Kutatószolgálat
Mi szükséges a levéltári kutatáshoz?
Milyen iratok kutathatók a levéltárban?
Hogyan történik az iratok kikérése?
Van-e lehetőség az iratok másolására, fotózására?
A Magyar Nemzeti Levéltár őrizetében lévő iratanyagban térítésmentesen kutathat minden magyar és külföldi állampolgár. 18 éven aluliak számára látogatói jegy szülői felelősség vállalás mellett adható.
Mi szükséges a levéltári kutatáshoz?
A kutatáshoz kutatási kérelem benyújtása szükséges. A kutatási kérelemnek tartalmaznia kell a kutatni kívánt téma megjelölését; a kutatni kívánt iratanyag évkörét és a kutatás célját. A levéltári anyagban folyó kutatáshoz a kutatóknak kutatási témánként új kutatási kérelmet kell benyújtaniuk.
Milyen iratok kutathatók a levéltárban?
A levéltárban minden olyan iratanyag kutatható, amely 1990. május 2-a előtt keletkezett és a keletkezés naptári évétől már 15 év eltelt, illetve az 1990. május 1-je után keletkezett levéltári anyagban, ha a keletkezés naptári évétől már 30 év eltelt.
Általánosságban elmondható, hogy ha a törvény másként nem rendelkezik, a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag az érintett halálozási évét követő harminc év után válik bárki számára kutathatóvá. A védelmi idő, ha a halálozás éve nem ismert, az érintett születésétől számított kilencven év, ha pedig a születés és a halálozás időpontja sem ismert, a levéltári anyag keletkezésétől számított hatvan év. Ezen védelmi időn belül a személyes és a különleges adatot tartalmazó levéltári anyag nem megismerhető, nem kutatható és arról másolat sem készíthető.
A védelmi időn belül három esetben lehetséges a kutatás:
- akkor kutatható valamely, személyes adatot tartalmazó levéltári anyag, ha a kutatás anonimizált másolattal is megvalósítható,
- ha az érintett vagy annak halálát követően bármely örököse, a Polgári Törvénykönyv szerinti hozzátartozója vagy bejegyzett élettársa hozzájárul,
- ha a kutatás tudományos céllal történik és a kutató csatolja a tudományos kutatást rendeltetésszerűen végző, közfeladatot ellátó szervnek – a kutató részletes kutatási terve alapján megadott – támogató állásfoglalását. Támogatói nyilatkozatot az alábbi közfeladatot ellátó szervektől áll módunkban elfogadni:
- a Magyar Tudományos Akadémia kutatóintézetei
- jogszabállyal vagy kormányhatározattal létrehozott kutatóintézetek
- akkreditált felsőoktatási intézmények és azok oktatási szervezeti egységei
- jogszabállyal vagy kormányhatározattal létrehozott, tudományos kutatást is végző közalapítványok
- múzeumok
- nemzeti könyvtárak
- közlevéltárak
- Az állami anyakönyvi másodpéldányok kutatása külön szabályozás alá esik.
Az állami anyakönyvi másodpéldányok kutatása külön szabályozás alá esik. Eszerint
- a halálozási anyakönyvek az érintettek halálozása óta eltelt 30 év után,
- a születési anyakönyvek a keletkezésüktől számított 130 év elteltével,
- a házassági anyakönyvek a keletkezésüktől számított 86 év eltelte után válnak bárki számára szabadon kutathatóvá.
A védelmi idő lejárta előtt három esetben van lehetőség az állami anyakönyvek másodpéldányainak kutatására:
- ha az érintett vagy örököse saját bejegyzésére vonatkozóan kívánja kutatni az anyakönyvet,
- ha a kutató az érintett vagy örököse beleegyezésével kutatja az anyakönyvet,
- ha a kutató a kutatást tudományos céllal végzi és ennek tényét valamely tudományos kutatást végző, közfeladatot ellátó szervtől származó támogatói nyilatkozattal igazolja.
Amennyiben a kutatás során egyik fentebbi esetben sem biztosítható, mivel a teljes anyakönyvek kiadásakor a kutató csak az érintett saját bejegyzését kapja meg, és mert az állami anyakönyvek különleges adatnak minősülő adatot is tartalmaznak, ezért az első két esetben csak ügyfeles tájékoztatás keretében ismerhetők meg a kutatni kívánt bejegyzések. A harmadik esetben pedig, azaz a tudományos kutatás során bár a kutatónak lehetősége van valamennyi adat megismerésére, azokról azonban másolatot, felvételt nem készíthet.
Hogyan történik az iratok kikérése?
A kutatni kívánt levéltári anyagot a kérőlap és az őrjegy egyidejű kitöltését követően lehet a kutató rendelkezésére bocsátani. A kérőlapon a lehető legpontosabb jelzet megadására kell törekedni. Minden fond/állag esetében külön kérőlap, minden jelzethez külön őrjegy kitöltése szükséges. A jelzetek pontos megadásában a fondjegyzék és a raktárjegyzékek segítenek.
A raktárjegyzékek feltöltése folyamatos; azoknak a fondoknak az esetében, ahol egyelőre nincs elérhető raktárjegyzék, kérjük, keressék meg kutatószolgálatos kollégáinkat.
A kutatók a kutatni kívánt iratanyag pontos jelzetének ismeretében a kutatótermi kéréseiket elektronikus formában (e-mailben vagy online kitöltött kérőlapon) is leadhatják a kutatószolgálatnak. Kérjük, hogy elektronikus kikérés esetén legyenek szívesek mind a kérőlapokat, mind pedig a hozzájuk tartozó őrjegyeket pontosan kitölteni és úgy eljuttatni hozzánk.
A kérőlapok esetében a kitöltendő részek a következők: a látogatói jegy száma (amennyiben már beiratkozott kutató), a kutató neve, a kért iratok jelzetei és a dátum. A többi rovatot a kollégák töltik ki.
Az őrjegy esetében a kitöltendő részek a következők: a kutató neve, a kért irat jelzetei és a dátum. A többi rovatot a kollégák töltik ki.
A kutató számára egy kérőlapon kikérhető iratmennyiség:
- raktári egységenként kikért iratanyag esetében egy doboz vagy csomó, VAGY
- tételekbe osztott anyagból legfeljebb öt tétel (az egy kérőlapon tételben kikért levéltári anyag összmennyisége nem haladhatja meg az egy dobozt vagy csomót), VAGY
- oklevelekből, térképből vagy tervrajzból öt fizikai egység (lap, szelvény, atlaszok esetén kötet és füzet, stb.) a hozzájuk tartozó iratmellékletekkel együtt, VAGY
- kötetek esetében legfeljebb 10 kötet, VAGY
- mikrofilm esetében öt filmdoboz, VAGY
- jelzetenként kikért iratanyag esetében legfeljebb 10 jelzetre kiterjedő mennyiség adható ki, VAGY
- digitális állományok kutatásakor a fentieknél esetenként nagyobb iratmennyiséget is megkaphat a kutató, ami archiválási mód és tárhely függvénye, és amiről a levéltár ad konkrét ügyben felvilágosítást.
Mikrofilmek kutatása esetén egyidejűleg legfeljebb 2, minden más esetben maximum 4 kérőlap adható le.
Csak abban az esetben tudjuk vállalni a kérőlapon szereplő iratok másnapra történő előkészítését, ha a kérés mind személyesen, mind pedig elektronikus úton az előző napon 14 óráig megtörténik.
A kutatónak papíralapú és digitális iratanyag esetében tíz munkanap, mikrofilmek esetében öt munkanap áll rendelkezésére a kikért iratanyag átvételére. Ha ez alatt az idő alatt nem veszi át az anyagot, és nem jelzi várható érkezésének idejét, a kutatótermi felügyelőnek joga van az anyagot visszavenni, és más kutató rendelkezésére bocsátani. A levéltári anyag kutatási ideje az átvételtől számított harminc nap.
Van-e lehetőség az iratok másolására, fotózására?
Igen, van. A kutatásra kiadott levéltári anyagról a kutató saját költségén, erre rendszeresített kérőlapon igényelhet másolatot a levéltári kollégáktól.
Hagyományos fénymásolat készíthető arról az iratról, amelynél állományvédelmi aggályok nem merülnek fel. Nem fénymásolható: kötet, fűzött irat, pergamen alapú irat, pecséttel ellátott irat, A/3 méretnél nagyobb irat, térkép, tervrajz. Ezekről csak digitális felvétel készíthető.
Ha a kutató a személyes adatot tartalmazó levéltári anyagról anonimizált másolat kiadását kéri, illetve ha részére csak ilyen adható ki, akkor a felmerülő költségeket a kutatónak előzetes nyilatkozatával vállalnia kell.
A kutató a kutatóteremben fotójegy ellenében saját fényképezőgéppel, mobiltelefonnal vagy tablettel is készíthet felvételt az iratokról. Felvétel minden kiadott levéltári anyagról készíthető, kivéve a másolatban (mikrofilm, digitális felvétel) már meglévő anyag eredetiben engedélyezett kutatása során kiadott anyagot. A felvételek elkészítéséhez nem szabad állványt, külön megvilágítást és egyéb különleges fotótechnikai eszközt vagy módszert alkalmazni.
Állami anyakönyvek másodpéldányairól a kutatók nem készíthetnek, és nem is készíttethetnek másolatot, erre kizárólag ügyfeles tájékoztatás esetében kerülhet sor.
A Magyar Nemzeti Levéltár hatályos Kutatási Szabályzata itt érhető el.
