Minden közfeladatot ellátó iratképző szervnek saját iratkezelési szabályzattal, illetve annak mellékletét képező irattári tervvel kell rendelkeznie. Ennek pontos részleteit a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény [1] 9–10. §-ai és a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Kormány rendelet [2] határozza meg.

Ezenkívül az alábbi jogszabályok tartalmazzák az egyes szervtípusok iratkezelési szabályzatával és irattári tervével kapcsolatos rendelkezéseket, mintákat:

Kormányhivatalok:

1/2023. (I. 12.) MVM utasítás a fővárosi és vármegyei kormányhivatalok Egységes Iratkezelési Szabályzatáról; [3]

1/2018. (VI. 21.) AM utasítás a fővárosi és megyei kormányhivataloknak a földügyi igazgatási szakmai feladatokkal összefüggő iratkezelésére vonatkozó Egységes Iratkezelési Szabályzat kiadásáról. [4]

Bíróságok:

14/2002. (VIII. 1.) IM rendelet a bírósági ügyvitel szabályairól; [5]

17/2014. (XII.23.) OBH utasítás a bíróságok egységes iratkezelési szabályzatáról. [6]

Ügyészségek:

26/2018. (XII. 28.) LÜ utasítás [7]az ügyészi szervezet iratkezelési szabályzatáról. [8]

Nevelési-oktatási intézmények:

20/2012. (VIII.31.) EMMI rendelet. [9]

Önkormányzatok:

78/2012. (XII. 28.) BM rendelet. [10]

Nemzeti Adó- és Vámhivatal:

1/2022. (I.15.) NAV utasítás. [11]

Rendőrségek:

40/2017. (XII.29.) ORFK utasítás az Iratkezelési Szabályzatról. [12]

Az Iratkezelési Szabályzat megküldésének módja

Önkormányzatok esetében az újonnan elkészített egyedi iratkezelési szabályzat először a Borsod-Abaúj-Zemplén Vármegyei Kormányhivatalnak küldendő meg felülvizsgálat céljából postai úton 3 példányban. A Kormányhivatal jóváhagyást követően megküldi levéltárunknak további felülvizsgálatra. Az általunk jóváhagyott, záradékkal ellátott iratkezelési szabályzat 3 eredeti példányát visszaküldjük a Kormányhivatal részére, amely hivatal – aláírás után – visszajuttat egy példányt a levéltárnak, egy példányt az önkormányzatnak, egy példány pedig marad a kormányhivatalnál.

A törvényességi szempontok mellett kiemelendő szakmai elvárásunk, hogy a képviselőtestületi ülések jegyzőkönyveinek tárgyév végi köttetéséről (lehetőség szerint keménytáblás könyv formában) a szabályzat rendelkezzen.

Egyéb közfeladatot ellátó szervek esetében az újonnan elkészített iratkezelési szabályzat és irattári terv tervezete közvetlenül a Levéltárunknak küldendő meg hivatali kapun keresztül, vagy ha ezzel nem rendelkezik, akkor postai úton.

A végleges változat beküldése előtt lehetőséget biztosítunk levéltári konzultációra az iratkezelési szabályzat tartalmát illetően. Ehhez kérjük, hogy a szabályzat tervezetét küldjék meg a bazvl@mnl.gov.hu [13] e-mail címünkre.

Amennyiben levélárunk elfogadhatónak találja a megküldött szabályzat tervezetét, arról postán vagy hivatali kapun megküldött „Levéltári egyetértő levél” formájában tájékoztatjuk a szervet. Mivel magára a jóváhagyott iratkezelési szabályzatra a későbbiekben nem kerül rá a levéltár egyetértő záradéka, ezért ajánlott ezt az egyetértő levelet a jóváhagyott iratkezelési szabályzathoz tűzni, azzal együtt a szerv irattárába helyezni megőrzésre.

Kérjük, hogy „Levéltári egyetértő levél” kézhezvételét követően legyenek szívesek a hivatalosan kiadott, aláírt, bélyegzőlenyomattal ellátott Iratkezelési szabályzatot és irattári tervet hivatali kapun keresztül vagy postai úton 30 napon belül megküldeni Levéltárunknak egy példányban.