Szervellenőrzés

A Magyar Nemzeti Levéltár Győr-Moson-Sopron Megye Győri Levéltára a nem selejtezhető irattári anyag fennmaradásának biztosítása érdekében, az illetékességi körébe tartozó szervek iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét ellenőrzi.

A jogszabály értelmében intézményünk ötévente, a megyei szintű közigazgatási szerveknél, illetve a városok, önkormányzatok esetében háromévente végez irattár ellenőrzést. Az iratkezelésért felelős személyeket az ellenőrzés időpontja előtt 30 nappal írásban értesítjük.


A közlevéltári ellenőrzés kiterjed

a) a szervnyilvántartási és az elektronikus iratokra vonatkozó adatok, illetve az azokban bekövetkezett változások nyilvántartásba vételére,

b) az iratok irattári terv szerinti csoportosításának, irattári tételbe sorolásának szúrópróbaszerű vizsgálatára, valamint

c) az iratok nyilvántartásával, a nyilvántartáshoz kapcsolódó segédletek készítésével, az irattári anyag szakszerű kezelésével, biztonságos őrzésével és használatával kapcsolatos előírások végrehajtásának áttekintésére, a végrehajtáshoz szükséges személyi, tárgyi és technikai feltételek számbavételére, és mindezek alapján a maradandó értékű irattári anyag épségben és használható állapotban történő fennmaradását veszélyeztető hibák és hiányosságok feltárására.

[27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet]

Az iratkezelés vizsgálatakor a 335/2005. Kormányrendelet intézkedéseinek betartását, valamint az iratkezelési szabályzatokban foglaltak érvényesülését is figyeljük. A helyszínen a Szervellenőrzési jegyzőkönyv felépítésének megfelelő sorrendben tekintjük meg az iratkezelés egyes szakaszait, majd az iratkezelésért felelős vezetőt tájékoztatjuk a tapasztalatainkról, illetve a felmerült hiányosságok megszüntetésének lehetőségeiről. Egy-egy ellenőrzés időtartama a szerv nagyságától, irattárainak számától, a tárolt iratok mennyiségétől függ. Ha az ellenőrzéskor a szervnél iratselejtezés van folyamatban, levéltárosaink iratselejtezési ellenőrzést is végeznek.

A Levéltár a szervellenőrzés alkalmával figyelmet fordít az iratképző szerv szervezeti és működési adataira is. Például a szerv alapításának időpontjára, feladatkörre, szervezeti felépítésre, átalakulásra vonatkozó jogszabályokra, belső szabályzataira, korábbi névváltozataira, a lehetséges jogelőd szervek nevére, alakulásuk és megszűnésük időpontjára, a tevékenységelőd, valamint a kivált jogutód szervek adataira.

Bővebb tájékoztatás az alábbi elérhetőségeken kérhető:

96/312-424

darnai.zsolt@mnl.gov.hu

Csatolt állományok: