Az iratok levéltárba adása

A szervek az irattári tervükben szereplő nem selejtezhető, valamint a levéltár által a selejtből visszatartott irataikat keletkezésüktől számított 15 év elteltével kötelesek átadni az illetékes levéltárnak. Amennyiben az iratképző úgy ítéli meg, hogy az iratokra ezen határidő lejárta után is szüksége lesz, a határidő öt évvel meghosszabbítható. 15 évnél fiatalabb iratokat a levéltár csak különleges esetben (jogutód nélküli megszűnés, az irattárat ért elemi kár) vesz át.
Az iratátadásról jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyv egy példánya a megfelelő adatokkal kitöltve és aláírva az átadónál marad, másik példánya pedig a levéltárba kerül. Az átadási jegyzékeket elektronikus formában is kérjük eljuttatni a levéltár részére. A közfeladatot ellátó szervnél visszatartott ügyiratokról is külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket a levéltárral egyeztetett módon, és elektronikus formában is át kell adni. Az iratokat savmentes papírból készült szabvány levéltári dobozba csomagolva fogadjuk, figyelni kell a sorrendre és az irattári rendre. Az átadásra előkészített iratokról iratjegyzéket kell készíteni (az átadás-átvételi jegyzőkönyv mellékleteként).  A raktári (csomagolási egységeket) folyamatos, a doboz keskenyebbik oldalfalán feltüntetett sorszámozással kérjük ellátni. A dobozokon kérjük az átadó szerv nevét, az irat típusát (iktatott vagy nem iktatott), illetve az iratanyag évkörét is feltüntetni.