Iratátadás-átvétel
A közfeladatot ellátó szervek a nem selejtezhető irataikat kötelesek az illetékes közlevéltárnak átadni.
A levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket - a levéltárral egyeztetett módon - elektronikus formában is át kell adni. [335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, 65. § (1)]
A nem selejtezhető köziratok teljes és lezárt évfolyamait a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni. [1995. évi LXVI. törvény]
Ha a levéltári átadásra kötelezett iratok átadás-átvételére azért nem kerül sor, mert a nem selejtezhető iratokra a közfeladatot ellátó szervnek ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van, vagy ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, az irattári megőrzési idő felülvizsgálata keretében az átadás-átvételi határidő, a levéltárral egyeztetett időtartammal, meghosszabbításra kerül. Ennek időpontját és a további őrzési évek számát dokumentáltan rögzíteni kell. [335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, 65. § (3)]
A levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokba A4-es vagy A/3-as méretű iratok kerülnek. Ha az irat a mérete miatt nem helyezhető el ezekben a dobozokban, azokat egyéb módon kell csomagolni (például kötegelni). Ha egy tétel több dobozban is megtalálható, akkor az egyes dobozokban lévő legmagasabb és legalacsonyabb iktatószámú iratokat is kérjük a jegyzéken feltüntetni. A raktári egységeket folyamatos, a doboz keskenyebbik oldalfalán (úgy, hogy a doboz nyitható oldala a jobb kéz felé essen) feltüntetett, ceruzás sorszámozással kérjük ellátni. Az iratátadás-átvételi jegyzőkönyvet (a melléklettel együtt) minden esetben kérjük előzetes ellenőrzésre eljuttatni.
Az elektronikusan tárolt ügyiratok átadását a külön jogszabályban meghatározott formátum szerint kell elvégezni. [335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, 65. § (2)]
A levéltár az átvett levéltári anyag megőrzéséért az átadás-átvételi jegyzékben részletezett levéltári egységig lemenően felelős. [27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet]
Az iratátadási szándékot az alábbi elérhetőségeken szükséges bejelenteni:
96/312-424
gymsmgyl@mnl.gov.hu
Csatolt állományok:
