Tájékoztató az iratkezelés ellenőrzéséről

A köziratok, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 11. §-ában foglaltak alapján az illetékes levéltárak a nem selejtezhető köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében a közfeladatot ellátó szervek iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét, az iratkezelés folyamatát meghatározott időközönként vizsgálni kötelesek. A Magyar Nemzeti Levéltár (a továbbiakban: MNL) az illetékességébe tartozó szervek ellenőrzésére a csatolt állományok menüpont alatt található 3 féle ellenőrzési jegyzőkönyvek alkalmazza szervtípustól függően (általános: ez a típus az iskolákon és a privatizált szerveken kívül, minden szervtípusra használandó; iskola: csak köznevelési intézmények esetében alkalmazandó; privatizált szervek: egykor többségi állami/önkormányzati tulajdonban álló, mára már privatizált szervek esetében alkalmazandó, abban az esetben, ha a privatizált szervnél még állami időszakban keletkezett selejtezhető vagy maradandó értékű iratanyag található), melyet előzetesen, a kapcsolatfelvételt követően, kitölthető formában megküld az érintett szerv részére.

Tájékoztató az iratselejtezés menetéről

Az 1995. évi LXVI. törvény 3. §. i. pontja alapján a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául az iratkezelési szabályzat kötelező mellékletét képező irattári terv szolgál. A selejtezési eljárás tartalmi elemeit a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 64. §-a határozza meg. A szerv hivatalos nyilvántartásában és egyben az iratokon is tételbe sorolt (megfelelő tételszámmal ellátott) ügyiratok selejtezését lehet elvégezni az őrzési idő lejártát követően. (Az őrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő naptól kell számítani.) Iratselejtezési dokumentációt az MNL számára benyújtani selejtezés jegyzőkönyvvel és számmal ellátott mellékletként csatolt iratjegyzékkel lehetséges. Ha az MNL munkatársásnak a selejtezési jegyzőkönyv alapján kétsége merül fel a selejtezés szabályszerűségét illetően, vagy ha nem kiküszöbölhető hiányosságokat tapasztal, a helyszínen végzett vizsgálat alapján győződik meg arról, hogy a selejtezésre javasolt iratok között valóban nincs maradandó értékű irat.

Az MNL által kialakított, a csatolt állományok menüpont alatt található mintajegyzőkönyv és mintajegyzék a selejtezés lefolytatására, a megfelelő változtatások végrehajtásával, felhasználható. Egyedi ügyekben (pl. irattípusoknál vagy iratkezelő szoftverekből nyert iratjegyzék esetén) kérjük, hogy forduljanak a Szakmai Koordinációs Igazgatóság Köziratvédelmi hatósági és Iratkezelés-felügyeleti Osztályához a következő elérhetőségeken:

e-mail cím: ifo@mnl.gov.hu

telefon: +36 1 225 2897

Teendők a papíralapú iratok károsodása esetén

Amennyiben bármely iratkezelő helyiségben és irattárban, rendkívüli esemény következtében, a papíralapú iratok (adatok) károsodást szenvedtek, arról a 335/2005. kormányrendelet 64. § (7) bekezdés alapján haladéktalanul jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tartalmazza a károsodott iratok meghatározását, a káresemény helyét, időpontját és körülményeit. A jegyzőkönyvet haladéktalanul meg kell küldeni az illetékes közlevéltár részére. A közlevéltár véleményének kikérésével meg kell vizsgálni a megrongálódott iratok helyreállításának lehetőségét. Ha a károsodás mértéke, illetve jellege miatt nincs mód az iratok helyreállítására, a közlevéltár engedélyezheti azok kényszerselejtezését, továbbá szükség esetén hivatalból értesíti az adatvesztés ügyében eljárásra jogosult hatóságot.

Az MNL minden esetben helyszíni szemle alapján méri fel a károsodott iratanyag állapotát, melyről papírrestaurátor ad szakvéleményt. A szakvélemény alapján kell dönteni arról, hogy mely iratanyag-részek és milyen módon állíthatók helyre, illetve mely iratanyag-részeket kell kényszerselejtezés alá vonni.

Hivatalos elektronikus kapcsolattartási forma

2020. július 1-től az MNL elektronikus ügyintézésre kötelezett szerv, ezért többek között a közfeladatot ellátó szervek iratkezelés-felügyeletéhez kapcsolódó dokumentumokat is (selejtezési jegyzőkönyv, kényszerselejtezési jegyzőkönyv, iratkezelési szabályzat, iratkezelés ellenőrzési jegyzőkönyv, állásfoglalás kérések, iratátvétel bejelentése stb.) be lehet nyújtani elektronikus formában hivatali kapun/cégkapun keresztül az MNL-hez (KRID azonosító: 113809158).