Iratkezelési szabályzat és irattári terv

A Magyar Nemzeti Levéltár Győr-Moson-Sopron Megye Győri Levéltára illetékességébe tartozó szervek iratkezelési szabályzataikat a Levéltár, az önkormányzati hivatalok a Levéltár és a Győr-Moson-Sopron Megyei Kormányhivatal egyetértésével adhatják ki.

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelését a levéltári törvény rendelkezéseinek figyelembevételével a 335/2005-ös kormányrendelet előírásai szabályozzák. A köziratkezelésben szigorúan szabályozott az egységes, illetve egyedi iratkezelési szabályzat és irattári terv elkészítése.

Az iratkezelési szabályzat az adott szerv iratkezelési rendjét, azaz az iratok biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel való ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárba történő átadását szabályozza.

Az irattári terv a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. [1995. évi LXVI. törvény]

Az iratkezelési szabályzat a szerv iratkezelése tényleges állapotának felel meg. Amennyiben az iratkezelési folyamatban változás következik be, a szabályzatot módosítani szükséges.

A közlevéltár a szerv iratkezelési szabályzatának elkészítése, illetve módosításának előkészítése során (a szerv kérésére) konzultációs lehetőséget biztosít. [27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet]

A szabályzat és az irattári terv összeállításával kapcsolatos kérdéseket, valamint az elkészített dokumentumok munkaközi példányát, előzetes jóváhagyás céljából, a következő e-mail címre kérjük megküldeni:

darnai.zsolt@mnl.gov.hu

Az iratkezelési szabályzat és irattári terv végleges (előzetesen már elektronikus úton egyeztetett) változatát papír alapon kérjük eljuttatni. A példányszámot meghatározza, hogy minden szervezeti egység rendelkezzen egy-egy példánnyal, továbbá két példányt a Levéltár és egyet a Kormányhivatal is visszatart.

Fontos tudnivaló, hogy a hiányos vagy az egyeztetés ellenére hibásan megküldött szabályzatok visszapostázásra kerülnek.

Telefonos tájékoztatást a 96/312-424 számon nyújtunk.

 

Idézett jogszabályok:

1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről,

335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről,

27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről.