Iratkezelés ellenőrzése

Levéltárunk a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Lvt.) 11. §-a, és az ennek végrehajtási rendeletét képező, vagyis a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 8. §-a szabályozásai alapján ellenőrzi az illetékességébe tartozó iratképző szervek iratkezelését és irattározását. A jogszabályi előírásoknak megfelelően a központi államigazgatási szerv, bírósági, ügyészségi és rendvédelmi szervek, továbbá a vármegyei és a városi önkormányzat hivatala iratkezelésének ellenőrzésére háromévenként, a többi közfeladatot ellátó, maradandó értékű iratokat keletkeztető szerv iratkezelésének ellenőrzésére általában ötévenként kerül sor.

Az MNL Veszprém Megyei Levéltára minden évben ellenőrzési tervet készít a tárgyévben ellenőrizendő iratképző szervekről. Az érintettekkel írásban (hivatali- vagy cégkapuval rendelkező szervek esetén elektronikus úton, az elektronikus iratkezelésre nem kötelezett szervek esetén pedig postai levélben) közöljük az ellenőrzés tényét és időpontját az esedékesség előtt legalább 30 nappal. (Az ellenőrzés jelzett időpontjának módosítására egyeztetés után lehetőség van.)

Kérjük, hogy a jelzett időpontra biztosítsák irataik, irattáraik áttekinthetőségét! Önkormányzati hivatalok esetében különös figyelmet fordítunk a képviselő-testületi, bizottsági és a nemzetiségi önkormányzatok képviselő-testületi jegyzőkönyveinek felmérésére, hiánytalanságának megállapítására, ezért fontos a jegyzőkönyvek átlátható módon, időrendbe rendezve legyen megtalálhatók. Ugyanez érvényes az oktatási intézmények őrizetében lévő törzslapokra (korábban: anyakönyvekre) is, ahol fontos, hogy átlássuk az esetleg beolvadt vagy jogelőd intézmények által vezetett anyakönyveket és törzslapokat is, valamint azt, hogy azok hiánytalanul megtalálhatóak-e az adott intézmény irattárában.

Az ellenőrzés során a helyszínen az Iratkezelés ellenőrzési jegyzőkönyv felépítésének megfelelő sorrendben megvizsgáljuk a szerv iratkezelésének egyes szakaszait, felmérjük a szerv irattárait. Ezek az alkalmak jó lehetőséget biztosítanak arra is, hogy átbeszéljük az adott szerv aktuális iratkezelési problémáit, vagyis a helyszínen nyújthatunk segítséget iratkezelési szabályzatok megalkotásával, iratselejtezések lefolytatásával, iratok levéltárba adásának módjával kapcsolatban. Az ellenőrzés végeztével tájékoztatjuk az iratkezelésért felelős vezetőt a tapasztalatainkról, az esetleges hiányosságok megszüntetésének lehetőségeiről. Egy-egy ellenőrzés, a szerv nagyságától, irattárainak számától, a tárolt iratok mennyiségétől, rendszerezettségétől és állapotától függően általában egy-két órát, de legfeljebb fél napot vesz igénybe.

A szervellenőrzés alkalmával munkatársaink figyelmet fordítanak az iratképző szerv szervezetére és működésére vonatkozó adatok összegyűjtésére, kiegészítésére. Fontos információk a szerv alapításának időpontjára, feladatkörre, szervezeti felépítésre, átalakulásra vonatkozó adatok és szabályozások, korábbi névváltozatok, az esetleges jogelőd szervek megnevezése, alakulásuk és megszűnésük időpontja, továbbá a tevékenységelőd, valamint a kivált jogutód szervek adatai. Az ilyen típusú adatok elsősorban alapító okiratok, szervezeti-működési szabályzatok, ügyrendek alapján állapíthatók meg, így szükség esetén kérjük ezek előkészítését is.

Az ellenőrzést végző kollégánk által az alapadatokkal a helyszínen kitöltött jegyzőkönyvet az ellenőrzést követő 30 napon belül két példányban megküldjük az ellenőrzött szerv vezetőjének. Az elektronikus ügyiratkezelésre kötelezett szerveknek hivatali- vagy cégkapun, a levéltár igazgatójának digitális hitelesítésével küldjük el az ellenőrzési jegyzőkönyvet (visszaküldését ugyanígy kérjük), a többi szervnek postai úton (ez esetben a szerv vezetője által aláírt és bélyegzőlenyomattal ellátott egyik példányt várjuk vissza postai úton).

Amennyiben az ellenőrzés során közfeladatot ellátó szerv irattári anyagának szabályszerű megőrzését súlyosan veszélyeztető körülmény fennállását tapasztaljuk, úgy a köziratok védelmére irányuló hatósági eljárás hivatalból történő lefolytatását kezdeményezheti levéltárunk az Lvt. 11/A. §-a alapján.

Az ellenőrzésre való előzetes felkészülést segítendő az alábbi csatolmányok között megtekinthetőek az ellenőrzési jegyzőkönyvek.

az „Iratkezelés_ellenőrzés_jegyzőkönyv_általános.docx” nevű fájl az önkormányzatokra, a kormányhivatal szervezeti egységeire, egyéb államigazgatási szervekre, valamint a jogszolgáltatási és a rendvédelmi szervekre,   

az „Iratkezelés_ellenőrzés_jegyzőkönyv_iskola.docx” nevű az oktatási-nevelési intézményekre,

az „Iratkezelés_ellenőrzés_jegyzőkönyv_privatizáció előtt keletkezett iratok.docx” nevű pedig a gazdálkodó szervek privatizáció előtt keletkezett irataira vonatkozik.