelelői mezőit, majd a már régebben létrehozott kutatási kérelem dokumentumban elhelyezzük az újabb adatlap linkjét, felülírva ezzel a régi linket. 

Mi a teendő, ha egy kutató több adatlapot ad le, melyek linkjében más-más az adatlap azonosítószáma, de pontosan ugyanaz mindegyik beküldött kérelem minden adata?

Nincs teendő. Egyszer kell csak a kutatási kérelem dokumentumot létrehozni, az egyik adatlapot kell csak belinkelni. Nem számít lényegi különbségnek az, ha csak a kutatás helyének megjelölése a különbség, mivel még gyakran előfordul, hogy a kutatók másik tagintézményben történő kutatás esetén újra beküldik a kérelmüket. 

Amennyiben az átláthatóság érdekében mégis meg szeretnénk jeleníteni, akkor ismételhető az adatmező (Kutatási kérelem dokumentum További információk lapfül – Kutatói adatlap adatmező), vagy a tartalom mezőben megjegyezhető, hogy ugyanazokkal az adatokkal többször küldött be a kutató adatlapot. 

 

Új kutatóként azonosította az ELP a beiratkozót, pedig volt már partnerrekordja, így most duplum keletkezett. Miért történt ez és mi a teendő?

Az ELP-en történő regisztráció során mindenképpen meg kell adni egy e-mail címet. Amennyiben a megadott e-mail cím eltér a meglévő partnerrekordban megadottól, vagy a régebben létrejött rekordban nincs is rögzítve e-mail cím, az ELP új kutatóként kezeli a beiratkozót.
A létrejött duplikációról e-mailben tájékoztatni kell az ENyF-et a scope@mnl.gov.hu e-mail címen, a mailben meg kell adni a partner nevét és valamennyi partnerrekord azonosítószámát. A levél tárgya legyen “duplum”.

Véletlenül a Látogatói jegy dossziéba hoztam létre dokumentumot a Kutatói dosszié helyett. Mit a teendő?

A dokumentumok áthelyezhetőek más dossziéba.
A partnerrekord azonosítószámát és a partner nevét írd meg e-mailben a scope@mnl.gov.hu e-mail címre, és a kollégák áthelyezik a dokumentumot / dokumentumokat a megfelelő dossziéba.

Van az ELP-en kívül más mód beiratkozni az MNL-be?

A hatályos kutatási szabályzat alapján, különös méltánylást érdemlő esetekben a levéltár munkavállalói a beiratkozás során egyedi eljárást alkalmazhatnak. Az egyedi eljárás jóváhagyásáról vármegyei levéltár esetében a vármegyei levéltár igazgatója saját hatáskörben, az Országos Levéltár esetében az illetékes főigazgató-helyettes dönt.

Létrehoztam a Látogatói jegyet, de nincs dossziékódja. Mit tegyek?

A Dosszié létrehozásakor először a Kölcsönzés/kutatói kérés típust, majd a Látogatói jegy altípust kell kiválasztani. Ha mentéskor nem a jó értékek vannak kiválasztva, üres lesz a dossziékód melletti mező (mentés után hiába állítjuk be a helyes típust és/vagy altípust, a dossziékód nem generálódik pótlólag). Ha a létrehozott dossziénak nincs dossziékódja, akkor újból létre kell hozni a helyes beállításokkal a Látogatói jegyet, és a hibásan létrehozott dossziéról e-mailben kell értesíteni az ENYF-et a scope@mnl.gov.hu e-mail címen.
Amennyiben nincs egy partnerrekordnál aktív (szerkesztés alatt) látogatói jegy, a kutató nem tud kérést leadni az ELP-en.

Az imént hoztam létre a Látogatói jegyet, de mégsem látom a partnerrekordnál a dossziét. Mi lehet ennek az oka?

A Látogatói jegy létrejön akkor, ha a

  • Típus: Kölcsönzés/kutatói kérés,
  • az Altípus: Látogatói jegy.

Ha a rekord létrehozásának végén a felugró kis ablakban nem választjuk ki az Archive user értéket, akkor nem történik meg a dosszié partnerrekordhoz kötése.

Azonban a Látogatói jegy megtalálható a Dossziék modulban.

Két dolgot tehetünk:

  • vagy haladéktalanul értesítjük az ENyF-et, és ők a partnerrekordhoz kötik a Látogatói jegy típusú dossziét,
  • vagy létrehozunk egy új látogatói jegyet, a folyamat végén figyelve a felugró ablakban történő Archive user érték kiválasztásársa, majd ezt követően értesítjük az ENyF-et arról, hogy duplikált látogatói jegy készült. Kérjük, hogy a kutató nevét írjátok meg e-mailben, hogy gyorsan megtalálhassuk a felhasználandó Látogatói jegy dossziét.
Az imént hoztam létre a Látogatói jegyet, és ezalatt még egyet létrehozott egy kolléga. Így most két látogatói jegye van a kutatónak erre az évre. Törölhetem?

Ha megfelelő paraméterekkel hozzuk létre a Látogatói jegyet, akkor lesz egy dossziékódja. A dossziékód folyamatos sorszámozással ellátott rekord, ezért abban az esetben, ha kitöröljük, az adott sorszám hiányozni fog. Ha véletlenül több Látogatói jegy lett létrehozva, akkor fel kell használnunk a Látogatói jegyet később egy másik kutatónál (átírjuk a nevet, átkötjük a dossziét másik partnerhez), és így nem veszítünk el egy darab kódot sem. Az újrafelhasználás kapcsán haladéktalanul tájékoztatni kell az ENyF-et a scope@mnl.gov.hu címen.

Tehát soha egyetlen egy Látogatói jegyet sem törlünk a nyilvántartásból. Itt Látogatói jegy alatt azt értjük, ami:

  • Kölcsönzés/kutatói kérés típusú,
  • Látogatói jegy altípusú,
  • és van helyes dossziékódja.
A kutató az ELP-fiókjába belépve piros X-et lát a nevénél, úgy tűnik, mintha nem lenne beiratkozva. Mi lehet ennek az oka?

A beiratkozás folyamata több részből áll. Amennyiben a beiratkozó elvégezte az ELP-en a regisztrációt, kitöltötte és beküldte a kutatási kérelmet, valamint a levéltári munkatárs beállította a partnerrekordnál a További információk lapfülön a JA értéket és van aktív (szerkesztés alatti) Látogatói jegy, akkor az ELP-fiókban zöld pipa látszik, és lehetőség van online kérést leadni.
Ha továbbra is piros X látható, akkor:

  • vagy nincs beállítva a JA érték,
  • vagy duplikált a partner, és nem az aktuális partnerrekordnál végeztük el a megfelelő beállításokat,
  • vagy a Látogatói jegy létrehozásakor csúszott félre valami. A jó Látogatói jegy típusa Kölcsönzés/kutatói kérés, altípusa pedig Látogatói jegy és van dossziékódja a rekordnak,
  • vagy a partnerrekord nem aktív, vagyis a jobb felső sarokban lévő Aktív jelölőnégyzetben nincs pipa.
Hogyan lehet az MNL-be beiratkozni?

Elektronikus úton az ELP-en, regisztrációt követően kutatói adatlap kitöltésével és benyújtásával.

A benyújtott kutatási kérelmet kell iktatni? Továbbá a kutatási kérelmeket kell engedélyezni?

Nem.
Az 1995. évi LXVI. törvény 22. § alapján bárki beiratkozhat és nyújthat be kutatási kérelmet, és kutathat is a Magyar Nemzeti Levéltárban, ez nem engedélyezési eljárás függvénye. A kutatási kérelmeket a jogszabály alapján jóváhagyja a levéltár, azonban írásos indoklással a kutatást megtilthatja.

Ki kutathat a Magyar Nemzeti Levéltárban?

Az 1995. évi LXVI. törvény 22. § alapján bármely magánszemély, akit ettől külön nem tiltottak el.

Miért kell minden évben új látogatói jegy dossziét létrehozni?

A jelenlegi gyakorlat szerint minden évben új látogatói jegyet hozunk létre (pl. Teszt Elek2023) a szakrendszer működése miatt. Az online kérésleadás feltétele, hogy a tárgyévben a kutató látogatói jegye a szerkesztés alatt státuszú legyen.  

Tekintettel arra, hogy az 1995. évi LXVI. törvény 22. §. (2) alapján a látogatói jegy az adott közlevéltárban - évenkénti meghosszabbítással - folyamatosan használható, nem lenne kötelező minden évben új látogatói jegyet létrehozni. 

Amennyiben nem így tennénk, és csak megújítanánk a meglévő Látogatói jegyet (Szerkesztés alatt státuszra visszaállítanánk), akkor pár év alatt szinte átláthatatlan mennyiségű kérés és esemény gyűlne össze a dossziéban. Emiatt a Látogatói jegyek évenként történő létrehozásában változás nem várható.