Iratselejtezés

A különböző irattípusok közül azok, amelyeknek sem ügyintézési, sem történeti értéke nincs, más-más őrzési idő letelte után selejtezhetők. Az iratselejtezéseket mindig az irat keletkezésekor érvényben lévő irattári terv alapján kell elvégezni.

A selejtezés során meg kell állapítani, hogy mely irattári tételeknek járt le az őrzési ideje. A selejtezési eljárásról iratselejtezési jegyzőkönyvet, illetve annak mellékleteként tételszintű iratjegyzéket kell készíteni. Természetesen selejtezés alá kell vonni – az iktatott iratokon kívül – az iktatatlan (de az irattári tervben szereplő) iratfajtákat is. A jegyzőkönyvet és mellékletét minimum két példányban (egyes szervek iratkezelési szabályzata ennél többet ír elő) meg kell küldeni levéltárunknak.

Ha a jegyzőkönyv megfelel az alább részletezendő formai és tartalmi követelményeknek, a levéltárban záradékkal látják el, mely záradék kétféle lehet:

- valamennyi, a jegyzőkönyvben foglalt irat megsemmisíthető

- a *-gal jelölt tételek későbbi levéltárba adás céljából visszatartandók, a többi irat megsemmisíthető

Az iratselejtezési jegyzőkönyvnek tartalmazni kell:

- a selejtezés helyét

- a selejtezés idejét

- a selejtezési bizottság tagjainak nevét, aláírásait

- a szerv bélyegzőjét

- a selejtezés alá vont iratok típusát (például iktatott iratok, vagy adóügyi iratok), évkörét, terjedelmét (iratfolyóméterben)

A jegyzőkönyvhöz tartozó jegyzék összeállításánál vagy az iratok keletkezésének idejét, vagy az irattári jelek sorrendjét kell figyelembe venni. A központi irattári tervek nem minden esetben ítélnek megőrzendőnek minden olyan irattípust, melyet a közlevéltárak maradandó értékűnek nyilvánítanak, ezért a levéltáraknak joguk van a selejtből egyes tételeket visszatartani. Ezeket a tételeket a selejtezési jegyzőkönyvben *-gal jelöljük, és kérjük eredeti irattári helyükre történő visszasorolásukat. Az ilyen iratokat a keletkezésüktől számított tizenöt év elteltével, a nem selejtezhető iratokkal együtt vesszük át.
Kérjük, hogy az elkészült selejtezési jegyzőkönyveiket – a postai út mellett – elektronikus úton a nagy.imre@mnl.gov.hu e-mail címre is szíveskedjenek elküldeni. Az iratok megsemmisítését csak a selejtezési jegyzőkönyv levéltári jóváhagyása után szabad megkezdeni!