Az értesítő mailek egy közös e-mail fiókba érkeznek meg. 2024 januárjától a kutatói adatlapok továbbítását egy előre beállított Outlook szabály fogja elvégezni, ami azt jelenti, hogy a levelezőrendszer egy előre beállított paraméterezés szerint továbbítja a leveleket. Abban az esetben, ha valaki nem kapja meg az adatlapokat, akkor azt a levelezőrendszer hibája okozza, vagy közben módosultak a szabályokban megadott paraméterek. Ilyen esetben az ENyF-hez kell fordulni (Tel.: 06-1-211-2438 vagy scope@mnl.gov.hu), melynek munkatársai hozzáférnek mind az említett e-mail fiókhoz, mind pedig valamennyi elkészült kutatói adatlaphoz.

Amennyiben azt tapasztaljuk, hogy a kutatónak, akitől az adatlap érkezett, már van a folyó évre létrehozott Látogatói jegye és van a partnerrekordjában kutatási kérelem dokumentum is, az újonnan beérkezett kutatói adatlap tartalmát - személyes adatok, kutatás tárgya és évköre - össze kell vetni a már rögzítettel. Ha csak a kutatás helyszínében tér el a kettő egymástól, akkor nincs teendőnk, ezt az újabb kérelmet nem kell rögzítenünk. Amit esetleg hasznos lehet megtenni: a kutatónak ilyen esetben már ne a sablonválaszt küldjük el e-mailben, hanem írjuk meg neki, hogy az MNL-be ugyanarra a témára nem kell helyszínenként kérelmet benyújtania.

Létre kell hozni a Támogatói nyilatkozat dokumentumokat, a szkennelt és tárhelyre feltöltött nyilatkozatok elérési linkjét meg kell adni a megfelelő dokumentumban, majd ezeket a kutatási kérelem dokumentumhoz kell kötni a Hivatkozások lapfülön. A Támogatói nyilatkozat dokumentumok esetén is ki kell tölteni a tartalom mezőt, így látható lesz, hogy melyik támogatói melyik kutatási témához tartozik.
Ennek módját lásd.: Heti Scope 9. 1.4.1.1. szakasz.