Segédlet a levéltári szakkifejezések megismeréséhez

Levéltári terminológiák (szakkifejezések)

Az iratképzés:

Iratképző (vagy fondképző): Az a szerv vagy személy, amelynek, illetve akinek a működése során részben általa létrehozott, részben hozzá írt, rendeltetésszerűen nála maradó iratok keletkeznek.

Az iratkezelés:

Iktatókönyv: Valamely irat-, vagy fondképző szerv vagy személy által intézett ügyekről vezetett jegyzőkönyv.

A levéltári anyag mennyiségének mérése:

Iratfolyóméter: Egy iratfolyóméter mennyiségű az a levéltári iratanyag, amely lapjával egymásra vagy egymás mellé téve egy méter hosszú.

A legkisebb raktári egységek száma: Az összetartozó levéltári iratanyag legkisebb raktári egységekben megadott darabszáma, azok típusának (pl: doboz/tok/téka/csomó/kötet) ismeretében.

A címelés és jelzetelés:

Cím: A rendezés során kialakított egységek neve, amely az egységek rendszerbeli helyét meghatározza. A cím azonos a jelzettel. Szokták a címet szavakkal kifejezett jelzetnek, a jelzetet pedig jelekkel kifejezett címnek is nevezni.

Jelzet: A levéltári rendezés során kialakított levéltári egységek szavakkal és/vagy számokkal kifejezett címe vagy neve, amely az egységek rendszerbeli helyét meghatározza, amelyet az egységeken feltüntetnek és amelynek közlésével az egységekre hivatkoznak. A levéltári jelzetelés úgy történik, hogy a legnagyobb levéltári egységből kiindulva az egységek vertikális tagolódásának megfelelően lefelé haladva sorban egymás után felsoroljuk mindazoknak a levéltári egységeknek a címét vagy nevét, amelyekbe a kérdéses levéltári egység tartozik, magának a levéltári egységnek a címével vagy nevével fejezve be a sort.

A rendszerezési elvek:

Pertinencia: A levéltári anyag általában egyszerre többféle dologra – korra, személyre, tárgyra, területre – is vonatkozik. Ennek megfelelően többféle pertinenciát – azaz a levéltári anyagnak többféle vonatkozását – különböztethetünk meg. Míg provenienciája alapján a levéltári anyag csak egyetlen helyre tartozhat, pertinenciája alapján különböző helyekre sorolható, aszerint, hogy melyik vonatkozását vesszük figyelembe.

Proveniencia: A proveniencia elve azt jelenti, hogy a levéltári anyag rendezésénél, rendszerezésénél abból kell kiindulni, hogy az adott anyagnak hol van a rendeltetésszerű helye. Az anyagot szerves összefüggéséből kiszakítani nem szabad.

A levéltári egységek:

Levéltári intézmény anyaga: Legfelsőbb szintű levéltári egység, amely valamely levéltári intézmény egész levéltári anyagát jelenti.

Szekció: Felső szintű, nagyobb terjedelmű levéltári egység, mely valamilyen módon összetartozó levéltárakat, illetve fondokat foglal magában. Egy szekcióba rendszerint több levéltár tartozik, de egyetlen levéltár is minősülhet szekciónak. A szekciókat történeti, szervezeti, időrendi, fondképzői vagy iratfajtai alapon, mesterségesen alakították ki.

Fondcsoport: Felső szintű, nagyobb terjedelmű levéltári egység, amely valamilyen alapon összetartozó fondokat foglal magában. A fondcsoportok lényegében a szekcióknak felelnek meg.

Fondfőcsoport: Olyan fondcsoport, amely további fondcsoportokra, fondalcsoportokra tagolódik.

Fondalcsoport: Olyan fondcsoport, amely része egy másik fondcsoportnak, a fondfőcsoportnak.

Fond: Felső szintű, vegyes terjedelmű levéltári egység, a levéltári anyag tagolódási rendszerének legszilárdabb pillére. Fond minden levéltári intézményben van. Minden irat, amely valamely levéltári intézmény őrizetében van, valamilyen fondba tartozik.

Gyűjtemény: Mesterségesen kialakított levéltári egység, amely kisebb levéltári egységek összevonásából keletkezik.

Állag: Felső szintű, nagyobb terjedelmű levéltári egység, a fond önálló része. Általában a fondképző valamely szervezeti egységének önállóan kezelt, nagyobb terjedelmű iratait tekintjük állagnak. Nincsenek minden fondban állagok.

Kútfő: Többféle levéltári egység megnevezésére szolgáló kifejezés. Kisebb tárgyi egység, egyedi ügyek iratait tartalmazó egység vagy ügyirat.

Fons: Magyarul kútfő. A magyarországi feudális kormányhatóságoknál az ügyirat vagy a legkisebb tárgyi egység, a tétel latin neve.

Sorozat: Állagon- állag nem létében pedig fondon - belüli, a tételnél, azaz a legkisebb tárgyi egységnél nagyobb levéltári egység. A sorozatok iratfajtai, időrendi alapon természetesen alakultak ki, a tárgyi sorozatok ezzel szemben általában mesterségesen alakítottak.

Tétel: Közép szintű, a legkisebb tárgyi, pontosabban általános tárgyú tárgyi levéltári egység. A magyarországi feudális kormányhatóságok gyakorlatában bizonyos időszakban tételnek, latinul positio-nak nevezték azt a levéltári, illetve irattári egységet, amelyet ma ügyiratnak mondunk. A mai értelemben vett tételnek pedig a kútfő, latinul fons vagy szám, latinul numerus volt a neve.

Positio: Magyarul tétel. A magyarországi feudális kormányhatóságoknál az ügyiratdarab latin neve volt.

Szám: A magyarországi feudális kormányhatóságok gyakorlatában latinul numerusnak nevezett irattári, illetve levéltári egységnek a magyar neve. Ezt az egységet ma ügyiratnak, illetve tételnek hívjuk.

Numerus: Magyarul szám. A magyarországi feudális kormányszervek gyakorlatában annak a levéltári egységnek a neve, amelyet később fonsnak – magyarul kútfőnek – neveztek, és amelyet magyarul ügyiratnak, illetve tételnek mondunk.

Dosszié: Egyaránt jelöl levéltári, illetve raktári egységet, továbbá bizonyos fajta tárolási eszközt. A dosszié mint levéltári, illetve irattári egység a gazdasági szerveknél használt kifejezés annak a fogalomnak a jelölésére, amelyet tételnek nevezünk. A dosszié, mint raktári egység azt a levéltári anyagot jelenti, amelyet egy dossziénak mondott tárolási eszközben helyeznek el.

Ügyirat: Alsó szintű levéltári, illetve irattári egység. Az ügyirat természetesen kialakult, nem pedig mesterségesen kialakított levéltári, illetve irattári egység. Inkább a kormányzati szervek iratkezelésében találkozunk vele, a gazdasági szerveknél és a magánszemélyeknél viszont ritkán fordul elő. A minisztériumi iratkezelésben alapszámoknak, más szerveknél irattári számoknak is nevezik az ügyiratokat.

Alapszám: A kifejezésnek kettős jelentése van. Jelenti egyrészt a számrendi alapon, mégpedig az alapszámrendszerben rendszerezett és rendezett ügyiratok rendszerbeli helyét mutató, jelzetéül szolgáló számot, amely az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok valamelyikének az iktatószáma. Az alapszám ebben a jelentésében irattári vagy levéltári jelzet. Jelenti másrészt azt az ügyiratot, amelyet mint irattári vagy levéltári jelzet jelez, amelynek a rendszerbeli helyét mutatja. Az alapszám ebben a jelentésében irattári vagy levéltári egység.

Irattári szám: A kifejezésnek kettős jelentése van. Jelenti egyrészt a számrendi alapon, mégpedig az irattári rendszerben rendszerezett és rendezett ügyiratok rendszerbeli helyét mutató, jelzetéül szolgáló számot. Az irattári szám ebben a jelentésében irattári vagy levéltári jelzet. Jelenti másrészt azt az ügyiratot, amelyet mint irattári vagy levéltári jelzet jelez. Az irattári szám ebben a jelentésében irattári vagy levéltári egység.

Ügyiratdarab: Alsó szintű levéltári, illetve irattári egység. Az ügyiratdarab természetesen kialakult, nem pedig mesterségesen kialakított levéltári, illetve irattári egység. A minisztériumi iratkezelésben iktatószámoknak is nevezik az ügyiratdarabokat, az irattári és levéltári jelzetükül szolgáló iktatószámok alapján.

Iktatószám: A kifejezésnek kettős jelentése van. Jelenti egyrészt a számrendi alapon, mégpedig az iktatói számrendszerben rendszerezett és rendezett ügyiratdarabok rendszerbeli helyét mutató, jelzetéül szolgáló számot. Az iktatószám ebben a jelentésében irattári vagy levéltári jelzet.  Jelenti másrészt azt az ügyiratdarabot, amelyet mint irattári vagy levéltári jelzet jelez, amelynek rendszerbeli helyét mutatja. Az iktatószám ebben a jelentésében irattári vagy levéltári egység.

Egyes irat: A legkisebb levéltári egység. Az egyes irat természetesen alakult levéltári egység, amely minden levéltári egységben megvan.

A raktári egységek:

Legkisebb raktári egység: A levéltári anyagnak az a legkisebb része, amely külön, önmagában álló tárolási eszközben van elhelyezve. A nem különálló, hanem egy másik, náluk nagyobb tárolási eszközben összefogott tárolási eszközökben elhelyezett levéltári anyagot nem tekintjük raktári egységnek. Ugyanaz a levéltári anyag tehát - raktári elhelyezéstől, tárolástól függően - hol raktári egységnek - mégpedig legkisebbnek - minősül, hol pedig nem.

Láda: A levéltári anyag tárolásának egyik eszköze. Amennyiben egy ládában nincsenek kisebb raktári egységek, pl. csomók vagy kötetek, a láda, illetve a benne lévő levéltári anyag, legkisebb raktári egységnek minősül.

Scrinium: A láda latin neve.

Fiók: A levéltári anyag tárolásának egyik eszköze.

Doboz: A levéltári anyag tárolásának egyik eszköze. Doboznak nevezik azt a legkisebb raktári egységet is, amely egy dobozban van elhelyezve. Többféle irattároló dobozt alkalmaznak a Magyarországi levéltárakban, mind méret, mind anyagösszetétel tekintetében. A legelterjedtebb típusok: kisméretű (A/4 méretű, ~0,12m terjedelmű) és nagyméretű (A/3 méretű, ~0,135m terjedelmű) irattároló dobozok, anyagösszetételét tekintve pedig - állományvédelmi szempontból - most már csak savmentes dobozok kerülnek felhasználásra.

Téka: A levéltári anyag tárolásának egyik eszköze. Nagyobb alakú, minden oldalról kemény papírlemezzel határolt irattároló eszköz. Tékának nevezik azt a legkisebb raktári egységet is, amely egy tékában van elhelyezve.

Tok: A levéltári anyag tárolásának egyik eszköze, kemény papírlemezből készült, henger alakú irattároló eszköz. Toknak nevezik azt a legkisebb raktári egységet is, amely egy tokban van elhelyezve.

Mappa: A levéltári anyag tárolásának egyik eszköze, keményebb papírból készült borító vagy fedőív. Mappának nevezik azt a legkisebb raktári egységet is, amely egy mappában van elhelyezve.

Borító (vagy fedőív): A levéltári anyag tárolásának egyik eszköze, erősebb anyagból készült papírív. A borító, illetve a benne lévő levéltári anyag legkisebb raktári egységnek minősül, ha nincs egybefogva más levéltári anyaggal.

Pallium: A borító vagy fedőív latin neve.

Boríték: A levéltári anyag tárolásának egyik eszköze. A különálló, más levéltári anyaggal nem egybefogott boríték, illetve a benne lévő levéltári anyag legkisebb raktári egységnek minősül.

Csomó: A levéltári anyag tárolásának egyik eszköze, két kemény anyagból készült fedőlemez, amelyet hevederrel kötnek át. A csomó a levéltári anyag tárolásának Magyarországon egyik általános eszköze. Csomónak nevezik azt a legkisebb raktári egységet is, amely egy csomóban van elhelyezve. A csomót kötegnek, ha nincs átkötve halomnak is nevezik.

Fasciculus: A csomó latin neve.

Kötet: A levéltári anyag tárolásának egyik eszköze, két kemény anyagból készült lemez, amelybe a levéltári anyagot belekötik. A kötet, illetve a belekötött levéltári anyag legkisebb raktári egységnek minősül abban az esetben, ha különálló, ha nincs egybefogva más levéltári anyaggal.

A segédletek típusok:

Segédlet: Célja a levéltári anyagban való tájékozódás elősegítése. Az iratanyag jellegéhez és a feltárás mélységéhez igazodva számos különféle segédlet létezik. Ilyenek például a repertórium, a jegyzék, a lajstrom, a mutató, a regeszta vagy az ismertető leltár.

Fond- és állagjegyzék: A fondnyilvántartási segédletek egyik fajtája, fond vagy állag szintű, elsősorban belső használatra, de egyben kiadásra is szánt levéltári segédlet. Legkisebb segédletbeli egységei állagok, illetve állagokra nem tagolódó fondok. Általában valamely levéltári intézmény teljes anyagáról készül, tehát teljes vagy központi segédlet. A következő adatokról nyújt tájékoztatást: jelzet, cím, kor, terjedelem. A fondok és állagok jelekkel kifejezett jelzete azok törzsszáma. A terjedelmet iratfolyóméterben adja meg.

Fondismertetés: Tájékoztató célú, fond szintű, kiadásra szánt levéltári segédlet. Általában egyes fondokról készül, tehát részleges segédlet. A következő adatokról nyújt tájékoztatást: jelzet, cím, kor, tárgy, terjedelem, tagolódás, rendszer, rendezettség, selejtezettség, segédlettel ellátottság, kutathatóság, közzétettség, irodalom.

Áttekintő raktári jegyzék: Biztonsági célú, egyrészt a legkisebb raktári egységek szintjén készült, belső használatra szánt levéltári segédlet. A levéltári anyag közép szintű nyilvántartásának a raktári jegyzék az eszköze. A levéltári anyagnak következő adatairól tájékoztat: a cím, kor, terjedelem, rendszer, rendezettség, segédlettel ellátottság. A terjedelmet részben iratfolyóméterben, részben a legkisebb raktári egységek számában tünteti fel.

Repertórium: Tájékoztatási célú, egyrészt a legkisebb raktári egységek szintjén készült levéltári segédlet. Általában valamely levéltári intézmény anyagának csak egyes részeiről készül, tehát részleges segédlet. A levéltári anyag következő adatairól tájékoztat: jelzet, cím, kor, tárgy, terjedelem, rendszer, rendezettség, segédlettel ellátottság. A terjedelmet részben iratfolyóméterben, részben a legkisebb raktári egységek számában tünteti fel.

Lajstrom: Tájékoztatási célú, az egyes iratok szintjén készült levéltári segédlet. Valamely levéltári intézmény anyagának csak egyes részeiről készül, tehát részleges segédlet. A levéltári anyag következő adatairól tájékoztat: jelzet, cím, irattani jelleg, kor, tárgy, terjedelem. A terjedelmet lapszámban (folium), vagy oldalszámban (pagina) adja meg. Rendszere az iratanyag tényleges vagy ideális rendjét követi.

Regeszta: Tájékoztatási célú, az egyes iratok szintjén készült segédlet. Regeszta nem készül valamely levéltári intézmény teljes anyagáról, tehát részleges segédlet. A levéltári anyag következő fő jellemzőiről tájékoztat: jelzet, cím, irattani jelleg, nyelv, kor, tartalom, filmezettség, fényképezettség, közzétettség, irodalom. A fenti adatokon kívül még egyéb speciális adatokat is tartalmazhat a regeszta, pl. az irat anyagát, a rajta lévő pecsétek meghatározását, számát és állapotot, a térképek léptékét, fényképeknél az eredeti és a másolat nagyságának egymáshoz való viszonyát stb. Rendszere követheti az anyag ideális rendszerét, de el is térhet attól.

Mutató: Tájékoztatási célú, az egyes iratok szintjén készült, belső használatra szánt levéltári segédlet. Valamely levéltári intézmény anyagának csak egyes részeihez készül, tehát részleges segédlet.  A levéltári anyag következő adatairól tájékoztat: jelzet, cím, irattani jelleg, kor, tárgy és terjedelem. A terjedelmet lapszámban (folium), vagy oldalszámban (pagina) adja meg. Rendszere - és ez a különbség a lajstrom és a mutató között - az anyagnak sem tényleges, sem ideális rendszerét nem követi, hanem az anyag jellegének megfelelően választott valamely más rendszer. Lehet ez a rendszer tárgyi, időrendi, betűrendes stb.

Forrás: Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon. Bp., 1982.