Kutatószolgálat
Hogyan iratkozhatok be a levéltárba?
Mi szükséges a levéltári kutatáshoz?
Milyen iratok kutathatók a levéltárban?
Hogyan történik az iratok kikérése?
Milyen körülmények között kutathatom az iratokat?
Van-e lehetőség az iratok másolására, fotózására?
Van-e lehetőség az iratok interneten keresztüli kutatására?
Hogyan használhatom fel a levéltárban készített felvételeket interneten vagy kiadványokban?
A Magyar Nemzeti Levéltár őrizetében lévő iratanyagban térítésmentesen kutathat minden magyar és külföldi állampolgár. A kutatáshoz vagy személyes konzultációhoz beiratkozás szükséges. 18 éven aluliak szülői felelősségvállalás mellett folytathatnak kutatást a levéltárban.
Hogyan iratkozhatok be a levéltárba?
A Magyar Nemzeti Levéltár (MNL) 2023. január 1-től minden kutatótermében bevezette az online beiratkozást.
Ettől az időponttól kezdve a hagyományos, papíralapú beiratkozás lehetősége megszűnt. Az E-beiratkozás folyamatáról, lépéseiről a következő linkre kattintva találnak bővebb tájékoztatást: https://mnl.gov.hu/e_beiratkozas
Az online beiratkozás az MNL-ben kötelező, így kérjük, a kutatás gördülékeny és hatékony megkezdése érdekében már a levéltár felkeresése előtt, otthonról iratkozzanak be.
Az online beiratkozást az Elektronikus Levéltári Portálon keresztül végezheti el.
Mi szükséges a levéltári kutatáshoz?
A levéltárban a levéltári anyagban folyó kutatáshoz kutatónként és kutatási témánként új online adatlapot kell benyújtani elektronikusan az Elektronikus Levéltári Portálon, amelyet minden évben meg kell újítani.
Milyen iratok kutathatók a levéltárban?
A levéltárban minden olyan iratanyag kutatható, amely 1990. május 2-a előtt keletkezett, illetve az 1990. május 1-je után keletkezett levéltári anyagban, ha a keletkezés naptári évétől már 30 év eltelt.
Általánosságban elmondható, hogy ha a törvény másként nem rendelkezik, a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag az érintett halálozási évét követő harminc év után válik bárki számára kutathatóvá. A védelmi idő, ha a halálozás éve nem ismert, az érintett születésétől számított kilencven év, ha pedig a születés és a halálozás időpontja sem ismert, a levéltári anyag keletkezésétől számított hatvan év. Ezen védelmi időn belül a személyes és a különleges adatot tartalmazó levéltári anyag nem megismerhető, nem kutatható és arról másolat sem készíthető.
A védelmi időn belül három esetben lehetséges a kutatás:
• akkor kutatható valamely, személyes adatot tartalmazó levéltári anyag, ha a kutatás anonimizált másolattal is megvalósítható,
• ha az érintett vagy annak halálát követően bármely örököse, a Polgári Törvénykönyv szerinti hozzátartozója vagy bejegyzett élettársa hozzájárul,
• ha a kutatás tudományos céllal történik és a kutató csatolja a tudományos kutatást rendeltetésszerűen végző, közfeladatot ellátó szervnek – a kutató részletes kutatási terve alapján megadott – támogató állásfoglalását.
Támogatói nyilatkozatot az alábbi közfeladatot ellátó szervektől áll módunkban elfogadni:
• a Magyar Tudományos Akadémia kutatóintézetei
• jogszabállyal vagy kormányhatározattal létrehozott kutatóintézetek
• akkreditált felsőoktatási intézmények és azok oktatási szervezeti egységei
• jogszabállyal vagy kormányhatározattal létrehozott, tudományos kutatást is végző közalapítványok
• múzeumok
• nemzeti könyvtárak
• közlevéltárak
Az állami anyakönyvi másodpéldányok kutatása külön szabályozás alá esik. Eszerint
• a halálozási anyakönyvek az érintettek halálozása óta eltelt 30 év után,
• a születési anyakönyvek a keletkezésüktől számított 130 év elteltével,
• a házassági anyakönyvek a keletkezésüktől számított 86 év eltelte után válnak bárki számára szabadon kutathatóvá.
A védelmi idő lejárta előtt három esetben van lehetőség az állami anyakönyvek másodpéldányainak kutatására:
• ha az érintett vagy örököse saját bejegyzésére vonatkozóan kívánja kutatni az anyakönyvet,
• ha a kutató az érintett vagy örököse beleegyezésével kutatja az anyakönyvet,
• ha a kutató a kutatást tudományos céllal végzi és ennek tényét valamely tudományos kutatást végző, közfeladatot ellátó szervtől származó támogatói nyilatkozattal igazolja.
Amennyiben a kutatás egyik fentebbi esetben sem biztosítható, mivel a teljes anyakönyvek kiadásakor a kutató csak az érintett saját bejegyzését kapja meg, és mert az állami anyakönyvek különleges adatnak minősülő adatot is tartalmaznak, ezért az első két esetben csak ügyfeles tájékoztatás keretében ismerhetők meg a kutatni kívánt bejegyzések. A harmadik esetben pedig, azaz a tudományos kutatás során bár a kutatónak lehetősége van valamennyi adat megismerésére, azokról azonban másolatot, felvételt nem készíthet.
Hogyan történik az iratok kikérése?
A Magyar Nemzeti Levéltár összes tagintézményében 2023. január 1-től online kikérés működik, az Elektronikus Levéltári Portálon (ELP) keresztül. Ettől az időponttól kezdve a hagyományos, papíralapú iratanyag-kikérés lehetősége megszűnik. A felhasználói fiókba belépve lehet kérést leadni állag, illetve fond szintig. A megjegyzés mezőben kérjük a kérés pontosítását.
Az E-kikérés folyamatáról, lépéseiről a következő linkre kattintva találnak bővebb tájékoztatást: https://mnl.gov.hu/e_kikeres
Az elektronikus levéltári rendszerben minden leírási egység rendelkezik súlyszámmal, amelynek értéke 1–5 között lehet. Kutatótermenként az egyszerre kikérhető iratanyag súlyszámának összértéke nem haladhatja meg a 20-at. A súlyszámok értéke a kutató kosarában automatikusan megjelenik és összegződik.
A leírási egység egy részére leadott kérés esetén a súlyszámon túl tekintettel kell lenni a kikérhető iratanyag maximális mennyiségére is, mely:
a. raktári egységenként kiadható anyagnál kérésenként:
i) dobozok/csomók esetében 1,
ii) kötetek esetében 5 kötet,
iii) mikrofilmek esetében 5 tekercs
b. levéltári jelzetenként (levéltári egységenként) kikért anyagok esetében kérésenként:
i) tételekbe osztott anyagok esetében 5 tétel,
ii) oklevelekből vagy tervrajzokból 5 fizikai egység (lap, szelvény atlaszok esetén kötet és füzet stb.) a hozzájuk tartozó iratmellékletekkel együtt,
iii) ügyirat/egyes irat esetében legfeljebb 10 jelzetre kiterjedő mennyiség
A kutatásra kikért anyagot a levéltár, ha a kérés 14 óráig beérkezik, akkor a leadást követő leghamarabb harmadik nyitvatartási napon bocsátja a kutató rendelkezésére. A kutató az ELP-n lévő fiókjában nyomon tudja követni a kérései státuszában, a kiadás várható időpontjában vagy akár a kutatás helyében (kutatóterem) bekövetkező változásokat. A levéltár elektronikus levélben értesíti a kutatót a kérés esetleges pontosításával vagy a mennyiségi korlát átlépésével stb. kapcsolatos teendőkről, továbbá a hosszabb kiszolgálási idő indokáról.
Van arra lehetőség, hogy a kutató az iratot őrző intézmény telephelyétől eltérő kutatóteremben is kutathassa az iratot, amennyiben az digitálisan elérhető.
A kutatónak papíralapú és digitális iratanyag esetében tíz munkanap, mikrofilmek esetében öt munkanap áll rendelkezésére a kikért iratanyag átvételére. Ha ez alatt az idő alatt nem veszi át az anyagot, és nem jelzi várható érkezésének idejét, a kutatótermi felügyelőnek joga van az anyagot visszavenni, és más kutató rendelkezésére bocsátani. A levéltári anyag kutatási ideje az átvételtől számított 30 nap, amely egyszeri alkalommal újabb 30 nap erejéig hosszabbítható.
Milyen körülmények között kutathatom az iratokat?
A kutató köteles megismerni és betartani a Kutatási szabályzat rendelkezéseit, a kutatótermi munkatárs pedig jogosult és köteles a levéltári anyag használatára vonatkozó előírások betartását folyamatosan ellenőrizni.
A kutató köteles a számára kutatásra kiadott levéltári anyag rendjét és fizikai állapotát megőrizni. A levéltári iratokon bármiféle jel, jelzés vagy javítás alkalmazása, az iratok rendjének megbontása, az iratokon történő jegyzetelés tilos.
A kutatóterembe a kutató csak ceruzát, saját jegyzeteit, írólapokat, hordozható számítógépet, fényképezőgépet, mobiltelefont, tabletet vihet be, egyéb csomagjainak biztonságos őrzéséről a levéltár gondoskodik. A kutatóterembe táskát, ételt, italt, személyekre vagy az iratanyagra veszélyes tárgyat bevinni, valamint ott hangosan beszélni, telefonálni, a többi kutató vagy a kutatószolgálati személyzet munkáját bármi módon zavarni tilos.
A kutató a kutatóteremben elhelyezett kézikönyvtári anyagot annak rendjének megőrzésével használhatja.
Ha működik az adott épületben levéltári tudományos szakkönyvtár, a kutató ennek szolgáltatásait is igénybe veheti adott évre szóló érvényes látogatójeggyel.
Van-e lehetőség az iratok interneten keresztüli kutatására?
A MNL Borsod-Abaúj-Zemplén Vármegyei Levéltára iratanyagának egy része (pl. vármegyei közgyűlési jegyzőkönyvek, címeres nemeslevelek, gyászjelentések, MSZMP kongresszusok és konferenciák hangfelvételei stb.) interneten keresztül is elérhető, s térítésmentesen kutatható az AdatbázisokOnline (adatbazisokonline.mnl.gov.hu) felületén. Egyéb anyagok kizárólag másolatmegrendeléssel kutathatók elektronikusan, melynek költségét a kutató fizeti.
Van-e lehetőség az iratok másolására, fotózására?
Igen, van. Két fajta lehetőség áll rendelkezésre:
1. A levéltár által végzett másolatkészítés
A kutatásra kiadott levéltári anyagról a kutató saját költségén, erre rendszeresített nyomtatványon igényelhet másolatot a levéltári kollégáktól.
Hagyományos fénymásolat készíthető arról az iratról, amelynél állományvédelmi aggályok nem merülnek fel. Nem fénymásolható: kötet, fűzött irat, pergamen alapú irat, pecséttel ellátott irat, A/3 méretnél nagyobb irat, térkép, tervrajz. Ezekről csak digitális felvétel készíthető.
Ha a kutató a személyes adatot tartalmazó levéltári anyagról anonimizált másolat kiadását kéri, illetve ha részére csak ilyen adható ki, akkor a felmerülő költségeket a kutatónak előzetes nyilatkozatával vállalnia kell.
Az intézményi másolás költségeit a Kutatási szabályzat (16. sz.) melléklete tartalmazza.
A másolat(ok) átvétele minden esetben a másolási díj kiegyenlítése után történik.
2. Kutató által végzett másolatkészítés saját eszközzel
A kutató a kutatóteremben fotójegy ellenében saját fényképezőgéppel, mobiltelefonnal vagy tablettel is készíthet felvételt az iratokról. Felvétel minden kiadott levéltári anyagról készíthető, kivéve a másolatban (mikrofilm, digitális felvétel) már meglévő anyag eredetiben engedélyezett kutatása során kiadott anyagot. A felvételek elkészítéséhez nem szabad állványt, külön megvilágítást és egyéb különleges fotótechnikai eszközt vagy módszert alkalmazni.
A levéltár kutatói számára többféle fotójegyet biztosít, amelyek árát a Kutatási szabályzat Levéltári szolgáltatások díjszabása című melléklete (16. sz. melléklet) tartalmazza.
Állami anyakönyvek másodpéldányairól a kutatók nem készíthetnek, és nem is készíttethetnek másolatot, erre kizárólag ügyfeles tájékoztatás esetében kerülhet sor.
Hogyan használhatom fel a levéltárban készített felvételeket interneten vagy kiadványokban?
A levéltárban őrzött anyagról bármilyen úton és technikával elkészített másolatot a kutató kizárólag kutatási célra használhatja fel. A másolatot bármilyen módon nyilvánosságra hozni, nyomtatott vagy elektronikus úton közzétenni csak a levéltár előzetes hozzájárulásával, a megállapított közlési díj kiegyenlítését követően szabad.
Közlési engedély kizárólag az erre rendszeresített formanyomtatványon (Kutatási szabályzat 10. sz. melléklete) kérhető.
A Magyar Nemzeti Levéltár hatályos Kutatási Szabályzata itt érhető el.
