Iratkezelés felügyelete

A jogszabályok értelmében a levéltár ellenőrzi az illetékességi körébe tartozó iratképzők iratkezelését. Ennek során különös figyelemmel kísérjük a vonatkozó jogszabályok betartását, az iratkezelési szabályzatban foglaltak érvényesülését, az iratok irattári terv szerinti csoportosítását, továbbá az iratok nyilvántartásával, és az ahhoz kapcsolódó segédletek készítésével, az irattári anyag szakszerű kezelésével, biztonságos megőrzésével és használatával kapcsolatos előírások végrehajtását.

Érkezésünkről látogatásunk előtt egy héttel értesítjük az ellenőrizni kívánt szerveket.
A szervellenőrző adatlap felépítésének megfelelő sorrendben megvizsgáljuk a szerv iratkezelési gyakorlatát. Kérjük, hogy az adatlap kitöltéséhez szükséges dokumentumokat látogatásunk előtt készítsék elő.

Az ellenőrzés során szúrópróbaszerűen megvizsgáljuk:

- az iratok iktatását

- irattári tételekbe sorolását

- lemérjük a szerv összes irattárát

A szervellenőrzés alkalmából kiemelt figyelmet fordítunk az iratképző szerv szervezeti és működési adataira is, különös tekintettel az alapításra, feladatkörre, szervezeti felépítésre, átalakulásokra, a belső szabályzatokra, a szerv, valamint a jogelődök és jogutódok névváltozataira, adataira.
Az ellenőrzés végeztével tájékoztatjuk az iratkezelésért felelős vezetőt a tapasztalatainkról, megbeszéljük vele, hogy az esetleges hiányosságokat miként lehetne legkönnyebben megszüntetni. A szerv részéről felmerülő minden, az iratkezeléssel kapcsolatos egyéb kérdésre is válaszolunk.