Kutatás

Az Országos Levéltárban történő kutatással kapcsolatos információkat itt találhat, a családfakutatásról itt olvashat, a megyei levéltárakkal kapcsolatban pedig az adott levéltár oldalán.

 

A Magyar Nemzeti Levéltár kutatási szabályzata

 

 

I. Bevezetés

A Magyar Nemzeti Levéltár (a továbbiakban: MNL) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.), a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27) EMMI rendelet (a továbbiakban: Rendelet), az anyakönyvi eljárásról szóló 2010. évi I. törvény (a továbbiakban: Atv.), illetve az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) alapján az őrizetében lévő iratanyagok kutatási célú használatát és kutatótermeinek működését az alábbiak szerint határozza meg.

 

E szabályzat alkalmazása során:

1. érintett: minden olyan természetes személy, akinek személyes adata a levéltár kezelésében levő iratokban bármilyen jogcímen szerepel.

2. anonimizálás: az érintett és a rá vonatkozó adat közötti kapcsolat felismerését kizáró technikai eljárás.

3. Személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat – különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret –, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés.

4. Különleges adat: a) a faji eredetre, a nemzeti és etnikai kisebbséghez való tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdekképviseleti szervezeti tagságra, a szexuális életre vonatkozó személyes adat; b) az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre vonatkozó személyes adat, valamint a bűnügyi személyes adat.

5. Bűnügyi személyes adat: a büntetőeljárás során vagy azt megelőzően a bűncselekménnyel vagy a büntetőeljárással összefüggésben, a büntetőeljárás lefolytatására, illetve a bűncselekmények felderítésére jogosult szerveknél, továbbá a büntetés-végrehajtás szervezeténél keletkezett, az érintettel kapcsolatba hozható, valamint a büntetett előéletre vonatkozó személyes adat.

6. Üzleti titok: „a gazdasági tevékenységhez kapcsolódó minden nem közismert vagy az érintett gazdasági tevékenységet végző személyek számára nem könnyen hozzáférhető olyan tény, tájékoztatás, egyéb adat és az azokból készült összeállítás, amelynek illetéktelenek által történő megszerzése, hasznosítása, másokkal való közlése vagy nyilvánosságra hozatala a jogosult jogos pénzügyi, gazdasági vagy piaci érdekét sértené vagy veszélyeztetné, feltéve, hogy a titok megőrzésével kapcsolatban a vele jogszerűen rendelkező jogosultat felróhatóság nem terheli.” (2013. évi V. tv. 2:47. § (1) bek.)

7. Banktitok: minden olyan, az egyes ügyfelekről (pénzügyi intézménytől pénzügyi szolgáltatást igénybe vevő minden természetes, vagy jogi személy) a pénzügyi intézmény rendelkezésére álló tény, információ, megoldás vagy adat, amely ügyfél személyére, adataira, vagyoni helyzetére, üzleti tevékenységére, gazdálkodására, tulajdonosi, üzleti kapcsolataira, valamint a pénzügyi intézmény által vezetett számlájának egyenlegére, forgalmára, továbbá a pénzügyi intézménnyel kötött szerződéseire vonatkozik. (2013. évi CCXXXVII. tv. 160. § (1) bek.).

 

II. A szabályzat hatálya

A jelen szabályzat kiterjed az MNL Országos Levéltára, valamint a megyei levéltárak által működtetett valamennyi kutatóteremre.

 

III. A levéltári anyag kutatására vonatkozó általános rendelkezések

  1. A levéltári kutatásról

1.1. A közlevéltárban őrzött, az 1990. május 1-je után keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított harminc éven túli az 1990. május 2-a előtt keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított tizenöt éven túli levéltári anyagban – az Ltv. 24–25. §-aiban foglalt kivételekkel (l. jelen szabályzat 2. pontja) –, továbbá időbeli korlátozás nélkül abban a levéltári anyagban, amelyet már nyilvánosságra hoztak, illetőleg amelynek tartalmát az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény szerint mindenki megismerheti, a kutatni kívánt téma megjelölését tartalmazó kérelemre bármely természetes személy ingyenesen kutathat, és a kutatásra kiadott levéltári anyagról saját költségén másolatot készíthet, illetve készíttethet.

1.2. Az MNL őrizetében lévő iratanyagban térítésmentesen kutathat minden magyar és külföldi állampolgár, a jelen szabályzat, valamint a vonatkozó törvények és rendeletek betartásával. 18 éven aluliak számára látogatói jegy szülői (vagy tanári) felelősségvállalás mellett adható. (1. számú melléklet)

1.3. A kutatáshoz az Ltv. 22. § (1) bekezdése értelmében kérelem benyújtása szükséges. A kutatási kérelemnek tartalmaznia kell a kutatni kívánt téma megjelölését; a kutatni kívánt téma időhatárát; a kutatás célját. (2. számú melléklet)

1.4. A közlevéltár az őrizetében lévő levéltári anyagban kutatást végző személy részére – a kutatás megkezdése előtt – látogatói jegyet ad ki. A látogatói jegy tartalmazza a kutató természetes személyazonosító adatait és lakcímét. A látogatói jegy kiadásakor a közlevéltár nyilvántartásba veszi a kutató természetes személyazonosító adatait, illetve lakcímét. A kiadott látogatói jegy a ScopeArchiv kutatószolgálati moduljának bevezetése után az MNL minden megyei levéltárában, valamint az Országos Levéltár kutatótermeiben is érvényes lesz. Addig az MNL Országos Levéltárban kiadott látogatói jegyet birtokosa csak az Országos Levéltár kutatótermeiben használhatja. A megyei levéltárakban kiadott látogatói jegy az adott megyei levéltárban használható. A látogatói jegy személyre szól, másra át nem ruházható. A látogatói jegyet és a kutatási kérelmet évenként meg kell újítani.

1.5.    A közlevéltár a kutatásra átadott levéltári anyagról nyilvántartást vezet, a kutató személyes adatainak védelméről az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény rendelkezései szerint gondoskodik [Ltv. 22. § (4)].

 

  1. Kutatási korlátozások

2.1. Az adatvédelem

  1. Ha a törvény másként nem rendelkezik, a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag az érintett halálozási évét követő harminc év után válik bárki számára kutathatóvá. A védelmi idő, ha a halálozás éve nem ismert, az érintett születésétől számított kilencven év, ha pedig a születés és a halálozás időpontja sem ismert, a levéltári anyag keletkezésétől számított hatvan év [Ltv. 22. § (1) és 24. § (1)]. Ezen védelmi időn belül a személyes és a különleges adatot tartalmazó levéltári anyag nem megismerhető, nem kutatható és arról másolat sem készíthető. Ez a rendelkezés azt a kötelezettséget jelenti a levéltár számára, hogy a levéltári anyagban történő kutatást megelőzően meggyőződjék arról, hogy a védelmi idő eltelt.

Ha az érintett halálozásának ténye és ideje a kutatni kívánt iratanyagból vagy a levéltári nyilvántartó rendszerből (ScopeArchiv) való lekérdezés útján, vagy a kutató által hitelt érdemlően közölt adatokból nem állapítható meg, akkor az úgy tekintendő, hogy nem ismert. Ebben az esetben a születéstől számított kilencven évet kell a védelmi időnek tekinteni. Ha ugyanilyen módon az sem állapítható meg, akkor a védelmi idő a kutatni kívánt levéltári anyag keletkezésétől számított hatvan év.

  1. A védelmi időn belül történő kutatás tilalmának főszabálya alól az Ltv. 24, § (2) bekezdése három kivételt ismer el, amelyek lehetőséget biztosítanak a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag megismerésére és kutatására. Ezek az esetkörök eltérő kötelezettségeket jelentenek a kutatásra történő előkészítéskor:
  1. Az Ltv. 24. § (2) bekezdés a) pontja szerint akkor kutatható valamely, személyes adatot tartalmazó levéltári anyag, ha a kutatás anonimizált másolattal is megvalósítható. Ebben az esetben valamennyi olyan személyes adatot ki kell takarni a levéltári anyagból, amely alapján az érintett kilétére következtetni lehet. Az Ltv. 24. § (2) bekezdés a) pontja nem alkalmazható abban az esetben, ha a kutató előtt kifejezetten ismert a levéltári anyagban szereplő személy kiléte, így például ha a kutató meghatározott élő természetes személy levéltári anyagába kér betekintést. Meghatározott élő természetes személy neve alapján kikért iratanyag anonimizált másolatban sem kutatható.
  2. Az Ltv. 24. § (2) bekezdés b) pontja alapján akkor kutatható a levéltári anyag, ha az érintett vagy annak halálát követően bármely örököse, a Polgári Törvénykönyv szerinti hozzátartozója vagy bejegyzett élettársa hozzájárul. Az Ltv. megköveteli, hogy az írásbeli nyilatkozatban kifejezetten szerepeljen az, hogy az érintett (vagy örököse, hozzátartozója, bejegyzett élettársa) beleegyezik a személyes adatai kutatás célja szerinti felhasználásába, az iratok másolásába. Amennyiben a személyes adatokat tartalmazó iratok védelmi időn belüli kutatásának engedélyezésére az érintett vagy hozzátartozója hozzájárulása alapján kerül sor, a hozzájárulásnak egyértelműen ki kell térnie a másolatok készíthetőségének és az adatok felhasználhatóságának kérdésére is. Több érintett esetén csak mindegyikük hozzájárulásával készíthető anonimizálatlan másolat, s az adatok felhasználása tekintetében is feltétel az érintettek egyező véleménye. Ebben az esetben a kérőlapon rögzített kérés teljesítése során a kutatótermi munkatársnak és/vagy az iratanyagot őrző szervezeti egység ügyrendben rögzített felelősének felelőssége, hogy azt megvizsgálja, hogy a kutatáshoz valóban az érintett (vagy örököse(i), hozzátartozója, bejegyzett élettársa) adott-e hozzájárulást, illetve azt, hogy a beleegyezés kifejezett és egyértelmű legyen. Több érintett esetén mindegyikük hozzájárulásának rendelkezésre kell állnia. Kétség esetén azt kell vélelmezni, hogy az érintett a hozzájárulását nem adta meg. Az eredeti hozzájárulás a kutatási kérelem mellékleteként őrzendő meg.
  3. A levéltár az Ltv. 24. § (2) bekezdés c) pontja szerinti tudományos célú kutatást akkor köteles engedélyezni, ha a kutató csatolja a tudományos kutatást rendeltetésszerűen végző, közfeladatot ellátó szervnek – a kutató részletes kutatási terve alapján megadott – támogató állásfoglalását. A támogatói állásfoglalásnak minden esetben tartalmaznia kell az aláíró személy olvasható nevét és beosztását és az intézmény hivatalos bélyegzőjének lenyomatát. A támogató állásfoglalás kiadására a tudományos kutatást rendeltetésszerűen végző közfeladatot ellátó szerv vezetője illetékes (a kutatási téma szerint illetékes MTA kutatóintézetek vezetői, jogszabállyal vagy kormányhatározattal létrehozott kutatóintézetek vezetői, akkreditált felsőoktatási intézmények vezetői és oktatási szervezeti egységeinek vezetői, jogszabállyal vagy kormányhatározattal létrehozott, tudományos kutatást is előírt feladatként végző közalapítványok, a múzeumok és a nemzeti könyvtár vezetői, továbbá a közlevéltárak vezetői). (3. számú melléklet)

AZ MNL nem adhat támogatói nyilatkozatot a saját anyagában történő kutatáshoz, csak saját munkatársai részére. A támogatói állásfoglalás a kiadásától számított harmadik naptári év végéig érvényes.

  1. Az anonimizálás során alkalmazandó eljárás

A levéltár az anonimizáltan kutatható iratokat másolatban, a kutató számára meg nem ismerhető adatokat olvashatatlanná téve adja ki. Az anonimizálás során alkalmazandó fő szabályok: 1. Minden irat minden oldalát át kell nézni, el kell olvasni, mert bármelyik irattípusban előfordulhat személyes adat. 2. Az irat anonimizálását az iratanyagot őrző szervezeti egység ügyrendben rögzített felelősének kell elvégezni, szükség esetén konzultálva szervezeti egységének vezetőivel. 3. Az anonimizált másolat készítése során csak jogszabály által védendő adatokat szabad a szövegből törölni. Olyan információkat, melyek védelmét jogszabály nem írja elő, a kutató elől nem lehet elzárni. 4. Az anonimizált másolatot úgy kell elkészíteni, hogy a szöveg belső összefüggései lehetőleg fennmaradjanak és ügyelni kell arra, hogy a megmaradt szövegrész lehetőleg értelmes legyen. 5. Az anonimizálást úgy kell elvégezni, hogy a felismerhetetlenné tett karaktereknek az adathordozón való elhelyezkedése látható legyen. 6. Ha az anonimizálás informatikai eszköz igénybe vételével történik és a kutató részére az anonimizált másolat elektronikus módon kerül átadásra, csak olyan megoldás alkalmazható, mely az elektronikus úton történő anonimizálás irreverzibilisségét biztosítja. 7. Az anonimizálás során készült köztes másolati példányt a kutatói adatlap mellett meg kell őrizni. Elektronikus módon történt anonimizálás esetén az anonimizált elektronikus iratot az MNL archív tárhelyén erre a célra kijelölt könyvtárban az MNL digitalizálási szabályzatában leírtak szerinti fájlelnevezéssel kell elmenteni.

  1. Az 1990. május 1-je után keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított harminc év lejárta előtt a belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítést tartalmazó levéltári anyagban folytatható kutatást az átadó szerv hozzájárulásával a levéltári anyagot őrző levéltár engedélyezi. Az engedélyezést az átadó szervnél a kutatónak kell kezdeményeznie. Jogutód nélkül megszűnt szerv levéltári anyagában a kutatást a levéltári anyagot őrző levéltár vezetője engedélyezi [Ltv. 23. § (1)]. (4. számú melléklet)
  1. Az állami anyakönyvi másodpéldányok kutatása

Az 1980. december 31-ig vezetett állami anyakönyv MNL megyei levéltárai által őrzött másodpéldányaiban lévő adatok az Atv. 93/A. § értelmében a következőképpen kutathatók:

  1. az érintett halálozási évét követő harminc év után,
  2. ha a halálozás éve nem ismert, az érintett születésétől számított száz év, vagy - ha az későbbi - a bejegyzés keletkezésétől számított hetvenöt év után,
  3. ha sem a születés, sem a halálozás időpontja nem ismert, a bejegyzés keletkezésétől számított hetvenöt év után.

A kutatást a levéltár csak teljes anyakönyvi kötetek kutatók részére történő rendelkezésre bocsátásával tudja lehetővé tenni, amelynek során az adatok egyenkénti vizsgálatára nincs lehetőség. Ezért csak olyan kötetek tehetők bárki számára kutathatóvá, amelyek esetében az adatok egyenkénti vizsgálata nélkül is kizárható olyan adatok kiadása, amelyek esetében a védelmi idő még nem telt le. Ennek alapján

  1. Halálozási anyakönyvek az érintettek halálozása óta eltelt 30 év után válnak bárki számára kutathatóvá.
  2. Születési anyakönyvek esetében az utólagos bejegyzések révén általában ismertnek kell tekinteni a halálozás időpontját. Miután az adatok egyenkénti vizsgálatára nincs mód, azt a legtágabb időkört kell figyelembe venni, amelynek eltelte után bizonyosan nem kerül kiadásra 30 éven belül elhunyt személy adata. Ennek alapján a születési anyakönyvek a keletkezésüktől számított 130 év elteltével válnak bárki számára kutathatóvá.
  3. Házassági anyakönyvek esetében a házasfelek születési ideje minden esetben ismert. Ha a születéstől számított 100 év már eltelt, de a bejegyzés keletkezésétől számított 75 év még nem, akkor az adat nem tehető kutathatóvá. Miután az adatok egyenkénti vizsgálatára nincs mód, a kötetek kiadásának elbírálásakor azt a legtágabb időkört kell figyelembe venni, amelynek letelte után biztosan nem kerül kiadásra 100 éven belül született személy adata. Az 1894. évi XXXI. tc. 7. §-a a házasságkötés alsó korhatárát nők esetében 16 év betöltésében határozta meg, de ez alól az igazságügyminiszter felmentést adhatott. Feltételezhető tehát, hogy a házassági anyakönyvekben ennél fiatalabb korban házasságot kötött személyek adatai is szerepelnek. Alsó korhatárként ezért a 14. életév betöltését szükséges figyelembe venni. Ez alapján, a házassági anyakönyvek a keletkezésüktől számított 86 év eltelte után válnak bárki számára szabadon kutathatóvá.

A védelmi idő lejárta előtt az Atv 93/A. § (2) a levéltári törvénnyel ugyan összhangban, de csak az érintett vagy örököse saját bejegyzése tekintetében teszi lehetővé a kutatást (ld. jelen szabályzat III. 2.1.b pontját). Mivel a kutatás során, teljes anyakönyvek kiadásakor nem biztosítható, hogy a kutató csak az érintett saját bejegyzését kapja meg, ezért az a kutató, aki az érintett vagy örököse hozzájárulásával kutatja az anyakönyvet, ezt a levéltárban csak ügyfeles tájékoztatás keretében teheti meg. Erre vonatkozóan ld. az 2/2017. (01.16.) − főigazgatói utasítást.

Az Atv 93/A. § (5) értelmében, ha a kutató a kutatást tudományos célból végzi, a kutatás az anyakönyvi bejegyzés keletkezését követő harminc év elteltével, a jogszabályban meghatározott védelmi időn belül is lefolytatható, feltéve, hogy a kutatás a Ltv-ben meghatározott, a kutatási tervre és az arra jogosult intézmény támogató állásfoglalására, továbbá a személyes adatok kezelésére vonatkozó előírásoknak és az Atv. 93/A. § (4) bekezdésben foglaltaknak megfelel. Az MNL megyei levéltáraiban őrzött anyakönyvi másodpéldányok keletkezése óta 30 év eltelt. Ezért tudományos célú kutatás esetén jelen Kutatási Szabályzat III.2.1.b. (3.) szerinti eljárásrend alkalmazandó.

f)       A védelmi idők betartását, az anonimizálási eljárás jogszerű végrehajtását az iratanyag őrzéséért felelős szervezeti egység ügyrendben rögzített felelősének kell elvégezni, kétség esetén konzultálnia kell szervezeti egységének vezetőivel. A végső döntés a szervezeti egység vezetőjének (Országos Levéltár esetében a főosztályvezetők, a megyei levéltárak esetében az igazgatók) felelőssége. Indokolt esetben az országos levéltári vagy a megyei levéltári főigazgató-helyettes dönt.

 

2.2.    Az adatkezelés módja

  1. a kutatónak írásos nyilatkozatban vállalnia kell, hogy a megismert és kigyűjtött személyes adatokat az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvénynek a tudományos kutatás céljára való adatkezelésre vonatkozó előírásai (2011. évi CXII. tv. 12. §) szerint meghatározott módon kezeli és használja fel, azaz:
  1. külön kell tárolni azokat a személyes adatokat, amelyek meghatározott vagy meghatározható természetes személy azonosítására alkalmasak. Ezek az adatok más adatokkal csak akkor kapcsolhatók össze, ha az a kutatás céljára szükséges.
  2. tudományos kutató személyes adatot csak akkor hozhat nyilvánosságra, ha az érintett ahhoz hozzájárult, vagy az a történelmi eseményekről folytatott kutatások eredményeinek bemutatásához szükséges.
  1. A kutatónak emellett írásos nyilatkozatban meg kell jelölnie az adatkezelés helyét. (5. számú melléklet)
  1. A tudományos kutató az Ltv. 24. § (2) bekezdés c) pontja alapján végzett tudományos célú kutatás során feltárt személyes adatot tartalmazó iratról az Ltv. 24. § (1) bekezdésében meghatározott védelmi idő lejárta előtt is készíttethet nem anonimizált másolatot.
  1. Az Atv. 93/A. § (4) bekezdés alapján az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény szerinti különleges adatok az anyakönyvek kutatása során személyazonosításra alkalmas módon – védelmi időtől függetlenül – nem rögzíthetők és nem használhatók fel, kivéve, ha az érintett, vagy az érintett halálát követően leszármazója ahhoz hozzájárult, vagy a kutatást ő végzi. Mivel az 1950-ig vezetett anyakönyvekben szerepelnek felekezeti hovatartozásra vonatkozó adatok, a halálozási anyakönyvek pedig a halálok rögzítésével sok esetben egészségi állapotra vonatkozó, illetve arra következtetést engedő adatot tartalmaznak, a kutatásra kiadott anyakönyvekről nem adható ki és a kutató által sem készíthető másolat. Ilyen célú másolás céljára fotójegy sem vásárolható. Az anyakönyvekről másolat kizárólag ügyfeles tájékoztatás keretében történhet. Erre vonatkozóan ld. az 2/2017. (01.16.) − főigazgatói utasítást. A különleges adatok rögzítésének tilalma azt jelenti, hogy a kutatás megkönnyítése érdekében a kutató ugyan a különleges adatot megismerheti, arról azonban másolatot, feljegyzést, felvételt nem készíthet, azzal az adatot bármilyen formában megörökítő műveletet sem folytathat. Így a megismerés által az adat kizárólag a kutató emlékében maradhat fenn, de azt semmilyen formában nem használhatja fel és nem továbbíthatja, illetve később sem rögzítheti.

 

2.3.    Külföldi kutatókra vonatkozó, adatvédelemmel kapcsolatos jogszabályok

  1. A személyes adatok azonos védelmét biztosító ország (ld. 9. sz. melléklet) kutatója számára tudományos célból az Ltv. 24. § (1) bekezdésében meghatározott védelmi idő lejárta előtt is engedélyezhető a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag kutatása, feltéve, ha az Ltv. 22. § (1) bekezdésében meghatározott 30 vagy 15 év már eltelt. A kutatás akkor engedélyezhető, ha a kutató bemutatja a Magyar Tudományos Akadémia kutatási téma szerint illetékes bizottságának vagy intézetének – a kutató részletes kutatási terve alapján megadott – támogató állásfoglalását és írásos nyilatkozatban vállalja, hogy a megismert és kigyűjtött személyes adatokat országa adatvédelmi szabályai szerint kezeli és használja fel [Ltv. 24/A. § (1)]. (6. számú melléklet)
  1. Az Ltv. 24/A. § (1) bekezdés szerint engedélyezett kutatás során feltárt iratok másolhatóságát illetően az Ltv. 24. § (6) bekezdésében foglaltakat kell alkalmazni. [Ltv. 24/A. § (2)].
  2. A Kormány a jogszabály alapján felhatalmazással rendelkezik arra, hogy személyes adatot – ideértve a különleges adatot is – tartalmazó levéltári anyag másolatának, a történelmi eseményekről folytatott kutatások eredményeinek bemutatása céljából, külföldi tudományos intézmény részére, az Ltv. 24. § (1) bekezdésében meghatározott védelmi idő lejárta előtt történő átadása tárgyában adatvédelmi szerződést kössön [Ltv. 24/A. § (3)].
  3. A Ltv. 24/A. § (3) bekezdésben meghatározott adatvédelmi szerződésen alapuló adattovábbítást – az Ltv. 24. § (1) bekezdésében foglalt védelmi idő lejártáig – az érintett, illetőleg annak halálát követően bármely örököse vagy hozzátartozója megtilthatja. A tiltakozási jog gyakorlásával kapcsolatos eljárás szabályait a kultúráért felelős miniszter állapítja meg [Ltv. 24/A. § (4)].
  4. A nem Európai Gazdasági Térség tagállamának állampolgára kutatásának engedélyezésekor figyelembe kell venni az Infotv. 8. §-ának a kutatással kapcsolatba hozható rendelkezéseit:
  1. személyes adatot az adatkezelő harmadik országban adatkezelést folytató adatkezelő részére akkor továbbíthat, ha ahhoz az érintett hozzájárult, vagy törvény lehetővé teszi;
  2. a hozzájárulást megadottnak kell tekinteni az érintett közszereplése során általa közölt vagy nyilvánosságra hozott személyes adatok tekintetében;
  3. kétség esetén azt kell vélelmezni, hogy az érintett a hozzájárulását nem adta meg.

 

2.4.    A minősített adat, banktitok, üzleti titok védelme, átadó szerv vagy személy korlátozása

  1. A minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártáig a minősített adatot vagy törvényben meghatározott egyéb más titkot tartalmazó levéltári anyagban csak a minősítő hozzájárulásával folytatható kutatás [Ltv. 25. § (1)]. (7. számú melléklet)
  1. A hitelintézet jogutód nélküli megszűnését követő hatvan évig csak a törvényben felsorolt kivételek szerint (a pénzügyi intézmény, illetve az ügyfél felhatalmazása alapján) hozzáférhető a hitelintézet által kezelt üzleti vagy banktitkot tartalmazó irat. (2013. évi CCXXXVII. tv. 165. § (1) – (4) bek.)
  1. Nem engedélyezhető továbbá a kutatás:
  1. a nemzetközi kötelezettségvállalás körében keletkezett, illetőleg külföldi szerv vagy személy által átadott iratokban a nemzetközi szerződésben, illetőleg az átadó által meghatározott ideig;
  2. abban a köziratnak nem minősülő levéltári anyagban, amely az átadó szerv vagy természetes személy által meghatározott feltételek alapján még nem kutatható [Ltv. 25. § (2)];
  3. a nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvény 2. melléklet I. pontjában meghatározott gazdasági társaságok levéltárba adott irataiban, ha kutathatóságot illetően az átadó szerv így rendelkezett [vö. Ltv. 32. §. (1) – (3)].

 

2.5.    Állományvédelem

Ha a levéltári anyag fizikai állapota miatt nem bocsátható a kutató rendelkezésére, a levéltár – a kérelmező saját költségére – másolat készítésével teljesíti a kérelmet, ha a másolat készítése nem jár az eredeti levéltári anyag további megrongálódásának vagy megsemmisülésének veszélyével, illetőleg nem jár a szokványos másolatkészítési díj ötszörösét meghaladó költséggel. Az utóbbi esetben azonban, ha a kérelmező a többletköltséget megfizeti, a levéltár köteles elkészíteni a másolatot [Ltv. 25. § (3)].

2.6.    Tájékoztatási rend kutatási kérés megtagadása esetén, indoklási kötelezettség, jogorvoslat

  1. Ha a kutató által kért irat, vagy iratanyag egy része a fentiek szerinti kutatási korlátozás alá esik, arról az iratanyag őrzéséért felelős vagy a kutatótermi levéltáros haladéktalanul tájékoztatja a kutatót, megjelölve a hozzáféréshez szükséges teendőket.

A kutatási korlátozások alóli felmentések megadását a kutató kérelmezi a levéltárnál, illetve az illetékes szervnél, személynél levéltár által meghatározott formanyomtatványon (3. számú, 4. számú, 7. számú, 8. számú mellékletek).

  1. A kutatási kérelem részleges vagy teljes megtagadását a levéltár köteles írásban megindokolni [Ltv. 26. § (1)].
  1. A kutatási vagy a tájékoztatási kérelem részleges vagy teljes megtagadása esetén a kérelmező bírósághoz fordulhat [Ltv. 29. § (1)]

 

  1. A kutatótermek működési rendje

3.1. A kutathatóság rendje és a kutatószolgálat munkatársai

  1. A levéltár az őrizetében lévő levéltári anyagról és annak kutatási rendjéről honlapján és más közzétételi felületein keresztül tájékoztatja kutatóit.
  1. A levéltári anyagban folyó kutatáshoz kutatónként és kutatási témánként új kutatási kérelmet kell benyújtani. A ScopeArchiv kutatószolgálati moduljának teljes körű bevezetése után ugyanabban a témában, de különböző tagintézményekben folytatott kutatómunka esetén elegendő lesz egy helyen leadni a kutatási kérelmet. Addig csak az Országos Levéltárban ugyanabban a témában, de különböző kutatóteremben folytatott kutatómunka esetén elegendő egy helyen leadni kutatási kérelmet.
  1. A kutatóterem általános felügyelete és működtetése a levéltár ügyrendjében meghatározott, erre kijelölt munkatársak feladata.

 

3.2. Nyitvatartás

  1. A levéltár a kutatók részére a kutatás lehetőségét a Rendelet 42. § (1) pontjában foglaltaknak megfelelően legalább a hét négy munkanapján minimum 30 órában biztosítja.
  1. A levéltár általános nyitvatartási rendjéről és annak változásairól kutatóit a levéltár honlapján és más közzétételi felületein keresztül tájékoztatja.
  1. A kutatóterem nyitvatartása idején a levéltár köteles gondoskodni a kutatóterem állandó felügyeletéről, a levéltári anyag sérülésmentes és biztonságos körülmények közötti kutathatóságáról, a kutatók levéltári anyaggal való ellátásáról és megfelelő szakmai tájékoztatásáról [Rendelet 42. § (3)].

 

3.3. Kutatótermi adminisztráció/Nyilvántartások

  1. A levéltár az általa kiadott látogatói jegyet és az abban foglalt adatokat – az Ltv. 22. §-ának (2)–(4) bekezdésében foglaltak szerint – nyilvántartja.
  1. A kutatószolgálat menetének áttekintése és ellenőrzése, valamint a statisztikai adatszolgáltatás pontossága érdekében a levéltári kutatással összefüggésben a megyei levéltárak mindaddig vezetik papíralapú nyilvántartásaikat (kutatási napló, és kérőlap iktatókönyv), amíg nem valósulnak meg a feltételek a ScopeArchiv elektronikus nyilvántartó program kutatószolgálati moduljának használatára. A kutatónapló rögzíti: 1. a kutatási eset sorszámát, 2. a kutató nevét, 3. a kutatás dátumát, 4. a látogatói jegy iktatószámát, 5. a levéltári anyagot igénylő kérőlap sorszámát, 6. a kért levéltári anyag jelzetét.  A kérőlapokat naptári évenként eggyel kezdődő számsorrendben a külön e célra rendszeresített iktatókönyvben kell nyilvántartani. Az Országos Levéltár a kutatószolgálat menetének áttekintésére és ellenőrzésére, valamint statisztikai adatszolgáltatásra alkalmas nyilvántartóprogramot (ScopeArchiv) használ. A levéltár a kutatók személyes adatain, kutatási kérelmeiken kívül, a látogatójegy dossziéban nyilvántartja a kutatók kutatási eseteinek időpontját, a levéltári anyag igényléséről szóló kutatói kérőlapok azonosítóját, valamint az elektronikus tárhely útján történő teljesítésre irányuló kutatói kérőlapok számát.

 

3.4. A kutatóterem használata

  1. A kutató köteles megismerni és betartani a jelen szabályzat rendelkezéseit, a kutatótermi felügyelő pedig jogosult és köteles a levéltári anyag használatára vonatkozó előírások betartását folyamatosan ellenőrizni.
  1. Az online nem elérhető levéltári anyag használata kutató részére csak a kutatóteremben engedélyezhető. A jelen szabályzatban meghatározott rendelkezéseket a kutató köteles betartani és a számára kutatásra kiadott levéltári anyag rendjét és fizikai állapotát megőrizni. A levéltári iratokon bármiféle jel, jelzés vagy javítás alkalmazása, az iratok rendjének megbontása, az iratokon történő jegyzetelés tilos. Amennyiben a kutató a kutatóterem rendjét bármi módon megzavarja vagy a kutatott iratanyag állapotát veszélyezteti, és e tevékenységét a kutatótermi felügyelő felszólítására sem függeszti fel, a kutatóterem felügyelője az iratanyagot visszaveheti és értesíti a vezetőt (az Országos Levéltár esetében az országos levéltári főigazgató-helyettes, a megyei levéltárak esetében az igazgató), aki a kutató adott naptári évre vonatkozó látogatói jegyét érvénytelenítheti, és az év során újabb látogatói jegy kiadását megtagadhatja. A levéltár vezetője erről a kutatót írásban köteles értesíteni és döntését megindokolni. A határozatot a kutató bíróságon megtámadhatja.
  1. A kutatói engedély részleges vagy teljes felfüggesztésével jár, ha a kutató a levéltárból levéltári anyagot tulajdonít el, a levéltári anyagot szándékosan vagy gondatlanságból megrongálja, a számára kiadott levéltári anyag rendjét önkényesen megváltoztatja, és a rend helyreállítására ismételt figyelmeztetés ellenére sem hajlandó.
  1. A kutatóterembe a kutató csak ceruzát, saját jegyzeteit, írólapokat, hordozható számítógépet, fényképezőgépet, mobiltelefont, tabletet vihet be, egyéb csomagjainak biztonságos őrzéséről a levéltár gondoskodik.
  1. A kutatóterembe ételt, italt bevinni, valamint ott dohányozni, telefonálni vagy a többi kutatót bármi módon zavarni tilos.
  1. A levéltár fenntartja magának a kutatás részleges vagy teljes felfüggesztésének jogát a kutatószolgálati személyzettel szembeni nem megfelelő (goromba, agresszív, sértő) magatartás tanúsítása, illetve bármilyen más, a személyzet és a többi kutató nyugalmát és a rendes munkavégzéshez való jogát megzavaró körülmény tartós fennállása (pl. nem tiszta ruházat, a közösségi helyeken elvárható testi higiénia hiánya, hangos beszéd, tiltott eszközök használata) esetén.

g)      Ha a kutató az iratanyag tanulmányozásához más személy segítségét is igénybe kívánja venni (pl. tolmács), számára is szabályszerű kutatási engedélyt kell kérni, ugyanolyan feltételekkel, mint amelyek magára a kutatóra is vonatkoznak.

 

  1. A levéltári anyag használata

4.1. A kikérés és a kiadás módja

  1. A kutatni kívánt levéltári anyagot a kérőlap, a kísérőlap és az őrjegy egyidejű kitöltését követően lehet a kutató rendelkezésére bocsátani. A kérőlapon a lehető legpontosabb jelzetmegadására kell törekedni. Minden fond/állag esetében külön kérőlap, minden jelzethez külön őrjegy kitöltése szükséges.
  1. Minden egyes önállóan kikért raktári és levéltári egységről külön-külön kell őrjegyet kiállítani.
  1. A kérőlapokat a kutatás befejezésétől számított 15 évig iktatószámuk sorrendjében – nem nyilvános iratként – meg kell őrizni [vö. Rendelet 44. § (4)].
  1. A kísérőlapot a kutatás időtartama alatt az anyag mellett kell őrizni. A kísérőlap azon rovatait, amelyek a kutatásra kért levéltári anyag kezelésével kapcsolatosak – értelemszerűen – folyamatosan kell kitölteni. A kutatószolgálatot ellátó levéltári dolgozó felhívja a kutató figyelmét az anyag átadásakor arra, hogy az átvett anyag levéltári mennyiségét, rendjét és épségét – saját érdekében – még a kutatás megkezdése előtt ellenőrizze, észrevételeit közölje, mert ennek elmulasztása esetén a hiányosságokért, rendellenességekért felelősséggel tartozik.
  1. Másolatban (mikrofilm, fénymásolat, digitális felvétel stb.) is rendelkezésre álló levéltári anyag eredetiben történő kiadása állományvédelmi okokból nem lehetséges. Ha a kutató másolatban is rendelkezésre álló levéltári anyagot eredetiben szeretne kutatni, érdemi indoklást tartalmazó kérelmét a pontos jelzet megadásával az erre rendszeresített nyomtatványon nyújtja be. Az engedélyt az országos levéltári főigazgató-helyettes illetve a megyei levéltár igazgatók adhatják meg. (8. számú melléklet)
  1. A digitális másolatban meglévő levéltári anyag elektronikus tárhely útján történő rendelkezésre bocsátása esetén az eljárásrend a következő:
  1. A levéltár épületében elektronikus belső tárhely útján történő kiszolgáláshoz is szükség van hagyományos kérőlap kitöltésére, de az őrjegy kitöltése ebben az esetben nem szükséges. A kutatótermi munkatárs a kérőlapot fogadja, iktatja, az iratanyagért felelős levéltáros pedig kiszolgálja a kérést. A kutatót elektronikus levélben értesíti a kutatószolgálat arról, hogy a digitalizált iratanyag a kutatótermi gépeken elérhető. A kutatótermi munkatárs megbizonyosodik arról, hogy a kutatás befejezése után a kutató által használt számítógépet kikapcsolták, vagy újra indították, és az adatvédelmi jogszabályoknak megfelelően a digitalizált iratanyaghoz az arra jogosulatlan személy nem férhet hozzá. Az így kiszolgált iratanyag harminc napig érhető el, utána törlésre kerül. A digitalizált iratanyag jogosulatlan másolása, letöltése a látogatójegy visszavonását eredményezheti.
  2. A kutatási kérelem és a kutatói adatlap elektronikus úton is benyújtható az eleveltar.hu honlapon, amennyiben a rendszer ezt lehetővé teszi. Az elektronikus kérelem és adatlap kutató által történő benyújtása a kutató nyilvántartásba vételének, a személyes beiratkozásnak a meggyorsítását szolgálja. Az elp@mnl.gov.hu-ra érkező PDF-ből minden személyes adat rögzítésre kerül a ScopeArchivban. Ezt követően a kutatási kérelem aláírása, valamint a látogatójegy kiadása személyesen történik. Az elektronikus belső tárhelyen keresztül történő kutatások esetében is kérőlapot kell kiállítani és annak adatait fel kell vinni a ScopeArchiv hagyományos iratanyag kérőlapjainak megfelelően.

 

4.2. A kikérhető levéltári anyag mennyisége, a kérelem teljesítése

  1. A kutató számára egy kérőlapon kiadható iratmennyiség:
  • raktári egységenként kikért iratanyag esetében egy doboz vagy csomó,
  • tételekbe osztott anyagból legfeljebb öt tétel (az egy kérőlapon tételben kikért levéltári anyag összmennyisége nem haladhatja meg az egy dobozt vagy csomót),
  • oklevelekből, térképből vagy tervrajzból öt fizikai egység (lap, szelvény, atlaszok esetén kötet és füzet, stb.) a hozzájuk tartozó iratmellékletekkel együtt,
  • kötetek esetében legfeljebb 10 kötet,
  • mikrofilm esetében öt filmdoboz,
  • jelzetenként kikért iratanyag esetében legfeljebb 10 jelzetre kiterjedő mennyiség adható ki,

–   digitális állományok kutatása esetén esetén is a fenti szabályok érvényesek.

  1. Mikrofilmek kutatása esetén egyidejűleg legfeljebb 2, minden más esetben maximum 4 kérőlap adható le.
  1. Egy kutatónál egyszerre 2 kérőlapnyi iratanyag lehet, azaz a kutató által korábban leadott, a kutatóterembe vitt kérései közül egyszerre csak 2 kérőlapnyit kaphat meg, a következőt csak akkor, ha legalább az egyiket visszaadja. A kutatótermi asztalon csak egy doboz vagy csomó lehet nyitva. Ettől függetlenül a kutató adhat le újabb kérőlapot, 4 db/nap limittel.
  1. A levéltár a kikért anyag kutatásra történő előkészítésére vonatkozó határidőkről honlapján és saját közzétételi felületén tájékoztatja kutatóit.
  1. Az Országos Levéltár főosztályvezetője vagy a megyei levéltár igazgatója korlátozhatja a kutatást, illetve felfüggesztheti azt, amennyiben az adott iratanyag valamely levéltári feldolgozó vagy állományvédelmi munkafolyamat (pl. digitalizálásra való előkészítés, rendezés, segédletezés, restaurálás) vagy tudományos feldolgozás (kiadványkészítés) alatt áll. Ebben az esetben a kutatót a korlátozást elrendelő vezetőnek értesíteni kell a munkálatok befejeződésének várható időpontjáról.
  1. A kutatók a kutatni kívánt iratanyag pontos jelzetének ismeretében kutatótermi kéréseiket elektronikus formában (e-mailben vagy online kitöltött kérőlap) is leadhatják a kutatószolgálatnak.
  1. A kutató a levéltári anyag átvételét a kérőlap keltezett aláírásával igazolja.

 

5.      A levéltári anyag visszaadása

5.1.    Amennyiben a kutató a számára kiadott levéltári anyagban a kutatást egyetlen alkalommal nem fejezi be, kérésére a kutatóterem felügyelője a levéltári anyagot visszatarthatja, és részére a tovább kutatandó levéltári anyag elhelyezésére egyedi, zárható kutatótermi szekrényrészt biztosít. Ennek hiányában zárt helyen biztosítja az anyag kutatótermi tárolását. Az egy kérőlapon kikért levéltári anyagot egyszerre kell visszaadni.

5.2.    A kutatónak hagyományos és digitális iratanyag esetében tíz munkanap, mikrofilmek esetében öt munkanap áll rendelkezésére a kikért iratanyag átvételére. Ha az alatt az idő alatt nem veszi át az anyagot, és nem jelzi várható érkezésének idejét, a kutatótermi felügyelőnek joga van az anyagot visszavenni, és más kutató rendelkezésére bocsátani. A levéltári anyag kutatási ideje az átvételtől számított harminc nap. A hagyományos levéltári anyag esetében, ha a kutató ennek az időtartamnak a leteltével nem jelzi megkezdett kutatásának folytatását, a kutatótermi felügyelőnek joga van az anyagot visszavenni, őrzési helyére visszaküldeni vagy más kutató rendelkezésére bocsátani. A kutató számára félretett iratanyagot a levéltár átmenetileg visszaveheti intézményi érdekből a kutató beleegyezése nélkül is, erről a kutatót haladéktalanul tájékoztatni kell.

5.3.    A kutatás befejezésekor a kutatóterem felügyelője a levéltári anyag visszavételének tényét a kérőlapon és a kísérőlapon is rögzíti, és ennek igazolására a kísérőlapot átadja a kutatónak. Az erre kijelölt munkatársak a lehető legrövidebb időn belül elvégzik az anyag épségének és rendjének felülvizsgálatát, és az ellenőrzés tényét keltezett kézjegyükkel rögzítik a kérőlapon. Ha a kutató nem tart igényt a kísérőlapra, a kísérőlap megsemmisíthető.

5.4.    Ha az arra kijelölt munkatársak az ellenőrzés során az iratanyag épségében vagy rendjében a kutatás tartama alatt bekövetkezett bárminemű kárt vagy hiányt észlelnek, kötelesek értesíteni a kutatóterem működéséért felelős vezetőt.

5.5.    A levéltári anyag károsodása és/vagy a visszaadott iratanyagban feltárt hiány esetén a kutatóterem felügyelője jegyzőkönyvet (két példányban) köteles felvenni, amelyet maga és a kutató, illetve ha a kutató az aláírást megtagadná, helyette a jelenlévő levéltári dolgozók írják alá. A jegyzőkönyv egy példányát lehetőleg 24 órán belül, de legfeljebb öt munkanapon belül az országos levéltári főigazgató-helyetteshez, illetve a megyei levéltár igazgatóhoz kell felterjeszteni a teendő intézkedésre vonatkozó javaslattal együtt.

5.6.    A levéltári anyag visszahelyezésekor az őrjegyet a visszahelyezésért felelős levéltáros érvényteleníti.

 

  1. A levéltári anyag másolása, fotójegy

6.1. A kutatásra kiadott levéltári anyagról a kutató saját költségén, erre rendszeresített kérőlapon igényelhet másolatot.

6.2 A levéltár megtagadhatja a másolat elkészítését, ha a reprodukciós eljárás vagy annak gyakorisága a levéltári anyag fizikai állapotát károsítja, épségben történő fennmaradását veszélyezteti. A másolási kérelem elutasítását a levéltár 14 munkanapon belül köteles indokolni.

6.3 Hagyományos fénymásolat készíthető arról az iratról, amelynél állományvédelmi aggályok nem merülnek fel. Nem fénymásolható: kötet, fűzött irat, pergamen alapú irat, pecséttel ellátott irat, A/3 méretnél nagyobb irat, térkép, tervrajz. Ezekről csak digitális felvétel készíthető.

6.4 A másolás költségeit önköltségszámítás alapján külön főigazgatói utasítás szabályozza.

6.5.    A másolat(ok) átvétele minden esetben a másolási díj kiegyenlítése után történik. Ha a kutató nem veszi át a megrendelt másolatot, illetve nem egyenlíti ki a megrendelt szolgáltatások díját, az a látogatói jegy felfüggesztését is eredményezheti. Az illetékes kutatótermi vezető fizetési felszólítást küld a kutatónak legfeljebb két alkalommal. A teljesítés meg nem történte esetén (az Országos Levéltár esetében az országos levéltári főigazgató-helyettes, a megyei levéltárak esetében az igazgató) a kiadott látogatói jegyet az összeg befizetésig felfüggesztheti.

6.6.    Ha a kutató a személyes adatot tartalmazó levéltári anyagról anonimizált másolat kiadását kéri, illetve ha részére csak ilyen adható ki, akkor a felmerülő költségeket a kutatónak előzetes nyilatkozatával vállalnia kell.

6.7.    A kutató a kutatóteremben fotójegy ellenében csak fényképezőgépet vagy mobiltelefont, tabletet használhat. Felvétel minden kiadott levéltári anyagról készíthető, kivéve a másolatban (mikrofilm, digitális felvétel) már meglévő anyag eredetiben engedélyezett kutatása során kiadott anyagot. A felvételek elkészítéséhez nem szabad állványt, külön megvilágítást és egyéb különleges fotótechnikai eszközt vagy módszert alkalmazni. Különleges esetben, a kutató írásbeli kérésére a levéltár vezetője (országos levéltári főigazgató-helyettes illetve megyei igazgató) engedélyezheti egyéb eszközök (videokamera, filmfelvevő, lapszkenner stb.) használatát. Abban az esetben, ha a kutató fotójeggyel saját géppel fényképezi a levéltári anyagot, köteles minden egyes lapra elhelyezni azt a kutatóteremben rendelkezésre álló cédulát, amelyen az iratanyag hovatartozását feltüntető szöveg áll.

6.8. Állami anyakönyvek másodpéldányairól a kutatók nem készíthetnek másolatot, erre kizárólag ügyfeles tájékoztatás esetében kerülhet sor.

 

  1. A levéltári könyvtár használata

7.1 A levéltári könyvtár tudományos szakkönyvtár, melynek feladata, hogy könyvtári anyaggal segítséget adjon a levéltári anyaggal kapcsolatos elméleti és gyakorlati munkához. A levéltári könyvtár működését és használatát részletesen a szakkönyvtári használati szabályzat rögzíti.

 

7.2. A használat alatt megrongált kiadványt az olvasó vagy eredetiben pótolja, vagy forgalmi értékét megtéríti.

 

IV. Záró rendelkezések

A jelen szabályzatban nem, vagy nem teljes körűen szabályozott kérdésekben a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény, a Büntető Törvénykönyvről szóló 2012. évi C. törvény, valamint a jelen szabályzat bevezetésében felsorolt jogszabályok vonatkozó rendelkezései szerint kell eljárni.

 

Jelen szabályzat 2017. január 16-án lép hatályba. Ezzel egyidejűleg hatályukat veszítik a 14/701/2013. számú Kutatótermi szabályzatban foglaltak.