A levéltárban őrzött nagy mennyiségű irathoz a levéltári szaknyelvben „segédlet” fogalom alá sorolt különböző dokumentumok tartoznak, amelyek a levéltári állomány nyilvántartására és a benne való eligazodásra szolgálnak. 

Ügyviteli segédletek

Azokat a segédleteket, amelyek a levéltárba kerülést megelőzően készülnek az iratképző szervek napi munkája során, ügyviteli segédleteknek nevezzük.

Ilyenek például az iktatókönyvek, a lajstromkönyvek, a betűsoros személynév-, helynév- és tárgymutatókönyvek. Az ügyviteli segédletek az iratanyaggal együtt kerülnek levéltárba, majd a rendezési munkák után is a hozzájuk tartozó iratok mellett maradnak, megkönnyítve az iktatott iratokban való keresést.

Levéltári segédletek

A levéltárban folyó feldolgozó munka során létrehozott segédleteket összefoglalóan levéltári segédleteknek nevezünk.

Fondjegyzék

A nagyközönség számára is elérhető segédletek közül a legalapvetőbb a fond- és állagjegyzék (röviden fondjegyzék). A fond a levéltári anyag legfontosabb alapegysége, amely alatt egy iratképző szerv vagy személy iratainak összességét, vagy egy bizonyos szempont alapján mesterségesen kialakított iratgyűjteményt értünk. A levéltárban őrzött minden egyes irat valamilyen fondba tartozik. A fondok bizonyos szempontok alapján önálló jellegű egységekre, állagokra tagolódhatnak. A fondjegyzék a fondokat - az országosan használatos egységes rendszerben és jelzetelési mód szerint - sorolja fel a következő alapadatokkal együtt: a fond törzsszáma, címe, évköre, terjedelme iratfolyóméterben, tagolódása állagokra, az állagok címe, évköre, terjedelme.

Az MNL Veszprém Megyei Levéltárában őrzött fondokról és állagokról az Elektronikus Levéltári Portálon a fastruktúrát használva a kis nyilakat lenyitogatva tudnak kutatóink tájékozódni. https://www.eleveltar.hu/kereses?selectedTab=structure

Raktári jegyzék

Az egyes fondok, állagok részletesebb tartalmáról nyújtanak tájékoztatást a raktári jegyzékek, illetve raktári nyilvántartások. Raktári jegyzék rendezett fondokról készül. A raktári jegyzékben a rendezés során kialakított, az iratok jellegének megfelelő csoportosításban soroljuk fel az iratokat. Megtalálhatjuk benne a legkisebb levéltári egységekbe, a tételekbe sorolt iratok megnevezéseit, évkörét, egyéb közelebbi azonosító jelzeteit (pl. irattári jel, iktatószám stb.). A fizikai azonosítók segítenek az iratanyag helyének megállapításában: a raktári egységek számát, a raktári egység típusát (doboz, kötet, téka, dosszié stb.) is közli a raktári jegyzék. Mindezeket az adatokat - a jegyzéken szereplő formában - az iratokon, illetve az iratokat beborító palliumokon is elhelyezzük, hogy az irat egyértelműen azonosítható legyen, és használat után biztosan visszakerüljön a helyére.  Bizonyos fondjainkhoz készült a fondot ismertető, bevezető szöveg is, az ilyen jegyzéket áttekintő raktári jegyzéknek nevezzük.

Egyéb segédletek

A mélyebb feltárás során készülnek az egyéb, tájékoztató célú segédletek is.

A lajstrom az egyes iratokat darabszinten, az iratok elhelyezési sorrendjében írja le. Adatai: az egyes iratok jelzete, irattani jellege, kora, tárgya és terjedelme. Darabszintű segédleteink elektronikus formában leginkább a lajstromok rendszerét követik (és egyben összevont mutatónak is tekinthetők).

A korábbi évtizedekben különféle mutatókat is készítettünk, amelyekre leginkább az ügyviteli segédletek hiányában volt szükség. Így egyes iratsorozatokhoz személynév-, helynév-, és tárgymutatók is készültek. Az előbbiek keveredése esetén összevont mutatóról beszélünk. Raktári jegyzékeinket elektronikusan, excel formátumban készítjük. A programban elérhető kereső funkciók révén már nincs értelme külön mutatók készítésének.

Léteznek levéltárunkban ideiglenes raktári jegyzékek, illetve ideiglenes raktári nyilvántartások is. Ezek a még meg nem rendezett iratanyagok segédletei, legtöbbször az iratok átvételekor készített átadás-átvételi jegyzékek. Az ideiglenes raktári jegyzékkel ellátott fondokban, állagokban az iratok rendezettsége még nem éri el azt a szintet, ami részletes nyilvántartási adatok rögzítéséhez szükséges. Ezért az ezekben való tájékozódás nehézkesebb, rendszerük nem véglegesen kialakított, nem feltétlenül következetes. Használatukhoz mindenképpen levéltáros segítsége szükségeltetik.

A levéltári segédletek egy része még csak papíralapon létezik, ezeket kutatószolgálatunk a kutatóteremben bocsátja a kutatók rendelkezésére.

A legtöbb fondról azonban elektronikus segédlet készül, amelyek nagy része már elérhető az interneten is. Az Elektronikus Levéltári Portál oldalát használva a kis nyilak lenyitogatásával, a dokumentum letöltése gomba kattintva lehet megtekinteni az adott fond vagy állag raktári jegyzékét. https://www.eleveltar.hu/kereses?selectedTab=structure