2007

Jelentés
a levéltári szakfelügyelet 2007. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól

A levéltári szakfelügyelet 2005. január 1-jével kezdődött hároméves ciklusának utolsó esztendeje volt 2007. A szakfelügyelők körében annyi változás történt, hogy a nyugdíjazása miatt lemondott dr. Koroknai Ákos helyett új személyt nem bízott meg a minisztérium, hanem a vezető szakfelügyelő és két szakfelügyelő végezte el a Baranya, Tolna és Zala megye, valamint a Pécsi Tudományegyetem levéltáraival kapcsolatos ellenőrzési feladatokat.

Az Oktatási és Kulturális Minisztérium által jóváhagyott éves munkaterv alapján a szakfelügyelet illetékessége alá tartozó közlevéltárakban:

• az intézményekkel közösen folytattuk a raktárak előző évben megkezdett minősítését,
• megvizsgáltuk a 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendeletben foglalt egyes szakmai követelmények érvényesülését,
• áttekintettük a személyi feltételek 2004 és 2007 közötti alakulását,
• ellenőriztük a levéltári selejtezéseket.

A nyilvános magánlevéltárakban kétéves ellenőrzési programot kezdtünk el, amelynek keretében az intézmények kb. felében:

• a közlevéltárakhoz hasonlóan megvizsgáltuk a hivatkozott rendeletben foglalt egyes szakmai követelmények érvényesülését,
• áttekintettük a személyi feltételek és az elhelyezési körülmények alakulását 2004 óta.

Ellenőrzést végeztünk a következő intézményekben: Prímási Levéltár, Egri Főegyházmegyei Levéltár, Kalocsai Főegyházmegyei Levéltár, Veszprémi Érseki és Főkáptalani Levéltár, Pécsi Püspöki Levéltár, Pécsi Káptalani Levéltár, Székesfehérvári Püspöki és Székeskáptalani Levéltár, Szombathelyi Püspöki Levéltár és Vasvár-Szombathelyi Székeskáptalan Levéltára, Bencés Főapátság Levéltára, Magyar Ferences Levéltár, Csornai Premontrei Prépostság Levéltára, Magyarországi Református Egyház Zsinati Levéltára, Dunamelléki Református Egyházkerület Ráday Levéltára, Dunántúli Református Egyházkerület Levéltára, Evangélikus Országos Levéltár, Békéscsabai Evangélikus Egyházközség Levéltára, Magyar Unitárius Egyház Levéltára, Magyar Zsidó Levéltár, Magyarországi Román Ortodox Egyház Levéltára, Kisgazda Levéltár. –– Dr. Kisasszondy Éva szakfelügyelő asszony az első félévben pótolta a 2006-ban betegsége miatt elmaradt ellenőrzéseket (Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár, Tiszántúli Református Egyházkerületi és Kollégiumi Levéltár).

Külön vezető szakfelügyelői látogatást 2007 folyamán a Baranya Megyei Közgyűlés alelnökénél és az Egri Főegyházmegyei Levéltárnál, valamint az egri érseknél tettem. Előadás tartásával részt vettem a Magyar Levéltárosok Egyesülete, a Magyar Egyházi Levéltárosok Egyesülete és a Magyar Felsőoktatási Levéltári Szövetség vándorgyűlésein. Szakfelügyelői értekezletet két alkalommal tartottunk a feladatok és tapasztalatok megbeszélése céljából.

Az egyes levéltárakban végzett ellenőrzésekről készült jelentéseket –– a levéltár vezetőjének esetleges észrevételeivel együtt –– eljuttattam a fenntartó képviselőjéhez, a katolikus, református és evangélikus levéltárak esetében a gyűjteményi központhoz is.

Tapasztalatainkat az alábbiakban összegzem.

I. Közlevéltárak

1. Raktárminősítés

2006-ban a következő 13 levéltárban befejeződött a minősítési eljárás: Budapest Főváros Levéltára (BFL), Bács-Kiskun Megyei Önkormányzat Levéltára, Békés, Fejér, Heves, Jász-Nagykun-Szolnok megyei levéltárak, Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Önkormányzat Levéltára, Tolna Megyei Önkormányzat Levéltára, Zala Megyei Levéltár, Hadtörténelmi Levéltár, Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára, a Miskolci Egyetem és a Szegedi Tudományegyetem levéltárai. (Az eredményről előző évi jelentésemben beszámoltam.)

A 2007-ben befejezett minősítésekről az alábbiak mondhatóak el.

Baranya Megyei Levéltár: Jelen állapotban –– a klíma komoly ingadozása miatt –– egyik raktár sem minősíthető elfogadhatónak, a Rét utcai raktárak pedig alkalmatlanok levéltári anyag őrzésére. A korszerűsítéssel elfogadhatóvá tehető raktárakban üres férőhely alig van, így az iratátvételi kötelezettség nem teljesíthető. Intézkedési terv készítése szükséges.

Borsod–Abaúj–Zemplén Megyei Levéltár: Jelen állapotban –– a klíma túlzott ingadozása miatt –– az intézmény miskolci és sátoraljaújhelyi raktárai nem alkalmasak levéltári anyag tárolására, a mezőcsáti raktárak is csak szükségmegoldásként fogadhatóak el. Az iratátvételi hátralék csökkentésére csak az új beruházás adhat lehetőséget. Intézkedési terv készítése szükséges.

Csongrád Megyei Levéltár: A minősítés elvégzése komoly nehézségekbe ütközött a legtöbb telephellyel működő levéltárban, mivel a hőmérséklet és páratartalom méréséhez nélkülözhetetlen eszközök több telephelyen nem álltak rendelkezésre. Hozzávetőlegesen annyit lehetett megállapítani, hogy az adott körülmények között a követelményeknek teljesen megfelelő raktárak egyáltalán nem állnak rendelkezésre, noha a Dóm téri, csongrádi és hódmezővásárhelyi raktárak klímaberendezéssel alkalmassá volnának tehetők. Ellenben a Szeged, Honvéd téri, a szeged-tápéi és egyes makói fűtetlen raktárak alkalmatlanok levéltári anyag tárolására. Intézkedési terv készítése szükséges.

Győr–Moson–Sopron Megye Győri Levéltára: Az intézmény győri központi és a mosonmagyaróvári épületében lévő raktárainak tekintélyes része jelen állapotában alkalmatlannak minősül. A központ két helyisége és a Vasvári Pál utcai részleg raktárai lényegében elfogadhatóak. Az elfogadható raktárakban üres férőhely nincs. Intézkedési terv készítése szükséges.

Győr–Moson–Sopron Megye Soproni Levéltára: Valamennyi raktár alkalmatlan levéltári anyag követelményeket kielégítő tárolására. Intézkedési terv készítése szükséges.

Hajdú–Bihar Megyei Levéltár: A raktárak többsége csak szükségmegoldásként fogadható el, a Debrecen, Füredi u. 8. és a Hajdúböszörmény, Baltazár u. 5. alattiak pedig levéltári anyag tárolására alkalmatlanok. Csak a Debrecen, Fűvészkert u. 4. és a Hajdúböszörmény, Dorogi u. 5. alatti egy-egy raktár sorolható az elfogadható kategóriába (utóbbi esetében azonban a falakban felszivárgó talajvíz-veszélyt ki kellene zárni). Az elhelyezésre a zsúfoltság jellemző. Intézkedési terv készítése szükséges.

Komárom–Esztergom Megyei Önkormányzat Levéltára: A jelenlegi körülmények között az Esztergom, Deák F. u. 2. és Vörösmarty u. 14. sz. telephelyek alkalmatlanok iratanyag tárolására. Ugyanez mondható el a komáromi részlegről azzal a megjegyzéssel, hogy itt kisebb ráfordítással elfogadhatóvá tehetőek az őrzési feltételek. A központi épület raktárai –– amennyiben a klímaberendezés folyamatosan megfelelően működik –– megfelelőek. Intézkedési terv készítése szükséges.

Nógrád Megyei Levéltár: Mostoha raktározási feltételekkel rendelkezik. Az elfogadhatónak minősíthető raktárak egy részében is akad probléma (víz-nyomóvezeték vezet keresztül a helyiségen, a klímaberendezés gyakran nem működik), a salgótarjáni B. raktár csak szükségraktárként fogadható el, a tiribesi raktárak pedig alkalmatlanok, feltétlenül kiváltandók. Intézkedési terv készítése szükséges.

Vas Megyei Levéltár: Az intézmény új épületében megfelelőek a tárolási körülmények és jelentős szabad férőhely is rendelkezésre áll. Ugyanakkor a régi épület –– üresen álló –– raktárai felújításra, korszerűsítésre szorulnak. A kőszegi külső raktár alkalmatlan levéltári anyag tárolására, ezért kiváltására van szükség.

Veszprém Megyei Levéltár: A levéltár és a szakfelügyelő minősítése szerint az újonnan kialakított központi és pápai raktárak egyaránt megfelelőek, csak néhány hiányosság van. Néhány raktárban a páratartalom ingadozásának mérséklése indokolt. A levéltár a végrehajtott fejlesztések révén jelentős szabad raktározási kapacitással rendelkezik.

Pest Megyei Levéltár: A budapesti új központi telephely minősítése 2006-ban megtörtént, amely szerint a légkondicionált raktárak megfelelőek, szükséges azonban a mesterséges megvilágítás mérséklése. A nagykőrösi osztály raktárai a hiányosságok megszüntetése révén elfogadható tárolóhellyé tehetők. Szabad raktári kapacitás csak Nagykőrösön van, a budapesti központban szükség lenne ez üres szárny beállványozására.

Települési önkormányzatok levéltárai: A négy városi intézmény közül Vác Város Levéltárának raktári körülményei a legjobbak. A 2006-ban átadott épület légkondicionált raktárai megfelelőek, alkalmasak levéltári anyag tárolására. Tatabánya Megyei Jogú Város Levéltárának raktárai abban az esetben, ha a páratartalom- és hőmérséklet-viszonyokat párásító és fényvédő eszközökkel javítják, elfogadhatónak minősülhetnek, Győr Megyei Jogú Város Levéltárában a raktárak kb. fele az elfogadható kategóriába tartozik, a többi jelen állapotában csak szükségraktár minősítést kaphatott. Jelenleg Székesfehérvár Megyei Jogú Város Levéltárának valamennyi raktára szükségraktárnak minősül a rossz klímaviszonyok miatt. Főleg az utóbb említett két intézményben gondot jelent a férőhelyhiány is. Mindkét esetben intézkedési terv készítése szükséges.

Az országos feladatkörű ágazati szaklevéltárak közül a KSH Levéltára 2007 végével megszűnt, ezért a minősítés itt elmaradt. A Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltárban lefolytatott külön vizsgálat megállapította, hogy a raktárak nem felelnek meg a követelményeknek, levéltári anyag tárolására gyakorlatilag alkalmatlanok. A fenntartó ígéretet tett a szükséges intézkedések fokozatos megvalósítására, amelynek eredményeként egy raktárt már korszerűsítettek.

A felsőoktatási intézményekben működő 14 levéltár közül a szegedi és a pécsi egyetemi levéltár raktára egyaránt megfelelő. A Pannon Egyetem két levéltári egysége (Veszprém, Keszthely) elfogadható raktárakkal rendelkezik, de mindkét helyen hiánypótlásokra van szükség. A Nyugat-Magyarországi Egyetem Levéltári Központ három raktára közül egy elfogadható, kettő szükségraktárnak minősül. Az ELTE Levéltárának Ferenciek terén lévő pinceraktára alkalmatlan, és jelen körülményeik között a Maglódi úti raktárak is csak szükségraktárnak minősíthetőek. A Semmelweis Egyetem Levéltárának központi raktárai közül az alagsori szükségraktárnak tekinthető, a földszinti megfelelő, a testnevelési részleg raktára viszont alkalmatlan levéltári anyag tárolására. A Budapesti Corvinus Egyetem Levéltárának négy raktára a klimatikus viszonyok miatt jelenleg szükségraktárnak minősül. Ezen egyetem másik, Entz Ferencről elnevezett levéltárában a raktár a klímaviszonyok javításával tehető elfogadhatóvá. Ugyanez mondható el a Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem Levéltára raktáráról. A Moholy-Nagy Művészeti Egyetem Levéltárának raktára alkalmatlan, a Magyar Képzőművészeti Egyetem Levéltáráé és a Szent István Egyetem Állatorvos-tudományi Levéltáráé viszont alkalmas levéltári anyag tárolására. Szinte valamennyi felsorolt levéltár raktára már megtelt, sürgősen bővítésre szorul, ehhez képest ebből a szempontból is jó helyzetben van a Magyar Képzőművészeti Egyetem Levéltára.

Külön kell szólnom a Szent István Egyetem (gödöllői) Szaklevéltáráról, ahol költöztetés van napirenden. Itt a minősítést nem lehetett elvégezni.

A Magyar Tudományos Akadémia Levéltára raktárai közül a törökbálinti raktárvárosban lévő új, légkondicionált épületrészben lévő optimális, az itteni régi épületrészben lévő pedig elfogadható minősítést kapott. A székház földszintjén található raktár egyúttal munkaszoba és kutatóterem is, erre tekintettel a raktár nem felel meg az előírásoknak. Az alagsori raktár csak szükségmegoldásként fogadható el. Utóbbi két helyiség miatt intézkedési terv készítése szükséges.

Összességében megállapítható, hogy a szakfelügyelet illetékességébe tartozó 43 közlevéltár közül az Állományvédelmi Ajánlásban foglalt előírások alapján mindössze egy, az újonnan létesített épületében működő BFL sorolható az optimális raktárakkal és kellő nagyságú üres férőhellyel is rendelkező intézmények kategóriájába. Apróbb hiányosságokat nem számítva ide tartozik még az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára is.

A raktárak állapotát és a férőhely-kapacitást is figyelembe véve, a megfelelő/elfogadható minősítésű kategóriában is csupán néhány intézményt találunk, olyanokat, amelyeknél az elmúlt években fejlesztések valósultak meg (Jász–Nagykun–Szolnok és Veszprém megyék levéltárai, valamint Vác Város Levéltára egyértelműen, Pest és Vas megyék levéltárai –– külső telephelyeik miatt –– nagyjából sorolhatóak ide). A többi megyei, városi és ágazati szaklevéltár, valamint az MTA Levéltára a mostani körülmények között zömmel szükségraktárként elfogadható és alkalmatlan raktárakkal rendelkeznek, bár néhány intézményben ezek mellett megfelelő raktárak is előfordulnak. Az egyetemi levéltárak raktárainak állapota nagyjából hasonló a többi levéltáréhoz.

Akárcsak a múlt évi jelentésemben, most is hangsúlyoznom kell, hogy több intézmény esetében is a költségvetési megszorításokat okolhatjuk azért, mert a légkondicionálás vagy fűtés kényszerű szüneteltetése miatt nem lehetséges megfelelő klimatikus viszonyokat biztosítani a raktárakban.

Ugyancsak súlyos tapasztalat, hogy a minősítő munkát több helyen akadályozta a megfelelő mérőműszerek hiánya. Ezek a Nemzeti Kulturális Alap 2006. évi műszerbeszerzési pályázata révén sem álltak mindenhol rendelkezésre a szükséges mértékben. Tovább nehezítette a dolgot az a tény, hogy az Állományvédelmi Ajánlás meglehetősen maximalista, a széttagolt intézményeknél eleve teljesíthetetlen követelményeket írt elő a minősítés előkészítéséhez, amelyek tényleges elvégzését az elégtelen személyi feltételek nem egy esetben szinte lehetetlenné tették. Ennek következtében a minősítést végzők a levéltárak tekintélyes részénél csak hozzávetőleges adatokra támaszkodhattak. Nem segítette elő a precíz minősítést az sem, hogy az ajánlás bizonyos előírásai nem egyértelműek, egy-két helyen pedig ellentmondásosak.

Fentiek miatt feltétlenül szükségesnek tartom az Állományvédelmi Ajánlás ide vonatkozó előírásainak felülvizsgálatát. Azt kellene elérni, hogy a 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendeletben előírt ötévenkénti raktárminősítés ésszerűbben, a rendelkezésre álló feltételek figyelembevételével valósuljon meg.

2. Meghatározott szakmai követelmények érvényesülése

E téma keretében a következőket vizsgáltuk:

• a szervdossziék megléte, kezelésük szabályossága,
• az iratátvételek szabályossága,
• a letéti megőrzésre vonatkozó előírások betartása,
• érvényesül-e az a követelmény, hogy a levéltári anyag feldolgozása során el kell távolítani a károsító anyagokat?
• a rendezési tervek készítésére vonatkozó elírások betartása,
• a levéltári selejtezés szabályainak betartása,
• a fonddossziék kialakítására és kezelésére vonatkozó előírások érvényesülése.

A szakfelügyelők jelentéseiből megállapítható, hogy a közlevéltárak jórészt eleget tesznek az előírásoknak, és a fenti témákkal kapcsolatos feladataikat lényegében megfelelően ellátják. Egyes intézményeknél azonban feltártunk hiányosságokat és szabálytalanságokat. Ezek közül komoly hiányosság, hogy a levéltári anyagok rendezése előtt nem mindenhol készül el a kötelezően előírt rendezési terv, amelyet a szakmai vezetőnek kell jóváhagyni. Néhány kisebb, egyszemélyes levéltár eddig arra hivatkozva nem készített ilyen terveket, hogy nincs szakmai vezető, aki jóváhagyná ezeket. Helytelen álláspontról van szó, mert a tervek készítése kötelező, ha maga a levéltár vezetője a tervkészítő, más személy jóváhagyására nincs szükség. Ugyancsak előfordult néhány intézménynél a levéltári anyag szabálytalan selejtezése, noha a hivatkozott miniszteri rendelet egyértelműen előírja, hogy az állományba vett bármilyen levéltári iratanyagot csak a minisztérium (a szakfelügyelet véleménye alapján megadott) előzetes jóváhagyásával szabad kiselejtezni. Világos előírás van arra vonatkozóan is, hogy mikor kell külön selejtezési tervet készíteni, s mikor lehet enélkül felvett jegyzőkönyvvel intézni az ügyet.

3. A személyi feltételek alakulása

A szakfelügyelet legutóbb 2005-ben vizsgálta meg a levéltárak személyi feltételeinek alakulását abból a szempontból, hogy a levéltári törvényben és különösen a 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendeletben előírt feladatok (a korábbihoz képest nem kis mértékben a többletfeladatok) elvégzéséhez biztosított-e a megfelelő személyi feltétel-rendszer. Mostani vizsgálatunk során –– a teljesség kedvéért –– figyelembe vettük a 2007 végével megszűnt, éppen ezért egyébként nem vizsgált KSH Levéltára adatait is. A részletes adatokat az 1–3. sz. mellékletek tartalmazzák, ezek alapján a következő fő tapasztalatokról számolhatok be.

A 44 közlevéltár közül kettő (Vác Város Levéltára és a Pécsi Tudományegyetem Egyetemi Levéltára) 2000-ben még nem létezett. Ha e két intézmény 2004. és 2007. évi adatait figyelmen kívül hagyjuk, akkor a 2000. XII. 31-i 801 főről 2004. XII. 31-ig 850,9 főre, majd 2007. III. 31-ig 853,95 főre növekedett a levéltárak összlétszáma, ami 2000 és 2004 között 6,2 %-os, 2000 és 2007 között 6,5 %-os növekedést jelent. Jól látszik már ebből is, hogy a létszámgyarapodás minimális és csökkenő nagyságú volt. Egyértelműbb a negatív tendencia, ha hozzátesszük, hogy a levéltári anyag mennyisége 2000 és 2006 között 250 505 fm-ről 275,535 fm-re, tehát 9,9 %-kal gyarapodott.

2000 és 2007 között 15 intézményben (ebből 7 általános levéltár) növekedett, 17-ben (ebből 10 általános levéltár) csökkent, 10-ben (ebből 4 általános levéltár) stagnált a létszám. Számottevően javultak a személyi feltételek a BFL-ben, a Pest Megyei Levéltárban, a Veszprém Megyei Levéltárban, az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltárában és a Semmelweis Egyetem Levéltárában. Vagyis zömmel azokban az intézményekben, ahol új épületet adtak át az elmúlt években. Gyakorlatilag a felsorolt levéltárak (és még egy-két kisebb levéltár) azok, amelyek elégséges létszámmal rendelkeznek a rendeltetésszerű feladatok ellátásához. A többi intézmény létszámhelyzete különböző mértékben romlott, vagy viszonylagosan (a levéltári anyag mennyiségéhez vagy a többletfeladatok belépéséhez képest) romlott. Különösen nyomasztó helyzetűek Baranya, Somogy és Tolna megyék levéltárai, valamint a Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár. Ezekben az intézményekben különösen a szakalkalmazottak létszáma alacsony, aminek következtében 871–1091 fm levéltári anyag jut egy szakalkalmazottra. (Ez közel duplája az átlagos 540 fm/szakalkalmazott átlagnak!) Külön ki kell emelnem néhány egyetemi levéltár igen sanyarú személyi feltételeit. 0,2–0,5 „fő”-nyi személyzettel, heti 0,5–1 napos nyitvatartással eleve nem lehet teljesíteni azt a rendeletben előírt követelményt, hogy a kutatást a hét három munkanapjára elosztva legalább 20 órában biztosítani szükséges.

2004-hez képest romlott a levéltár szakot végzettek levéltáros létszámon belüli aránya: 2000-ben 31,3, 2005 elején 36, 2007-ben pedig 33,6 %-os volt ez az arány. (A 21 általános levéltár közül 5-ben 50 % vagy ennél nagyobb, 3-ban csupán 10 %, 1-ben pedig 0 % 2007. III. 31-én.)

Restaurátor munkakörben foglalkoztatott alkalmazott 2000-ben 6, 2004-ben és 2007-ben is 9 levéltárban dolgozott összesen 16, 20 és 18 fős létszámmal. A BFL-ben, valamint a Borsod–Abaúj–Zemplén, Nógrád és Vas megyei levéltárakban van olyan restauráló műhely, ahol legalább két restaurátor dolgozik. Mikrofilmezésre alkalmas személyzet érdemben csak a valamirevaló műhellyel rendelkező BFL-ben és a Tolna Megyei Önkormányzat Levéltárában van. A fotósok/felvételezők összlétszáma a 2000. évi 15-ről és a 2004. évi 17-ről 2007-re 21 főre emelkedett.

Az informatika jelentőségének nagyarányú növekedése miatt fontos a szakképzett számítógépes szakemberek levéltári alkalmazása. Az e kategóriába tartozó kollégák összlétszáma 2000-ben 27, 2004-ben 33, 2007-ben pedig 37 fő volt. Vagyis 37 %-os a növekedés, ami nem lebecsülendő eredmény. (Ezen belül a felsőfokú végzettséggel/képesítéssel rendelkezők száma 11-ről 19-re emelkedett.) Az általános levéltárak közül még 2007-ben sem volt számítógépes szakember Győr–Moson–Sopron megye két levéltárában és a Nógrád Megyei Levéltárban.

Az egyes munkaköri kategóriákban foglalkoztatottak arányváltozásait illetően a következő a helyzet:

Látható, hogy alapvető változás nem ment végbe. Figyelemre méltó ugyanakkor az OKJ-képesítésű segédlevéltárosok arányának több mint kétszeresére emelkedése. Ez gyakorlatilag a kezelői létszámból táplálkozott, így utóbbi kategória aránya észrevehetően csökkent. Apadt az egyéb kategória aránya is. Természetesen, ha az átlagokon kívül az egyes intézményeket is szemügyre vesszük, eltérő kép tárul elénk. Vannak olyan intézmények, amelyeknél megfelelő az egyes munkakörökben foglalkoztatottak aránya, és vannak olyanok, ahol nem.

Összefoglalóan megállapítható, hogy közlevéltáraink személyi ellátottsága –– kivéve néhány intézményt –– nem teszi lehetővé, hogy a jogszabályban előírt követelmények megfelelő színvonalon teljesülhessenek. Jelentős azoknak a levéltáraknak a száma, amelyek személyi feltételei kirívóan rosszak. Ilyen körülmények között –– az elhelyezési viszonyok milyenségére is figyelemmel –– illúzió azt várni, hogy a működési feltételek alapvető megváltoztatása, javítása nélkül a „szolgáltató levéltár” koncepció biztos alapokon megvalósítható. Régóta szorító gond a levéltárosok megfelelő továbbképzésének megoldatlansága.

4. A levéltári selejtezések ellenőrzése

Levéltári selejtezést a korábbi években megszokott nagyságrendben hajtottak végre levéltáraink. Továbbra is 5–6 általános levéltár végez rendszeresen ilyen munkát, pedig legalább az ún. iratmentés során bekerült iratanyagok körében máshol is szükség lenne rá. Valamennyi beérkezett selejtezési tervet és jegyzőkönyvet ellenőriztünk, s ezeket a minisztérium mind jóváhagyta.

II. Nyilvános magánlevéltárak

1. Jogszabályban előírt egyes szakmai követelmények megvalósulásának helyzete

Az ellenőrzés során az iratátvételek végrehajtására, a letéti megőrzésre, a rendezési tervek készítésére, a levéltári selejtezésre, a fonddossziék vezetésére és a raktári jegyzékek készítésére vonatkozó szabályok betartását vizsgáltuk.

Tapasztalataink szerint a nyilvános magánlevéltárak, elsősorban az egyházi levéltárak korábban, sajátosságaik figyelembevételével kialakított nyilvántartási rendszere a legtöbb intézménynél továbbra is meghatározó jelentőségű. A közlevéltárakra előírt követelmények egyszerű átültetése a magánlevéltári szférára –– egy-két kivételtől eltekintve –– eddig nem bizonyult sikeresnek. Igaz, a vizsgált intézmények közül kettő, a Kalocsai Főegyházmegyei és a Szombathelyi Püspöki és Vasvár-Szombathelyi Székeskáptalani Levéltár lényegében valamennyi előírást betartva, a jogszabályi követelményeknek megfelelően végzi az iratátvételeket, a letétek esetében letéti szerződést köt, a károsító anyagokat eltávolítja, a rendezések előtt tervet készít, a fonddossziékat kialakítja és szabályosan kezeli, a raktári jegyzékeket elkészíti. A többi intézményben mindez eddig csak részlegesen valósult meg. Általában mindenütt eltávolítják a károsító anyagokat az iratok közül, de az iratátvételeknél már nem mindig készül szabályos átadás-átvételi jegyzék, sok helyen elegendőnek vélik az egyszerű átvételi elismervényt. Valamilyen formában dokumentálják a letéteket (sok helyen így nem vesznek át iratanyagot), raktári jegyzékek is készülnek, de olykor nem a követelményeknek megfelelően. A rendezési tervek készítése és a fonddossziék kialakítása a legtöbb levéltárban nem valósult meg.

Az egyházi levéltárakban levéltári selejtezést általában nem folytatnak. Ha mégis sor kerül rá, akkor be kell tartani a rendeleti előírást, amely szerint levéltári anyagból iratokat (a duplum-példányokat is beleértve) csak a szakfelügyelet által ellenőrzötten, selejtezési terv és jegyzőkönyv minisztériumi jóváhagyása után lehet kiselejtezni. Mostani vizsgálatunk megállapította, hogy egy egyházi levéltárnál szabálytalan selejtezést végeztek.

Külön kell szólnom a Kisgazda Levéltárról, amelynél az utóbbi években szakmai problémák is felmerültek. Anyagának többsége két évvel ezelőtt rendezetlen, nyilvántartás nélküli volt. Azóta sikerült előrelépniük: 2006-ban az iratanyag egy részének alapszintű rendezését elvégezték. Reméljük a munka folytatódhat.

2. A személyi feltételek alakulása

2004-hez képest nagyarányú változás nem történt a vizsgált levéltárak személyi feltételeiben. Ez a megállapítás 2007 tavaszáig, nyaráig érvényes. Nincs adatunk arra vonatkozóan, hogy a költségvetési támogatások csökkenése a vizsgálat óta milyen hatást fejtett ki. Annyit viszont tudunk, hogy a legtöbb egyházi levéltár 2006–2007-ben már egyre kevésbé volt képes alkalmazni konkrét rendezési munkák végzésére megbízottakat. 2007 első félévében a vizsgált intézmények személyi ellátottsága, az alkalmazottak létszáma az alábbi képet mutatta:

2004-hez képest személyi fejlesztés az Esztergomi Prímási Levéltárnál valósult meg (2 főállásúval) az új telephely létesítésével egyidőben, valamint a Magyar Ferences Levéltárnál (1 fő heti 12 órában). Csökkent a létszám a Dunamelléki Református Egyházkerület Ráday Levéltáránál (1 főállásúval és 1 negyedmunkaidőssel). E levéltárnál, valamint a Székesfehérvári Püspöki és Székeskáptalani Levéltárnál (ahol az 1 fő levéltárvezető egyúttal múzeumi és könyvtári gyűjteményvezető is) és a Magyar Zsidó Levéltárnál személyi fejlesztés indokolt. A Kisgazda Levéltárnál legalább egy részmunkaidős (napi 4 órás) szakképzett munkatárs alkalmazása szükséges.

3. Az elhelyezési körülmények alakulása

Két vizsgált levéltárban lényegesen javultak az elhelyezési viszonyok. Különösen érvényes e megállapítás az Esztergomi Prímási Levéltárra, ahol végre felszámolhatták a Bazilika padláshelyiségében lévő szükségraktárt. A Szent Adalbert Központban (volt nagyszemináriumi épület) 2006-ban átadták a levéltár új helyiségeit, 480 m² raktár-, 30 m² iroda-, 50 m² iroda- és 20 m² mosdó-területet, és ezzel kb. 4000 fm új, megfelelő raktári férőhely teremtődött. Igen jelentős eredmény ez, és hozzátehetjük: a biológiai tisztítófülke létesítésével és a raktári klíma-viszonyok mérésére és naplózására alkalmas modern mérőeszközök beállításával összlevéltári szempontból kiemelkedő jelentőségű fejlesztést valósított meg a fenntartó érsekség.

Szintén fontos fejlesztést jelentett a Szombathelyi Püspöki Levéltár és Vasvár-Szombathelyi Székeskáptalan Levéltára új, a korábbinál megfelelőbb helyre, a volt nagypréposti palotába költözése. Itt 210 m²-es alapterületű helyiségeket kapott, ebből 160 m² raktár, amely 540 fm iratanyagot fogadott be. Kutatótermet és munkaszobát is kialakítottak. A Pannonhalmi Bencés Főapátság, a Kalocsai Főegyházmegye és a Veszprémi Érsekség levéltárában is javultak az elhelyezési körülmények. Folyamatban van a Magyarországi Református Egyház Zsinati Levéltára külső Fóti úti raktárának kialakítása.

Remény, ígéret van az Egri Főegyházmegyei Levéltár kívánatos bővítésére, valamint a Dunántúli Református Egyházkerületi Levéltár zsúfolt, egyre inkább alkalmatlanná váló jelenlegi telephelyének régóta várt kiváltására. Tervezték a Magyar Zsidó Levéltár helyiségeinek fejlesztését is, de eddig még nem történt intézkedés ebben az ügyben. Hosszú ideje jelezni vagyok kénytelen az Evangélikus Országos Levéltár immár aggasztó elhelyezési viszonyait. Az intézmény érdekében sürgős intézkedésre lenne szükség a fenntartó részéről.

Budapest, 2008. február 4.