Jelentés a levéltári szakfelügyelet

1998. évi tevékenységének tapasztalatairól

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló, 1997-ben módosított 1995. évi LXVI. törvény (Ltv.) 8. §-ának b, pontja értelmében a nemzeti kulturális örökség minisztere a szakfelügyelők közreműködésével ellenőrzi a levéltári szakmai követelmények érvényesítését. E rendelkezés végrehajtása tárgyában jelent meg a 19/1998. (V. 13.) MKM rendelet, amely

? a szakfelügyelők feladatává teszi a levéltárak működéséhez szükséges személyi és tárgyi feltételek meglétének, a költségvetésben biztosított külön állami támogatás felhasználásának és a levéltári anyagban végzett selejtezésnek az ellenőrzését is,

? a közlevéltárakra 9, a nyilvános magánlevéltárakra 3 szakfelügyelő, továbbá a szakfelügyelők munkájának irányítására vezető szakfelügyelő megbízását írja elő,

? a vezető szakfelügyelő kötelességévé teszi, hogy a szakfelügyelet tevékenységének tapasztalatairól évente jelentést készítsen, azt küldje meg a miniszternek, és hozza nyilvánosságra.

 Dr. Hámori József miniszter úr 1998. október 19-én adta ki a vezető szakfelügyelő és a szakfelügyelők három évre szóló megbízását. Ebből következően az idei feladatvégzésre csupán két hónap állt rendelkezésre, ami miatt a munka megszervezése mellett egyedül a költségvetési különtámogatás felhasználásának szúrópróba-szerű helyszíni ellenőrzésére kerülhetett sor.

I.

A szakfelügyeleti munka megindítása

A vezető szakfelügyelő ? a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma (NKÖM) illetékes szervezeti egységével egyeztetve ? november első felében készítette el a szakfelügyelet beosztását, pontosabban meghatározta az egyes szakfelügyelőkhöz tartozó levéltárakat. A szakfelügyelet illetékessége kiterjed a Magyar Országos Levéltár kivételével valamennyi, azaz 41 közlevéltárra (Budapest Főváros Levéltára, megyei és városi levéltárak, Hadtörténelmi Levéltár, Vízügyi Levéltár, KSH Levéltára, MTA Levéltára, egyetemi levéltárak) és az összes, szám szerint 40 nyilvános magánlevéltárra (egyházi levéltárak, pártok, szakszervezetek levéltárai, Mindszenty Alapítvány Levéltára).

 Első alakuló értekezletünket 1998. november 17-én tartottuk meg. Itt a NKÖM Levéltári Osztálya vezetőjének és a Levéltári Kollégium elnökének részvételével áttekintettük a szakfelügyelőkre váró feladatokat, és kijelöltük a november-december folyamán meglátogatandó intézményeket.

 A költségvetési támogatás hasznosulásának helyszíni ellenőrzését és a szakfelügyelők írásos jelentéseinek beérkezését követően 1998. december 18-án értekezleten összegeztük a tapasztalatokat.

II.

A költségvetési támogatások szúrópróba-szerű helyszíni ellenőrzése

A Ltv. 34/A. §-a alapján a Levéltári Kollégium, ill. a minisztérium ? pályázat útján ? vissza nem térítendő támogatásként 97 750 eFt-ot biztosított a veszélyeztetett állapotú levéltári anyag megmentésének céljaira. Ebből az összegből a Magyar Országos Levéltárral együtt 34 közlevéltár (a közlevéltárak 81 %-a) és 14 nyilvános magánlevéltár (a nyilvános magánlevéltárak 35 %-a) részesedett. A legnagyobb támogatási összeg 18 350 eFt-ra, a legkisebb 20 eFt-ra rúgott. Átlagosan 2 036 eFt jutott egy támogatott intézményre. (Ha a támogatásban nem részesült levéltárakat is beszámítjuk, akkor 1 192 eFt esik egy intézményre.)

A következő intézmények támogatásának felhasználását ellenőriztük:

Közlevéltárak

 A támogatás felhasználása szabályszerűen, a jogcímeknek megfelelően, lényegében maradvány keletkezése nélkül történt, ill. ? a jövő évben határidős támogatások esetében ? történik. Néhány intézmény saját, ill. más forrást is igénybe vett kitűzött célja megvalósításához. A vizsgált intézményekben jól hasznosult a támogatás. Elsősorban a raktári állványzat bővítése, az állományvédelmi követelményeket kielégítő irattároló eszközök beszerzése, a fennálló állományvédelmi műhelyek fejlesztése, továbbá sérült iratanyagok restaurálása és a mikrofilmezésre előkészítés, ill. a mikrofilmezés terén vált lehetővé az előrelépés.

Néhány esetben kiderült, hogy a pályázat előkészítése, ill. a támogatási jogcímek meghatározása nem volt elég körültekintő. Az egyik intézmény pl. iratanyag fertőtlenítésére kért és kapott támogatást, s csak ezután derült ki, hogy a fertőtlenítés nem valósítható meg. (Végül szerződésmódosítással mód nyílt a szóban forgó összeg más célra fordítására.)

A Ltv. 34/C. §-a alapján a minisztérium ? pályázat útján ? vissza nem térítendően 16 880 eFt-ot biztosított a nyilvános magánlevéltárak támogatására. Ebből az összegből 27 levéltár (a nyilvános magánlevéltárak 67,5 %-a) részesedett. A legnagyobb támogatási összeg 2 800 eFt, a legkisebb 30 eFt volt. Átlagosan 625 eFt jutott egy támogatott intézményre. (Ha a támogatásban nem részesülő levéltárakat is figyelembe vesszük, akkor 422 eFt esik egy intézményre.)

A szakfelügyelet a következő intézmények támogatásának felhasználását ellenőrizte:

A helyszíni vizsgálat alapján megállapítható, hogy az intézmények ezt a támogatást is szabályszerűen használták, ill. használják fel, hiszen néhány esetben a jövő évben jár le a felhasználás határideje. A Politikatörténeti Intézet Levéltára új kutatótermi felszereléssel, a Prímási Levéltár számítógéppel, az egri gyűjtemény raktári fényvédő reluxákkal, a Veszprémi Érseki Levéltár és a pápai református levéltár új kutatótermi berendezéssel, míg az Evangélikus Országos Levéltár számítógépekkel gyarapodott, emellett segédletkészítés és forráspublikáció kiadása is megvalósulhat az intézményekben.

Egyetlen nyilvános magánlevéltárban, a Veszprémi Érseki Levéltárban tapasztaltuk, hogy a biztosított támogatás a kitűzött cél megvalósítását nem teszi lehetővé, mert az igényelt összeg túl kevésnek bizonyult az elképzelt mikroklíma-szabályozó készülék és biztonságtechnikai eszközök beszerzéséhez.

A költségvetési támogatások felhasználásának ellenőrzése során szerzett fő tapasztalatainkat az alábbiakban összegzem.

1. A levéltári szakterületet több évtizeden át a sanyarú helyzet jellemezte, a legszükségesebb beruházások is elmaradtak, és hiányoztak a rendeltetésszerű működés alapvető feltételei. Ennek ?eredményeként? a levéltári anyag számottevő része veszélyeztetetté vált. Egyrészt azért, mert raktárak hiányában csak korlátozottan lehetséges átvenni a levéltárérett iratokat; másrészt azért, mert a rendelkezésre álló raktárak, tárolóeszközök minősége elmarad a követelményektől, a pusztulófélben lévő állagok vagy ezek információtartalmának megmentéséhez szükséges konzerváló-restauráló és mikrofilmező kapacitás pedig töredéke a szükségesnek. A hiányok, a problémák nagysága miatt csak a jelenleginél jóval több, és hatékony módon hasznosuló befektetéssel lehetne komolyabb mértékű javulást elérni a levéltári anyag védelmében. (Remélhetőleg a Ltv.-ben előírt fejlesztési program keretében mindez megvalósulhat.) Mégis, sokat jelent ez a több mint 100 milliós évi többlettámogatás, amely korábban egyáltalán nem létezett, mert lehetőséget teremt arra, hogy legalább megkezdődjenek a fontos állományvédelmi munkák.

 2. A szűken rendelkezésre álló pénz szétosztásánál a lehető legnagyobb mértékben érvényesíteni kellene a hatékonyság szempontját. Míg a működés legalapvetőbb feltételeivel is alig-alig rendelkező nyilvános magánlevéltárak esetében valószínűleg még évekig főleg a napi feladatok ellátását szükséges támogatni, addig a közlevéltári területen a kifejezetten állományvédelmi célokra szánt pénzt nem szabad túlságosan elaprózni, hanem a fő célokra és oda kell koncentrálni, ahol az tényleges eredményekre vezet. Különösen az állományvédelmi műhelyek, ezeken belül is elsősorban a konzerváló-restauráló műhelyek létesítésére, fejlesztésére szánt összegek hovafordítását kell alaposan megfontolni. Kérdés ugyanis, hogy egy ilyen kis országban mint Magyarország, érdemes-e több, ún. regionális restauráló műhelyt létrehozni és fenntartani? Van-e, lesz-e vidéken megfelelő képzettségű szakember ehhez? A beruházási és működtetési költségek biztosíthatók-e folyamatosan az egy-egy önkormányzat alá tartozó műhelyek esetében? További kérdések is felvethetők, de talán ennyi is elég ahhoz, hogy belássuk: egy ilyen horderejű probléma megoldását csak az összes körülmény alapos mérlegelése után, egy elfogadott fejlesztési koncepció keretében szabadna finanszírozni. Külföldi példákból kiindulva inkább az tűnik járhatóbb útnak, hogy állami fenntartású központi műhelyt létesítsünk, illetve fejlesszünk ki.

 3. Az ellenőrzés során tapasztaltuk, hogy bizonyos esetekben a támogatások odaítélése nem volt mindenben megalapozott. Ezért el kell érni, hogy a pályázati kiírás alapján csak komolyan megtervezett és megindokolt igények benyújtására legyen lehetőség. Többek között jól fel kell mérni, hogy a kért összeg arányban áll-e pl. a tervezett beszerzéssel, mennyi saját forrást tud felmutatni a pályázó intézmény, és pályázott-e az adott célra más szervnél?

III.

A levéltári szakfelügyelet legközelebbi feladatai

 A levéltári szakfelügyelet 1998-ban éppen csak megkezdhette tevékenységét, a rendszeres munka a jövő évben indul. Ehhez ? a NKÖM intenciói alapján a Levéltári Kollégium közreműködésével ? folyamatban van az 1999. évi szakfelügyeleti munkaterv kidolgozása. Elképzeléseink szerint a levéltárak iratkezelést ellenőrző és iratátvételi, valamint feldolgozó munkájának fő tartalmi kérdései képezik majd jövő évi ellenőrző tevékenységünk gerincét. A vonatkozó rendelet előírásának megfelelően 1999 tavaszára elkészül a szakfelügyelet működési szabályzata.