Iratselejtezés

A szerveknél keletkező különböző irattípusok más-más őrzési idő letelte után selejtezhetőek. Az iratselejtezés célja, hogy azok az iratok, amelyekre ügyintézési, történeti okokból nincs szükség, ne foglalják a helyet az irattárakban. 

Az iratselejtezéseket mindig az irat keletkezésekor érvényes – jogszabályban meghatározott – irattári terv alapján kell elvégezni! Fontos tudni, hogy egyes iratfajták selejtezését, az irattári terv szerinti selejtezhetőségük ellenére nem engedélyezzük! 

A jogszabályok az iratselejtezések gyakoriságáról közvetlenül nem rendelkeznek, azonban az iratkezelési szabályzatok tartalmazhatnak a selejtezések gyakoriságával kapcsolatosan konkrét előírásokat. Ebben az esetben az ott meghatározott időközönként kell a szervnél iratokat selejtezni.

A selejtezési eljárás lépései:

1.) írásban ki kell jelölni a háromtagú selejtezési bizottságot,

2.) legalább 30 nappal a selejtezés megkezdése előtt, szintén írásban be kell jelenteni a selejtezés tényét a levéltárnak (Magyar Nemzeti Levéltár Győr-Moson-Sopron Vármegye Győri Levéltára 9022 Győr, Liszt Ferenc u. 13.),

3.) javasoljuk, hogy a tervezett selejtezés megkezdése előtt, a selejtezési bizottság vezetője a levéltár illetékes referensével konzultáljon (gymsmgyl@mnl.gov.hu, tel.: +36 96 312 424).

A selejtezés során meg kell állapítani, hogy mely irattári tételeknek járt le az őrzési ideje. A selejtezési eljárásról iratselejtezési jegyzőkönyvet, illetve annak mellékleteként tételszintű iratjegyzéket kell készíteni. Természetesen selejtezés alá kell vonni – az iktatott iratokon kívül – az iktatatlan (például pénzügyi) iratfajtákat is.

Az iratselejtezési jegyzőkönyvnek tartalmazni kell a selejtezés helyét, idejét, a selejtezési bizottság tagjainak nevét, aláírásait, a selejtezés alá vont iratok típusát (a keletkeztető szerv közigazgatási és/vagy nem iktatott pénzügyi iratai), évkörét, terjedelmét (iratfolyóméterben). A jegyzőkönyvhöz tartozó jegyzéknek tétel és keletkezési év szintjén kell tartalmaznia a kiselejtezett iratokat.

A jegyzék összeállításánál három szempontot kell figyelembe venni:

a.) az 1974 és az 1999 között keletkezett iratok esetében évkör/őrzési idő/ágazati betűjel/ügykör/iktatószám

b.) a 2000 és a 2009 között keletkezett iratok esetében évkör/ügykör/iktatószám

c.) a 2010-től keletkezett iratok esetében évkör/ágazat-ügykör/iktatószám szerepeljen.

Ha az elektronikus iktatóprogram képes selejtezési jegyzéket készíteni, úgy a mintától eltérő jegyzékben foglalt iratok selejtezését is véleményezzük, de csak abban az esetben, ha a jegyzék átlátható és megfelel a feljebb ismertetett kritériumoknak.

Az iktatott jegyzőkönyvet és mellékletét három példányban meg kell küldeni levéltárunknak. Csak a formai és tartalmi követelményeknek megfelelő jegyzőkönyv kerül jóváhagyásra.

     Az iratselejtezés során beazonosított változó őrzési idejű iratokat levéltárunknak kell átadni. Az ún. „kivételek” jegyzékét csatoltuk.

     Intézményünk a selejtezésre kijelölt iratok közül, a tartalmuk alapján, ügyiratokat vagy tételeket visszatarthat abból a célból, hogy azt levéltári megőrzésre átvegye. Az iratanyag átadásra történő előkészítése (pl. a selejtezésre szánt iratok közül való kiválogatása) a szerv feladata.

Kérjük, hogy az elkészült selejtezési jegyzőkönyveiket előzetes normakontrollként elektronikus úton referensük e-mail címére szíveskedjenek elküldeni (gymsmgyl@mnl.gov.hu).