Jelenlegi hely
Irattári selejtezés felügyelete és jóváhagyása
A selejtezhető és 15 évnél rövidebb őrzési idejű köziratokat az iratképző szervnek a saját Iratkezelési Szabályzatának mellékletében (Irattári terv) szereplő, tételszámokkal ellátott ügytípusokhoz tartozó őrzési idő letelte után ki kell selejteznie. A szabályzattól „pozitív irányban” el lehet térni: érdemes a leggyakoribb, rövid őrzési idejű ügytípusok iratait külön tárolni, és akár évente leselejtezni. A selejtezések eredményeként lecsökken az őrzendő iratmennyiség, a kevesebb irat őrzése pedig hosszútávon növeli a hivatali ügyintézés hatékonyságát, mivel az iratanyag tárolása egyszerűbb és az ügyiratok visszakeresése kevesebb időt vesz igénybe.
A selejtezésről előzetesen jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyhez csatolni kell a kiselejtezésre javasolt iratok legalább tételszintű jegyzékét, és mindezeket meg kell küldeni az illetékes közlevéltárnak a selejtezés engedélyezése érdekében. A kiselejtezni javasolt iratokat csak a levéltári engedély birtokában lehet megsemmisíteni. A kiselejtezett iratok megsemmisítéséről az iratképző szerv gondoskodik, az esetleges költségeket neki kell állni.
Alapvető szabály, hogy az iratokat kizárólag a keletkezésükkor hatályos irattári terv alapján lehet selejtezni. Az irattári tervben megjelölt őrzési időt mindig az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. Számos egykori iratkezelési szabályzat és irattári terv elérhető az Hungaricana oldal (https://library.hungaricana.hu/hu/collection/leveltari_iratok/) Levéltári korpusz menüpontja alatt (Munkautasítások, ajánlások, útmutatók, egykorú jogszabályok almenü). Amennyiben nem áll rendelkezésre korabeli irattári terv, úgy Levéltárunk segítséget biztosít annak fellelésében.
Speciális eset: a kényszerselejtezés
Időnként előfordul, hogy rendkívüli esemény következtében az iratok károsodást szenvednek, s kényszerselejtezésre van szükség. Ilyen esetben haladéktalanul jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tartalmazza a károsodott iratok meghatározását, a káresemény helyét, időpontját és körülményeit. A jegyzőkönyvet haladéktalanul meg kell küldeni az illetékes közlevéltár részére. Ezt követően a levéltár munkatársai – előre egyeztetett időpontban – helyszíni szemlét tartanak, hogy felmérjék a károsodás mértékét. A közlevéltár véleményének kikérésével a szervnek meg kell vizsgálnia a megrongálódott iratok helyreállításának lehetőségét. Ha a károsodás mértéke, illetve jellege miatt nincs mód az iratok helyreállítására, a közlevéltár engedélyezheti azok kényszerselejtezését a 27/2015. EMMI rend. 9.§ (6) bekezdés szerinti záradékolással.
Mind a normál, mind a kényszerselejtezési jegyzőkönyvet és esetleges mellékletét az elektronikus ügyiratkezelésre kötelezett szervek az iratkezelésért felelős vezető hiteles elektronikus aláírásával ellátva, iktatás után, hivatali kapun kötelesek megküldeni az MNL Borsod-Abaúj-Zemplén Vármegyei Levéltárának hivatali kapujára (KRID: 160343931). Az oktatási-nevelési intézmények a selejtezési jegyzőkönyvet iktatva, aláírva és bélyegzőlenyomattal ellátva, legalább két példányban, postai úton kötelesek megküldeni a Levéltárunk postacímére (MNL Borsod-Abaúj-Zemplén Vármegyei Levéltára, 3515 Miskolc-Egyetemváros, Hrsz: 40592/11).
A köziratok selejtezésének részletes szabályait a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 9–9A. §-ai, és az ennek végrehajtási rendeletét képező, vagyis a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 9–11. §-ai, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Kormány rendelet 64. §-a tartalmazza.
Letölthető selejtezési jegyzőkönyv minták:
Természetesen az ettől eltérő jegyzéket is elfogadjuk, ha például elektronikusan, tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelési szoftverrel folyik az iktatás, és a program képes selejtezési jegyzéket készíteni. Az átláthatóságnak és a fentebbi jogszabályokban ismertetett alaki és tartalmi kritériumoknak, valamint az iratképző szerv saját iratkezelési szabályzatában foglaltaknak azonban mindig meg kell feleltetni a selejtezési jegyzőkönyvet és a selejtezni kívánt iratok jegyzékét.
