Hatósági jogkör
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) a 7/A.-7/C. é§- aiban s a 11/A. §- ában meghatározott eljárások tekintetében a Magyar Nemzeti Levéltárat országos szinten hatósági jogkörrel ruházta fel.
A hatósági jogkörrel járó feladatokat a Magyar Nemzeti Levéltár Szakmai Koordinációs Igazgatóság Köziratvédelmi hatósági és Iratkezelés-felügyeleti Osztály (SZKI KVIFO, Hatóság) látja el, amelynek során az általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény szabályai szerint jár el.
Az SZKI KVIFO által lefolytatott hatósági eljárások típusai:
1. Ltv. 7/A.-7/C. § Az irat közirati minőségének megállapításával összefüggő hatósági eljárás
Az eljárás tárgya: annak megállapítása, hogy az irat köziratnak minősül-e, illetve, hogy az elszármazott közirat maradandó értékűnek minősül-e.
Az eljárás megindítása
Kérelemre: az irat tulajdonosa vagy birtokosa közigazgatási hatósági eljárásban kérheti az eljárás lefolytatását.
A kérelem benyújtására postai úton, illetve elektronikus úton is van lehetőség.
Hivatalból:
- ha egy hatósági eljárásban annak megállapítása szükséges, hogy egy irat magániratnak vagy köziratnak minősül
- az elszármazott közirat külföldre szállításának, illetve tulajdonjoga átruházásának feltétele az eljárás lefolytatása (kivéve, ha az eljárást korábban már lefolytatták)
- ha a hatóság olyan irat kereskedelmi forgalomba bocsátásáról értesül, amelyről vélelmezhető, hogy közirat
A határforgalom ellenőrzésére jogosult szerv a jogosulatlanul külföldre szállítani szándékozott olyan iratot, amelyről vélelmezhető, hogy közirat, visszatartja és kezdeményezi az eljárás hivatalból történő lefolytatását.
Valamely irat kereskedelmi forgalomba bocsátását – így különösen árverésen történő átruházását – megelőzően a kereskedő, amennyiben vélelmezhető, hogy az irat közirat, köteles azt a hatóság részére bejelenteni.
Az eljárás lefolytatására nyitva álló határidő: 30 nap
Ha az eljárás során a Hatóság megállapítja, hogy az elszármazott közirat maradandó értékkel bír, megvásárolja annak eredeti példányát és határozatában dönt a köziratnak az illetékes közlevéltár részére történő átadásáról, ellenkező esetben a visszaszolgáltatást megelőzően az iratról elektronikus másolatot készít, és a másolat egy példányát adja át az illetékes közlevéltárnak.
A Hatóság a visszaszolgáltatott, tehát a közirat tulajdonos őrzésében hagyott köziratokról közhiteles nyilvántartásnak minősülő nyilvántartást vezet.
Ebben az esetben kötelezettségek terhelik az irat tulajdonosát:
- a nyilvántartott adatokban történt változást a Hatóság részére 30 napon belül köteles bejelenteni
- a közirat tulajdonjogának átruházására irányuló szándékát a Hatóság részére 30 napon belül köteles bejelenteni
- a Hatóság ellenőrizheti a tulajdonosnak a köziratra vonatkozó épségben és használható állapotban történő megőrzési kötelezettsége teljesítését
2. Ltv. 11/A. § Köziratok védelmére irányuló hatósági eljárás
Az eljárás tárgya: a közfeladatot ellátó szerv nem selejtezhető iratai fennmaradásának biztosítása, épségben és használható állapotban történő megőrzésüket súlyosan veszélyeztető hibák és hiányosságok megszüntetése
A nem selejtezhető köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében a közfeladatot ellátó szerv iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét – az iratkezelési szabályzat alapján – az illetékes közlevéltár ellenőrzi. Az ellenőrzés tapasztalatai alapján (a nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibák, a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagának szabályszerű megőrzését súlyosan veszélyeztető körülmény feltárása) indítható meg a hatósági eljárás.
Az eljárás kezdeményezésére jogosultak:
- illetékes közlevéltár [(Ltv. 11. § (c), 11/A. § (1)]
- a szerv iratkezelésének felügyeletére vagy ellenőrzésére jogosult egyéb szerv, szervezet vagy személy [(Ltv. 11/A. § (1)]
- a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter [(Ltv. 11/A. § (1)]
Ha az eljárás során a Hatóság megállapítja a közfeladatot ellátó szerv irattári anyaga szabályszerű megőrzése súlyos veszélyeztetésének tényét, figyelmeztetést tartalmazó döntésében felhívja a közfeladatot ellátó szerv figyelmét a jogszabálysértésre, és megfelelő határidő megállapításával, valamint a jogkövetkezményekre történő figyelmeztetéssel kötelezi a veszélyeztetés megszüntetésére. Ha a közfeladatot ellátó szerv határidőben nem gondoskodik az irattári anyag szabályszerű megőrzését súlyosan veszélyeztető hibák és hiányosságok megszüntetéséről, a Hatóság kötelezi a szervet az irattári anyagának a szerv költségére a Nemzeti Dokumentumkezelő Nonprofit Zrt. mint központi szolgáltatónál történő elhelyezésére.
A Hatóság határidő kitűzése nélkül kötelezheti a szervet irattári anyagának vagy annak meghatározott részének a közfeladatot ellátó szerv költségére a központi szolgáltatónál történő elhelyezésére, ha a köziratok megőrzése csak azonnali intézkedéssel biztosítható.
Elérhetőségek:
Cím: 1015 Budapest, Hattyú utca 14., VI. emelet
Tel.: (+36-1) 225-2897
E-mail: koziratvedelem@mnl.gov.hu
Ügyfélfogadás: előzetes egyeztetés alapján, hétfőtől péntekig (9 és 15 óra között)