Irattári selejtezés

A selejtezhető és 15 évnél rövidebb őrzési idejű köziratokat, az iratképző szervnek meghatározott időnként ki kell selejteznie. Erről jegyzőkönyvet kell felvenni, melyhez csatolni kell a kiselejtezésre javasolt iratok minimum tételszintű jegyzéket, és mindezeket két példányban az illetékes közlevéltárnak kell megküldeni engedélyezés végett. A kiselejtezni javasolt iratokat csak a levéltári engedély birtokában lehet megsemmisíteni. A kiselejtezett iratok megsemmisítéséről az iratképző szerv gondoskodik, az esetleges költségeket neki kell állni.

A köziratok selejtezésének részletes szabályait a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 9-9A. §-ai, és az ennek végrehajtási rendeletét képező, vagyis a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 9-11. §-ai, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Kormány rendelet 64. §-a tartalmazza.

A selejtezés adminisztrálásának megkönnyítése érdekében közreadunk egy selejtezési jegyzőkönyv, és egy iratjegyzék mintát. Természetesen az ettől eltérő jegyzéket is elfogadjuk, ha például elektronikusan, tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelési szoftverrel folyik az iktatás, és a program képes selejtezési jegyzéket készíteni. Az átláthatóságnak és nem utolsó sorban a fentebbi jogszabályokban ismertetett alaki és tartalmi kritériumoknak, valamint az iratképző szerv saját iratkezelési szabályzatában foglaltaknak azonban mindig meg kell feleltetni a selejtezési jegyzőkönyvet és a selejtezni kívánt iratok jegyzékét.