Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2002. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól *

Múlt év március elején hatályba lépett a nemzeti kulturális örökség miniszterének új, 7/2002. (II. 27.) NKÖM rendelete a Levéltári Kollégiumról és a levéltári szakfelügyeletről. Ez a jogszabály több vonatkozásban módosította a szakfelügyelet feladatainak ellátására vonatkozó tartalmi és eljárási szabályokat. Az év folyamán tartott ellenőrzések során már az új szabályokat alkalmaztuk, így pl. az egyes levéltárak ellenőrzéséről készített jelentést nem az illetékes szakfelügyelő, hanem a vezető szakfelügyelő juttatta el az intézményfenntartókhoz. Tapasztalataim szerint a jogszabály-változás egységesebbé tette a szakfelügyelők munkáját. Elkészült az új működési szabályzat is. (Miniszter Úr 2002. november 22-én hagyta jóvá.)

Régóta várt, nagy jelentőségű eseményt jelentett egy másik új jogszabály, a levéltári szak­mai követelményekről szóló 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet, amely alapján 2003-tól kezdődően jóval megalapozottabbá, hatékonyabbá válhat működésünk.

2002-ben nem volt változás a szakfelügyelők létszámában (12) és személyében, valamint beosztásában. Összesen négyszer tartottunk szakfelügyelői értekezletet a felmerült problémák megbeszélése és a munkaterv előkészítése céljából. Nyolc levéltárban tettem vezető szakfelügyelői látogatást (öt helyen a fenntartó képviselőjével is tárgyaltam.)

A nyilvános magánlevéltárak száma eggyel csökkent a Pécsi Püspöki és a Káptalani Levéltár egy intézménybe való összevonása következtében. Összesen 43 közlevéltár és 39 nyilvános magánlevéltár tartozott a szakfelügyelet illetékességi körébe. Először végeztünk ellenőrzést a 2001 júliusában szaklevéltárrá vált Történeti Hivatalban.

Kurrens feladatként 20 levéltári iratselejtezést és egy iratselejtezési tervet ellenőriztünk. Munkatervünk a következő ellenőrzési témákat írta elő 2002-re:

A Magyar Országos Levéltár kivételével valamennyi közlevéltárban:

• az informatika levéltári alkalmazásának helyzete,
• az 1998?2001 közötti ellenőrzéseken feltárt hiányosságok megszüntetésére tett intézkedések,
• az 1998?2001 között iratok mikrofilmezésére és a mikrofilmezés előkészítésére biztosított pénzösszegek felhasználása.

18 nyilvános magánlevéltárban (Kisgazda Levéltár, Mindszenty Levéltár, Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár, Debrecen-Nyíregyházi Egyházmegyei Levéltár, Szeged-Csanádi Püspökség Levéltára, Görög Katolikus Püspöki Levéltár, Ciszterci Nővérek Boldogasszony Háza Monostor Levéltára, Magyar Piarista Rendtartomány Levéltára, Jézus Társasága Magyarországi Rendtartományának Levéltára, Sárospataki Református Kollégium Tudományos Gyűjteményei Levéltára, Baranyai Református Egyházmegyei Levéltár, Békéscsabai Evangélikus Gyülekezet Levéltára, Nyíregyházi Evangélikus Egyházközség Levéltára, Orosházi Evangélikus Gyülekezet Levéltára, Soproni Evangélikus Egyházközség Levéltára, Szarvas-Ótemplomi Evangélikus Egyházközség Levéltára, Baptista Levéltár, Szerb Ortodox Egyházmegyei Levéltár):

• a darabszintű nyilvántartást igénylő gyűjtemények nyilvántartásának módja, segédlettel való ellátottsága, tárolási körülményei,
• általában a levéltári nyilvántartások és segédletek megléte, készítésének helyzete.

Fenti 18 intézményben, továbbá a Győri Egyházmegyei Levéltárban, a Váci Püspöki és Káptalani Levéltárban, valamint a Tiszántúli Református Egyházkerületi és Kollégiumi Levéltárban:

• a kutatószolgálat ellátásának helyzete,
• a korábbi ellenőrzés során feltárt hiányosságok felszámolásának helyzete.

Valamennyi meglátogatott levéltárban:

• az 1995. évi LXVI. törvény 34/A. §-ának (2) bekezdése és 34/C. §-ának (1) bekezdése alapján 2001-ben elnyert támogatás felhasználása és hasznosulása.

Az alábbiakban áttekintem az ellenőrzések fő tapasztalatait. (Az egyes intézmények el­len­őrzéséről készült jelentéseket a levéltárak vezetői és a fenntartók megkapták.)

I. KÖZLEVÉLTÁRAK

1. Az informatika levéltári alkalmazásának helyzete

Budapest Főváros Levéltára (BFL), megyei levéltárak

2002-ben már valamennyi (21) intézmény használta a számítógépet munkájához, igaz meglehetősen különböző mértékben. Összehasonlítva az 1999. évi állapotokkal, megállapítható, hogy az elmúlt három évben további fejlődésnek lehettünk tanúi a hardver (HW) és szoftver (SW) ellátottság, a belső hálózatok kiépítése, az Internetre kapcsolódás és a felhasználás területén egyaránt, ugyanakkor a korábbi gondok (elsősorban a gyorsan elavuló HW/SW eszközök cseréjének nehézségei és a személyi háttér szűkössége) költségvetési okokból korántsem szűntek meg. Két megjegyzéssel (1. a szakfelügyelők az elmúlt év folyamán különböző időpontokban végezték az egyes intézmények informatikai helyzetének felmérését, tehát pl. a májusi állapotokat rögzítő adatok az év végére pozitív irányban is változhattak, 2. Győr-Moson-Sopron Megye Győri Levéltárában nem végezhettük el a felmérést a levéltár működésének ?szünetelése? miatt) a fő jellemzők az alábbiakban foglalhatóak össze.

A legtöbb számítógép (115, ebből 11 szerver, 65 CD-ROM meghajtóval/multimédiás képességgel) a BFL-ben, a legkevesebb (7, ebből 1 szerver, 7 CD-ROM meghajtóval, 1 multimédiás képességgel) a Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Levéltárban volt. A gépek tekintélyes hányada régi, elavult berendezés. A nyomtatókról nagyjából ugyanez mondható el. Szkennert 17, digitális fényképezőgépet, kamerát 8 intézményben használtak. Belső hálózat valamennyi levéltárban kiépült, a Borsod-Abaúj-Zemplén (BAZ) Megyei és a Pest Megyei Levéltárban azonban csak a központi épületben, a többi telephelyen nem. Általános lett a nagyterületi hálózatra, az Internetre kapcsolódás, ez eddig egyedül a BAZ Megyei Levéltárban nem valósult meg.

Az általános levéltárak elsősorban a kereskedelmi forgalomban kapható ún. irodai programcsomagokat használják, amelyekben a szerkesztő, táblázatkezelő mellett kisebb adatbázisok kezelésére alkalmas SW is található (ACCES). Kifejezetten levéltári célú programokat főleg a BFL dolgozott ki. Ezek az illetékességi és gyűjtőkörbe tartozó szervek és a levéltári anyag nyilvántartására, a térképek-tervek és különböző irategyüttesek feldolgozására szolgálnak. Pl. a Registrum és a Lazarus programokat in­gyen a többi levéltár rendelkezésére bocsátották.

A számítógépes eszközállományt az intézmények zöme szövegszerkesztés, egyéb ügyviteli és könyvtári munka mellett egyre nagyobb mértékben használja levéltári adatbázisok építésére. Szervnyilvántartás, fond- és állagjegyzék, terv- és térképtár, képeslap és más irategyüttesek feldolgozásai folytak.

Néhány levéltárban megkezdődött a digitalizálás is: a BFL-ben térképekről és tervekről, a Baranya Megyei Levéltárban kataszteri térképekről és képeslapokról, a Csongrád Megyei Levéltárban fotó-, és hanganyagokról, a Hajdú-Bihar Megyei Levéltárban 1526 előtti oklevelekről, a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Önkormányzat Levéltárában szintén 1526 előtti oklevelekről és úrbéri összeírásokról készültek modern másolatok. Levéltári anyagról CD-lemezen eddig a BFL, a Baranya Megyei Levéltár és a Hajdú-Bihar Megyei Levéltár adott közre publikációt.

Az ellenőrzés időpontjában 21 közül 11 intézménynek már volt honlapja, ötben pedig folytak a honlap megteremtésének előkészületei. A honlapok minősége különböző, kiemelkedően jó a BFL-é, amely folyamatos frissítésű és bő tartalmú. Általában elsősorban a levéltár adatai (cím, telefon stb.), valamint fond- és állagjegyzéke található meg a megyei levéltárak honlapján, amelyek egyes esetekben idegen (angol, német) nyelven is tartalmaznak információkat.

Közvetlenül csak négy levéltárban (BFL, Bács-Kiskun, Csongrád és Zala megyei levéltárak) áll számítógép a kutatók rendelkezésére.

Csekély az informatikai alkalmazottak száma: főállású szakembert a BFL-en kívül (ahol 4 fős csoport működik) csupán a megyei levéltárak 50%-ában foglalkoztattak (jellemzően egy főt). Az intézmények többségében komolyan veszik a levéltári dolgozók informatikai képzését.

A HW/SW fejlesztések néhol tapasztalt esetlegességét talán az is okozta, hogy az intézmények fele a vizsgálat idején még nem rendelkezett a fejlesztések és alkalmazások terveit rögzítő informatikai programmal. Ennél is több azoknak a levéltáraknak a száma, amelyeknek nem volt adatvédelmi szabályzatuk. Nem mindenütt megfelelő a vírusvédelem és a biztonságos adatmentés végzése sem.

Állami szaklevéltárak

A négy országos illetékességű szaklevéltár közül a Történeti Hivatal jutott el legmesszebbre az informatika alkalmazásában, gyakorlatilag a Magyar Országos Levéltár és a BFL által fémjelzett kategóriába tartozik. Sajátos helyzetéből fakadó jobb költségvetési lehetőségei miatt komoly HW/SW eszközállománnyal rendelkezik (91 számítógép ? közülük 2 szerver, 84 CD-ROM meghajtóval és 74 multimédiás képességgel, 2 mikrofilm- és 2 lapszkenner stb.). Kiépült a belső hálózat, már 1997-ben rákapcsolódott az Internetre, és hazai viszonylatban színvonalas, magyar, német és angol nyelvű honlapot készített. Kidolgozta THINFO nevű levéltári adatbáziskezelő rendszerét, amely segítségével az iratanyagra, az ügyfelekre és a kutatókra kiterjedő integrált adatbázist hozott létre. Néhány éve végzi iratanyaga fontos részeinek digitalizálását is.

A Vízügyi Levéltárban az ellenőrzés idején 8 számítógép (ebből 5 CD-ROM meghajtós, 1 multimédiás), 1 szkenner, 2 nyomtató volt. Belső (szerver nélküli) hálózattal és Internet kapcsolódással rendelkeznek, honlapjuk még nincs. Különböző iratanyagokról van adatbázisuk.

A Hadtörténelmi Levéltár elfogadható mennyiségű és minőségű számítógépet (12 db) és perifériát (nyomtatók, szkenner) birtokol. A belső hálózat kiépítését még 2002-ben tervezték.

A KSH Levéltára rendelkezik a feltétlenül szükséges eszközállománnyal, gépeiket bekapcsolták a KSH hálózatába.

A 13 egyetemi levéltár legtöbbje az illető egyetemi könyvtár keretében működik. Ennek következtében 1?2 számítógépük van, amelyek általában a könyvtári rendszerbe illeszkednek. Ez alól kivétel az elkülönítetten létező ELTE Levéltára, ahol az ellenőrzés idején 6 viszonylag jól felszerelt számítógép volt, ezek azonban nem tartoznak belső hálózatba (csupán egy gép kapcsolódik az egyetem hálózatához); viszont létezik az Internet kapcsolat, és honlap készítését is tervezik. A Miskolci Egyetemen jó a 4 gép felszereltsége, digitalizáló eszközökkel is rendelkeznek. A legtöbb egyetemi levéltárban már készültek többnyire egyszerűbb adatfeldolgozások a levéltári anyagról. (A Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem Levéltárában, az Iparművészeti Egyetem Levéltárában és a SZIE Gödöllői Levéltárában az ellenőrzés idején még nem alkalmaztak számítógépet!)

A Semmelweis Orvostörténeti Szaklevéltárban átlagos mértékben alkalmazzák a számítástechnikát.

Az MTA Levéltára mint köztestületi levéltár

Három számítógépből (CD-ROM meghajtóval) és egy lézernyomtatóból áll a HW eszköztár. Szerver nélküli belső és külső hálózattal, Internet kapcsolattal rendelkezik az intézmény. SW-állományuk csupán egy irodai programcsomag. Egyetlen adatbázist készítenek (az MTA tagjairól teljes életrajzi és szakmai adatbázis, a melléjük rendelhető levéltári anyag jelzetének megadásával).

Települési önkormányzati levéltárak

A három városi levéltár közül a győriben és a székesfehérváriban minden érdemi munkatársra jut egy ? többségében korszerű ? számítógép, s e két intézmény kellő számú nyomtatóval, szkennerrel és CD-íróval is felszerelt. Tatabányán szerényebb a HW-eszköztár, s míg az előző két levéltárban belső hálózat és Internet kapcsolat is működik (szerverrel), utóbbiban csak az Internet kapcsolat létezik. A győri levéltárnak a városháza szerveréről üzemelő honlapja van, Székesfehérváron az ellenőrzés idején még csak tervezték megalkotását. Levéltári programot egyelőre egyik intézmény sem használ. Győrben WORD szövegszerkesztővel fond- és állagjegyzéket állítottak össze (a honlapon is közzétették), Tatabányán pedig Excel táblázatkezelőben a tervtári anyag segédletét készítik. Informatikai program és adatvédelmi szabályzat egyik levéltárban sem készült.

2. Az 1998?2001. évi ellenőrzések során feltárt hiányosságok megszüntetésére tett intézkedések

BFL, megyei levéltárak

Korábban fő hiányosságként rögzítettük azt, hogy az általános levéltárak költségvetési ellátottsága ? néhány intézmény kivételével ? nagyon rossz, a szakmai alapfeladatok finanszírozása a legtöbb intézményben alapszinten is csak a pályázati úton elnyerhető, ezért bizonytalan támogatások segítségével valósulhat meg. Ez a helyzet 2002-ben sem változott.

A levéltárak többségében létszámhiányt állapítottunk meg. E téren sem lehet lényeges előrelépésről beszámolni, hiszen csupán a Somogy, Tolna és Veszprém megyei levéltáraknál történt érdemleges létszámnövekedés. (További három megyében a belépő új épületekkel járó létszámfejlesztés a szakmai állományt nem érintette!) A nem megfelelő személyi ellátottság problémáját hangsúlyozni kell, mert a szakmai követelményekről szóló rendelet többletfeladatokat ró a levéltárakra különösen a gyűjtőterületi munkában.

Az előző években sűrűn merült fel kifogás az elhelyezési, raktározási körülményekkel kapcsolatban. Jónéhány intézmény küzdött krónikus férőhelyhiánnyal. E téren a 2002. évi ellenőrzések során komoly eredményeket is tapasztalhattak a szakfelügyelők:

A Vas Megyei Levéltár birtokba vehette új épületét, felújították régi helyét, a Kőszegi Fióklevéltár faállványait fémállványokra cserélték. Az intézmény férőhely problémái ezzel egy időre megoldódtak. Restauráló műhely is létesült.

A Csongrád Megyei Levéltár 1999-ben fennálló raktározási gondjai szintén enyhültek a csongrádi új épület, valamint a szegedi és makói új raktárak átadásával.

A Csatkai utcai raktár berendezésével bővült Győr-Moson-Sopron Megye Soproni Levéltárának raktárkapacitása is, bár az intézmény rossz elhelyezési körülményei alapvetően nem változtak.

A Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Levéltárban 2002-ben ? a kiszolgáló épületrész bővítése mellett ? átadták az új raktárépületet, s ezzel hosszabb távra biztosították az iratátvétel lehetőségét.

Régóta húzódó ügy végére került pont azzal, hogy 2002 őszén megkezdődött a BFL mintegy 50.000 fm irat befogadására alkalmas új, komplett épületének építése. A 2003 őszén várható átadással modern otthonba kerül az intézmény, elhelyezési gondjai megszűnnek.

Érdemleges felújítások, korszerűsítések megvalósulásával számottevően javultak a Tolna Megyei Önkormányzat Levéltárának elhelyezési viszonyai.

Egy-két intézménynél vontatottan haladnak az elkezdett fejlesztések, felújítások:

A Pest Megyei Levéltár 2000-ben átadott új épületében a raktárak beállványozása csigalassúsággal folyik, mert a fenntartó csak 50%-ban biztosítja az egyes szintek felszerelésének költségeit, a másik 50%-ot pályázati úton próbálja megszerezni a levéltár több-kevesebb sikerrel. Meg kell továbbá jegyezni, hogy az új épület lényegében csak az alkalmatlan raktárak felszámolását tette/teszi lehetővé, a gyarapodások számára alig biztosít férőhelyet.

A Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat Levéltárának Deák utcai épületében megkezdett felújítási munkák még nem fejeződtek be, a Vörösmarty u. 14. sz. alatti raktárban nem javultak a rossz őrzési körülmények.

A súlyos raktárhiánnyal küszködő vagy igen rossz raktározási feltételekkel rendelkező Bács-Kiskun, BAZ és Zala megyei levéltárak helyzete továbbra is változatlan.

A korábbi szakfelügyeleti ellenőrzések a fenntartók felelősségi körében gyökerező hiányosságokon kívül az intézmények munkájában is problémákat tártak fel. Ezek elsősorban a nyilvántartások vezetésében, a szervellenőrzési és a levéltári selejtezési feladatok végzésében, valamint a kutatás belső szabályozásában jelentkeztek (sok levéltárban a nyilvántartások egy részét nem vagy csak felületesen, hiányosan vezették, a szervellenőrzési [helyenként a feldolgozó] munkára kevés gondot fordítottak, az iratselejtezéseket nem hagyatták jóvá, nem korszerűsítették a kutatási szabályzatot stb.). Az utóellenőrzések megállapításai szerint, ha nem is a kívánatos mértékben, mindenütt előrehaladt a hiányok pótlása, ill. a munkafajták helyes arányainak kialakítása. A Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat Levéltárában és a Vas Megyei Levéltárban még nem kerültek elő maradéktalanul a korábbi vizsgálat idején hiányzó 1526 előtti oklevelek.

Állami szaklevéltárak

A Hadtörténelmi Levéltárra 2000-ben kirótt jelentős létszámcsökkentés súlyosan érintette a feladatellátást. Többször is szóvá tettük ezt a problémát, orvoslása azonban mindezideig nem történt meg. Egyelőre csak terv készült a már régóta időszerű raktári férőhely-bővítésre. Továbbra is fennáll a levéltári törvénnyel ellentétes állapot amiatt, hogy a levéltár nem gyakorolja a honvédelmi szervek iratkezelésének levéltári felügyeletét.

A Vízügyi Levéltárban a kifogásolt raktározási körülményeket (különböző irattároló cégekkel való közös raktározást) megszüntették, ellenben az illetékességi körből az 1995. évi levéltári törvény alapján kikerült környezet- és természetvédelmi szervek iratanyagait továbbra sem adták át az illetékes levéltáraknak.

A KSH Levéltárában megoldódtak a korábbi raktározási gondok.

Lényeges előrelépés nem történt az egyetemi levéltárak többségében tapasztalt lehangoló elhelyezési és személyi ellátottsági viszonyok, a 2000. évi integráció nyomán néhány helyen kialakult ? kis túlzással ? kaotikus állapotok terén. Az összképen nem változtat az sem, hogy a Nyugat-Magyarországi Egyetem Soproni Levéltárában létszámot emeltek és hogy a Magyar Iparművészeti Egyetem Levéltára egyéves szünet után ismét működik.

Szakképzett levéltáros beállításával komoly szakmai munka indult meg a Semmelweis Orvostörténeti Levéltárban, ugyanakkor az adott feltételek között továbbra sincs esély a tudományos jelentőségű egészségügyi dokumentációk átvételére, vagyis az 1997. évi XLVII. törvény előírásának végrehajtására.

Az MTA Levéltára mint köztestületi levéltár

Az intézmény működése továbbra sem felel meg a törvényben előírt követelményeknek, mert a levéltári raktárterem egyúttal kutató- és munkaszobául is szolgál.

Települési önkormányzati levéltárak

Jelentős eredmény a Székesfehérvári Városi Levéltárban megvalósult raktárfejlesztés és létszámgyarapodás. A Győri Városi Levéltár is kapott új levéltárosi státuszt. A Tatabánya Városi Levéltárban 2000-ben csak felmérték iratállományukat, a régóta esedékes rendszerezési feladat elvégzésének előkészítéseként.

3. A veszélyeztetett levéltári anyag megmentésére kiírt 2001. évi pályázaton elnyert költségvetési támogatás felhasználása

Kilenc állami szaklevéltár és az MTA Levéltára nem nyújtott be pályázatot, s így nem kapott támogatást 2001-ben. A többi levéltár az elnyert összegeket különböző közvetlen és közvetett állományvédelmi célokra fordította (pl. iratanyagok restauráltatása, mikrofilmezése és köttetése, raktári állványzatok, különleges tárolók, savmentes dobozok beszerzése, digitális fénymásolók, műhelyfelszerelések és nyersanyagok vásárlása, raktártakarító gépek beszerzése stb.). A felhasználás és az elszámolás valamennyi intézményben szabályos volt.

A támogatások fontos szakmai feladatok elvégzését tették lehetővé és nagymértékben hozzájárultak a veszélyeztetett levéltári anyag hatékonyabb védelméhez, amely célokra az intézmények költségvetésében alig van fedezet.

4. Az 1998?2001. között iratanyagok mikrofilmezésére, ill. mikrofilmezésének előkészítésére kapott költségvetési támogatások felhasználása

A vizsgálat során elsősorban arra voltunk kíváncsiak, hogy a levéltárak:

a) mennyire ítélték fontosnak azt, hogy mikrofilmezés-előkészítési, ill. mikrofilmezési célra is igénybe vegyék a veszélyeztetett levéltári anyagok megmentésére évente rendelkezésre álló támogatást,

b) milyen szempontok alapján választották ki az előkészítésre/filmezésre szánt iratanyagokat,

c) rendelkeznek-e hosszabb távra szóló előkészítési/filmezési tervvel?

Ad a) A szakfelügyelők jelentései szerint 43 közlevéltár közül négy év alatt mindössze 9 általános levéltár vett igénybe támogatást iratanyag filmezésre történő előkészítése céljából és csupán 5 a filmezés megvalósítására. (Ezen kívül 2 levéltár a Magyar Országos Levéltár filmtárában lévő filmekről szerzett be másolatokat.) Ennek alapján megkockáztatható az az állítás, hogy az intézmények többsége az adott körülmények között nem tartja elsőrendűen fontosnak az állományvédelemnek, a pusztuló hordozókon lévő információk megmentésének ezt a bizonyítottan leghatékonyabb eszközét.

Ad b) A legtöbb esetben állományvédelmi szempontok alapján válogatták ki az iratanyagokat, két levéltárnál azonban bevallottan más volt az alapvető motivum: nyilvános magánlevéltárnak esetleg kiadandó fondok filmezésének előkészítésére kértek és kaptak támogatást. Feudális kori, dualizmus kori, két világháború közötti és 1945 utáni iratanyagok egyaránt szerepelnek a kiválasztottak között, jellemzően azonban 1950 utáni tanácsi iratokról (jobbára bekötött jegyzőkönyvekről), a BFL esetében 1945 utáni büntető peres iratokról van szó.

Ad c) A levéltárak általában nem készítettek középtávú vagy hosszabb távra szóló terveket. Vélhetően az a tény is szerepet játszik ebben, hogy nagyon kicsi a rendelkezésre álló gyártókapacitás, ill. hogy a nem bekötött, ún. szálas iratok filmezésre előkészítése meglehetősen időigényes, monoton munka.

Kívánatosnak tartom, hogy a következő évek pályázati kiírásaiban mint az egyik határozottan kiemelt cél fogalmazódjon meg a gyorsan pusztuló XX. századi savas iratanyagok mikrofilmezésre történő előkészítése és mikrofilmezése.

II. NYILVÁNOS MAGÁNLEVÉLTÁRAK

Előzetesen meg kell jegyeznem, hogy a Kisgazda Levéltárban nem végezhettük el a munkaterv szerinti ellenőrzést, mert a levéltár szüneteltette működését. (Jelentésem végén még visszatérek erre az ügyre.)

1. Darabszintű nyilvántartást igénylő gyűjtemények nyilvántartása, segédlettel ellátottsága, tárolási körülményei

A 17 meglátogatott levéltár közül 10-ben még nem alakítottak ki darabszintű nyilvántartást igénylő külön gyűjteményt a kéziratos térképekből, tervrajzokból stb., vagy azért, mert nem rendelkeznek ilyen dokumentumokkal (ebben a 10 levéltárban középkori oklevél nem található), vagy pedig azért, mert nem tartották szükségesnek kiemelésüket az iratanyagokból. Utóbbira példa az Orosházi Evangélikus Gyülekezet Levéltára, ahol ugyan nem emelték ki eredeti helyükről a tervrajzokat, de jegyzéket készítettek róluk.

Különböző gyűjtemények találhatóak a következő vizsgált levéltárakban:

• Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár (röpirattár, visszaemlékezések, 500 db-os fotótár, hangtár),
• Magyarországi Mindszenty Levéltár (5000 db-ból álló fotótár, 200 db-os hangkazetta-tár),
• Magyar Piarista Rendtartomány Központi Levéltára (19 db 1526 előtti oklevél, 124 db-os tervtár, 103 db-os térképtár),

• Sárospataki Református Kollégium Gyűjteményei Levéltára (264 iratból álló Vegyes Történelmi Kisgyűjtemény, amelyben 89 db 1526 előtti oklevél található),

• Nyíregyházi Evangélikus Egyházközség Levéltára (86 db tervrajz, 11 db térkép, 21 tekercs hangfelvétel, 4 tekercs mozgófilm),
• Soproni Evangélikus Gyülekezet Levéltára (1638 utáni oklevelek, kottagyűjtemény, térképek),
• Magyarországi Baptista Levéltár (2000 db-os tervtár, 300 db videokazetta, 100 tekercs hangszalag, fényképtár).

A gyűjtemények tárolási körülményei ? az adott lehetőségekhez mérten ? mindenütt megfelelőek vagy legalább elfogadhatóak. Terjed a fotók és a pergamen/papír oklevelek egyenkénti savmentes borítékba, a tervek és térképek, oklevelek fémtárolókba helyezése. A speciális adathordozók (hangszalagok, fotók, mozgófilmek) számára azonban sehol sincs elkülönített, a sajátos klímaigényeket biztosító tárolóhelyiség.

A szakfelügyelők nem jeleztek hiányosságokat a darabszintű nyilvántartásokat illetően (jegyzékek, katalógusok), általában jónak minősítették a gyűjtemények segédletekkel való ellátottságát. Számítógépes nyilvántartások, segédletek készültek/készülnek a Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltárban, a Mindszenty Levéltárban, a Piarista Levéltárban és a Baptista Levéltárban.

2. Általában a levéltári nyilvántartások és segédletek megléte, vezetésük

A szorosan vett nyilvántartásokat (gyarapodási és fogyatéki napló, fondtörzskönyv) ? a szakfelügyelői jelentések szerint ? csak a Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár vezeti teljeskörűen. Gyarapodási nyilvántartás található a Mindszenty Levéltárban és a Sop­ro­ni Evangélikus Egyházközség Levéltárában (utóbbi helyen fogyatéki napló is van), raktári jegyzékeket mindenhol készítenek.

A segédletek közül a fond- és állagjegyzék valamennyi vizsgált levéltárban megvan (több intézményben azonban nem naprakész, és publikálása is régi), több helyen az iratanyag egyes részeihez repertóriumok is készülnek. Kiterjedt segédletkészítő munka folyik a Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltárban számítógépes adatbázis építését is beleértve. Számítógépes segédletek a vizsgált levéltárak nagyobb részében készülnek. A szakfelügyelők példaszerűnek minősítették még a Mindszenty Levéltár, a Görög Katolikus Püspöki Levéltár és a Piarista Levéltár számítógépes segédleteit.

Valamennyi nyilvános magánlevéltár számára nagy feladatot jelent a szakmai követelményekről szóló rendeletben előírt nyilvántartások maradéktalan elkészítése és naprakész vezetése.

3. A kutatószolgálat ellátása

A vizsgált 20 levéltár közül ? mint említettem, a Kisgazda Levéltárban nem tudtuk elvégezni a munkaterv szerinti ellenőrzést ? 13-ban már 2002 őszére elkészült az új kutatási szabályzat. Az ellenőrzés idején a Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár, a Tiszántúli Református Egyházkerületi és Kollégiumi Levéltár, valamint a békéscsabai és a szarvas-ótemplomi evangélikus gyülekezeti levéltár, továbbá a Szerb Ortodox Egyházmegyei Levéltár még adós volt a feladat elvégzésével.

A kutatás feltételeinek biztosítása alapszinten mindenütt megoldott, mert a kutatókat megfelelő időkeretben fogadják. (Kivétel a speciális helyzetű, szerb nyelvű iratokat őrző Szerb Ortodox Egyházmegyei Levéltár, ahol nincs meghirdetett nyitvatartási idő, de igény szerint fogadják a csekély számú kutatót.) Viszont az egyházi levéltárakban általában gond, hogy nincs megfelelő kutatószoba: a kutatók jobbára csak a munkaszobában (amely sok helyen egyben levéltári raktár is) dolgozhatnak. A fénymásolás valamennyi levéltárban megoldott. Most már a legtöbb helyen nyilvántartják a kutatókat és a kutatásra kiadott levéltári anyagot, de néhány intézményben e téren még sok a teendő.

A kutatóforgalom szinte mindenütt emelkedő tendenciát mutat. Legnagyobb forgalom természetszerűleg a komoly mennyiségű levéltári anyagot őrző Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltárban (2001-ben 137 kutató, 936 kutatási eset) és a Tiszántúli Református Egyházkerületi és Kollégiumi Levéltárban (2001-ben 156 kutató, 581 kutatási eset) tapasztalható.

4. A korábbi ellenőrzés során feltárt hiányosságok felszámolásának helyzete

A szakfelügyelet az elmúlt években négy intézménynél tárt fel a levéltárfenntartó mulasztásából eredő komoly hiányosságokat.

A Váci Püspöki és Káptalani Levéltárban a rossz elhelyezés, a személyzethiány és ebből következőleg a szakmai munkavégzés elhanyagolása esett kifogás alá. 2001-től kezdődően valamelyest javultak az elhelyezési viszonyok, amit egy új raktárhelyiség biztosítása tett lehetővé. A személyi feltételek megteremtésével újraindult a szakmai (rendezési, segédletkészítési) munka.

A Békéscsabai Evangélikus Gyülekezet Levéltárának egyik raktára régóta alkalmatlan levéltári anyag tárolására. Ebben őrzik az intézmény anyagának többségét (69-ből 40 fm-t). A vizsgálat idejéig még mindig nem orvosolták a problémát, így a penészesedésnek indult iratanyag tovább pusztul. (A szakfelügyelő mellett magam is írásban hívtam fel a fenntartót a szükséges intézkedés megtételére.)

A Nyíregyházi Evangélikus Egyházközség Levéltárában továbbra is fennáll az iratanyag és a könyvtári anyag közös, elkülönítés nélküli tárolása és a raktár telítettsége.

Nem szűnt meg a levéltári törvény előírásával ellentétes állapot a Soproni Evangélikus Egyházközség Levéltárában sem (az iratokkal együtt más, oda nem való dolgokat tárolnak az iratraktárban és olajkályhával fűtenek).

5. Az 1995. évi LXVI. törvény 34/A. §-ának (2) bekezdése és 34/C. §-ának (1) bekezdése alapján 2001-ben elnyert támogatás felhasználása

A veszélyeztetett állapotú levéltári anyag megmentése tárgyában kiírt 2001. évi pályázaton a 21-ből 10 levéltár kért és 9 levéltár nyert el támogatást különböző állományvédelmi célokra (restauráltatás, raktári állványzat és speciális tárolóeszközök, mikrofilmolvasó és fénymásoló beszerzése, mikrofilmeztetés). A kapott támogatással fontos állományvédelmi célok valósulhattak meg. Valamennyi esetben szabályos volt az összegek felhasználása és elszámolása, határidő-módosításra is csak egy esetben volt szükség.

A nyilvános magánlevéltáraknak járó támogatásra 13 intézmény pályázott eredményesen sokrétű célok megvalósítása érdekében (iratrendezés, segédletkészítés, számítógépes adatbevitel, iratvásárlás, iratbeszállítás, másolatbeszerzés, számítógépes eszközök és programok vásárlása, fénymásoló és mikrofilmleolvasó, valamint raktári takarítógépek beszerzése, tűz- és betörésvédelem megteremtése, segédlet és forráskiadvány megjelentetése, szakkönyvek beszerzése). Ezzel ? a korábbi évekhez hasonlóan ? számottevően javultak a technikai feltételek, és olyan szükséges szakmunkák elvégzésére is sor kerülhetett, amelyek egyébként az elégtelen személyi ellátottság, ill. pénzhiány miatt elmaradtak volna. A felhasználás és az elszámolás szabályosan, határidőre megtörtént valamennyi intézmény esetében.

III. EGYEBEK

Mint fentebb említettem, a Győr-Moson-Sopron Megye Győri Levéltárában és a Kisgazda Levéltárban kialakult rendkívüli helyzet miatt nem lehetett elvégezni a munkaterv szerinti szakfelügyeleti ellenőrzést.

Előbbi intézményben az épületkezelő váratlanul olyan rövid idő alatt kívánta elvégeztetni a szigetelési munkákat, hogy a levéltári anyag biztonsága érdekében lehetetlen volt megtenni minden szükséges intézkedést. Az illetékes szakfelügyelővel a helyszínen tekintettük át a kialakult szomorú állapotokat, majd levélben fordultam a megyei közgyűlés elnökéhez a nagyobb kár elkerülése érdekében szükséges, legalább utólag foganatosítandó munkák (megfelelő takarítás, portalanítás stb.) elvégzése érdekében. (A közgyűlés elnöke válaszában ehhez megígérte a lehetséges mértékű pénzügyi fedezet biztosítását. Az ügyben folyamatosan tájékoztattam a minisztérium illetékes szervezeti egységét.)

A Kisgazda Levéltárat fenntartója, az FKgP 2002 tavaszán kiköltöztette a pártszékházból az egyik kerületi szervezetnek otthont adó Budapest, VIII. ker. József krt. 30-32. sz. alatti épületbe, ahol zárt helyiségekben a padlón halmozták fel a levéltári anyagot. A levéltári anyag felállítására 2002 késő őszéig nem került sor, a korábbi személyzetet nem alkalmazták. Ennek következtében szünetelt a működés, s mivel nem látszott biztosítottnak a működés helyreállítása és a levéltári anyag védelme sem, javaslatot tettem a minisztériumnak a levéltár nyilvános magánlevéltári jellegének megszüntetésére és az iratanyag védetté nyilvánításának kezdeményezésére. Ezt követően az FKgP új vezetése ígéretet tett a levéltár újbóli működtetésére. (2003 elején a minisztérium hozzájárulásával lesz esedékes a kialakult új helyzet áttekintése.)

2002 októberében jutott a szakfelügyelet tudomására, hogy a Fejér Megyei Levéltár épülete több helyen is megrepedt, s ezáltal komoly veszélyhelyzet kialakulását sem lehetett kizárni. Az épület megtekintése után a fenntartót kértem a már korábban megrendelt statikai vizsgálat megállapításaitól függő intézkedések foganatosítására. (Az ügyről külön tájékoztattam a minisztériumot.)

Az illetékes szakfelügyelő 2002. október 7-i jelentésében felvetette a Szegedi Tudományegyetem Juhász Gyula Tanárképző Főiskolai Karának Levéltára megszüntetését, mivel az intézmény gyakorlatilag már huzamosabb ideje nem működik. Ezt követően hívtam fel az egyetem rektorának figyelmét a levéltár helyzetének tarthatatlanságára, egyben javasoltam az egyetemi integrációnak megfelelő újjászervezést. (Javaslatomra eddig nem kaptam választ.)

Lakos János

 *A Jelentés a nemzeti kulturális örökség minisztere számára készült.