Állásfoglalások, tájékoztatók

Tájékoztatás a 2018. évi országgyűlési választások kapcsán keletkezett választási iratok megsemmisítéséről

A választási eljárásról szóló 2013. évi XXXVI. törvény 205. §. (2) bekezdése, valamint 1/2018. (I.3.) IM rendelet 11. §. f) pont értelmében a szavazást követő kilencvenedik nap utáni munkanapon a választási iratokat – a választási eredményeket összegző jegyzőkönyvek kivételével –, illetve a 3/2018. (I.11.) IM rendelet 44. §. (2) bekezdése alapján meg kell semmisíteni. Azonban a választási eljárásról szóló 2013. évi XXXVI. törvény 205. § (2) bekezdésben kivételként jelzett jegyzőkönyv a 203. § (1) bekezdésében említett, a választási eredményeket összegző jegyzőkönyvre utal. A választási iratok megsemmisítéséről felvett megsemmisítési jegyzőkönyvet irattárba kell helyezni.
 

Tájékoztató az iratkezelés ellenőrzéséről

A közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 11. §-ában foglaltak alapján az illetékes levéltárak a nem selejtezhető köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében a  közfeladatot ellátó szervek iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét, az iratkezelés folyamatát meghatározott időközönként vizsgálni kötelesek. A Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltára az illetékességébe tartozó szervek ellenőrzésére a mellékelt ellenőrzési jegyzőkönyvet alkalmazza, melyet előzetesen, a kapcsolatfelvételt követően, kitölthető formában megküld az érdekelt szerv részére.(ellenőrzési jegyzőkönyv)

A tanácsi-önkormányzati iratok tételeinek egységesítése:

 

Selejtezési jegyzőkönyv-minta

Az 1995. évi LXVI. törvény 3. §. i. pontja alapján a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául az iratkezelési szabályzat kötelező mellékletét képező irattári terv szolgál. A selejtezési eljárás tartalmi elemeit a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 64. §-a határozza meg. A szerv hivatalos nyilvántartásában és egyben az iratokon is tételbe sorolt (megfelelő tételszámmal ellátott, írással az iratra rögzített) ügyiratok selejtezését lehet elvégezni az őrzési idő lejártát követően. (Az őrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani.) Selejtezés jegyzőkönyvvel és számmal ellátott mellékletként csatolt iratjegyzékkel lehetséges. Ha levéltárnak a selejtezési jegyzőkönyv alapján kétsége merül fel a selejtezés szabályszerűségét illetően, vagy ha nem kiküszöbölhető hiányosságokat tapasztal, a helyszínen végzett vizsgálat alapján győződik meg arról, hogy a selejtezésre javasolt iratok között valóban nincs maradandó értékű irat.

Az MNL által kialakított és mellékelt mintajegyzőkönyv és mintajegyzék a selejtezés lefolytatására felhasználható, a megfelelő változtatások végrehajtásával. Egyedi ügyekben (pl. irattípusoknál vagy iratkezelő szoftverekből nyert ügyszámlisták esetén) forduljanak az Iratkezelés-felügyeleti Osztályhoz (ifo@mnl.gov.hu telefon: +36 1 225 2897).


Teendők a papíralapú iratok károsodása esetén


Amennyiben bármely iratkezelő helyiségben és irattárban, rendkívüli esemény következtében, a papíralapú iratok (adatok) károsodást szenvedtek, arról haladéktalanul jegyzőkönyvet kell felvenni, és egyúttal (48 órán belül) értesíteni kell az illetékes közlevéltárat. A közlevéltár bevonásával meg kell vizsgálni a megrongálódott iratok helyreállításának lehetőségét, és amennyiben nincs mód az iratok (adatok) bármely részének helyreállítására, kényszerselejtezési eljárás szükséges.

A felvett jegyzőkönyvben (mely egy példányát a közlevéltárnak meg kell küldeni) a következőket kell rögzíteni: mikor történt a károsodás, mennyi iratot (adatot) érint a károsodás, mi okozta a károsodást, valamint az, hogy jelenleg is fennállnak-e a károsító tényezők, történt-e mentés, és ha igen, azt ki végezte és milyen módon, illetve hol találhatóak jelenleg az iratok.

A közlevéltár minden esetben helyszíni szemle alapján méri fel a károsodott iratanyag állapotát, melyről papírrestaurátor ad szakvéleményt. A szakvélemény alapján lehet és kell eldönteni, hogy mely iratanyag-részek és milyen módon állíthatók helyre, illetve mely iratanyag-részeket kell kényszerselejtezés alá vonni. A kényszerselejtezési eljárás szándékát egy külön jegyzőkönyvbe kell foglalni, és hivatalos úton a közlevéltárnak benyújtani.

A levéltár válaszát követően a menthetetlenül károsodott iratokat meg kell semmisíteni.