Digitális megőrzés lépésről lépésre

A magyarországi levéltárak számára hatalmas kihívást jelent az elektronikus iratok tartós megőrzése; az ezt célzó projekt eddigi eredményeiről és kiterjesztéséről rendeztek workshopot a Magyar Országos Levéltárban. A nagy érdeklődés - több mint száznegyven hallgató - elsősorban annak szólt, hogy a Google Library és az Europeana korában világszerte egyre jelentősebb problémát jelent a növekvő mennyiségben keletkező digitális tartalom tartós megőrzése.

Az elektronikus levéltári projekt első sikere a Legfőbb Ügyészség adatállományának átvétele. Először sikerült szabványos, tartós megőrzésre alkalmas állományokat készíteni a kilencvenes években készült adatbázisokból. A feladat legérdekesebb része az volt, hogy mintegy archeológusként kellett feltárni az alig több, mint másfél évtizede keletkezett adatok értelmét. „Az egykorú technológia miatt a kilencvenes évek elején mindent nagyon helytakarékosan kellett megoldani - mondta Szatucsek Zoltán az Országos Levéltár főosztályvezetője -, a hosszú neveket több mezőben tárolták, az évszámokból 1950-et levontak, bizonyos adatokat 200-as számrendszerben tároltak." A levéltárosok azt találták, hogy az iratok megőrzése nem annyira a technológiai probléma, az igazi kihívás az adatok értelmezhetőségének fenntartása.

Részben ezért kell a levéltáros tabukat megdönteni. "A levéltár hagyományosan csak az eredeti dokumentumokat veszi át. De ez esetben vajon jól járunk vele? És vajon van jogunk beavatkozni, átalakítani a dokumentumot az értelmezhetőség kedvéért?" - emelt ki néhány égető kérdést a sokból a főosztályvezető, aki szerint a törvényi szabályozást is újra kellene gondolni, hiszen a törvény betűje szerint például a Legfőbb Ügyészség Büntető Ügyviteli Rendszere hiába egységes, a 176 területileg illetékes szerv iratait a megyei levéltáraknak kellene adni. "Szedjük szét? Annak nem sok értelme lenne, hiszen a cél a kutathatóság, hogy az állampolgárok gyorsan, utazás nélkül is hozzáférjenek a dokumentumokhoz" - magyarázta.

Lux Zoltán bemutatta, hogy a feladat során hogyan használtak külföldi levéltárakban fejlesztett eszközöket és miként egészítették ki ezt a projekt során fejlesztett saját programokkal. „Óriási szerencsénknek tartjuk, hogy mire eljött az átadási kötelezettség éve, addigra mind a levéltár oldaláról, mint az ügyészségen megértek a feltételek az elektronikus átadásra." - mondta Harangozó Csabáné, aki a Legfőbb Ügyészség munkatársaként vett részt a megvalósításban. Elmondta, hogy a büntető szakág kezeli az iratok hetven százalékát, amit 1993 óta kizárólag elektronikusan tartanak nyilván.

Vidra András ismertette az elektronikus levéltári projekt állását, amely azt a célt tűzte ki, hogy ebben a levéltárak számára megoldás szülessen. 2,9 milliárd forintnyi EU támogatással valósul meg egy olyan feladat, ami nemzeti költségvetésből amúgy is megoldandó lett volna, hiszen a megbízható kormányzás és az állampolgári jogok érvényesítéséhez fontos köziratok megőrzése állami feladat. Ugyanakkor nem véletlen az európai támogatás: a digitalizált és a digitálisan keletkező kulturális javak tartós megőrzése az Európai Unióban is kiemelt célkitűzés: a digitalizálásra fordított tengernyi pénz csak akkor hasznosul megfelelően, ha az előállított tartalmak a jövő generációk számára is elérhetők lesznek. A levéltárosok célja, hogy a gyorsan változó környezetben szilárd pontot adjanak a közigazgatásnak, és olyan megbízhatóan őrizhessék meg a huszonegyedik századi nemzeti adatvagyont is, mint az Árpád-kori okleveleket.

A Fővárosi Levéltár nemrégiben befejezett felmérését ismertetve Fehér Csaba arra is rámutatott, hogy az adatállományok veszélyeztetettek. Az iratkezelő rendszerek életciklusa 4-6 év, és a tökéletlen migráció, valamint a tárolás egyaránt okozott adatvesztést a köziratokban. „Az 1990-es évek iktatási állományainak levéltári átvétele biztosan jelentős nehézségeket fog okozni." - összegzi a 250 oldalas tanulmány, amely az egészségügyi iratok veszélyeztetett helyzetére is felhívta a figyelmet.

A projektben résztvevő szervezetek új modellt valósítanak meg: a levéltárak a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer infrastruktúráját használják tárolásra. Ennek kiterjesztésére a konzorcium újabb kiemelt projektjavaslatot nyújtott be, ami a területi általános levéltárak és négy városi levéltár bekapcsolását jelenti az elektronikus levéltári rendszerbe. Dr. Kenyeres István, Budapest Főváros Levéltárának főigazgató-helyettese elmondta, hogy a NEFMI felkérésére az NFM támogatásával beadott projektjavaslat megvalósítja a megyei Levéltári Technológiai Központokat és archiváló laboratóriumokat a megyei levéltárakban is. A feladat megvalósítása kedvező döntés esetén 2012-ben kezdődhet 1950 millió forintos költségvetéssel.

Fotók: Czikkelyné Nagy Erika