A segédletek ismertetése
A levéltárban őrzött nagy mennyiségű irathoz úgynevezett segédletek tartoznak, amelyek egyrészt a levéltári állomány nyilvántartására, biztonságos megőrzésére, másrészt a benne való eligazodásra szolgálnak. Vannak olyan segédletek, amelyek a levéltárba kerülést megelőzően készülnek az iratképző szervek napi munkája során, ezeket ügyviteli segédleteknek nevezzük. Ilyenek például az iktatókönyvek, a lajstromkönyvek, a betűsoros személynév-, helynév- és tárgymutatókönyvek. Az ügyviteli segédletek az iratanyaggal együtt kerülnek levéltárba, majd a rendezési munkák után is a hozzájuk tartozó iratok mellett maradnak.
A levéltárban folyó feldolgozó munka során is jönnek létre segédletek, amelyeket összefoglalóan levéltári segédleteknek nevezünk. A nagyközönség számára is elérhető segédletek közül a legalapvetőbb a fond- és állagjegyzék (röviden fondjegyzék). A fond a levéltári anyag legfontosabb alapegysége, amely alatt egy iratképző szerv vagy személy iratainak összességét, vagy egy bizonyos szempont alapján mesterségesen kialakított iratgyűjteményt értünk. A levéltárban őrzött minden egyes irat valamilyen fondba tartozik. A fondok bizonyos szempontok alapján önálló jellegű egységekre, állagokra tagolódhatnak. A fondjegyzék a fondokat - az országosan használatos egységes rendszerben és jelzetelési mód szerint - sorolja fel a következő alapadatokkal együtt: a fond törzsszáma, címe, évköre, terjedelme iratfolyóméterben, tagolódása állagokra, az állagok címe, évköre, terjedelme. A "Veszprém Vármegyei Levéltár ideiglenes fondjegyzéke" honlapunkon is elérhető, papíralapú kiadására 2006-ban került sor.
Az egyes fondok, állagok részletesebb tartalmáról nyújtanak tájékoztatást a raktári jegyzékek. Raktári jegyzék rendezett fondokról készül. A raktári jegyzékben a rendezés során kialakított, az iratok jellegének megfelelő csoportosításban soroljuk fel az iratokat. Megtalálhatjuk benne a legkisebb levéltári egységekbe, a tételekbe sorolt iratok megnevezéseit, évkörét, egyéb közelebbi azonosító jelzeteit (pl. irattári jel, iktatószám stb.). A fizikai azonosítók segítenek az iratanyag helyének megállapításában: a raktári egységek számát, a raktári egység típusát (doboz, kötet, téka, dosszié stb.) is közli a raktári jegyzék. Mindezeket az adatokat - a jegyzéken szereplő formában - az iratokon, illetve az iratokat beborító palliumokon is elhelyezzük, hogy az irat egyértelműen azonosítható legyen, és használat után biztosan visszakerüljön a helyére. Bizonyos fondjainkhoz készült a fondot ismertető, bevezető szöveg is, az ilyen jegyzéket áttekintő raktári jegyzéknek nevezzük.
A mélyebb feltárás során készülnek még más tájékoztató célú segédletek is. A lajstrom az egyes iratokat darabszinten, az iratok elhelyezési sorrendjében írja le. Adatai: az egyes iratok jelzete, irattani jellege, kora, tárgya és terjedelme. A korábbi évtizedekben különféle mutatókat is készítettünk, amelyekre leginkább az ügyviteli segédletek hiányában volt szükség. Így egyes iratsorozatokhoz személynév-, helynév-, és tárgymutatók is készültek. Az előbbiek keveredése esetén összevont mutatóról beszélünk. Manapság már számítógépen készítjük jegyzékeinket. A programokban elérhető kereső funkciók révén már nincs értelme külön mutatók készítésének, így darabszintű segédleteink elektronikus formában leginkább a lajstromok rendszerét követik (és egyben összevont mutatónak is tekinthetők).
Léteznek levéltárunkban ideiglenes raktári jegyzékek is. Ezek a még meg nem rendezett iratanyagok segédletei, legtöbbször az iratok átvételekor készített jegyzékek. Az ezekben való tájékozódás nehézkesebb, rendszerük nem véglegesen kialakított, nem feltétlenül következetes. Használatukhoz mindenképpen levéltáros segítsége szükségeltetik. A levéltári segédletek többsége még csak papíralapon létezik, ezeket kutatószolgálatunk bocsátja a kutatók rendelkezésére. Azonban egyre több fondról készülnek elektronikus segédletek, amelyek egyelőre csak a belső hálózatunkon érhetők el, de reményeink szerint idővel egyre több válik majd elérhetővé a világhálón is.
