Az iratok levéltárba adása

A szervek az irattári tervükben szereplő nem selejtezhető, valamint a levéltár által a selejtből visszatartott irataikat keletkezésüktől számított 15 év elteltével kötelesek átadni az illetékes levéltárnak. Amennyiben az iratképző úgy ítéli meg, hogy az iratokra ezen határidő lejárta után is szüksége lesz, a határidő öt évvel meghosszabbítható. 15 évnél fiatalabb iratokat a levéltár csak különleges esetben (jogutód nélküli megszűnés, az irattárat ért elemi kár) vesz át.
Az iratátadásról jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyv egy példánya a megfelelő adatokkal kitöltve és aláírva az átadónál marad, másik példánya pedig a levéltárba kerül.
Az iratokat savmentes papírból készült szabvány levéltári dobozba csomagolva fogadjuk, figyelni kell a sorrendre és az irattári rendre. Az átadásra előkészített iratokról iratjegyzéket kell készíteni (az átadás-átvételi jegyzőkönyv mellékleteként).  A raktári (csomagolási egységeket) folyamatos, a doboz keskenyebbik oldalfalán feltüntetett sorszámozással kérjük ellátni. A dobozokon más feliratnak szerepelnie nem kell.