Iratképzőknek

A közlevéltára 27/2015. (V.27.) EMMI rendelet értelmében az illetékességébe tartozó szervekről meghatározott adattartalmú nyilvántartást vezet, egyetértési jogát gyakorolja a szerv iratkezelési szabályzatával kapcsolatban, ellenőrzi az iratok védelmét és az iratkezelés rendjét éves ellenőrzési terv alapján, valamint ellenőrzi az illetékességi körébe tartozó iratokat keletkeztető szerv iratainak selejtezését.

Levéltári iratátadás

Tisztelt Iratképzők! Sajnálattal közöljük, hogy raktárhiány miatt iratot átvenni csak rendkívül indokolt esetben, személyes egyeztetést követően tudunk.

Iratselejtezés bejelentése, engedélyezése

A jóváhagyott iratkezelési szabályzat alapján a selejtezésről a munka megkezdése előtt 30 nappal hivatali kapun keresztül küldött levélben értesíteni kell a levéltárat.

Iratkezelési szabályzatok véleményezése

Iratkezelési szabályzatokkal kapcsolatban a szerveknek előzetes konzultációt biztosítunk, így elkerülve a felesleges nyomtatást. Keressenek bennünket telefonon vagy e-mailben. 

Iratképzők ellenőrzése

8. § (1) A nem selejtezhető irattári anyag fennmaradásának biztosítása érdekében a közlevéltár a szerv iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét a szerv iratkezelési szabályzata alapján, a (2) bekezdésben meghatározott rendszerességgel ellenőrzi.

(2) A közlevéltár az éves ellenőrzési tervét úgy állítja össze, hogy 

a) a központi államigazgatási szerv, bírósági, ügyészségi és rendvédelmi szervek, továbbá a megyei (fővárosi) és a városi önkormányzat hivatala iratkezelésének ellenőrzésére háromévenként,

b) az a) pontban nem említett - működése során maradandó értékű iratokat létrehozó - szerv iratkezelésének ellenőrzésére ötévenként

kerül sor.

(3) A közlevéltári ellenőrzés kiterjed

a) a 6. § (6) és (7) bekezdésében meghatározott adatok, illetve az azokban bekövetkezett változások nyilvántartásba vételére,

b) az iratok irattári terv szerinti csoportosításának, irattári tételbe sorolásának szúrópróbaszerű vizsgálatára, valamint

c) az iratok nyilvántartásával, a nyilvántartáshoz kapcsolódó segédletek készítésével, az irattári anyag szakszerű kezelésével, biztonságos őrzésével és használatával kapcsolatos előírások végrehajtásának áttekintésére, a végrehajtáshoz szükséges személyi, tárgyi és technikai feltételek számbavételére, és mindezek alapján a maradandó értékű irattári anyag épségben és használható állapotban történő fennmaradását veszélyeztető hibák és hiányosságok feltárására.

(4) Az ellenőrzés során észlelt hibákat és hiányosságokat a közlevéltár jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre vonatkozóan határidőt állapít meg.

(5) Az ellenőrzést a (2) bekezdés a) pontja szerinti esetben főlevéltáros vagy levéltáros, a (2) bekezdés b) pontja szerinti esetben főlevéltáros, levéltáros vagy segédlevéltáros végzi.