Levéltári átadás

 

A közfeladatot ellátó szervek kötelesek az általuk és jogelődeik által keletkeztetett irataikat irattári rendben, használható állapotban megőrizni, és amikor az egyes iratok irattári tervben meghatározott őrzési ideje lejár, azokat az illetékes közlevéltárnak átadni. Az iratok általános (leggyakoribb) őrzési ideje – az irat keletkezési évének végétől számított – 15 év. Ennek pontos részleteit a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 12. §-a, és az ennek végrehajtási rendeletét képező, vagyis a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 12. §-a, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Kormány rendelet 65. §-a szabályozza. Az át nem adandó, maradandó értékű köziratok (munka- és nyugdíjazási, gyámsági és gondnoksági, ápolási díj, építési, használatbavételi, kereskedelmi és vállalkozói engedélyek stb. ügyei) helyben tovább őrzendők.

Abban az esetben, ha az iratképző szerv úgy ítéli meg, hogy az iratokra ügyviteli szempontból e határidő lejárta után is szüksége van, a határidő öt évvel meghosszabbítható. Amennyiben az ügyiratok őrzése nehézségbe ütközik vagy olyan fizikai hatásnak vannak kitéve, amelynek következtében fennmaradásuk nem biztosított, kérhető a 15 év letelte előtti levéltári átadás.

Az iratátadás során kérjük az 335/2005. (XII. 29.) kormányrendelet vonatkozó szakaszának maradéktalan és pontos betartását. Azaz a levéltár számára átadandó ügyiratokat:

  • az ügyviteli segédletekkel együtt,
  •  nem fertőzött állapotban,
  •  levéltári őrzésre alkalmas három rétegű savmentes papírból készült, A/4-es méretű archiváló dobozokban,
  •  az átadó költségére,
  • az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel[1] együtt,
  •  teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.
  •  A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.
  • Az iratok átadása mindig a levéltár épületében, előre egyeztetett időpontban történik.

A levéltári átadásra előkészített iratanyag dobozolása előtt ugyancsak javasolt az iratjegyzék elektronikus úton történő megküldése a bazvl@mnl.gov.hu e-mail címre előzetes felülvizsgálat céljából.

A levéltári átadás csak a levéltár előzetes jóváhagyását követően lehetséges. Az átadási időpont egyeztetését követően az átadáshoz átadás-átvételi jegyzőkönyvre (2 példányban) és az iratanyag jegyzékére lesz szükség. Kérjük, ezeket vigyék magukkal az átadás helyszínére!

 

Kérdés esetén keresse munkatársunkat: +36 70 457 8624.

Letölthető dokumentumok:


[1] Az irattári tétel az iratképző szerv ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe akár több egyedi ügy iratai is tartozhatnak.