Iratkezelési szabályzatok, irattári tervek véleményezése és jóváhagyása
Minden közfeladatot ellátó iratképző szervnek saját iratkezelési szabályzattal, illetve annak mellékletét képező irattári tervvel kell rendelkeznie. Ennek pontos részleteit a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 9–10. §-ai és a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Kormány rendelet határozza meg.
Ezenkívül az alábbi jogszabályok tartalmazzák az egyes szervtípusok iratkezelési szabályzatával és irattári tervével kapcsolatos rendelkezéseket, mintákat:
Kormányhivatalok:
Bíróságok:
14/2002. (VIII. 1.) IM rendelet a bírósági ügyvitel szabályairól;
17/2014. (XII.23.) OBH utasítás a bíróságok egységes iratkezelési szabályzatáról.
Ügyészségek:
26/2018. (XII. 28.) LÜ utasítás az ügyészi szervezet iratkezelési szabályzatáról.
Nevelési-oktatási intézmények:
20/2012. (VIII.31.) EMMI rendelet.
Önkormányzatok:
78/2012. (XII. 28.) BM rendelet.
Nemzeti Adó- és Vámhivatal:
Rendőrségek:
40/2017. (XII.29.) ORFK utasítás az Iratkezelési Szabályzatról.
Az Iratkezelési Szabályzat megküldésének módja
Önkormányzatok esetében az újonnan elkészített egyedi iratkezelési szabályzat először a Borsod-Abaúj-Zemplén Vármegyei Kormányhivatalnak küldendő meg felülvizsgálat céljából postai úton 3 példányban. A Kormányhivatal jóváhagyást követően megküldi levéltárunknak további felülvizsgálatra. Az általunk jóváhagyott, záradékkal ellátott iratkezelési szabályzat 3 eredeti példányát visszaküldjük a Kormányhivatal részére, amely hivatal – aláírás után – visszajuttat egy példányt a levéltárnak, egy példányt az önkormányzatnak, egy példány pedig marad a kormányhivatalnál.
A törvényességi szempontok mellett kiemelendő szakmai elvárásunk, hogy a képviselőtestületi ülések jegyzőkönyveinek tárgyév végi köttetéséről (lehetőség szerint keménytáblás könyv formában) a szabályzat rendelkezzen.
Egyéb közfeladatot ellátó szervek esetében az újonnan elkészített iratkezelési szabályzat és irattári terv tervezete közvetlenül a Levéltárunknak küldendő meg hivatali kapun keresztül, vagy ha ezzel nem rendelkezik, akkor postai úton.
A végleges változat beküldése előtt lehetőséget biztosítunk levéltári konzultációra az iratkezelési szabályzat tartalmát illetően. Ehhez kérjük, hogy a szabályzat tervezetét küldjék meg a bazvl@mnl.gov.hu e-mail címünkre.
Amennyiben levélárunk elfogadhatónak találja a megküldött szabályzat tervezetét, arról postán vagy hivatali kapun megküldött „Levéltári egyetértő levél” formájában tájékoztatjuk a szervet. Mivel magára a jóváhagyott iratkezelési szabályzatra a későbbiekben nem kerül rá a levéltár egyetértő záradéka, ezért ajánlott ezt az egyetértő levelet a jóváhagyott iratkezelési szabályzathoz tűzni, azzal együtt a szerv irattárába helyezni megőrzésre.
Kérjük, hogy „Levéltári egyetértő levél” kézhezvételét követően legyenek szívesek a hivatalosan kiadott, aláírt, bélyegzőlenyomattal ellátott Iratkezelési szabályzatot és irattári tervet hivatali kapun keresztül vagy postai úton 30 napon belül megküldeni Levéltárunknak egy példányban.
