A levéltárak a megőrzésre átvett iratanyagot a különböző intézmények, illetve magánszemélyek számára hozzáférhetővé és kutathatóvá teszik. Az állampolgárok leggyakrabban a levéltár ügyfél- és kutatószolgálatával kerülnek kapcsolatba mindennapi életük során. Intézményünkben évente több száz ügyfél és kutató fordul meg személyesen. A részükre előkeresett, illetve kutatásra kiadott iratok száma évente több ezres nagyságrendű.

Az állampolgárok hivatalos ügyeinek intézéséhez szükséges igazolásokat, hiteles másolatokat az ügyfélszolgálat állítja ki, a levéltár őrizetében található eredeti dokumentumok alapján. Az ügyfélszolgálat alanyi jogon járó adatszolgáltatásai széles területet ölelnek fel. Kiterjednek a kérelmezők saját személyére, vagy tulajdonára vonatkozó iratokra (pl.: anyakönyvi adatok, iskolai bizonyítványok, munkaviszony igazolása, kárpótlási ügyek, házak építési iratai, telekkönyvi adatok, hagyatéki, kárpótlási, bírósági, örökbefogadási, névváltoztatási, házasságfelbontási és gyámsági ügyek stb.). Míg az ügyfeleket teljes egészében a levéltári munkatársak szolgálják ki, keresik ki számukra a szükséges dokumentumokat, és készítik el a másolatokat, addig a kutatók önálló feltáró munkát végeznek. Ezek a magánszemélyek a témát és az időhatárt megjelölő kérelem beadását követően – a levéltárosok szakmai segítségével – maguk határozhatják meg a megtekinteni kívánt iratok körét és azokról – fotójegy vásárlása ellenében – fényképfelvételeket is készíthetnek. A levéltárunkat felkeresők közel egyharmada a családtörténeti kutatók közül kerül ki, arányuk évtizedek óta meglehetős állandóságot mutat. A kutatóteremben és részben a levéltár honlapján elérhető segédletek jelentősen megkönnyítik a tájékozódást és a kutatómunkát. Egy másik, az előbbivel közel azonos nagyságrendű csoportot alkot a helytörténeti, honismereti kutatók köre. Az aprófalvas településszerkezetű Vas megye többszáz falujának jelenleg még megíratlan története a jövőben elvégzendő komoly feladatot jelent számukra. A várostörténeti kutatások szintén ehhez a csoporthoz sorolhatók. Itt elsősorban a megyeszékhely, Szombathely történetére irányuló intenzív vizsgálatok említendők meg. Helyi sajátosság, hogy a történeti Vas vármegye jelentős része Trianon után Ausztriához és a Jugoszláviához került. Ezeknek a területeknek az 1920 előtti történetét megörökítő dokumentumok levéltárunkban találhatók, így nem meglepő, hogy a szlovén és osztrák kutatóik aránya intézményünkben eléri a 10–15%-ot is. A kutatások egy része az oktatási – elsősorban a felsőoktatási – intézményekhez kapcsolódik. A főiskolai és egyetemi hallgatók referátumok, szakdolgozatok és doktori disszertációk elkészítéséhez folytatnak önálló, primer levéltári forrásokon alapuló kutatásokat. Jelentős arányban keresik fel kutatószolgálatunkat távolabbi városok diákjai is. Végezetül azokat a hivatásos, nagy szakértelemmel rendelkező kutatókat kell megemlíteni, akik műemlékvédelmi feltárásokhoz, régészeti terepbejárásokhoz, múzeumi kiállításokhoz, kiadványokhoz keresnek levéltári anyagot.