Iratkezelés felügyelete

Az MNL Veszprém Megyei Levéltára a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Ltv.) és az ennek végrehajtási rendeletét képező, vagyis a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Kormány rendelet alapján látja el az illetékességi körébe tartozó közfeladatot ellátó szervek és a teljesen vagy részben tartósan állami tulajdonban lévő gazdasági társaságok, valamint bizonyos tekintetben a privatizált, egykori állami gazdálkodó szervek iratkezelésének felügyeletét. E feladatkörében a levéltár keletkezésüktől kezdve nyomon követi a köziratok sorsát: felügyeli a maradandó értékű köziratok biztonságos megőrzését és levéltárba kerülését, valamint az ügyviteli értékű iratok meghatározott őrzési idő után történő, szabályszerű selejtezését.

Honlapunk „Iratkezelés felügyelete” menüpontja és annak almenüpontjai alatt az illetékességünkbe tartozó iratképző szervek részére olyan útmutatókat, dokumentummintákat és jogszabályi hivatkozásokat helyeztünk el, amelyek segítségül szolgálnak az érintett iratképző szervek számára.

Az almenüpontok a vonatkozó jogszabályok által előírt, köziratkezeléssel kapcsolatos levéltári feladatok az időrend és a logika sorrendjében követik egymást:

• Iratkezelési szabályzatok véleményezése
• Iratkezelés ellenőrzése
• Iratselejtezés ellenőrzése
• Iratok levéltárba adása

Az Ltv. 14. § (2) alapján „a közlevéltár az e törvényben meghatározottak szerint az illetékességi körébe tartozó közfeladatot ellátó szerv esetében ellátja iratkezelésének ellenőrzését, jóváhagyja iratkezelési szabályzatát és iratselejtezését, meghatározza a szerv maradandó értékűnek minősülő iratainak körét, valamint jogosult és kötelezett irattári anyaga maradandó értékű iratainak átvételére.”

Az Ltv. 31. §-a értelmében  vallási közösség levéltára az illetékes közlevéltár egyidejű értesítése mellett a közlevéltár illetékességébe tartozó feladatok átvállalásával gyűjtheti a vallási közösség által fenntartott intézmény köziratnak minősülő maradandó értékű iratait is, ha a levéltár fenntartója a levéltári anyag őrzését, kezelését és használatát illetően biztosítja a 15. § (1) bekezdésében meghatározott feltételeket, és az anyag kutathatóságát a közlevéltárban őrzött levéltári anyagra vonatkozó szabályok szerint lehetővé teszi, továbbá az általa őrzött köziratok esetében az egyedi adatokról a 27. § szerint tájékoztatást nyújt. Az illetékes közlevéltár az illetékességébe tartozó, vallási közösség által fenntartott szervekre vonatkozó feladatkör átadásáról jegyzéket vezet és azt honlapján nyilvánosságra hozza. Ez a nyilvántartás megtalálható az utolsó almenüpontként:

• Az MNL VeML  illetékességébe tartozó, vallási közösség által fenntartott szervekre vonatkozó feladatátadásban érintett intézmények jegyzéke

Az MNL Veszprém Vármegyei Levéltára iratkezelés-felügyeleti tevékenységét Karika Tímea levéltáros asszisztens, gyűjtőterületi referens koordinálja, e-mail címe: karika.timea@mnl.gov.hu, telefonszáma: 88/401-422, mobiltelefon száma: +36704577882.