A köziratok selejtezésének részletes szabályait a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény  (Lvt.) 9–9A. §-ai, és az ennek végrehajtási rendeletét képező, vagyis a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 9–11. §-ai, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Kormány rendelet 64. §-a tartalmazza.

Az iratok selejtezését az irattári tervben rögzített őrzési idő letelte után lehet végrehajtani. Az őrzési időt mindig az iratok keletkezését követő év január 1-jétől kell számítani. Alapvető szabály, hogy az iratokat kizárólag a keletkezésükkor hatályos irattári terv alapján lehet selejtezni.

Számos egykori iratkezelési szabályzat és irattári terv elérhető az Hungaricana oldal (https://library.hungaricana.hu/hu/collection/leveltari_iratok/) Levéltári korpusz menüpontja alatt (Munkautasítások, ajánlások, útmutatók, egykorú jogszabályok / Iratkezelés felügyelete / Irattári selejtezés almenü). Amennyiben nem áll rendelkezésre korabeli irattári terv, úgy levéltárunk igyekszik segítséget biztosítani annak fellelésében.

Iratselejtezést legalább évente egyszer (de legfeljebb évente négy alkalommal) szükséges végezni, amelyről a levéltárral egyeztetett formában és tartalommal elkészített selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni, majd azt az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető jóváhagyását követően levéltárunkhoz továbbítani a selejtezés engedélyezése végett. Kérjük, hogy a selejtezési jegyzőkönyvet előzetes kontrollra küldjék meg a levéltári referensnek, s lehetőleg a referens jóváhagyása után kerüljön csak sor a hivatalos továbbítására. A Levéltár a lejárt őrzési idejű iratok megsemmisítését a selejtezési jegyzőkönyvön elhelyezett záradékkal engedélyezi és 30 napon belül visszaküldi.

A selejtezési jegyzőkönyvet az elektronikus ügyiratkezelésre kötelezett szervek az iratkezelésért felelős vezető hiteles elektronikus aláírásával ellátva, iktatás után, hivatali kapun kötelesek megküldeni az MNL Veszprém Megyei Levéltára hivatali kapujára (KRID: 113809158). Az iratselejtezési jegyzőkönyvet és az annak mellékletét képező tételszintű iratjegyzéket mindig egy, közös, digitálisan hitelesített fájlban szíveskedjenek megküldeni! (A kísérőlevél külön fájl legyen.)  Az elektronikus ügyintézésre nem kötelezett szervek a selejtezési jegyzőkönyvet iktatva, aláírva és bélyegzőlenyomattal ellátva, legalább két példányban, postai úton kötelesek megküldeni levéltárunk postacímére (MNL Veszprém Megyei Levéltára, 8200 Veszprém, Török Ignác u. 1.).

A selejtezés elvégzésének megkönnyítése céljából közreadunk néhány selejtezési jegyzőkönyv mintát. Természetesen az ettől eltérő jegyzéket is elfogadjuk, ha például elektronikusan, tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelési szoftverrel folyik az iktatás, és a program képes selejtezési jegyzéket készíteni. Az átláthatóságnak és nem utolsó sorban a fent felsorolt jogszabályokban ismertetett alaki és tartalmi kritériumoknak, valamint az iratképző szerv saját iratkezelési szabályzatában foglaltaknak azonban mindig meg kell feleltetni a selejtezési jegyzőkönyvet és a selejtezni kívánt iratok jegyzékét.

Amennyiben a selejtezni kívánt iratok valamilyen oknál fogva nem sorolhatók irattári tételekbe, úgy a selejtezés megkezdése előtt mindenképpen vegyék fel a kapcsolatot levéltárunk gyűjtőterületi referensével!