Jelentés

a levéltári szakfelügyelet 2010. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól

 

 

A levéltári szakfelügyelők személyében 2010 folyamán két változás történt. Március 1-jei hatállyal közlevéltári szakfelügyelői megbízást kapott Katona Klára, a Magyar Országos Levéltár főlevéltárosa, így nyolc főről az eredeti kilenc főre emelkedett a közlevéltári szakfelügyelők száma. Október 1-jével viszont Ódor Imre lemondásával egy fővel csökkent a létszám. (Az ő II-IV. negyedévekre eső ellenőrzési feladatait a vezető szakfelügyelő, Káli Csaba és Petrikné Vámos Ida szakfelügyelők végezték el.) Nem volt változás a nyilvános levéltári szakfelügyelők (3 fő) személyében.

A volt Oktatási és Kulturális Minisztérium által jóváhagyott munkaprogram alapján a közlevéltárakban -- kivéve a minisztérium közvetlen irányítása alatt működő Magyar Országos Levéltárat és Semmelweis Orvostörténeti Levéltárat -- két ellenőrzést végeztünk. Az első negyedévben a honlapok információtartalmát tekintettük át, majd a második-negyedik negyedév során megvizsgáltuk a segédletkészítés és adatbázisépítés helyzetét. A 2010. január 1-jén létesült Magyar Országos Közjegyzői Kamara Levéltára Közjegyzői Levéltár I.-ben tájékozódó látogatást tettünk.  Azokban a nyilvános magánlevéltárakban, amelyekben 2009-ben nem volt ilyen ellenőrzés, a feltételrendszerben és a szakmai munkában 1999 és 2007 között feltárt hiányosságok „sorsát" derítettük fel. A következő intézményeket vizsgáltuk meg: Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár, Mindszenty Levéltár, Debrecen-Nyíregyházi Egyházmegyei Levéltár, Győri Egyházmegyei Levéltár, Szeged-Csanádi Püspöki Levéltár, Váci Püspöki és Káptalani Levéltár, Görög Katolikus Püspöki Levéltár, Ciszterci Nővérek Boldogasszony Háza Monostor Levéltára, Jézus Társasága Magyarországi Rendtartományának Levéltára, Piarista Rend Magyar Tartománya Központi Levéltára, Sárospataki Református Kollégium Tudományos Gyűjteményei Levéltára, Tiszántúli Református Egyházkerületi és Kollégiumi Levéltár, Baranyai Református Egyházmegye Levéltára, Nyíregyházi Evangélikus Egyházközség Levéltára, Orosházi Evangélikus Gyülekezet Levéltára, Soproni Evangélikus Egyházközség Levéltára, Szarvas-Ótemplomi Evangélikus Egyházközség Levéltára, Magyarországi Baptista Egyház Levéltára, Budai Szerb Ortodox Egyházmegyei Levéltár.

Valamennyi ellenőrzött levéltárban megvizsgáltuk a muzeális intézmények díjmentes látogatását biztosító igazolások kezelését, valamint a veszélyeztetett levéltári anyaggal kapcsolatos feladatokra és a nyilvános magánlevéltárak részére 2009-ben pályázati úton biztosított költségvetési támogatás felhasználását.

Mind az első, mind a második-negyedik negyedévi ellenőrzésekről levéltáranként külön jelentések készültek, amelyeket a levéltárvezetői észrevételekkel együtt, megkaptak a levéltárfenntartók is. Az egyházi levéltárak gyűjteményi központjainak -- tájékoztatásul -- szintén eljuttattuk a vonatkozó jelentéseket.

Kurrens feladatként ellenőriztük és felülvizsgáltuk a levéltárak által végzett iratselejtezéseket.

2010-ben négy szakfelügyelői értekezletet tartottunk. Ezeken a munkánkkal kapcsolatos tennivalókat, problémákat beszéltük meg. Vezetői szakfelügyelői látogatásra került sor a Békés Megyei Levéltárban, Győr Megyei Jogú Város Levéltárában, Vác Város Levéltárában, négy egyetemi levéltárban, a Jézus Társasága Magyarországi Rendtartományának Levéltárában és az újonnan létrejött Magyar Országos Közjegyzői Kamara Levéltára Közjegyzői Levéltár I.-ben.

 

I. Közlevéltárak

 

1. A levéltári honlapok vizsgálata

A honlapok vizsgálata annak megállapítására irányult, hogy a honlapi tartalom milyen mértékben és minőségben könnyíti meg a kutatók és ügyfelek levéltárhasználatát.

a)      A honlapok elterjedtsége

A vizsgált 44 közlevéltár közül 43 rendelkezett önálló honlappal vagy megjelenéssel (rész-honlappal) más intézmény honlapján. A Moholy-Nagy Művészeti Egyetem Levéltárának a vizsgálat idején még nem volt internetes megjelenése, de már folyt a honlap előkészítő munka. Önálló honlapja volt Budapest Főváros Levéltárának, valamennyi megyei és települési önkormányzati levéltárnak, az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltárának, a Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltárnak, 4 egyetemi levéltárnak (ELTE, Pécsi Tudományegyetem, Semmelweis Egyetem, Szegedi Tudományegyetem). Honlap-résszel rendelkezett a Hadtörténelmi Levéltár, 9 egyetemi levéltár és az MTA Levéltára. (A Nyugat-Magyarországi Egyetem Központi Levéltárának honlapját a fejlesztési munkák miatt nem lehetett vizsgálni.)

b)      A kutatók és az ügyfelek általános tájékoztatására szolgáló tartalmak

A közlevéltárak túlnyomó részében a honlapok megfelelő tájékoztatást adtak a kapcso­latfelvételi lehetőségekről, a kutató- és az ügyfélszolgálat nyitvatartásáról, a másolási és egyéb szolgáltatásokról, ezek díjszabásáról. Az intézmények zöme közzétett rövid tájékoztatót az általa őrzött levéltári anyagról. Több levéltár honlapján találkozhattunk tematikus összefoglalókkal is (pl. a családtörténet vagy a zsidóüldözések kutatása esetén használható forrásanyagokról).

Szinte valamennyi helyen szerepelt a honlapon rövid tájékoztató a kutatási szabályokról, amit gyakran a kutatótermi szabályzat közlése egészített ki. Ezekben a tájékoztatókban több levéltár jogszabály-ellenes kitételeket használt: pl. a kutatás engedélyezéséről, kutatási engedélyről, adott esetben az ország összes levéltárából való kitiltás szankcióról, vagy olyan személyes adatok megköveteléséről olvashattunk, amelyek közlésére a kutató nem kötelezhető. Nyilván figyelmetlenségről volt szó ezekben az esetekben, mert legtöbbször a  kutatótermi szabályzat megfogalmazásai jogszerűek.

Problémákkal találkoztunk az ügyfeleknek szóló tájékoztatókban is. A levéltárak többségében ugyanis olyan honlapi tartalom volt, amelyben még nem érvényesültek a hatályos illetéktörvény (1990. évi XCIII. tv.) előírásai. Aggályosnak tartható az, hogy néhány levéltár -- a jogszabályi megalapozottság hiánya ellenére -- sürgősségi díjakat kér ügyfeleitől az előírásosnál rövidebb elintézési határidőért.

A jelzett hibák kijavításának szükségességére felhívtuk az illető levéltárak figyelmét.

c)      Kutató- és ügyszolgálati nyomtatvány űrlapok letölthetősége, kérelmek online beadási lehetősége

Azt tapasztaltuk, hogy már a levéltárak tekintélyes része biztosítja az űrlapok letöltését, és akadnak példák a kérelmek online beadhatóságára is. Elterjedt az e-mail útján történő elektronikus kérelmezés.

d)      A levéltári segédletek, adatbázisok elérhetősége a honlapon

Az 1990-es évek közepén végzett vizsgálaton tapasztaltakhoz képest nagy előrelépés valósult meg a segédletek világhálóra tétele terén. 2010 márciusában a fond- és állagjegyzékek -- kevés kivétellel -- a honlapokon voltak (egyes esetekben ugyan nem a legfrissebb változat szerepelt), és sok intézménynél a raktári jegyzékek jelentékeny részét is böngészhettük, de akadtak bőven darabszintű segédletek is.

Kiemelkedő jelentőségű a strukturált adatbázisok feltűnése a honlapokon. Oklevél- és térképgyűjtemények, testületek üléseinek napirendi jegyzékei, fényképgyűjtemények stb. adatbázisai immár jelentékeny mértékben online hozzáférhetőek, mégpedig általában a feldolgozott levéltári anyag digitális másolataival egyetemben. E téren néhány területi általános levéltár az átlagnál nagyobb eredményeket ért el. Ki kell emelnem a közös Levéltári Portál létét, hiszen egyre több adatbázist tesz hozzáférhetővé, és ehhez közös keresőrendszer is társul. (Több levéltár adatbázisát csak link-ként tünteti fel saját honlapján, ténylegesen a Levéltári Portálon lehet hozzáférni.)

 

*  *  *

 

Összefoglalva a vizsgálat tapasztalatait, kiemelendő az, hogy az elmúlt néhány évben lényegében valamennyi közlevéltár -- a „kicsik" is -- honlappal jelent meg a világhálón. Ez a jelentős teljesítmény a szakminisztérium és a Nemzeti Kulturális Alap céltámogatásainak is köszönhető. Ma már a legtöbb levéltári honlap formai és esztétikai, de tartalmi, használhatósági tekintetben is megállja a helyét a szélesebb közönség előtt. Természetesen tovább lehet és kell lépni, ehhez azonban nem csak komoly szakmai munkára, hanem a feltételrendszer mainál jobb finanszírozására is szükség van.

2. A segédletkészítés és az adatbázis-építés helyzete

E témában elsősorban arra kerestük a választ, hogy a közlevéltárak 1998 óta milyen segédleteket készítettek és mennyiben változott meg a segédlet-készítési gyakorlat az infokommunikációs eszközök elterjedése következtében. Közismert, hogy 2006 után a közlevéltárak költségvetési és személyi működési feltételei romlottak. Ezért azt is vártuk, hogy a vizsgálat során kiderül: vajon ez a levéltárhasználók megfelelő kiszolgálása szempontjából kulcsfontosságú feladat kellő súlyt kap-e az intézmények tevékenységében.

Jelen összefoglalásban természetesen csak a fontosabb vizsgálati tapasztalatok átfogó rögzítésére van mód, az egyes levéltárak segédletkészítési gyakorlatának alakulásával kapcsolatos megállapításokat és javaslatokat a konkrét szakfelügyelői jelentések tartalmazzák, amelyeket a levéltárak és fenntartóik is megkaptak.

a)      Az egyes levéltárak teljes anyagáról tájékoztatást nyújtó segédletek

E segédlet kategóriába a levéltári kalauz vagy levéltár-ismertető, valamint a fond- és állagjegyzék tartozik. A kalauz vagy levéltárismertető leíró áttekintést ad a levéltár történetéről, feladatköréről, szervezetéről, anyagának tagolódásáról és -- átfogóan -- tartalmáról. Ilyen hasznos tájékoztató segédletet a vizsgált 44 intézmény közül csak 11 jelentetett meg 1998 után (Baranya, Heves és Pest megyei levéltárak, a négy városi levéltár, a Hadtörténelmi Levéltár, az ELTE, a Nyugat-magyarországi és a veszprémi Pannon Egyetem levéltárai). Néhány levéltárismertetőt idegen nyelveken is publikáltak. Legújabban a Tolna Megyei Önkormányzat Levéltára készített kalauzt, de ez még nem jelent meg. A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltár egyik részlegének, a Sátoraljaújhelyi Fióklevéltárnak 2008-ban jelent meg az ismertetője.

A fond- és állagjegyzék a legalapvetőbb tájékoztató segédlet, amelyből a kutatók megtudhatják, hogy egy levéltárban milyen szervek milyen évkörű iratai, milyen mennyiségben találhatóak meg. Valamennyi levéltárnak elemi érdeke a jegyzék naprakészen tartása és (ma már) honlapon közzététele. Az informatika előtti időszakban manuálisan készült ez a segédlet, és papíralapon jelentették meg. (Legutóbb a Veszprém Megyei Levéltár 2006-ban, a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Levéltár és Tatabánya Megyei Jogú Város Levéltára 2007-ben.) A 2000-es években általánossá vált a jegyzékek honlapon történő publikálása. A szakfelügyeleti ellenőrzés időpontjáig még semmilyen formájú fond- és állagjegyzéket nem adott közre négy egyetem (Magyar Képzőművészeti, Moholy-Nagy Művészeti, Pannon Egyetem Georgikon Kar, Szegedi Tudományegyetem) levéltára. A közlevéltárak nagyobb része honlapján már közzétette és megfelelő időközönként frissíti fond- és állagjegyzékét, nem kevés azonban az elmaradásban lévő intézmények száma: nem szerepel fond- és állagjegyzék a Hadtörténelmi Levéltár honlapján, eddig csak ideiglenes jegyzéket tudott feltenni a Szent István Egyetem Kosáry Domokos Könyvtár és Levéltár (ok: 2008-íg gyakorlatilag nem funkcionált a levéltár) és csak részleges jegyzéket szerepeltet a Baranya Megyei Levéltár. Ezen kívül 2008. XII. 31. előtti állapotot tükröző, tehát elavult fond- és állagjegyzék volt olvasható három megyei levéltár (Győr-Moson-Sopron Megye Soproni, Nógrád és Veszprém), két városi levéltár (Győr, Székesfehérvár), a Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár és három egyetemi levéltár (Miskolc, Veszprém, Semmelweis) honlapján.

Összefoglalóan el lehet mondani, hogy a legtöbb közlevéltár eleget tesz a szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet (továbbiakban: Rendelet) 43. §-ában foglaltaknak, és naprakészen vezeti fond- és állagjegyzékét, de a változásokhoz igazodó rendszerességgel való közzététel kötelezettsége még gyakran nem teljesül.

b)      A levéltári anyag ellátottsága raktári jegyzékkel

A Rendelet 33-34. §-ai értelmében a raktári jegyzék „a levéltári anyag biztonságos megőrzését és fellelhetőségét szolgáló, belső használatra készült nyilvántartások" közé tartozik, amelyet a levéltár más nyilvántartások mellett „a levéltári anyag megfelelő dokumentálása és megőrzésének biztosítása érdekében" vezetni köteles. A raktári jegyzék a fondokhoz, ún. állagos fondok esetében az állagokhoz készül, a levéltár teljes iratanyagát raktári jegyzékelni kell. A Rendelet háromféle raktári jegyzéket különböztet meg: 1. a raktári jegyzéket, 2. az áttekintő raktári jegyzéket és 3. az ideiglenes raktári jegyzéket. Utóbbi körébe besorolható az iratanyag átadás-átvételi jegyzéke is, ha megfelel a követelményeknek. Középszinten rendezett anyaghoz raktári jegyzék vagy áttekintő raktári jegyzék készítendő.

A vizsgálat megállapította, hogy három egyetemi levéltár (Moholy-Nagy Művészeti, Pannon Egyetem Georgikon Kar, Szegedi Tudományegyetem) kivételével 1998-2009 között valamennyi intézményben folyt raktári jegyzékelési munka, de az egyes intézmények között jelentős különbségek voltak. Az egyetemi levéltárak csak 2003-tól, az MTA Levéltára még később kezdte el a raktári jegyzékek készítését. Az évente átvett iratanyag mennyiségétől és rendezettségétől nagymértékben függött az, hogy az adott levéltár milyen ütemben tudta javítani iratanyagának raktári jegyzékkel ellátottságát. Persze az is számított, hogy a levéltár megfelelő súlyt fektetett vagy sem e fontos munkafajtára. A szakfelügyelők az éves statisztikák (sok intézményé megbízhatatlan volt) és a helyszíni vizsgálat tapasztalatai alapján igyekeztek meghatározni azt, hogy 2009 végén az őrzött levéltári anyag hány százalékához állt rendelkezésre valamilyen raktári jegyzék. Eszerint az iratanyag raktári jegyzékeltsége

 

-        90 %-osnál nagyobb arányú volt 7 megyei, egy települési önkormányzati, egy ágazati állami, és 8 egyetemi szaklevéltárban,

-        70 %-osnál nagyobb arányú volt a BFL-ben, 6 megyei, 3 települési önkormányzati, egy ágazati és 2 egyetemi szaklevéltárban,

-        50 %-osnál nagyobb arányú volt 5 megyei, egy ágazati és egy egyetemi szaklevéltárban,

-        50 %-osnál kisebb arányú volt két megyei és egy egyetemi levéltárban.

 

Rögtön hozzáteszem, hogy a fenti képben nem jelennek meg a minőségi szempontok, nevezetesen a raktári jegyzékek milyensége fajta szerint. Pl. a 90 %-osnál nagyobb jegyzékeltségű eredményt elérő levéltárak többségénél az ideiglenes raktári jegyzékeket is beszámították, az 50 %-osnál kisebb jegyzékeltséget kimutató levéltárak ellenben nem. Ez jelentősen árnyalja a közölt adatokat.

Álláspontom szerint a vázolt helyzetből az következik, hogy a legtöbb levéltárnak az elkövetkező időszakban is komoly erőfeszítéseket szükséges tennie az elfogadható mértékű és minőségű raktári jegyzékeltség eléréséhez. Ennek nélkülözhetetlen feltétele a középszintű rendezettség szinte teljeskörűvé tétele!

c)      Fond- és állagszintű leíró segédletek készítése

A Rendelet 43. §-a alapján a levéltár fondismertetéseket, ismertető leltárakat, repertóriumokat, továbbá a Nemzetközi Levéltári Tanács ajánlásainak, illetve nemzetközi szabályainak figyelembevételével más feltáró jellegű segédleteket, számítógépes adatbázisokat, általános és tematikus ismertetőket is készít. (Az adatbázisokkal alább külön foglalkozom.)

Ilyen tájékoztató segédleteket közlevéltáraink csak kis mértékben készítettek 1998-2009 között. Egyedül a repertórium műfajban vannak számottevő eredmények: 2009 végéig 11 megyei (Bács-Kiskun, Csongrád, Fejér, Győr-Moson-Sopron Soproni, Heves, Jász-Nagykun-Szolnok, Komárom-Esztergom, Somogy, Tolna, Vas, Zala), egy városi (Tatabánya) és 13 egyetemi levéltár állított össze repertóriumot; az önkormányzati levéltárak egyes fondfőcsoportok iratanyagához, míg az egyetemi levéltárak teljes állományukhoz. Meg kell jegyezni, hogy a repertóriumok a legtöbb esetben 2005 előtt készültek, azóta alábbhagyott ez a tevékenység. Az egyetemi levéltárak repertóriumainak egy része is régi változat, igaz az intézmények többsége törekszik a gyarapodások folyamatos repertórizálására.

Az ismertető leltár a nem tárgyi tagolódású levéltári anyagok hasznos segédlete. Mindössze két megyei levéltár, a Békés és a Csongrád megyei készített ismertető leltárt. Kiemelkedik a Csongrád Megyei Levéltár teljesítménye: 1984 óta folyamatosnak tekinthető a segédlet készítése és közzététele.

Hagyományos fondismertetőket a Baranya és a Jász-Nagykun-Szolnok megyei levéltárak állítottak össze. A Nemzetközi Levéltári Tanács ISAG (G.) szabványának figyelembevételével 2009 végéig csak a BFL készített fondismertetéseket/-leírásokat összesen 2753 fm iratanyaghoz.

Meg kell még említeni a tematikai ismertetőket. Ilyen segédletet több levéltár is összeállított, példaként megemlítem a magyarországi németség forrásai című projekt keretében készített ismertetőket.

d)      Tétel-, ügyirat- és darabszintű segédletek készítése

A lajstrom, regeszta, katalógus, mutató, jegyzék és napirendi jegyzék sorolható ebbe a segédlet-kategóriába.

A szakfelügyelők jelentései alapján egyértelmű, hogy a 2001-el kezdődött évtized elejétől visszaszorultak e hagyományos segédletek, a legtöbb adatbázis-építés keretében készül. Jelentős munkálatoknak kell tartani a feudáliskori megyei közgyűlési és a városi jegyzőkönyvek regesztázását és az 1950 utáni tanácsi és MDP-MSZMP testületi jegyzőkönyvek napirendi jegyzékelését a BFL-ben és a megyei levéltárakban. Több egyetemi levéltárban is kezdetét vette pl. az egyetemi testületek jegyzőkönyveinek napirendi jegyzékelése.

e)      Adatbázisok építése

A vizsgált időszak feldolgozó munkáiban számottevően fejlődött az informatika alkalmazása, amely a levéltárhasználatot a hagyományos segédleteknél hatványozott mértékben jobban támogató adatbázisok építésében öltött testet. Elsősorban a feltételrendszerbeli lényeges különbségek miatt nagy eltérések voltak és vannak az egyes intézmények között. Három-négy megyei, két települési önkormányzati és négy egyetemi levéltárban 2009 végéig még nem folyt adatbázis-építési munka. Ezzel szemben néhány intézmény már a 2000-2005 közötti évektől kezdve integrált adatbázisokat hoz létre, de máshol is figyelemreméltó eredmények születtek (bár az integráció irányában általában még nem tettek lépéseket).

Kiemelkedő a BFL két folyamatosan épülő integrált adatbázisa. A „Registrum" az ISAD (G.) nemzetközi szabványra épülő nyilvántartási program, amely a levéltári anyag egészének feldolgozására szolgál, és a fond- és állagnyilvántartást, a fondok és állagok leírását, a raktári jegyzékeket, a levéltári statisztikát és a törzsnyilvántartást tartalmazza. A másik integrált adatbázist, a „LEAR"-t az intézmény több mint 40 egyedi, szétaprózott adatbázisának egységes rendszerbe integrálására dolgozták ki az ISAAR (CPF) 2nd és a Dublin Core levéltári leíró szabvány figyelembevételével. Elsősorban ügyirat- és darabszintű feldolgozásra alkalmas, kezelni tudja az árvaszéki, büntető ügyek, polgári perek hagyatéki ügyek, közjegyzői okiratok, végrendeletek és középkori oklevelek adatbázisait.

A másik nagy jelentőségű integrált adatbázist létrehozó/építő intézmény az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára. Az „ABTLInfo" nevű rendszer egyrészt az iratokban lévő tárgyszavakat és neveket tárja fel, másrészt fond-állag-sorozat szintű leírást, foto-adatbázist és állambiztonsági archontológiát tartalmaz.

A megyei levéltárakban többnyire még egyedi, nem integrált adatbázisok épültek főleg az oklevelek, térképek, tervek, fotók és jegyzőkönyvek feldolgozásával (ehhez nagymértékben a korábban készült regesztákat, katalógusokat, lajstromokat, és jegyzékeket használták fel). Az egyetemi levéltárak elsősorban a hallgatói anyakönyvek feldolgozását végzik ACCES adatbázisban.

Egyre több adatbázis tartalmazza a feldolgozott iratok digitalizált képeit, ezáltal bizonyos iratanyagokban lehetőség van az online kutatásra is. A levéltári honlapokon megjelentek az első hanghordozókat is megjelenítő adatbázis-feldolgozások (pl. Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltár).

(Megjegyzés: az internetes kutatást a hatvan évnél nem régebbi iratanyagok esetén sokszor korlátozni kell a személyes adatok védelmének kötelezettsége miatt.)

 

Értékelő megállapítások

Az elmúlt tíz év meghatározó jelentőségű változást hozott a segédletkészítési tevékenységben. Először is: általánossá vált a segédletek elektronikus létrehozása. Ez önmagában is pozitív fejlemény. Másodszor: az adatok integrálását lehetővé tevő formátum használata azzal, hogy a szöveges MS Word helyett egyre inkább az MS Excel formátumot használják a jegyzékek készítésénél. Harmadszor: nagyobb mértékben megkezdődött az adatbázisok építése, eleinte egyedi formában, a legutóbbi években azonban a nagyobb intézményeknél már az integrált adatbázisokat részesítik előnyben, amelyek létrehozásakor a nemzetközi szabványokat is figyelembe veszik.

Megkönnyíti az iratanyag elektronikus feldolgozását és használatát, ha a nyilvántartások és a különböző segédletek szabványosítottan készülnek. Ezért üdvözlendő és támogatandó az a szakmai törekvés, amely a vonatkozó szabványok megalkotását szükségesnek és sürgősnek tartja. E téren ugyanis jelentős az elmaradás.

Fontos, hogy a segédletek publikálva legyenek. Ennek hagyományos formája, a könyvként megjelentetés fölött egyre inkább eljár az idő, mert az elektronikus világban már nehézkesen használható. A jelen is már a könnyen és gyorsan kereshető adatbázisoké, mindenekelőtt az iratok digitalizált képét is megjelenítőké. Ezt a levéltárak felismerték, és eleinte CD-n, DVD-n, majd egyre inkább honlapjukon tették közzé elkészült segédleteiket és adatbázisaikat. 2009-től a BFL által üzemeltetett Levéltári Portál is rendelkezésre áll erre a célra, és kínálja a levéltárak közös megjelenési lehetőségét.

A vizsgálat során egyértelműen bebizonyosodott, hogy a nagyobb létszámú intézmények vannak előnyben az adatbázisok, főleg az integrált adatbázisok létrehozása terén. 2006 óta komoly pénzügyi megszorítás, létszámcsökkentés éri elsősorban a megyei levéltárakat. A munkakapacitás csökkenése keményen hátráltatja a levéltári segédletelési és adatbázisépítő munkák, valamint az ezek alapfeltételét képező középszintű rendezési feladatok végzését. Különösen akkor, ha az intézmények/fenntartóik a nem alapfeladatok körébe tartozó tevékenységeket részesítik előnyben.

A közlevéltárak segédletkészítési, adatbázisépítő munkájában középtávon - tekintettel a rossz munkaerő-helyzetre - a következő fő irányok javasolhatóak:

 

-        a raktári jegyzékkel ellátottság mértékének emelése, illetve magas szinten tartása, mivel a levéltári anyag egyik alapnyilvántartásáról van szó,

-        az integrált adatbázis-építés kiterjesztése (digitalizált iratképekkel),

-        azokhoz az iratanyagokhoz, amelyeket egyhamar nem digitalizálnak és ügyirat-, iratszintű feltárást igénylő adatbázist sem készítenek hozzájuk, középszintű leíró segédletek (tárgyilag tagolódó iratokhoz repertórium, tárgyilag nem tagolódó iratokhoz ismertető leltár, valamint fondismertető) készítése.

A vizsgálat során kiderült, hogy 2009 végéig csak három megyei levéltár készített középtávú segédlet- és adatbázisépítési koncepciót/tervet. A többi levéltárban is szükséges e tervek elkészítése és későbbi rendszeres karbantartása.

 

3. Iratselejtezések ellenőrzése

2010 folyamán a következő megyei levéltárak végeztek selejtezést saját levéltári anyagukban: Bács-Kiskun, Borsod-Abaúj-Zemplén, Csongrád, Győr-Moson-Sopron [Sopron], Hajdú-Bihar, Komárom-Esztergom, Veszprém, Zala. A korábbi évekhez hasonlóan elmondható, hogy a selejtezés az intézmények többségénél nem kap kellő figyelmet, pedig valamennyi levéltárban bőven van selejtezhető iratanyag.

A szakfelügyelet összesen 11 esetben 30 selejtezési tervet és 22 esetben 48 selejtezési jegyzőkönyvet vizsgált felül és terjesztett fel minisztériumi jóváhagyásra. (Valamennyi terv és jegyzőkönyv megkapta a minisztériumi jóváhagyást.)

 

4. A muzeális intézmények díjmentes látogatását biztosító igazolások kezelése

A szakfelügyelők jelentései alapján megállapítható volt, hogy - egy kivétellel - valamennyi intézmény az előírásoknak megfelelően kezelte az igazolásokat. Hiányosság az ELTE Levéltárában fordult elő. (A rendelkezések betartására felhívtuk a levéltár igazgatójának figyelmét.)

 

5. A veszélyeztetett levéltári anyagokkal kapcsolatos költségvetési támogatás felhasználása

A 2009. évi támogatásokra kiírt pályázaton a vizsgált 44 közlevéltár közül 12 nem pályázott (2 városi, 9 állami szaklevéltár és 1 köztestületi levéltár). Két egyetemi levéltár pályázata sikertelen volt.

Az egyes intézmények támogatási összege 300 ezer és 19,7 millió Ft között mozgott. A szakfelügyelők megállapítása szerint valamennyi támogatást a pályázati célnak megfelelően használtak fel, az összegek jól hasznosultak. Ezek nélkül sok szakmai beszerzés és feladat nem teljesülhetett volna.

A támogatás leginkább a következő célok megvalósítását tette lehetővé (zárójelben az intézmények száma): savmentes dobozok beszerzése (17), konzerválás, restaurálás (13), mikrofilmezéshez, konzerváláshoz és restauráláshoz szükséges nyersanyagok, vegyszerek beszerzése (8), raktári állványzat beszerzése (6).

 

II. Nyilvános magánlevéltárak

 

1.Az elmúlt tíz év szakfelügyeleti ellenőrzésein feltárt hiányosságok utóellenőrzése

2009 folyamán 20 nyilvános magánlevéltárban végeztük el az utóellenőrzést, 2010-ben a többi, szám szerint 19 intézmény került sorra. Az alábbiakban a 2009-ről szóló összegző jelentésem szerkezetében tekintem át a szakfelügyelői jelentésekben rögzített fő tapasztalatokat.

 

a)      Személyi feltételek

A vizsgált intézmények közül a Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár létszáma emelkedett jelentős mértékben (2000. évi 4-ről 6 főre). Erre elsősorban a szakszervezeti iratanyag átvétele miatt volt szükség. Kismértékű javulás volt a következő intézményekben: Szeged-Csanádi Püspöki Levéltár (a korábbi napi 4, majd 6 órás alkalmazott teljes munkaidős lett), Jézus Társasága Magyarországi Rendtartományának Levéltára (1 fő heti 12 órás, 1 fő napi 6 órás alkalmazott van), Dunántúli Református Egyházkerületi Levéltár (3 fő teljes, 1 fő részmunkaidős), Nyíregyházi Evangélikus Egyházközség Levéltára (2006 előtt nem volt állandó alkalmazott, azóta 1 főt napi 4 órában alkalmaznak), Soproni Evangélikus Egyházközség Levéltára (1 vezető, 2 részfoglalkozású). A többi 13 levéltár személyi kondíciói gyakorlatilag nem változtak, bár a tíz év alatt átmeneti problémák több intézménynél előfordultak.

A vizsgált levéltárak személyi létszáma általában megfelelőnek, néhány esetben elfogadhatónak minősíthető. A személyzeti létszámon belül javult a szakképzettek aránya (egyetemi történelem szak, OKJ-s segédlevéltárosi képesítés). Továbbra is sajátos helyzetben van a Budai Szerb Ortodox Egyházmegyei Levéltár, mert nincs állandó levéltárosa. Évente két alkalommal kb. 15 napra a belgrádi Szerb Országos Levéltár munkatársai jönnek Szentendrére és végzik el a legszükségesebb munkákat, mégpedig a szerbiai szabályok szerint.

 

b)      Elhelyezési, raktározási viszonyok

A vizsgált levéltárak szinte mindegyikében valamilyen mértékben javultak az elhelyezési körülmények. Nagy eredmény volt még 2000-ben a Győri Egyházmegyei Levéltár új elhelyezése, majd a raktár áramtalaníthatóságának megteremtése és páraelszívóval ellátása. 2006 után a püspöki palotán belül más helyre került a Szeged-Csanádi Püspöki Levéltár: az új raktár megfelelő, hosszabb távon biztosítja az iratgyarapodást, automatikus páraelszívóval ellátott, jó körülmények közé került a munkaszoba és kutató. A kis intézmények közül a Baranyai Református Egyházmegyei Levéltár új elhelyezést kapott, itt érzékelhetően jobbak a körülmények.

A vizsgálat idején úgy tűnt, hogy 2010-ben végre megvalósulhat a Piarista Rend Magyar Tartománya Központi Levéltárának megfelelő helyre költözése, és a zsúfoltság megszüntethető lesz. (Reméljük, ez meg is valósult.)

A Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltárban raktárbővülés történt, emellett a BFL-ben is béreltek raktárt a szakszervezeti iratanyagok elhelyezésére. Kisebb, de az adott intézmény számára fontos fejlesztéseket foganatosítottak a többi vizsgált levéltár többségében is helyiségbővülés és raktári állapotváltozás formájában. De hangsúlyozni kell, hogy e fejlesztések csak részlegesek voltak, további intézkedések szükségesek a megfelelő elhelyezés biztosítása érdekében. Ebből a szempontból két egyházi levéltárat említek. Egyik a Váci Püspöki és Káptalani Levéltár: a túl száraz raktárakban három db párologtató készüléket állítottak fel, amelyekkel jobb lett a páratartalom, de még nem tudták megszüntetni a széttagolt, zsúfolt állapotokat. A másik intézmény a Jézus Társasága Magyarországi Rendtartományának Levéltára: egy alagsori helyiségbe kerül a széttagoltan tárolt levéltári anyag, de ez a terem csak akkor lesz alkalmas levéltári raktárnak, ha a szigetelési munkákat jó minőségben elvégzik, és biztosítják a megfelelő szellőzést. A Budai Szerb Ortodox Egyházmegyei Levéltár raktárai telítettek, remélhető, hogy az elhatározott bővítés megvalósul.

Több vizsgált intézményben korszerűbb tárolóeszközzel (pl. DS állványzat) cserélték le az elavultat (pl. faszekrényt), és egyre jobban használják a savasodást késleltető savmentes tárolódobozokat.

Az elhelyezési viszonyok terén tapasztalt fejlődés nagyrészt a fenntartók levéltár iránti elkötelezettségének köszönhető.

 

c)      Technikai feltételek

Az elmúlt évtizedben a vizsgált nyilvános magánlevéltárak mind rendelkeztek a hagyományos technikai felszereléssel (pl. gyorsmásoló), az utóbbi években a raktárak klimatikus adatait mérő műszerek is elterjedtek. Mindenhol van már számítógép, emellett több helyen pl. szkenner, digitális fényképezőgép. Általános probléma, hogy -- különösen a pénzügyi lehetőségek, így a pályázati pénzek apadása miatt -- nem mindig tudják lecserélni az elavult hardvereket és szoftvereket.

Egyre több intézménynek van saját honlapja vagy a fenntartó honlapján megjelenési lehetősége. A jelentések szerint különösen a Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár, valamint a Piarista Rend Magyar Tartományának Központi Levéltára honlapjai a legjobbak. Utóbbi intézmény volt az első egyházi levéltár, amely honlappal jelentkezett (1999-ben).

A technikai ellátottság fejlődésében nagy szerepet játszott a központi költségvetési támogatás (kár, hogy 2010-ben ilyen már nem volt) és az NKA-tól nyert összegek.

 

d)      Szakmai feldolgozó munka

A rendezés és segédletkészítés mindegyik vizsgált intézménynél valamilyen mértékben folyt az elmúlt évtizedben. Egyes kisebb levéltárak (pl. Mindszenty Levéltár) darabszintű jegyzékeket készített, mert sajátos, gyűjteményt őriznek. Fondjegyzék terén történt ugyan előrelépés, de több helyen még mindig nem áll rendelkezésre ez az alapvető tájékoztatási segédlet.

A szakfelügyelői jelentések beszámoltak a megindult adatbázis-építésekről (Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár, Piarista Rend Magyar Tartományának Központi Levéltára, Tiszántúli Református Egyházkerületi és Kollégiumi Levéltár, Baranyai Református Egyházmegye Levéltára).

Az elmúlt évtizedben sokszor esett szó a szakmai követelményeket előíró 2002. évi miniszteri rendeletről. Ez a nyilvános magánlevéltáraktól is megköveteli a nyilvántartások, úgymint fondtörzskönyv, fonddosszié, raktári jegyzék és a különböző naplók (gyarapodási, fogyatéki, kölcsönzési, letéti, átmeneti) felfektetését és vezetését. Ez a szakmai követelmény mind a mai napig nem érvényesült maradéktalanul, bár a vizsgált levéltárak egy része végrehajtotta a feladatokat. Már többször kifejtett álláspontomat ismétlem meg: a nyilvános magánlevéltárak számára egyszerűbb nyilvántartási rendszert kellett volna előírni. Iratselejtezés nem folyt a vizsgált intézményekben. A Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár tervezte a selejtezést, de eddig még nem valósult meg a terv.

 

e)      Kutatószolgálat

Néhány vizsgált intézmény komoly mértékű kutatóforgalmat bonyolított le. Legnagyobbat a Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár, a Győri Egyházmegyei Levéltár (2009-ben: 150 kutató, 680 eset), Görög Katolikus Püspöki Levéltár (2009: 88 kutató, 102 eset) és a Tiszántúli Református Egyházkerületi és Kollégiumi Levéltár (2009: 166 kutató, 497 eset).

Még mindig akadnak olyan egyházi levéltárak, amelyeknél nincs megfelelő kutatási szabályzat, de előfordulnak hiányosságok a kutatók és a kutatóforgalom nyilvántartása terén is.

 

2.      A muzeális intézmények díjmentes látogatását biztosító igazolások kezelése

A vizsgált 19-ből 9 kisebb levéltár nem igényelt igazolást. A többi intézménynél a szakfelügyelők szabályszerű nyilvántartást és kezelést állapítottak meg.

 

3.      A veszélyeztetett levéltári anyagokkal kapcsolatos 2009. évi költségvetési támogatás felhasználása

A pályázaton a vizsgált 19-ből nem vett részt, ill. nem kapott támogatást 13 intézmény.

 

A nyertes pályázók és pályázati céljaik:

 

-        Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár (restaurálási nyersanyag és vegyszer),

-        Győri Egyházmegyei Levéltár (árnyékolási eszköz),

-        Váci Püspöki és Káptalani Levéltár (restauráltatás),

-        Sárospataki Református Kollégium Tudományos Gyűjteményei Levéltár (restaurálási anyag),

-        Tiszántúli Református Egyházkerületi és Kollégiumi Levéltár (savmentes dobozok beszerzése, restauráltatás),

-        Soproni Evangélikus Egyházközség Levéltára (restauráltatás).

 

A legnagyobb támogatási összeg 1.620 ezer, a legkisebb 68 ezer Ft volt.

A szakfelügyelők jelentéseiből megállapítható, hogy az elnyert összegek felhasználása a célnak megfelelően történt. A hat levéltár szükséges állományvédelmi feladatokat végezhetett/végeztethetett el.

 

4.      A nyilvános magánlevéltárak részére biztosított 2009. évi költségvetési támogatás felhasználása

A pályázaton a vizsgált 19-ből nem vett részt, ill. nem kapott támogatást 4 intézmény (Jézus Társasága Magyarországi Rendtartományának Levéltára, Baranyai Református Egyházmegye Levéltára, Nyíregyházi Evangélikus Egyházközség Levéltára, Soproni Evangélikus Egyházközség Levéltára).

Az intézmények támogatási összegei közül a legnagyobb 3.712 ezer Ft, a legkisebb 90 ezer Ft volt. A támogatás felhasználása nagyrészt a következő célokra történt (zárójelben az érintett levéltárak száma): számítógép, -alkatrész, notebook beszerzése (8), iratrendezés (6), szkenner beszerzése (3), szakkönyvek vásárlása (3),  kiadvány megjelentetése (2). Egy-egy levéltár mikrofilmek beszerzésére, segédlet készítésére, digitális fényképezőgép beszerzésére, iratbeszállításra, poroltó készülék beszerzésére és kutatótermi bútor vásárlására vette igénybe a támogatást.

A szakfelügyelők megállapítása szerint valamennyi levéltár a pályázati céloknak megfelelően költötte el a támogatási összeget. A beszerzések és az elvégzett feladatok szakmailag indokoltak, hasznosak voltak.

 

Budapest, 2011. január 31.

 

Dr. Lakos János

főlevéltáros, c. főigazgató

levéltári vezető szakfelügyelő