A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) a 7/A.-7/C. é§- aiban s a 11/A. §- ában meghatározott eljárások tekintetében a Magyar Nemzeti Levéltárat országos szinten hatósági jogkörrel ruházta fel.

A hatósági jogkörrel járó feladatokat a Magyar Nemzeti Levéltár Szakmai Koordinációs Igazgatóság Köziratvédelmi hatósági és Iratkezelés-felügyeleti Osztály (SZKI KVIFO, Hatóság) látja el, amelynek során az általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény szabályai szerint jár el.

Az SZKI KVIFO által lefolytatott hatósági eljárások típusai:

1.  Ltv. 7/A.-7/C. § Az irat közirati minőségének megállapításával összefüggő hatósági eljárás

Az eljárás tárgya: annak megállapítása, hogy az irat köziratnak minősül-e, illetve, hogy az elszármazott közirat maradandó értékűnek minősül-e.

Az eljárás megindítása

Kérelemre: az irat tulajdonosa vagy birtokosa közigazgatási hatósági eljárásban kérheti az eljárás lefolytatását.

A kérelem benyújtására postai úton [1], illetve elektronikus úton is van lehetőség.

Hivatalból:

• ha egy hatósági eljárásban annak megállapítása szükséges, hogy egy irat magániratnak vagy köziratnak minősül
• az elszármazott közirat külföldre szállításának, illetve tulajdonjoga átruházásának feltétele az eljárás lefolytatása (kivéve, ha az eljárást korábban már lefolytatták)
• ha a hatóság olyan irat kereskedelmi forgalomba bocsátásáról értesül, amelyről vélelmezhető, hogy közirat

A határforgalom ellenőrzésére jogosult szerv a jogosulatlanul külföldre szállítani szándékozott olyan iratot, amelyről vélelmezhető, hogy közirat, visszatartja és kezdeményezi az eljárás hivatalból történő lefolytatását.

Valamely irat kereskedelmi forgalomba bocsátását – így különösen árverésen történő átruházását – megelőzően a kereskedő, amennyiben vélelmezhető, hogy az irat közirat, köteles azt a hatóság részére bejelenteni.

Az eljárás lefolytatására nyitva álló határidő: 30 nap

Ha az eljárás során a Hatóság megállapítja, hogy az elszármazott közirat maradandó értékkel bír, megvásárolja annak eredeti példányát és határozatában dönt a köziratnak az illetékes közlevéltár részére történő átadásáról, ellenkező esetben a visszaszolgáltatást megelőzően az iratról elektronikus másolatot készít, és a másolat egy példányát adja át az illetékes közlevéltárnak.

A Hatóság a visszaszolgáltatott, tehát a közirat tulajdonos őrzésében hagyott köziratokról közhiteles nyilvántartásnak minősülő nyilvántartást vezet.

Ebben az esetben kötelezettségek terhelik az irat tulajdonosát:

• a nyilvántartott adatokban történt változást a Hatóság részére 30 napon belül köteles bejelenteni
• a közirat tulajdonjogának átruházására irányuló szándékát a Hatóság részére 30 napon belül köteles bejelenteni
• a Hatóság ellenőrizheti a tulajdonosnak a köziratra vonatkozó épségben és használható állapotban történő megőrzési kötelezettsége teljesítését

2. Ltv. 11/A. § Köziratok védelmére irányuló hatósági eljárás

Az eljárás tárgya: a közfeladatot ellátó szerv nem selejtezhető iratai fennmaradásának biztosítása, épségben és használható állapotban történő megőrzésüket súlyosan veszélyeztető hibák és hiányosságok megszüntetése

A nem selejtezhető köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében a közfeladatot ellátó szerv iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét – az iratkezelési szabályzat alapján – az illetékes közlevéltár ellenőrzi. Az ellenőrzés tapasztalatai alapján (a nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibák, a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagának szabályszerű megőrzését súlyosan veszélyeztető körülmény feltárása) indítható meg a hatósági eljárás.

Az eljárás kezdeményezésére jogosultak:

• illetékes közlevéltár [(Ltv. 11. § (c), 11/A. § (1)]
• a szerv iratkezelésének felügyeletére vagy ellenőrzésére jogosult egyéb szerv, szervezet vagy személy [(Ltv. 11/A. § (1)]
• a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter [(Ltv. 11/A. § (1)]

Ha az eljárás során a Hatóság megállapítja a közfeladatot ellátó szerv irattári anyaga szabályszerű megőrzése súlyos veszélyeztetésének tényét, figyelmeztetést tartalmazó döntésében felhívja a közfeladatot ellátó szerv figyelmét a jogszabálysértésre, és megfelelő határidő megállapításával, valamint a jogkövetkezményekre történő figyelmeztetéssel kötelezi a veszélyeztetés megszüntetésére. Ha a közfeladatot ellátó szerv határidőben nem gondoskodik az irattári anyag szabályszerű megőrzését súlyosan veszélyeztető hibák és hiányosságok megszüntetéséről, a Hatóság kötelezi a szervet az irattári anyagának a szerv költségére a Nemzeti Dokumentumkezelő Nonprofit Zrt. mint központi szolgáltatónál történő elhelyezésére.

A Hatóság határidő kitűzése nélkül kötelezheti a szervet irattári anyagának vagy annak meghatározott részének a közfeladatot ellátó szerv költségére a központi szolgáltatónál történő elhelyezésére, ha a köziratok megőrzése csak azonnali intézkedéssel biztosítható.

Elérhetőségek:
Cím: 1015 Budapest, Hattyú utca 14., VI. emelet
Tel.: (+36-1) 225-2897
E-mail: koziratvedelem@mnl.gov.hu

Ügyfélfogadás: előzetes egyeztetés alapján, hétfőtől péntekig (9 és 15 óra között)