Reprográfiai szolgáltatások

A MAGYAR NEMZETI LEVÉLTÁR
REPRODUKCIÓS ELJÁRÁSI ÉS MÁSOLATKÉSZÍTÉSI SZABÁLYZATA

4. Másolatkészítés a levéltári anyagról
A kutatásra kiadott levéltári anyagról a kutató saját költségén másolatot készíthet vagy a levéltárral készíttethet. Az iratok másolhatóságát fizikai állapota, valamint másolhatóságára tett korlátozások befolyásolhatják, vagy akár meg is akadályozhatják.
4.1. Másolatkészítés a kutató saját eszközével
4.1.1.
A levéltárba beiratkozott kutatóknak – fotójegy vagy -bérlet kiváltása után – lehetőségük van saját tulajdonú digitális fényképezőgéppel, mobiltelefonnal vagy tablettel másolatot készíteni.
4.1.2.
A fotómásolatot úgy kell elkészíteni, hogy a másolatkészítésre szolgáló eszköz nem kerülhet fizikai kapcsolatba a másolandó irattal. Különleges esetben, a kutató írásbeli kérésére az Országos Levéltárban az illetékes főigazgató-helyettes, vármegyei levéltár esetén a tagintézmény igazgatója írásban engedélyezheti egyéb saját tulajdonú, másolatkészítésre alkalmas eszközök (például videokamera, filmfelvevő) használatát.
4.1.3.
A felvételek elkészítéséhez tilos külön megvilágítást (pl. vaku) és egyéb különleges fotótechnikai eszközt vagy módszert alkalmazni. Állvány használatát a kutatótermi munkavállaló engedélyezheti, de kizárólag abban az esetben, ha az nem akadályozza más kutatók vagy a levéltár munkavállalóinak szabad mozgását, illetve nem szűkíti le a kijelölt menekülési útvonalakat.
4.1.4.
Felvétel minden kiadott levéltári anyagról készíthető, kivéve az eredetiben engedélyezett kutatás során kiadott iratokról. Ezekről az iratokról kizárólag a levéltár által készített másolat rendelhető meg a hatályos levéltári szolgáltatások díjszabásának megfelelő térítés ellenében.
4.1.5.
A levéltár által kizárólag másolatban őrzött levéltári anyagot felvételezni kutatási, adatgyűjtési céllal lehet. Ilyen iratokról történő másolatkészítéskor a kutatónak a másolatrendelés során kötelezően ki kell töltenie a Magyar Nemzeti Levéltár által másolatban őrzött levéltári anyag felhasználásáról szóló nyilatkozatot (12. sz. melléklet).
4.1.6.
Állami anyakönyvek másodpéldányairól a kutatók nem készíthetnek másolatot.
4.1.7.
A fotójegy és -bérlet aktuális díjszabását a levéltár a honlapján teszi közzé. Fotójegy vagy -bérlet kiváltása a levéltár munkavállalóinak, a Magyar Levéltárosok Egyesülete tagjainak érvényes tagsági kártya bemutatásával, valamint a külön megállapodás alapján mentességet élvező intézmények munkavállalóinak minden tagintézményben ingyenes.
4.1.8.
Fotójegy vagy -bérlet a kutatótermekben elhelyezett vagy a honlapról letölthető nyomtatványon (9. sz. melléklet) igényelhető, amelyet a kutató a befizetést igazoló számla kiállítását követően kaphat meg. A félnapos jegyet négy órán keresztül lehet használni, valamint óra, perc pontossággal kell az érvényességi időt megadni. A féléves 183, az éves fotóbérlet 365 naptári napig érvényes.
4.1.9.
A kutató által saját eszközzel készített felvételek közlési célra nem használhatók fel. Közlési engedély kizárólag a levéltár által készített felvételekre adható ki. Ettől eltérni csak az illetékes tagintézmény vagy szervezeti egység értesítése mellett főigazgatói engedéllyel lehet.
4.1.10.
A fotójegy és -bérlet a kiváltás helyétől függetlenül a levéltár bármely tagintézményében és kutatótermében érvényes, másra át nem ruházható, el nem idegeníthető.
4.1.11.
Elvesztése esetén a féléves/éves fotóbérlet pótlása kérhető a 9. sz. melléklet újbóli kitöltésével. A több alkalmas fotójegy nem pótolható.
4.1.12.
A felvétel készítésekor tilos az iratot oly módon hajtogatni, hogy az fizikai sérülést okozzon. Amennyiben a fénykép elkészítéséhez az irat rögzítése szükséges, a használható nehezéket a kutatótermi munkavállaló biztosítja a kutatónak. A kutatótermi munkavállaló nyújt felvilágosítást az irat rögzítésének módjáról. Az irat bármely más eszközzel és módon történő rögzítése tilos.
4.1.13.
A digitális fotózásra vonatkozó szabályok megsértése a fotójegy vagy -bérlet visszavonását vonhatja maga után.
4.2. A levéltár által végzett másolatkészítés
4.2.1.
A levéltári anyagról a kutató saját költségén, kizárólag az erre rendszeresített nyomtatványon (8. sz. melléklet) igényelhet másolatot. Abban az esetben, ha a Hungaricana oldalon, a Kapcsolatfelvétel gombra kattintva ad le másolatmegrendelést, a levéltár e-mailben felveszi vele a kapcsolatot és kéri a nyomtatvány kitöltését.
4.2.2.
A másolatokat a levéltár minden esetben az állományvédelmi szempontok figyelembevételével készíti el, kizárólag azzal a technikával, amely nem károsítja az adott iratanyagot.
4.2.3.
A levéltár megtagadhatja a másolat elkészítését, ha a reprodukciós eljárás vagy annak gyakorisága a levéltári anyag fizikai állapotát károsítja, épségben történő fennmaradását veszélyezteti. A másolási kérelem elutasítását a levéltár 14 munkanapon belül írásban köteles indokolni.
4.2.4.
A másolat(ok) átadása minden esetben a másolási díj kifizetése után történik. A másolatok ellenértékét számla ellenében átutalással vagy készpénzben lehet kifizetni. Ha a levéltár papíralapon postázza a számlát, a postázási költség a megrendelőt terheli, amit az átutalással egy időben kell rendezni.
4.2.5.
A digitális képeket a levéltár felhő szolgáltatásán keresztül adja át, a megrendelt képeket tartalmazó mappa linkjét a levéltár küldi ki a megrendelőnek.
4.2.6.
A fénymásolatokat a megrendelő átveheti a kutatóteremben, illetve kérheti azok postázását. Utóbbi esetben a postázási költség a megrendelőt terheli, amit a másolási díj kifizetésekor egyidőben kell rendezni.
4.2.7.
Ha a kutató nem fizeti ki a megrendelt szolgáltatások díját, az illetékes munkavállaló fizetési felszólítást küld a kutatónak legfeljebb két alkalommal, 8-8 naptári napos fizetési határidő megadásával. A teljesítés meg nem történte esetén az Országos Levéltár esetében az illetékes főigazgató-helyettes, a vármegyei levéltárak esetében az igazgató a további másolatmegrendelésre történő jogosultságot az összeg befizetéséig felfüggeszti.
4.2.8.
Ha a kutató a személyes adatot tartalmazó levéltári anyagról anonimizált másolatot kér, ebben az esetben jelen szabályzat 3.3.5.2.1.3. pontja alapján kell eljárni.
4.2.9.
Állami anyakönyvek másodpéldányairól a kutatók nem készíttethetnek másolatot.
4.2.10.
A levéltár által kizárólag másolatban őrzött levéltári anyagról másolatot kutatási, adatgyűjtési céllal lehet készíttethetni. Ilyen iratokról történő másolat megrendelésekor a kutatónak kötelezően ki kell töltenie a Magyar Nemzeti Levéltár által másolatban őrzött levéltári anyag felhasználásáról szóló nyilatkozatot (12. sz. melléklet).
4.3. Másolatok felhasználása
4.3.1.
A levéltárban őrzött anyagról bármilyen úton és technikával elkészített másolatot a kutató kizárólag kutatási vagy oktatási célra használhatja fel, az őrző hely és a jelzet pontos feltüntetésével. A digitálisan elérhető, online kutatható tartalmak felhasználására kizárólag a vonatkozó jogszabályokban, valamint a jelen szabályzatban foglaltak szerint kerülhet sor.
4.3.2.
A másolatot bármilyen formában nyilvánosságra hozni, nyomtatott vagy elektronikus úton közzétenni csak közlési engedély birtokában szabad.
4.3.3.
Közlési engedély kizárólag az erre rendszeresített formanyomtatványon (11. sz. melléklet) kérhető.
4.3.4.
A levéltár által kizárólag másolatban őrzött levéltári anyag közléséhez, közlési engedély kiadása érdekében minden esetben a levéltári anyagot az eredeti formában őrző levéltári intézményhez kell fordulni.
4.3.5.
Kereskedelmi forgalomba nem kerülő kiadvány esetében a közlési engedélyt az Országos Levéltárban – szükség esetén az iratot őrző szervezeti egység vezetőjével egyeztetve – a Kutatószolgálati és Szakkönyvtári Főosztály vezetője, vármegyei levéltár esetében az igazgató adhat ki. Kereskedelmi forgalomba kerülő kiadvány esetében a közlési engedély kiadása a gyűjteményi főigazgató-helyettes hatásköre.
4.3.6.
A közlési engedély ellentételezésének megállapítása minden esetben egyedi elbírálás alapján történik, a kiadvány jellegét, példányszámát és a közölni kívánt másolatok számát és minőségét figyelembe véve, és csak egyszeri felhasználásra jogosít.
4.3.7.
Papíralapú kiadvány esetében a közlési engedély ellentételezéseként a levéltár könyvtára számára minimum egy példányt szükséges kérni. A közlési engedélyt kiadó felelőssége annak ellenőrzése, hogy a kért példány megérkezett-e a könyvtár részére.