Iratkezelés felügyelete
A Magyar Nemzeti Levéltár Baranya Vármegyei Levéltára
illetékességi körébe tartozó szervek iratkezelésének felügyeletével kapcsolatos tudnivalók
Az MNL Baranya Vármegyei Levéltára a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló, 1995. évi LXVI. törvény (továbbiakban lásd Ltv.), az előbbi jogszabály végrehajtására kiadott, a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló, 10/2002. (IV.13.) NKÖM rendelet (továbbiakban lásd 10/2002) és a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló, 335/2005. (XII. 29.) Kormány rendelet (továbbiakban lásd 335/2005), valamint a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. EMMI rendelet (továbbiakban lásd 27/2015) alapján ellátja az illetékességi körébe tartozó közfeladatot ellátó szervek és tartósan állami tulajdonban lévő gazdasági társaságok iratkezelésének felügyeletét.
Iratkezelési szabályzatok, irattári tervek véleményezése
A szervek iratkezelési szabályzata az iratok biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárba történő átadását szabályozza. A szervek iratkezelési szabályzataikat az illetékes közlevéltárakkal, illetve – az önkormányzatok hivatalai estében – a közlevéltárral és a Kormány általános hatáskörű államigazgatási szervével (vármegyei kormányhivatallal) egyetértésben adják ki (az iratkezelési szabályzatok hatályos elfogadási rendje). Az iratkezelési szabályzatnak mindig meg kell felelnie a szerv iratkezelése tényleges állapotának, amennyiben az iratkezelési folyamatban változás következik be (például áttérés kézi iktatásról gépi iktatásra), a szabályzatot módosítani kell. Szabályzataikkal kapcsolatos kérdéseiket, illetve az elkészített szabályzataik munkaközi példányát a varga.tamas@mnl.gov.hu e-mail címre kérjük megküldeni.
Az iratkezelési szabályzat mellékletét képezi az irattári terv, mely „a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.” (Ltv. értelmező rendelkezések).
Mint a fenti idézetből is kiderült, a szerveknél keletkező iratfajtákat csoportokba kell osztani aszerint, hogy a bennük foglalt információkra meddig van (lehet) szüksége az irat keletkeztetőjének, vagy a társadalom egészének. Annak, hogy egy irattípust hosszú ideig nem lehet selejtezni, lehetnek jogbiztosító-adminisztratív, illetve történeti indokai. A jogbiztosító indok természetéből adódóan bizonyos esetekben idővel megszűnhet (például az iskolai végzettséget bizonyító iratok esetében az érintett személyek elhalálozásával), de minden esetben az iratok keletkezésétől számított több évtizedig érvényes. A történeti indok – az iratok „történeti értéke” – mindig fennáll, ezeket az iratokat folyamatosan őrizni kell. A szervek és a levéltárak ügyintézése, valamint a tudományos kutatások során szerzett tapasztalatok alapján történik az egyes irattípusok irattári tételekbe, selejtezési kategóriákba sorolása. Az irattári tételek kialakításának az iratok selejtezhetőségének megállapításán kívül fontos szerepe van az azonos ügytípusba sorolható iratok rendszerezésében, megfelelő irattári tárolásában, ügyforgalmi statisztikák készítésében is.
Az elkészült iratkezelési szabályzataikat, irattári terveiket véleményezésre - az e-közigazgatás előírásainak megfelelően - kizárólag hivatali kapun keresztül (KRID azonosító: 166303976) fogadja levéltárunk.
Szervellenőrzés
A jogszabályok értelmében a levéltárnak ötévente – a 27/2015. EMMI rendelet 8. § (2) bekezdés a) pont szerint: központi államigazgatási szerveknél, bírósági, ügyészségi és rendvédelmi szerveknél, továbbá a vármegyei és a városi önkormányzatok esetében háromévente – ellenőriznie kell az illetékességi körébe tartozó iratképző szervek iratkezelését.
Az egyes szervek iratkezelésének vizsgálatán belül különös figyelemmel kell kísérni a 335/2005. intézkedéseinek betartását, valamint az iratkezelési szabályzatokban foglaltak érvényesülését, az iratok irattári terv szerinti csoportosítását, továbbá az iratok nyilvántartásával, és az ahhoz kapcsolódó segédletek készítésével, az irattári anyag szakszerű kezelésével, biztonságos megőrzésével és használatával kapcsolatos előírások végrehajtását.
A levéltár a szervellenőrzés alkalmából kiemelt figyelmet fordít az iratképző szerv szervezeti és működési adataira is. Különös tekintettel a szerv alapításának időpontjára, az alapításra, feladatkörre, szervezeti felépítésre, átalakulásra vonatkozó jogszabályokra, a szerv belső szabályzataira, a szerv korábbi névváltozataira, a lehetséges jogelőd szervek nevére, alakulásuk és megszűnésük időpontjára, a tevékenységelőd, valamint a kivált jogutód szervek adataira.
Látogatásunk időpontja előtt két-három héttel egy, a látogatásunk pontos időpontját tartalmazó értesítést is küldünk a szerveknek.
Az ellenőrzés során először tájékoztatjuk a szerv iratkezelésért felelős vezetőjét jövetelünk céljáról, az ellenőrzés menetéről. Ezután a szervellenőrzési jegyzőkönyv felépítésének megfelelő sorrendben megvizsgáljuk a szerv iratkezelésének egyes szakaszait. Kérjük, hogy a bejelentőlevél mellékleteként megküldött jegyzőkönyv-sablont kitöltve, legkésőbb egy héttel az ellenőrzés tervezett időpontja előtt szíveskedjenek visszaküldeni a varga.tamas@mnl.gov.hu e-mail címre. Az ellenőrzés során szúrópróbaszerűen megvizsgáljuk az iratok iktatását, irattári tételekbe sorolását, valamint felmérjük a szerv összes irattárát is. Az ellenőrzés végeztével tájékoztatjuk az iratkezelésért felelős vezetőt a tapasztalatainkról, megbeszéljük vele, hogy az esetleges hiányosságokat miként lehetne legkönnyebben megszüntetni. A szerv részéről felmerülő minden, az iratkezeléssel kapcsolatos egyéb kérdésre is válaszolunk. Egy-egy ellenőrzés, a szerv nagyságától, irattárainak számától, a tárolt iratok mennyiségétől függően (különleges esetektől eltekintve) legfeljebb fél napot vesz igénybe. Ha az ellenőrzés időpontjában a szervnél iratselejtezés van folyamatban, kollégáink iratselejtezés ellenőrzést is végeznek.
Szervellenőrzési jegyzőkönyv MINTA (MS Office word fájl-ban)
Levéltári iratátadás
A szervek a náluk keletkezett nem selejtezhető – valamint a levéltár által a selejtből visszatartott – irataikat kötelesek az illetékes levéltárnak átadni. Az iratok átadásának határideje – az irat keletkezési évének végétől számított – tizenöt év. Fontos megemlíteni, hogy az irattári tervekben felsorolt valamennyi nem selejtezhető tételt – tehát az iktatatlan iratokat is – át kell adni a levéltárnak. Amennyiben az iratképző szerv úgy ítéli meg, hogy az iratokra ügyintézési, vagy egyéb okok miatt ezen határidő lejárta után is szüksége van, a határidő öt évvel meghosszabbítható. A tizenöt éves határidőn belül keletkezett iratokat a levéltár csak különleges esetben (szerv jogutód nélküli megszűnése, a szerv irattárát ért elemi kár) vesz át.
Az iratátadásról jegyzőkönyvet kell készíteni. Fontos, hogy a jegyzőkönyvön azok szerepeljenek iratátadó, illetve átvevőként, akik ténylegesen is lebonyolítják a műveletet. A levéltári iratátadáskor minden esetben jelen kell lennie az átadó szerv részéről egy, az iratkezelésért felelős alkalmazottnak, hogy az esetlegesen felmerülő problémákat a helyszínen meg lehessen tárgyalni.
Az iratokat savmentes papírból készült szabvány levéltári dobozba csomagolva fogadjuk. A dobozokba A4-es méretű iratok helyezhetők el, egy doboz belmérete 12 cm. Amely irat a mérete miatt nem helyezhető el ezekben a dobozokban, azokat egyéb módon kell csomagolni (például kötegelni).
Az iratok csomagolásánál figyelni kell a sorrendre, az iratokat irattári rendben kell dobozolni. Az átadásra előkészített iratokról iratjegyzéket kell készíteni (az átadás-átvételi jegyzőkönyv mellékleteként), mely csomagolási egységenként, irattári tételenként és évenként felsorolja az átadandó iratokat (minta). Ha egy tétel több dobozban is megtalálható, akkor az egyes dobozokban lévő legmagasabb és legalacsonyabb iktatószámú iratokat is kérjük a jegyzéken feltüntetni. A raktári (csomagolási egységeket) folyamatos, a doboz keskenyebbik oldalfalán (úgy, hogy a doboz nyitható oldala a jobb kéz felé essen) feltüntetett, ceruzás sorszámozással kérjük ellátni. A dobozokon más feliratnak szerepelnie nem kell.
Átadás-átvételi jegyzőkönyv MINTA (MS Office word fájl-ban)
Iratselejtezés ellenőrzése
Mint ahogy azt már fentebb említettük, a szerveknél keletkező különböző irattípusok egy része (más-más őrzési idő letelte után) selejtezhető. Az iratselejtezés célja az, hogy azok az iratok, melyekre sem ügyintézési, sem történeti okokból nincs szükség, ne foglalják a helyet az irattárakban azért, hogy a maradandó értéket képviselő, illetve hosszabb ideig őrzendő iratok ezáltal megfelelő körülmények között tároltathassanak. Az iratselejtezéseket mindig az irat keletkezésekor érvényben volt irattári terv alapján kell elvégezni. Az iratok őrzési idejekor csak a lezárt éveket lehet figyelembe venni (például 2009-ben az utolsó lezárt év 2008, tehát a két év után selejtezhető iratok közül a 2007-ben keletkezetteket még nem, hanem csak a 2006-ban keletkezetteket szabad selejtezni).
A már korábban felsorolt, vonatkozó jogszabályok az iratselejtezések gyakoriságáról közvetlenül nem rendelkeznek. A tapasztalat azt mutatja, hogy nagy iratképzőknél indokolt lehet (az irattároló kapacitás véges volta miatt) az évenként lefolytatott iratselejtezés, kis szerveknél pedig elegendő akár ötévente selejtezni az iratokat. Az öt évnél ritkábban lefolytatott iratselejtezési eljárás semmiképpen sem indokolt. Az egyes szerveknél alkalmazott iratkezelési szabályzatok természetesen tartalmazhatnak (a legtöbb esetben tartalmaznak is) a selejtezések gyakoriságával kapcsolatosan konkrét előírásokat, ebben az esetben az ott előírt időközönként kell a szervnél iratokat selejtezni.
A selejtezés során meg kell állapítani, hogy mely irattári tételeknek járt le az őrzési ideje. A selejtezési eljárásról iratselejtezési jegyzőkönyvet, illetve annak mellékleteként tételszintű iratjegyzéket kell készíteni. A jegyzőkönyvet és mellékletét Hivatali Kapun keresztül kell megküldeni levéltárunknak. Ha a jegyzőkönyv megfelel az alább részletezendő formai és tartalmi követelményeknek, a levéltárban záradékkal látják el, mely záradék három féle lehet:
- valamennyi, a jegyzőkönyvben foglalt irat megsemmisíthető
- a *-gal jelölt tételek későbbi levéltárba adás céljából visszatartandók, a többi irat megsemmisíthető
- a **-gal jelölt tételek újra selejtezendők (valamely, a selejtezési eljárás során fellépett hiba, például még le nem járt őrzési idejű iratok selejtezése miatt), a többi irat megsemmisíthető
Az iratselejtezési jegyzőkönyvnek tartalmazni kell a selejtezés helyét, idejét, a selejtezési bizottság tagjainak nevét és aláírásait, a szerv vezetőjének aláírását és a szerv bélyegzőjét, a selejtezés alá vont iratok típusát (például iktatott iratok, vagy adóügyi iratok), évkörét, terjedelmét (iratfolyóméterben), valamint az iratselejtezés során figyelembe vett jogszabályok (Ltv, 335/2005, 27/2015) és belső szabályzatok (korábbi iratkezelési szabályzatok) felsorolását is!
A jegyzőkönyvhöz tartozó jegyzéknek tétel és keletkezési év szintjén kell tartalmaznia a kiselejtezett iratokat, kivéve – ha vannak ilyenek – az úgynevezett „egyéb” tételek esetében (például egyéb személyzeti jellegű iratok, egyéb építésügyi iratok), ezeket darab szinten, a tárgyukat pontosan leírva kell felsorolni. A jegyzék összeállításánál vagy az iratok keletkezésének idejét, vagy az irattári jelek sorrendjét kell figyelembe venni. Az alábbi hivatkozásra kattintva letölthetik a levéltár által készített selejtezési jegyzőkönyv mintát, melyet példa adatokkal kitöltöttünk: iratselejtezési jegyzék minta Természetesen, ha egy szervnél szoftverrel iktatnak és a program képes selejtezési jegyzéket készíteni, úgy a mintától eltérő jegyzékben foglalt iratok selejtezését is véleményezzük, de csak abban az esetben, amennyiben a jegyzék átlátható, megfelel a feljebb ismertetett kritériumoknak. Iktatószámok sorrendjében összeállított jegyzéket nem látunk el záradékkal, azt a beküldő szervnek átdolgozásra visszaküldjük.
A központi irattári tervek nem minden esetben ítélik nem selejtezhetőnek az összes olyan irattípust, melyet a közlevéltárak maradandó értékűnek gondolnak (ez a körülmény a levéltárunkkal közösen kialakított irattári tervek esetében természetesen nem áll fenn). Ezért a levéltáraknak joguk van a selejtből egyes tételeket visszatartani. Ezeket a tételeket a selejtezési jegyzőkönyvben *-gal jelöljük és kérjük eredeti irattári helyükre visszasorolni. Az ilyen iratokat a keletkezésüktől számított tizenöt év elteltével, a nem selejtezhető iratokkal együtt vesszük át.
Az elkészült selejtezési jegyzőkönyveiket záradékolás céljából - az e-közigazgatás előírásainak megfelelően - kizárólag hivatali kapun keresztül (KRID azonosító: 166303976) fogadja levéltárunk.
Selejtezési jegyzőkönyv MINTA (MS Office word fájl-ban)
A levéltárunk illetékességi körébe tartozó szervek iratkezelésének felügyelete, a Baranya Vármegyei Levéltár gyűjtőterületi csoportjához tartozik. Amennyiben további kérdésük van, melyre a honlapunkon elhelyezett dokumentumokat alaposan tanulmányozva sem találtak választ, úgy forduljanak kollégánkhoz, Varga Tamáshoz a varga.tamas@mnl.gov.hu e-mail címen, illetve a 72/518–697 telefonszámon keresztül.
A jogszabályi előírásoknak megfelelően (Ltv. 31.§. (3) bekezdés) az MNL Baranya Vármegyei Levéltára illetékességébe tartozó, vallási közösség által fenntartott szervekre vonatkozó feladatkör átadásáról készült jegyzéket alább olvashatják:
A Pécsi Püspökség nyilatkozata alapján az alábbi szervek iratkezelésének felügyeletét 2023. szeptember hónap 4. napjától a Pécsi Egyházmegyei Levéltár látja el.
OKTATÁSI INTÉZMÉNYEK
- Alsószentmárton: SZENT MÁRTON ÓVODA (7826 Alsószentmárton, Kossuth L. u. 3.)
- Komló: KODÁLY ZOLTÁN ÉNEK-ZENEI KATOLIKUS ÁLTALÁNOS ISKOLA ÉS ÓVODA SZENT BERNADETT TAGÓVODÁJA (7300 Komló, Templom tér 2.)
- Komló: KODÁLY ZOLTÁN ÉNEK-ZENEI KATOLIKUS ÁLTALÁNOS ISKOLA ÉS ÓVODA (7300 Komló, Templom tér 2.)
- Mohács: BOLDOG GIZELLA KATOLIKUS ÁLTALÁNOS ISKOLA ÉS ÓVODA (7700 Mohács, Szabadság u. 2.)
- Mohács: BOLDOG GIZELLA KATOLIKUS ÁLTALÁNOS ISKOLA ÉS ÓVODA SZENT FERENC TAGÓVODÁJA (7700 Mohács, Szent Ferenc tér 1.)
- Mohács: PARK UTCAI KATOLIKUS ÁLTALÁNOS ISKOLA ÉS ÓVODA (7700 Mohács, Park u. 11.)
- Mohács: PARK UTCAI KATOLIKUS ÁLTALÁNOS ISKOLA TAGÓVODÁJA (7700 Mohács, Park u. 11.)
- Pécs: NÉRI SZENT FÜLÖP KATOLIKUS ÁLTALÁNOS ISKOLA ÉS ÓVODA (7628 Pécs, Török István u. 13.)
- Pécs: NÉRI SZENT FÜLÖP KATOLIKUS ÁLTALÁNOS ISKOLA ÉS ÓVODA NÉRI SZENT FÜLÖP TAGÓVODÁJA (7628 Pécs, Óvoda u. 3.)
- Pécs: SZENT MÓR ISKOLAKÖZPONT SZENT MÓR KATOLIKUS TAGÓVODÁJA (7621 Pécs, Káptalan u. 3/A)
- Pécs: SZENT MÓR KATOLIKUS ÓVODA, ÁLTALÁNOS ISKOLA, ALAPFOKÚ MŰVÉSZETI ISKOLA ÉS GIMNÁZIUM (7621 Pécs, Papnövelde u. 1-3.)
- Pécs: PÉCSI PÜSPÖKI HITTUDOMÁNYI FŐISKOLA (7625 Pécs, Hunyadi János u. 11.)
- Siklós: SZENT IMRE KATOLIKUS ÁLTALÁNOS ISKOLA (7800 Siklós, Kossuth Lajos tér 8.)
SZOCIÁLIS INTÉZMÉNYEK
- SZENT LŐRINC GONDOZÓOTTHON (7634 Pécs, Szentlőrinci út 17.)
- REMÉNY HÁZA (7632 Pécs, Tüskésréti út 8.)
- SKÓCIAI SZENT MARGIT GONDOZÓOTTHON (7632 Vásárosdombó, Margitmajor 9.)
- PÉCS-EGYHÁZMEGYEI KATOLIKUS KARITÁSZ (7621 Pécs, Janus Pannonius u. 4.)
- PÉCS-EGYHÁZMEGYEI KATOLIKUS CARITAS ALAPÍTVÁNY (7621 Pécs, Janus Pannonius u. 4.)
