​Gyarapítási folyamat

Állagos fond esetén mely leírási egységgel kell létrehozni a linkkapcsolatot?

Állagos fond esetén az állagok gyarapodnak, így az állag szintű leírási egységekkel kell. Kivételt képez ez alól, ha a gyarapodás az állagok kialakítása előtt történt.

Eltérhet-e egymástól a gyarapodási és a törzskönyvi/raktári nyilvántartás?
  • Nem. A két nyilvántartást kötelező egységesen vezetni. A terjedelmi/mennyiségi  és évkör adatoknak meg kell egyezni. A gyarapítás folyamata csak  akkor zárható le, a gyarapodási bejegyzés csak akkor állítható befejezett státuszra, ha a törzskönyvben/raktári nyilvántartásban is rögzítve lettek a változások.
  • Figyelni kell arra is, ha például a törzskönyvben a fényképek ifm-ben vannak nyilvántartva, akkor a gyarapodási bejegyzésben is ifm-ben kell megadni a terjedelmi adatokat. Illetve, ha eddig darabszámban történt a törzskönyvezés, akkor a gyarapodási bejegyzésben is darabszámban kell megadni. Ez igaz minden darabszámban nyilvántartható leírási egységre.
Ha a gyarapodási bejegyzést több leírási egységgel kötjük össze, akkor hogyan kell nyilvántartani a terjedelmi és időköri adatokat?
  • A gyarapodás összeterjedélmét, -mennyiségét kell megadni az Ifm adatmezőben és a További információk lapfülön.
  • De ebben az esetben a Leírás adatmezőt is használni kell. A gyarapodási bejegyzéssel összekötött összes leírási egység esetén meg kell adni a jelzetet, a címet, a terjedelmet és az évkört.
  • A Leírás adatmező 2000 karakter hosszú szöveget tartalmazhat. Abban az esetben, ha a leírási egységek fentebb felsorolt adatait nem lehetséges megadni helyhiány miatt, akkor fel lehet tölteni a Fájlok lapfülre egy pdf formátumú fájlt, amelyben tételesen fel kell sorolni a leírási egységeket, a hozzájuk tartozó adatokkal együtt. Ebben az estben a Leírás adatmezőben kötelezően jelezni kell, hogy egy külön feltöltött pdf fájl tartalmazza az információkat.
Hogyan kell beállítani a Referens mezőt?

Az Országos Levéltár esetében az egyes iratőrző osztályokat kell beállítani, mert az azonosító kiosztásakor a szakrendszer nem különíti el az egyes osztályokat egymástól az Országos Levéltáron belül. A megyei tagintézmények pedig saját hagyományaik szerint járjanak el.

Hogyan kell létrehozni a gyarapodási bejegyzést, ha azzal több leírási egységet is gyarapítunk, vagyis több leírási egységgel kötjük össze?
  • A gyarapodási bejegyzéseket a scopeArchiv-ban ügyiratonként (minimum a levéltárba kerülésről szóló dokumentumként) kell létrehozni. Vagyis akkor is csak egy bejegyzést kell létrehozni, ha azt több leírási egységgel kötjük össze. (Ettől abban az esetben lehet eltérni, ha a gyarapodás több tagintézményt vagy OL szervezeti egységet érint.)
Hogyan kell tölteni a Jelzet/cím mezőt?
  • A Jelzet/cím adatmezőben meg kell adni a jelzetet, perjellel elválasztva a címtől. PL.: HU-MNL-OL-P 288-1. / Jogbiztosító iratok
  • Ha több leírási egységet kell feltüntetni a mezőben, amely karakterszáma meghaladja a 300-at, ebben az esetben elhagyható az országkód és a levéltári intézmény azonosítója. Pl.: P 288-1. / Jogbiztosító iratok
  • Abban az esetben, ha egy állagos fond állagaihoz gyarapítunk, amely több állagot érint, akkor elegendő a fond jelzetét és címét feltüntetni.
Hogyan kell tölteni a leírási egység Gyarapodás adatmező első celláját?
  • Ez az adatmező a leírási egység gyarapodásának sorrendiségét hivatott jelezni. Vagyis, hogy a gyarapodás a leírási egység 1. avagy 12. gyarapodása-e.
  • Abban az esetben, ha nem tudjuk megállapítani és rögzíteni a korábbi gyarapodásokat, amelyeket a Levéltári átvétel forrása adatmezőben szövegesen is lehet, akkor a mostani bejegyzésnél a gyarapodás évét (pl. 2022)  kell feltüntetni.
  • Első gyarapodásnál nyilvánvalóan 1-t kell írni.
Hogyan tartsuk nyilván a nem papír alapú átvett iratanyag mennyiségi adatait a Gyarapodás modulban?
  • A nem papír adathodozók esetén meg kell adni a darabszámot és az adathordozó típusát a További információk lapfülön. Típustól függően egyéb információkat is fel kell tüntetni:
    • Hanganyag, mozgókép esetén → lejátszási idő
    • Mikrofilmek esetén → felvételszám
    • Digitális másolatok esetén → felvételszám, fájlok száma, fájlok mérete (MB), fájlok típusa (formátuma)
    • Elektronikus (digitális) iratok esetén → fájlok száma, fájlok mérete (MB), fájlok típusa (formátuma)
  • A nem papír alapú mennyiségi adatokat a Darabszám (nem papír adathordozók) adatmezőben lehet megadni szövegsablon segítségével. Digitalizált iratok esetében azonban törekedni kell arra, hogy ilyen típusú adathordozót ne vegyünk állományba, helyette ezeket a Preservica szakrendszerben kell archiválni.
Hogyan tartsuk nyilván a papír alapú iratanyag terjedelmi és mennyiségi adatait a Gyarapodás modulban?
  • Ha az iratanyagot iratfolyóméterben tartjuk nyilván a gyarapítani kívánt törzsegységben, akkor az Ifm adatmezőt kell használni.
  • Amennyiben mennyiségi adatról van szó (például darabszámban nyilvántartott térkép, tervrajz, oklevél, fénykép stb.), akkor a További információk lapfülön a Darabszám (levéltári egységek) adatmezőt kell használni szövegsablon segítségével.
Kötelező-e összekötni a gyarapodási bejegyzést a hozzá tartozó leírási egységgel vagy egységekkel?

A leírási egysége(ke)t mindig össze kell kötni a gyarapodási bejegyzéssel a Gyarapodás adatmezőben létrehozott linkkapcsolaton keresztül. Többek között enélkül a bejegyzést tilos befejezett státuszra állítani. Hasonlóan tilos a már korábban létrehozott linkkapcsolatot törölni a gyarapodási bejegyzés és a leírási egység(ek) között.

 

Mi a teendő akkor, ha a feltöltött dokumentumban szereplő terjedelmi vagy évköri adatok eltérnek a gyarapodási bejegyzésben rögzített értékektől?

A dokumentumban szereplő és a valós terjedelmi adat közötti eltérés esetén az eltérés okát fel kell tüntetni a Leírás adatmezőben.

Mi a teendő akkor, ha a gyarapodási bejegyzések azonosítójában kiosztott sorszámok évenként nem egytől kezdődően növekvő sorrendben követik egymást?

A megyei tagintézményekben és az iratőrző osztályok esetén a gyarapodásért felelős kollégának vagy kollégáknak folyamatosan ellenőrizniük kell a szakrendszer által kiosztott azonosítókat. Abban az esetben, ha a szakrendszer duplán osztott ki egy azonosítót és emiatt hiány keletkezett a növekvő számsorrendben, vagy duplum keletkezett hiány nélkül, akkor ezekben az esetekben értesíteni kell az ENYF munkatársait telefonon (+36 1 211 2438) vagy e-mailen (scope@mnl.gov.hu).

Miért fontos, hogy a Gyarapodás éve és az Átvétel dátuma adatmezőben feltüntetett évszám megegyező legyen?

Az Átvétel dátuma adatmezőben értelemszerűen az iratanyag átvételének időpontját kell beállítani. A Gyarapodás éve adatmezőben lévő évnek és az átvétel évének meg kell egyezni. A gyarapodási bejegyzés első mentésekor a scopeArchiv a Gyarapodás éve adatmezőt az átvétel dátumához igazítja. Abban az esetben, ha a két dátum eltér egymástól, akkor a szakrendszer nem engedi elmenteni a gyarapodási bejegyzést. Mindig meg kell győződni arról, hogy a két adatmezőben szereplő évszám megegyező legyen (vagyis a Gyarapodás éve az Átvétel dátumához igazodjon).

 

Mikor lehet lezárni az elektronikus iratok és a digitális másolatok gyarapításának folyamatát?

Az elektronikus iratokat és digitális másolatokat nem elegendő csak a scopeArchiv-ban törzskönyvezni, a Preservica szakrendszerben is archiválni kell azokat. Amíg ez nem történik meg, addig a gyarapodási bejegyzés nem állítható befejezett státuszra.

Mikor szükséges tölteni a Rakt.e száma, Rakt.e típusa mezőt?
  • Nem szükséges. Akkor van értelme tölteni, ha nagyobb mennyiségű anyag gyarapodásáról van szó, és releváns adat a raktári egységek mennyisége.
  • 1 raktári egységnél kisebb terjedelmű iratanyagnál kifejezetten tilos.
Milyen dokumentumot kell feltölteni a Fájlok lapfülre?

Gyarapodással kapcsolatban kötelező feltölteni dokumentumot: átadás-átvételi jegyzőkönyvet (mellékelt jegyzékkel), ajándékozási nyilatkozatot, szerződést, stb. A feltöltendő dokumentumok alól kivételt képez a számla. Számlát nem kell feltölteni.

 

Milyen esetben kell tölteni az Iratképző mezőt?

Az Iratképző mezőt akkor kell tölteni, ha az eltér az Iratátadó szervtől. Egyezés esetén üresen kell hagyni.