A levéltári szakfelügyelet  a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma által jóváhagyott munkaterv és ellenőrzési szempontok alapján 2000-ben ellenőrizte: az Országos Levéltár kivételével valamennyi közlevéltárban a szakmai tevékenység feltételeinek meglétét, valamint ? az érintett intézményeknél ? az 1999. évben feltárt kirívó szakmai hiányosságok megszüntetése érdekében tett intézkedéseket; 16 nyilvános magánlevéltárban az 1995. évi LXVI. tv. (Ltv.) által előírt követelmények érvényesülését; valamennyi meglátogatott levéltárban az Ltv. rendelkezései értelmében nyújtott céltámogatások felhasználását. Kurrens feladatként elvégeztük a levéltári iratselejtezések ellenőrzését. Erre összesen 9 alkalommal került sor, a minisztérium javaslatunkra minden esetben jóváhagyta a selejtezési jegyzőkönyveket.

Mint vezető szakfelügyelő 12 intézményt személyesen is felkerestem,  a legtöbb esetben megbeszéléseket folytattam a levéltárfenntartók vezető képviselőivel.

A szakfelügyelők az ellenőrzéseikről készített jelentéseket a levéltárvezetők esetleges észrevételeivel együtt eljuttatták a levéltárfenntartókhoz és a vezető szakfelügyelőhöz. A szakfelügyelők jelentései alapján foglalom össze az alábbiakban a 2000. évi ellenőrzések tapasztalatait.

I. KÖZLEVÉLTÁRAK

1.      A költségvetési feltételek biztosításának színvonala

a)      Általános levéltárak

A szakfelügyelők az intézmények 1995 és 1999 közötti tényleges bevételeit és kiadásait tekintették át. Elsősorban azt vizsgálták, hogy a 90-es években fokozatosan kialakult finanszírozási gyakorlat, valamint az ehhez való alkalmazkodás milyen helyzetet teremtett a levéltárakban a működés és a törvényben előírt szakmai feladatok ellátása szempontjából.

1995 és 1999 között figyelemreméltó változás ment végbe a bevétel szerkezetében. Öt év alatt a fenntartói támogatás súlya lényegében megmaradt (80% körül), ellenben a saját bevétel részesedése kb. a felére (15-ről 7%-ra) esett vissza, míg az átvett pénzeszközöké majdnem a duplájára (7-ről 13%-ra) növekedett. A módosulásokat egyrészt az ún. bértárolási díjbevétel drasztikus csökkenése (90-ről 20 millióra), másrészt a pályázati rendszer kiterjesztése okozta. A felszámolt/végelszámolt gazdálkodó szervezetek levéltári szempontból értéktelen iratainak időleges megőrzését ugyanis egyre inkább a piaci vállalkozások végzik, a levéltárak szerepvállalása ? akarva-akaratlanul ? visszaszorul. (A bértárolási tevékenységgel realizált bevétel több levéltárnál számottevő fejlesztéseket tett lehetővé az elmúlt évtizedben. Ennyiben feltétlenül pozitív hatása volt. Ugyanakkor mindinkább nyilvánvalóvá váltak/válnak a szakmai hátrányok.)

A 21 intézmény kiadásai (az épületberuházást figyelmen kívül hagyva) öt év alatt 730-ról közel 1400 mFt-ra növekedtek. Ezen belül a személyi juttatás és járulékai 460-ról 870 mFt-ra (89%-os növekedés), a dologi kiadások 220-ról 335 mFt-ra (52%-os növekedés), a felszerelésre, berendezésre fordított összegek 31-ről 180 mFt-ra (több mint ötszörös növekedés ? de ha nem számítjuk be Budapest Főváros Levéltára (BFL) 1999. évi rendkívüli, 129,5 mFt-os felhalmozási kiadását, akkor csak 61%-os). Ez a növekedés reálértékben még szintentartást sem jelentett!

A járulékokkal együtt számított személyi juttatások és a dologi működési kiadások aránya 67:33-ról 72:28-ra változott. Szembetűnő, hogy a levéltárfenntartók működési támogatása 1995-ben és 1999-ben sem fedezte a személyi juttatások (+ járulékok) és a működési célú dologi kiadások teljes körét. 25, ill. 16%-os hiányt saját bevételből, pályázati pénzből, vagy jó esetben előző évi bérmaradványból kellett pótolni. Mindkét évben csupán négy levéltárnál volt elegendő a fenntartó támogatása.

A dologi kiadásokon belül szereplő szakmai anyagok, restaurálás-köttetés, könyv-folyóiratbeszerzés, belföldi kiküldetés, kiadványok megjelentetése rovatokat véve szakmai dologi kiadásoknak, megállapíthatjuk, hogy az intézmények ilyen célokra 1995-ben 43, 1999-ben pedig kb. 91 mFt-ot fordíthattak a különböző forrásokból rendelkezésükre álló 220, ill. 335 mFt-ból. Vagyis a dologi kiadások 19, ill. 27%-át, a többit üzemeltetésre, fenntartásra stb. kellett felhasználniuk.

Az intézmények szakmai feladatainak és technikai fejlesztésének finanszírozásában egyre kisebb a fenntartók szerepe. Úgy tűnik, a kifejezetten levéltári szakmai célok támogatására létrehozott pénzalapok (NKA Levéltári Kollégiuma, az Ltv. alapján 1998-tól rendelkezésre álló összegek a veszélyeztetett levéltári anyag megmentése céljaira), a telematikai pályázatok és a legkülönbözőbb más (országos és helyi jellegű) szervezetek nyújtotta lehetőségek ? számos egyéb gondjuk miatt ? szinte felmentést adtak/adnak számukra az e téren való komoly erőfeszítések megtételének kötelezettsége alól. Így aztán a levéltárak több szakmai alapfeladatukat (mikrofilmezés, restaurálás, segédletek közzététele) mindinkább ebből a mégiscsak bizonytalan, lényegében tervezhetetlen forrásból kénytelenek finanszírozni.

A levéltárak épületeik és nagyértékű eszközeik felújítására általában csak végszükség esetén remélhettek pénz fenntartóiktól, halaszthatatlan munkák esetén is jelentős szerep jutott/jut a saját bevételnek.

A tárgyalt időszakban belépő, több esetben címzett támogatással létesült új épületek, raktárak (Bács-Kiskun, Békés, BAZ, Fejér, Győr, Sopron, Hajdú-Bihar, Komárom-Esztergom, Nógrád, Pest, Szabolcs-Szatmár-Bereg, Tolna, Veszprém, Zala) és nagyértékű eszközök üzemeltetési költségeit a fenntartók általában alapszinten biztosították, de több helyen is voltak/vannak gondok e téren.

Összegzésként elmondható, hogy a fővárosi és a megyei levéltárak korábbi igen szűkös költségvetési helyzete lényegében a 90-es évek második felében sem javult. A fenntartók az elmúlt fél évtizedben is rendszeresen hoztak megszorító intézkedéseket. Az alultervezés, az évközi elvonás, a pótelőirányzatokkal való operálás komoly mértékben nehezítette/nehezíti a levéltárak gazdálkodását.

Az egyes intézmények költségvetési, pénzügyi helyzete természetesen kisebb-nagyobb mértékben különböző. A szakfelügyelők értékelése szerint a BFL, a BAZ és a Vas Megyei Levéltár tartozik a viszonylag jó költségvetési kondícióban lévő, bár korántsem problémák nélkül működő intézmények sorába. Sajátos helyzetük miatt említek meg külön két intézményt, a Baranya és a Nógrád megyei Levéltárat. A 90-es években mindkettő esetében igen nagyarányúvá vált a saját bevétel súlya az összbevételben. Komoly felelősség hárul a fenntartóikra: a már kiesett és az esetleg kieső saját bevétel pótlása nélkül csődhelyzet következne be!

b)      Városi levéltárak

Ennél az intézménytípusnál valamivel jobb,  kiegyensúlyozottabb pénzügyi viszonyok tapasztalhatóak. A három levéltár működése hazai viszonylatban jó színvonalon biztosított volt a vizsgált időszakban. Összkiadásaik 26-ról 58 mFt-ra növekedtek. Bevételeik megoszlása jóval egészségesebb: a fenntartói támogatás aránya 1995 és 1999 között csak minimális mértékben, 97-ről 95%-ra csökkent, a saját bevétel aránya továbbra sem éri el a fél százalékot. A városi levéltáraknál is egyre komolyabb szerepet játszanak az átvett pénzeszközök. A személyi juttatások + járulékaik és a dologi működési kiadások aránya (1995-ben 54:46, 1999-ben 55:45) messze nem torzult el úgy, mint az a megyei levéltáraknál tapasztalható. A vizsgált időszakban fenntartói forrásból jelentős épületfelújítás valósulhatott meg a győri és a tatabányai levéltárban.

c) Szaklevéltárak, MTA Levéltára

Ebben a körben a költségvetési ellátottság vizsgálata nem lehetett teljes, mivel az intézmények egyetlen kivétellel nem rendelkeznek elkülönített költségvetéssel. Valamennyi szaklevéltár igyekszik részesedni a pályázati úton megszerezhető pénzforrásokból.

A KSH Levéltára korábban a szakmai működést nem biztosító költségvetési körülmények között tevékenykedett. 1998-tól az elkülönített költségvetés alapvetően megváltoztatta a helyzetet; azóta a levéltár működőképes, bár a területi szervek iratkezelésének ellenőrzésére pénzügyi fedezet hiányában továbbra sincs lehetősége. A Hadtörténelmi Levéltár költségvetési ellátottsági szintje általában jó, azonban iratrestaurálásra és segédletek kiadására a fenntartói támogatás nem nyújt lehetőséget. A Vízügyi Levéltár fenntartási-üzemeltetési, ill. eseti beruházási költségei a vizsgált időszakban biztosítottak voltak, és a szakmai tevékenységet sem hátráltatták pénzügyi nehézségek. (Meg kell jegyezni hogy utóbbi intézmény működését jelentős mértékben a saját bevétel határozza meg.) Az MTA Levéltára és az egyetemi levéltárak pénzügyi helyzetét alapvetően megszabja azoknak az intézményeknek a feltételrendszere, amelynek keretébe tartoznak (ezek többségükben könyvtárak). Általában csak a működés legalapvetőbb pénzügyi feltételei biztosítottak.

2.      Személyi feltételek

a)      Általános levéltárak

Az általános levéltárak személyi állománya 1995 és 2000 között 631-ről 658 főre gyarapodott (utóbbi évközi adat), ami mindössze 4%-os növekedést jelent. (Eközben a levéltári anyag mennyisége 16%-kal, a kutatási esetek száma több mint 40%-kal emelkedett.) A változás differenciált volt: négy intézményben számottevő mértékben bővült a létszám (BFL: 104-ről 118-ra, de 1999-ben még 122 volt a létszám, 2000-ben 4 fős létszámcsökkentést kellett végrehajtani, Fejér Megyei Levéltár: 18-ról 25-re, Győr-Moson-Sopron Megye Győri Levéltára: 14-ről 17-re, Hajdú-Bihar Megyei Levéltár: 16-ról 20-ra), hat levéltárban egy-egy fős volt az emelkedés, öt megyei levéltárban nem történt változás, hat intézmény (Baranya, Heves, Pest, Somogy, Tolna, Zala) pedig egy-két fős csökkenést volt kénytelen elszenvedni.

A szakfelügyelők ? hol kisebb, hol nagyobb mértékben ? valamennyi levéltárnál elégtelennek minősítették az adott személyi létszámot. Ezzel magam is egyetértek, mivel az 1996-tól hatályos levéltári törvény és más törvények (pl. a csődtörvény) bővítették a levéltárak feladatkörét, márpedig az 1995. évi létszámok az akkori feladatkörhöz mérten sem voltak elégségesek.

A remélt létszámfejlesztések megvalósításánál törekedni kell az adott levéltár személyi állományában kialakult aránytalanságok mérséklésére. Több helyen (különösen Baranya, Békés és Tolna megyék levéltáraiban) igen alacsony a levéltári kezelők száma, ami azt jelenti, hogy rutinszerű szakmai feladatok végzésére kell fecsérelni felsőfokú végzettségűek munkaidejét.

A levéltári alkalmazottak döntő többsége rendelkezik a munkakörére előírt képesítéssel. A többieket részben már beiskolázták, részben pedig a közeljövőben fogják beiskolázni. 1997 óta van lehetőség segédlevéltárosi képesítés megszerzésére. Ez a képzés nagyon népszerű lett, hiszen a levéltári kezelők előmenetelére teremt lehetőséget. Szakmai szempontból is pozitív a hatása, mivel képzettebb munkaerőt biztosít. (Ugyanakkor feszültségeket is teremthet az,  ha pl. egy intézményben már szinte minden kezelő előre lépett segédlevéltárossá, akik ilyen minőségben esetleg méltóságon alulinak érzik a kezelői munkát.)

Viszonylag csekély számban dolgoznak levéltár szakot végzettek. A 20 megyei intézmény közül csupán hatban éri el vagy haladja meg az 50%-ot a levéltár szakkal rendelkezők aránya a levéltárosokon belül. Ezen a helyzeten feltétlenül javítani szükséges! A nappali tagozatos képzés jelenleg meglehetősen szűkkörű, ezért ismét meg kellene teremteni azt a lehetőséget, amelyet korábban a levéltári kiegészítő szak jelentett.

Az alacsony fizetések miatt általában gond a számítástechnikai-informatikai szakemberek biztosítása, pedig egyre inkább szükség van rájuk az informatikai fejlesztések miatt.

b) Városi levéltárak

A három városi levéltár személyi létszáma öt év alatt 19-ről 22-re növekedett. Jelenleg mindhárom intézményben megfelelő a státuszok száma, kisebb-nagyobb problémák azonban adódnak. Győrben pl. minél előbb alkalmazni kellene egy levéltáros és/vagy történész végzettségű szakembert, mivel ilyen végzettsége jelenleg csak az igazgatónak van. Tatabányán hasonló, de még feszítőbb a gond. Ezért a szakfelügyelet ismételten javasolta a fenntartónak, hogy egy szakirányú felsőfokú végzettségű munkatárssal növelje a létszámot, mert egyébként a szakmai alapfeladatok ellátása továbbra sem lesz biztosítható.

c) Szaklevéltárak, MTA Levéltára

A szaklevéltárak száma 1995 és 2000 között kettővel gyarapodott, iratanyaguk állománya 18%-kal növekedett, ennek ellenére személyzetük létszáma nem változott (48). Jelen körülmények között ez a személyi állomány a legtöbb helyen még szűken elégséges a feladatok ellátásához, azonban általában létszámemelés indokolt a következő néhány évben. Külön meg kell említeni az egyetemi levéltárakat, amelyeknél ezt a kérdést az integráció keretébe ágyazva célszerű kezelni.

A haderőreform miatt, a társintézményekhez hasonlóan drasztikus mértékű létszámleépítésre került sor 2000. október 1-jével a Hadtörténelmi Levéltárban. Itt az 1995. évi 13 fős állományi létszám fokozatosan 17 főre emelkedett, ez csökkent 35%-kal 11 főre. Le kell szögezni, hogy az újonnan megállapított létszám nem teszi lehetővé az utóbbi időszakban elért magas színvonalú szakmai tevékenység teljeskörű fenntartását, nem is beszélve arról, hogy a levéltár mindezideig nem hajtotta végre a levéltári törvény köziratkezelésre vonatkozó előírásait, mert ezt a feladatkört 1996 óta nem adták hatáskörébe. (A szakfelügyelet erre már korábban felhívta a fenntartó figyelmét.)

3. A levéltári anyag raktározásának színvonala

Az Ltv. 15. §-ának (1) bekezdése szerint a közlevéltárat fenntartó szerv köteles gondoskodni arról, hogy levéltára ??.. rendelkezzék a levéltári anyag rendszeres átvételét biztosító, zárt, tűzbiztos, száraz, megfelelő páratartalmú és hőmérsékletű, a levéltári anyag őrzésén kívül egyidejűleg más célra fel nem használható, a szakszerű őrzéshez szükséges tárolóeszközökkel felszerelt raktárral (raktárakkal)?.?

Bár az elmúlt évtizedekben folyamatos, a 90-es években gyorsuló ütemű fejlesztések valósultak meg, s ezeknek köszönhetően a raktárak bővültek, a tárolóeszközök (állványzatok, speciális tárolók, dobozok) korszerűsödtek, betörésvédelmi riasztó és tűzjelző berendezéseket szereltek fel, ennek ellenére döntő változás mindezideig nem ment végbe a levéltárak raktározási viszonyaiban. Továbbra sem a hosszabb távra szóló és komplex megoldást jelentő levéltári célépületek létrehozása volt a prioritás, hanem szinte mindig az olcsó, de közép- és hosszú távon egyértelműen drágább, a pillanatnyi gondokat éppen csak orvosoló épületadaptálások kaptak zöld utat. Nem csoda tehát, ha a 2000. évi szakfelügyeleti ellenőrzés egyértelműen megerősítette azt az eddig is ismert tényt, hogy közlevéltáraink egyike sem felel meg a fent idézett követelmények teljes körének, sőt az intézmények jelentős része igen súlyos mennyiségi és minőségi raktározási gondokkal küzd, közülük több egyelőre nem is láthatja a kibontakozás útját.

a) Általános levéltárak

Az általános levéltárak közül a hazai átlaghoz képest jobb, de korántsem ideális raktározási helyzetben hat intézmény van. A BFL iratanyagának 60%-át korszerű, légkondicionált raktárakban őrzi, a többi telephely klimatikus viszonyai azonban kisebb-nagyobb mértékben évszakfüggők. Az üres férőhely minimális, a rendszeres iratátvételt nem teszi lehetővé. Ám ha megvalósul a több mint 50 ezer fm-t befogadó új levéltárépület, akkor hosszútávra megoldódik az intézmény összes raktározási és egyéb problémája. Ebbe a kategóriába sorolhatóak még a Békés, a Heves, a Jász?Nagykun?Szolnok, a Szabolcs?Szatmár?Bereg és a Zala megyei levéltárak. Gondjaik különbözőek: pl. Békésben az egyik külső raktár fűtés nélküli, Jász?Nagykun?Szolnokban gyakori a beázásveszély, Hevesben és Szabolcs?Szatmár?Beregben (itt ugyan nemrég egy megfelelően felújított épületbe költözhetett az intézmény) alkalmatlan szükségraktárban is tárolnak iratokat, a kötelező iratátvétel számára viszont általában középtávra sincs férőhely. Hevesben és Jász?Nagykun?Szolnokban új raktári szárnyak építése, ill. épületrekonstrukció van folyamatban, ezek végeztével megfelelő raktározási viszonyok alakulnak ki.

Jelenleg ugyan rossz körülmények között tárolja iratait a Pest és a Vas Megyei Levéltár, ám előbbi már megkezdhette modern, 20 ezer fm befogadóképességű új levéltári célépületének birtokbavételét, utóbbinál pedig 2001-ben lesz a szintén új célépület átadása, majd ezt követően a mostani központi épületet is felújítják, modernizálják.

Nyolc megyei levéltár (Baranya, BAZ, Csongrád, Fejér, Hajdú?Bihar, Komárom?Esztergom, Nógrád és Tolna) sorolható a hazai átlagos színvonalú irattárolást jelentő kategóriába. Ezeknél az intézményeknél vegyes a raktározási kép: Esztergomban és Salgótarjánban pl. részben légkondicionált raktárak is vannak, a tárolási eszközök terén általában nincs komolyabb gond, de a férőhelyhiány mellett számos egyéb probléma jelentkezik.

Öt megyei intézmény raktározási helyzete átlag alatti, igen súlyos problémákkal terhes. Bács?Kiskun, Somogy, Veszprém megyék levéltárai és Győr?Moson?Sopron megye két levéltára sorolható ebbe a kategóriába. Messzemenően indokolt, hogy ezeknek az intézményeknek a fenntartói mihamarabb megoldást találjanak a levéltári anyag védelmét súlyosan veszélyeztető állapotok megváltoztatására. (Somogyban és Veszprémben vannak is elképzelések a megoldást illetően.)

b) Városi levéltárak

Iratanyaguk raktározása az általános levéltáraknál tapasztalható állapotokhoz hasonló színvonalú, csak részben felel meg az előírásoknak. A három intézmény közül Tatabányán a legjobbak a raktározás körülményei.

c) Szaklevéltárak, MTA Levéltára

Annak előrebocsátásával, hogy valamennyi helyen hiányzik a rendszeres iratátvételhez nélkülözhetetlen szabad raktári férőhely, a törvényi előírások érvényesülésének mikéntje szempontjából a következő kategóriákba oszthatók a levéltárak:

?        átlagosnál jobb helyzetben lévők: Hadtörténelmi Levéltár, Semmelweis Orvostörténeti Szaklevéltár, Budapesti Közgazdaságtudományi és Államigazgatási Egyetem Levéltára,

?        elfogadható raktározási viszonyokkal rendelkezők (mindenhol akadnak igen komoly megoldandó problémák is): KSH Levéltára, Vízügyi Levéltár, ELTE Levéltára, Miskolci Egyetem Levéltára, Szegedi Tudományegyetem Juhász Gyula Tanárképző Kar Levéltára, Szent István Egyetem Gödöllői Szaklevéltára és Kertészeti Levéltára, Veszprémi Egyetem Veszprémi Levéltára,

?        rossz raktárhelyzetben lévők: MTA Levéltára, Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem Levéltára, Nyugat-Magyarországi Egyetem Soproni Levéltára, Semmelweis Egyetem Levéltára és a Testneveléstudományi Kar Levéltára, Szent István Egyetem Állatorvostudományi Kar Levéltára, Veszprémi Egyetem Georgikon Mezőgazdaság-tudományi Kar Levéltára.

4. A restaurálásra szoruló levéltári anyag kezelése

A szakfelügyelők valamennyi közlevéltárban áttekintették a restaurálásra (konzerválásra) és fertőtlenítésre szoruló iratok felmérésének, nyilvántartásának és kezelésének helyzetét.

Pontos, naprakész felmérés (néhány egyetemi levéltár kivételével) nincs ezekről a veszélyeztetett levéltári anyagokról. A munkatársak általában a rendezési és kutatószolgálati munkák során esetlegesen tárják fel az ilyen iratokat és nyilvántartják azokat. A restaurálandónak, fertőtlenítendőnek minősülő iratokat nem mindenütt tárolják elkülönítve, mert ezt általában nem tartják szükségesnek.

Feltétlenül meg kell említenem az iratfertőtlenítéssel kapcsolatban felmerült gondokat. Az elmúlt egy-két évtizedben az egész világon komoly viták folytak ebben a témában, mivel az alkalmazott (meglehetősen drága) eljárások hatásossága és az iratokra való veszélytelensége egyre többször megkérdőjeleződött. Ma már nagyon csínján bánnak pl. az egészségre is káros etilénoxiddal történő fertőtlenítéssel. Röviden úgy lehet összefoglalni a nemzetközileg elfogadott álláspontot, hogy amennyiben valamely oknál fogva nem elkerülhetetlenül szükséges, akkor ne fertőtlenítsük az iratokat. Ennek alapja az a ma már bizonyított tény, hogy a papírra káros különböző mikroorganizmusok csak a számukra megfelelő körülmények (nedvesség, por stb.) között ?élnek?, a dokumentumok számára megfelelő körülmények (ideális klíma, pormentesség) között inaktívvá, környezetükre veszélytelenné válnak. Ezért érte meglepetésként a szakfelügyeletet a Pest Megyei Levéltárnak az a döntése, hogy az új épület légkondicionált raktáraiba áttelepítendő nagytömegű iratanyagot etilénoxiddal fertőtlenítik. (A döntést nem előzte meg a fertőtlenítés szükségességére vonatkozó teljeskörű konkrét vizsgálat, és a levéltár a szakfelügyelet nyomatékos felhívására sem élt a törvényben biztosított lehetőséggel, a Magyar Országos Levéltár szakvéleményének kikérésével. Ez azért is meglepő, mert az Országos Levéltár alig néhány éve szerzett tapasztalatokat ezen a területen. Megjegyzem, hogy a szakfelügyelő az iratanyag költöztetésének lebonyolításával kapcsolatban is szakmai problémákat fogalmazott meg.)

Nagy horderejű feladat a XX. századi, savas papír alapú dokumentumok, ill. információtartalmuk megmentése. A már létező savtalanítási eljárással is számolni lehet, azonban reálisabbnak érzem a mikrofilmezést. Ehhez azonban az iratok alapos előkészítése és természetesen a mainál lényegesen nagyobb filmezőkapacitás szükséges.

5. A technikai felszerelések megléte, színvonala

Nem kis mértékben a központi telematikai pályázatoknak köszönhetően látványos volt az elmúlt 2?3 év informatikai fejlesztése: az általános levéltárak szinte kivétel nélkül rendelkeznek lokális hálózattal és internetes kapcsolódással, a BFL és néhány más intézmény már színvonalas honlappal is.

A közlevéltárakban kivétel nélkül megtalálhatóak az alapvető felszerelések, úgymint másológépek, mikrofilmleolvasók stb. A legmodernebb eszközök (pl. olvasó-másolók, digitalizáló berendezések) is terjednek. Valamennyi eszköztípusra a kettősség jellemző: ahol a legmodernebb berendezések is teret nyertek, ott is sok az elavult, cserére érett berendezés. Néhány megyei levéltárnak még mindig nincs gépkocsija, s így nem képes hatékonyan ellátni gyűjtőterületi feladatait. A jelenlegi költségvetési helyzetben komoly gond a korszerű számítógépes rendszerek és más berendezések üzemeltetése.

Mindez alapvetően érvényes az állományvédelmi műhelyekre is azzal a megjegyzéssel, hogy e téren korántsem következett be látványos fejlődés. Jelenleg ? az Országos Levéltárat nem számítva ? csak két levéltár rendelkezik mindhárom műhellyel (mikrofilmező, restauráló és könyvkötő), ezek kapacitása és technikai színvonala a BFL-nél hazai viszonylatban számottevőnek, ill. jónak mondható. Sokkal kisebb teljesítőképességűek a Baranya megyei műhelyek. Szerény kötészeti tevékenység folyik Békés, BAZ, Csongrád, Pest és Vas megyében, valamint a soproni levéltárban. Működő restauráló műhely van BAZ és Veszprém megyékben (elfogadható felszereléssel), valamint Nógrádban és a Hadtörténelmi Levéltárban (igen kis kapacitással és egyszerű felszereléssel). A Vas Megyei Levéltár 2000-ben nyert el központi támogatást műhely kialakításának céljaira. Mikrofilmezés három levéltárban folyik. Viszonylag jó lett a berendezése a pályázaton nyert támogatások felhasználásával a Tolna megyei műhelynek. Az utóbbi időben bevételnövelés céljából elsősorban bérfilmezés folyt itt (csakúgy mint Baranya megyében). Csongrád és a Jász?Nagykun?Szolnok megyében működik még kis műhely. Szomorú, de tény: további négy megyei levéltár (Békés, Győr, Pest, Veszprém) rendelkezik (igaz zömmel elavult) filmezési eszközökkel, azonban ezek különböző okokból (pl. nincs pénz a működtetésre, a felvételező státusra) használaton kívül vannak.

Az állományvédelmi műhelyek kis kapacitása és jobbára elavult felszerelése, valamint elégtelen személyi és dologi működtetési feltételeik napjaink magyar levéltárügyének egyik legnagyobb problémáját jelentik!

6. Az 1999. évi ellenőrzés során feltárt kirívó szakmai hiányosságok megszüntetésére tett intézkedések

Az 1999. évi ellenőrzéseink során három intézménynél tártunk fel kirívó szakmai hiányosságokat.

Győr?Moson?Sopron Megye Győri Levéltárában a szakfelügyelő mostani ellenőrzésekor megállapította, hogy a szervnyilvántartás és a szervellenőrzés dokumentációja terén kialakult tarthatatlan helyzet felszámolását megkezdték, és hogy ezek a pótló munkák jó ütemben haladnak. Tatabánya Megyei Jogú Város Levéltárában mindeddig nem kezdődött el a levéltári anyag előírásszerű rendszerezése. A szakfelügyelő véleményével egyetértve úgy vélem, hogy a munkát a remélhetően hamarosan megjelenő miniszteri rendelet ismeretében kell majd elkezdeni, de akkor sürgősen. A Vízügyi Levéltár megszüntette a tevékenységében korábban meglévő összeférhetetlenségi esetet (OVF irattárának kezelése) és a raktárainak idegen vállalkozókkal való közös használatát, ugyanakkor továbbra sem hajlandó átadni a környezetvédelmi szervek levéltári anyagait és az e szervekkel kapcsolatos levéltári feladatokat az Ltv. szerint illetékes közlevéltáraknak. A levéltárigazgató közlése szerint azért, mert a környezetvédelmi miniszter egy önálló környezetvédelmi  múzeumot  és levéltárat kíván alapítani. Javaslom, hogy a minisztérium ezt az ügyet tisztázza a környezetvédelmi tárcával.

7. A veszélyeztetett levéltári anyag megmentésének céljaira 1999-ben biztosított központi támogatás felhasználása

A szakfelügyelők megállapították, hogy a közlevéltárak a kapott támogatásokat a pályázati céloknak megfelelően szabályosan használták fel, az elszámolások is megtörténtek.

Előző évi jelentésemben említettem, hogy a Semmelweis Egyetem Testnevelési Karának Levéltára esetében a szakfelügyelő nem tudta érdemben ellenőrizni az 1998. évi támogatás felhasználásának szabályszerűségét. A mostani ellenőrzés során kiderült, hogy az elnyert pénzösszeget megfelelően használták fel.

II. NYILVÁNOS MAGÁNLEVÉLTÁRAK

A nyilvános magánlevéltárak körében 2000 folyamán újabb változás történt. Javaslatunk alapján a megyéspüspök úr a működést már hosszabb ideje nem folytató Soproni Társaskáptalan Levéltárának iratanyagát a Győri Egyházmegyei Levéltárban helyeztette el, ezzel a soproni levéltár de facto megszűnt. Így az 1999-ben történt változásokat (Szakszervezeti Levéltár beolvadása a Politikatörténeti Intézet Levéltárába, a Baranyai Református Egyházmegye Levéltárának és az Orosházi Evangélikus Gyülekezet Levéltárának létrejötte, a Kalocsai Érseki Gazdasági Levéltár visszakerülése a főegyházmegyei levéltárhoz) is beszámítva, jelenleg 39 nyilvános magánlevéltár működik az országban.

A szakfelügyelet 2000 folyamán abban a 16 nyilvános magánlevéltárban végzett általános ellenőrzést, amelyben az előző évben erre nem került sor. Névszerint: Kalocsai Érseki és Főkáptalani Levéltár, Győri Egyházmegyei Levéltár, Váci Püspöki és Káptalani Levéltár, Magyar Ferences Levéltár, Csornai Premontrei Prépostság Levéltára, Jézus Társasága Magyarországi Rendtartományának Levéltára, Ciszterci Nővérek Boldogasszony Háza Monostor Levéltára, Dunamelléki Református Egyházkerület Ráday Levéltára, Tiszántúli Református Egyházkerület és Kollégiumi Levéltár, Baranyai Református Egyházmegyei Levéltár, Evangélikus Országos Levéltár, Orosházi Evangélikus Egyházközség Levéltára, Nyíregyházi Evangélikus Egyházközség Levéltára, Szarvas-Ótemplomi Evangélikus Egyházközség Levéltára, Szerb Ortodox Egyházmegyei Levéltár, Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár.

1. A működés szervezeti keretei

Az ellenőrzött levéltárak többsége (számszerint 11) önállóan működik abban az értelemben, hogy nem tartozik más közgyűjteménnyel közös szervezetbe. A Váci Püspöki és Káptalani Levéltár, a Magyar Ferences Levéltár és a Csornai Premontrei Prépostság Levéltárának vezetője egyúttal a könyvtár (Vácon ezen kívül a múzeum) vezetője is. A Dunamelléki Református Egyházkerület Ráday Levéltára a Ráday Gyűjtemény egyik egysége, igazgatóval az élén. A Kalocsai Érseki és Főkáptalani Levéltár része a 2000. január 1-jével létrehozott ?Kalocsai Főegyházmegyei Gyűjtemények? nevű szervezetnek, amely az érsekség könyvtárát és kincstárát foglalja még magában. Az egyes részlegek továbbra is önállóan látják el feladatukat. (A közös szervezet igazgatói funkcióját a levéltár vezetője tölti be.)

2. Elhelyezés, a levéltári anyag őrzésének körülményei

Idei ellenőrzésünk nyomán is a tavalyihoz hasonló, fejlődést jelző helyzetkép bontakozik ki a meglátogatott levéltárak elhelyezési és raktározási feltételeiről. Példaértékű változás történt a korábban elfogadhatatlan körülmények között lévő Győri Egyházmegyei Levéltár helyzetében azzal, hogy a felújított püspöki palotában levéltári célra alkalmas helyiségeket kaptak, az így nyert raktárakat korszerű polcrendszerrel és tűzjelző berendezéssel szerelték fel. Átlag feletti javulást tapasztaltunk a Magyar Ferences Levéltárban, a Csornai Premontrei Prépostság Levéltárában és a Ciszterci Nővérek Boldogasszony Háza Monostor Levéltárában. Megfelelőnek minősíthető a Baranyai Református Egyházmegyei Levéltár, az orosházi, nyíregyházi és szarvasi evangélikus gyülekezeti levéltárak, a Szerb Ortodox Egyházmegye Levéltár és a Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár elhelyezése. Néhány intézményben ugyancsak figyelemreméltó eredmények születtek a raktározási feltételeket és a biztonságot illetően, azonban még további erőfeszítésekre van szükség a közeljövőben (Kalocsai Érseki és Főkáptalani Levéltár: a Katona-házban tárolt gazdasági iratanyag és térképtár megfelelő körülmények közé helyezése, Jézus Társaság Magyarországi Rendtartományának Levéltára, Tiszántúli Református Egyházkerület és Kollégium Levéltára: a begyűjtésre váró iratok elhelyezése céljából bővítés, Ráday Levéltár: felújítási munkák, Evangélikus Országos Levéltár: felújítási munkák, váci Püspöki és Káptalani Levéltár: új elhelyezési lehetőség keresése).

3. Személyi és technikai feltételek

A fenntartók a szóban forgó levéltárak többségénél személyi fejlesztéseket foganatosítottak az elmúlt fél évtizedben. Ez a mennyiségi növekedés mellett minőségi vonatkozásban (a levéltáros végzettségűek számának gyarapodása) is megnyilvánul. Elfogadható személyi feltételekkel rendelkezik a Kalocsai Érseki és Főkáptalani Levéltár, a Győri Egyházmegyei Levéltár, a Ráday Levéltár, a Tiszántúli Református Egyházkerületi és Kollégiumi Levéltár, az Evangélikus Országos Levéltár, a Ciszterci Nővérek Boldogasszony Háza Monostor Levéltára, valamint Szarvas-Ótemplomi Evangélikus Egyházközség Levéltára. Az őrzött anyag mennyiségét és a kutatóforgalom nagyságát is figyelembe véve elégtelen a létszám a Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltárban (4 fő), valamint a Váci Püspöki és Káptalani Levéltárban (nincs szakirányú képesítéssel rendelkező alkalmazott). A rendszeres levéltári munka és a kutatás megfelelő biztosítása érdekében szükségesnek tartom azt, hogy néhány éven belül ne legyen olyan nyilvános magánlevéltár, ahol nem dolgozik legalább egy teljes munkaidős alkalmazott. Jelenleg ? a most vizsgált 16 levéltár közül ? a Magyar Ferences Levéltár, a Csornai Premontrei Prépostság Levéltára, a Jézus Társasága Magyarországi Rendtartomány Levéltára, az Orosházi Evangélikus Egyházközség Levéltára és a Nyíregyházi Evangélikus Egyházközség Levéltára tartozik ebbe a kategóriába.

A szükséges alapvető technikai felszerelések (másológép, számítógép stb.) lényegében mindegyik vizsgált levéltárban rendelkezésre állnak. Kiemelkedően jónak minősíthető a Kalocsai Érseki és Főkáptalani Levéltár, a Győri Egyházmegyei Levéltár és a Ciszterci Nővérek Boldogasszony Háza Monostor Levéltára számítógépes ellátottsága.

4. A levéltári kutatás biztosítása

Az Ltv. előírása szerint a nyilvános magánlevéltárak anyagukban saját szabályzatuk szerint ingyenesen kötelesek lehetővé tenni a kutatást. Ennek a törvényi feltételnek mindegyik vizsgált levéltár megfelelt. Az intézmények mintegy fele a hét valamennyi munkanapján, a többiek általában hetente három alkalommal, ill. előzetes bejelentés alapján ezen kívül is fogadják a kutatókat. A szűkös elhelyezési körülmények miatt nem mindenütt tudnak megfelelő helyet biztosítani a kutatók számára (pl. több helyen a kutatószoba egyben munkaszoba is). Az utóbbi években folyamatosan haladt a kutatási szabályzatok kidolgozása, ill. korszerűsítése. Ennek eredményeként a legtöbb helyen már rendelkezésre áll a megfelelő szabályzat. Ugyanez mondható el a kutatások nyilvántartásáról, dokumentáltságáról.

A 2000-ben meglátogatott intézményekben is azt tapasztaltuk, hogy növekvő mértékű a nyilvános magánlevéltári anyag kutatói célú igénybevétele. Kiemelkedő kutatóforgalmat bonyolít le a Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár (1999-ben 907 kutatási eset) és a Tiszántúli Református Egyházkerületi és Kollégiumi Levéltár (404 kutatási eset).

5. A szakmai munka végzése

A korábbi időszakhoz képest, főleg a személyi fejlesztéseknek köszönhetően, egyre izmosabb lesz a nyilvános magánlevéltárak szakmai munkája. Ezt az idén vizsgált intézményeknél is tapasztaltuk. Több helyen (Győri Egyházmegyei Levéltár, Kalocsai Érseki Levéltár, Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár) nagyarányú raktárrendezési, mintaállványozási munkákra került sor. Intenzívebb lett a segédletkészítés, számítógépes adatbázisok építése is folyamatban van néhány intézménynél. Ugyanakkor egyes levéltáraknál még nem áll rendelkezésre naprakész fond- és állagjegyzék sem.

Elsősorban a katolikus egyházban okoz gondot már régóta a pap nélküli plébániákon lévő iratanyag veszélyeztetettsége. Legjobb megoldás az lenne, ha ezek az iratanyagok minél előbb bekerülnének az egyházmegyei levéltárakba. Ehhez fel kellene gyorsítani, ill. ahol még nem kezdődött meg, el kellene kezdeni a felmérő és begyűjtés-előkészítő munkákat. Hasonló probléma a protestáns egyházaknál is fennáll. Példaértékű megoldás a Baranyai Református Egyházmegyei Levéltár létrehozása, amely gyülekezeti iratanyagokat is magában foglal. Megjegyzem, hogy a nemzetközi egyházi levéltári gyakorlatban növekszik az ilyen ún. gyűjtőlevéltárak szerepe.

A 2000-ben megvizsgált levéltárak többsége kisebb-nagyobb mértékben bekapcsolódott a tudományos és a közművelődési tevékenységbe. Saját vagy más intézményekkel közös kiadványokat jelentetnek meg, kiállításokra iratokat kölcsönöznek. E téren kiemelkedő eredményeket ért el a Tiszántúli Református Egyházkerületi és Kollégiumi Levéltár.

6. Az 1999. évi költségvetési céltámogatások felhasználása

Az Ltv. rendelkezései alapján pályázati úton nyújtott kétféle (nyilvános levéltárak számára és a veszélyeztetett levéltári anyag megmentésének céljára szolgáló) támogatás felhasználása a vizsgált levéltárakban szabályszerű volt. (1999-ben a vizsgált 16 közül 10 levéltár részesült támogatásban.) A támogatás jól szolgálta rendeltetését, és nagymértékben hozzájárult a működési feltételek javításához, valamint a szakmai munkák végzéséhez és a levéltári állományvédelemhez.

III. ÖSSZEGZÉS, JAVASLATOK

A magyar levéltárak költségvetési, személyi, raktározási és technikai feltételei az elmúlt időszakban végbement, de sajnos csak részleges fejlődés ellenére az ezredfordulón, az információs társadalom előszobájában is súlyos hiányosságokkal telítettek, nem biztosítják az 1996. január 1-jétől hatályos levéltári törvényben előírt szakmai feladatok elfogadható színvonalú ellátását. Ezért a mostaninál sokkal jelentősebb, hatékonyan hasznosuló olyan beruházásokra lenne szükség, amelyek nem ideiglenes, rövid távra, hanem hosszú távra szóló megoldásokat eredményeznek a levéltárépítésben és az állományvédelem eszközeinek biztosításában. Ehhez ? véleményem szerint ? mielőbb dönteni kellene arról is, hogy az állam a tulajdonát képező területi levéltári anyagot végleg az önkormányzati intézményekben vagy pedig állami levéltárakban kívánja elhelyezni.

A szakterület jelenlegi finanszírozási rendszere, ill. gyakorlata alapos átgondolásra szorul, mégpedig azon az alapelven nyugodva, hogy közlevéltár ne saját bevételszerzésre legyen kényszerítve törvényben előírt alapfeladatainak ellátásához.

A szakfelügyelet 2000. évi ellenőrzése során felmerült problémákkal kapcsolatban két konkrét javaslatot teszek:

?        Általános a panasz az intézmények részéről az Ltv. alapján nyújtott támogatások rendelkezésre bocsátásának rendkívüli vontatottsága miatt. Az eddigi zavarok elkerülése céljából fontos lenne, hogy a levéltárak az elnyert pénzösszegekről az év első felében hivatalos tájékoztatást kapjanak, és hogy július 31-ig ezek a források felhasználásra meg is nyíljanak. Néhány levéltárban érdemi kritika is megfogalmazódott a pályázatok elbírálásának a Levéltári Kollégiumban folyó döntéselőkészítő szakaszáról. Ezek alapján úgy látom, hogy a Levéltári Kollégium bírálati munkájába tájékoztató szerepkörrel be kellene vonni a levéltárak tevékenységét közelebbről ismerő szakfelügyeletet.

?        Jelentésem I. 4. pontjában foglalkoztam a Pest Megyei Levéltár iratainak új épületbe költöztetésével kapcsolatban felmerült szakmai problémákkal. A levéltári anyag védelme érdekében szükségesnek tartom, hogy a szakfelügyelet ? levéltári állományvédelmi szakértő bevonásával ? sürgősen megvizsgálja: érvényesülnek-e az alapvető szakmai követelmények a Pest Megyei Levéltár iratköltöztetése során.