Iratok levéltári átadása

A közfeladatot ellátó iratképző szervek által keletkeztetett, nem selejtezhető köziratokat általánosan 15 év eltelte után – amely 5-10 évvel a felek kérésére meghosszabbítható – kell az illetékes levéltárnak átadni. Ennek pontos részleteit a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Lvt.) 12. §-a, és az ennek végrehajtási rendeletét képező, vagyis a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 12. §-a, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Kormány rendelet 65. §-a szabályozza.

Az iratátadás során különösen az utolsóként idézett kormányrendelet vonatkozó szakaszának maradéktalan és pontos betartását kérjük: azaz a Levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, az átadó költségére, az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.

Az iratok átadása mindig a Levéltár épületében, előre egyeztetett időpontban történik, az iratátadás-átvételi jegyzőkönyv és a mellékletét képező raktáriegység szintű iratjegyzék két példányának kíséretében. Kérjük, hogy az elkészült iratátadás-átvételi jegyzőkönyvet az átadással kapcsolatos egyeztetési folyamat során küldjék meg e-mailben előzetes kontrollra az illetékes referensnek.

Az iratok átadásra való előkészítésekor a következőkre szíveskedjenek különös figyelmet fordítani. Az iratokat savmentes papírból készült szabvány levéltári dobozba csomagolva fogadjuk. A dobozokba A4-es méretű iratok helyezhetők el, egy doboz befogadó képessége 12 centiméternyi (=0,12 ifm, vagyis iratfolyóméter) fektetett A4-es irat.

Kérjük, hogy körültekintően vásárolják meg iratátadáskor a dobozokat, hogy azok a hosszútávú, biztonságos megőrzés követelményeinek megfeleljenek! Azokat az iratokat, amelyek méretük miatt nem helyezhetők el dobozokban (pl. nagy méretű kötetek), egyéb módon kell csomagolni (például kötegelni vagy a szállítás idejére nagyobb dobozokba tenni).

Az iratátadás adminisztrációjának megkönnyítése érdekében közreadunk egy átadás-átvételi mintajegyzőkönyvet („Iratátadás-átvétel_mintajegyzőkönyv.doc” nevű csatolt fájl), amelyet minden átadás során az átadó félnek kell elkészíteni. A jegyzőkönyv részét képező raktári egység szintű iratjegyzéken csomagolási egységenként (dobozonként/kötetenként), évenként, irattári tételenként, amennyiben egy adott tétel több dobozra is kiterjed, úgy a tételen/dobozon belüli első és utolsó iktatószámmal kell felsorolni az átadandó iratokat. A dobozon belül mindig a legkorábbi, legkisebb iktatószámú ügyirat legyen legfelül. A dobozokra kizárólag ceruzával kell ráírni az alábbi adatokat:

-          az iratok keletkeztetőjének neve;

-          a dobozban lévő iratok évköre és tételszáma (ha több dobozra is kiterjed a tétel, akkor iktatószám -tól/ig)

-          a doboz sorszáma.

A dobozok sorrendjét az évek, azon belül a tételszám, azon belül pedig az iktatószámok növekvő sorrendje határozza meg.