Selejtezés

A szerveknél keletkező különböző irattípusok más-más őrzési idő letelte után selejtezhetőek. Az iratselejtezés célja, hogy azok az iratok, amelyekre ügyintézési, történeti okokból nincs szükség, ne foglalják a helyet az irattárakban. Az iratselejtezéseket mindig az irat keletkezésekor érvényben volt – jogszabályban meghatározott – irattári terv alapján kell elvégezni! Fontos tudni, hogy egyes iratfajták selejtezését az irattári terv szerinti selejtezhetőségük ellenére nem engedélyezzük! A jogszabályok az iratselejtezések gyakoriságáról közvetlenül nem rendelkeznek, azonban az iratkezelési szabályzatok tartalmazhatnak a selejtezések gyakoriságával kapcsolatosan konkrét előírásokat. Ebben az esetben az ott előírt időközönként kell a szervnél iratokat selejtezni.

A selejtezési eljárás első lépéseként írásban ki kell jelölni a háromtagú selejtezési bizottságot, majd legalább 30 nappal előtte szintén írásban be kell jelenteni a Levéltárnak. Fontos, hogy a tervezett selejtezés megkezdése előtt a bizottság vezetője illetékes referensével konzultáljon.

A selejtezés során meg kell állapítani, hogy mely irattári tételeknek járt le az őrzési ideje. A selejtezési eljárásról iratselejtezési jegyzőkönyvet, illetve annak mellékleteként tételszintű iratjegyzéket kell készíteni. Természetesen selejtezés alá kell vonni – az iktatott iratokon kívül – az iktatatlan (például pénzügyi) iratfajtákat is.

Az iratselejtezési jegyzőkönyvnek tartalmazni kell a selejtezés helyét, idejét, a selejtezési bizottság tagjainak nevét, aláírásait, a selejtezés alá vont iratok típusát (a keletkeztető szerv közigazgatási és/vagy nem iktatott pénzügyi iratai), évkörét, terjedelmét (iratfolyóméterben). A jegyzőkönyvhöz tartozó jegyzéknek tétel és keletkezési év szintjén kell tartalmaznia a kiselejtezett iratokat.

A jegyzék összeállításánál három szempontot kell figyelembe venni:

a.) 1974 és 1999 között keletkezett iratok esetében évkör/őrzési idő/ágazati betűjel/ügykör/iktatószám

b.) 2000 és 2009 között keletkezett iratok esetében évkör/ügykör/iktatószám

c.) 2010-től keletkezett iratok esetében évkör/ágazat-ügykör/iktatószám

Ha az elektronikus iktatóprogram képes selejtezési jegyzéket készíteni, úgy a mintától eltérő jegyzékben foglalt iratok selejtezését is véleményezzük, de csak abban az esetben, ha a jegyzék átlátható, s megfelel a feljebb ismertetett kritériumoknak.

Az iktatott jegyzőkönyvet és mellékletét két példányban meg kell küldeni Levéltárunknak. Csak a formai és tartalmi követelményeknek megfelelő jegyzőkönyv kerül jóváhagyásra! Kérjük, hogy az elkészült selejtezési jegyzőkönyveiket előzetes normakontrollként elektronikus úton referensük e-mail címére szíveskedjenek elküldeni.

Belső szakmai egyeztetések után elkészültek az MNL-szinten egységes formanyomtatványok a selejtezési munkafolyamathoz. Ezek az alábbi címről tölthetők le:

FORMANYOMTATVÁNYOK