Általánosságban elmondható, hogy ha a törvény másként nem rendelkezik, a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag az érintett halálozási évét követő harminc év után válik bárki számára kutathatóvá. A védelmi idő, ha a halálozás éve nem ismert, az érintett születésétől számított kilencven év, ha pedig a születés és a halálozás időpontja sem ismert, a levéltári anyag keletkezésétől számított hatvan év. Ezen védelmi időn belül a személyes és a különleges adatot tartalmazó levéltári anyag nem megismerhető, nem kutatható és arról másolat sem készíthető.
• akkor kutatható valamely, személyes adatot tartalmazó levéltári anyag, ha a kutatás anonimizált (személyes adatokat kitakaró) másolattal is megvalósítható,
• ha az érintett vagy annak halálát követően bármely örököse, a Polgári Törvénykönyv szerinti hozzátartozója vagy bejegyzett élettársa hozzájárul,
• ha a kutatás tudományos céllal történik és a kutató csatolja a tudományos kutatást rendeltetésszerűen végző, közfeladatot ellátó szervnek – a kutató részletes kutatási terve alapján megadott – támogató állásfoglalását.
A kutató köteles megismerni és betartani a Kutatási szabályzat rendelkezéseit, a kutatótermi munkatárs pedig jogosult és köteles a levéltári anyag használatára vonatkozó előírások betartását folyamatosan ellenőrizni.
A kutató köteles a számára kutatásra kiadott levéltári anyag rendjét és fizikai állapotát megőrizni. A levéltári iratokon bármiféle jel, jelzés vagy javítás alkalmazása, az iratok rendjének megbontása, az iratokon történő jegyzetelés tilos.
A kutatóterembe a kutató csak ceruzát, saját jegyzeteit, írólapokat, hordozható számítógépet, fényképezőgépet, mobiltelefont, tabletet vihet be. A kutatóterembe táskát, ételt, italt, személyekre vagy az iratanyagra veszélyes tárgyat bevinni, valamint ott hangosan beszélni, telefonálni, a többi kutató vagy a kutatószolgálati személyzet munkáját bármi módon zavarni tilos.
Online, okostelefonon elérhető szövegfordító programok használata kizárólag fotójegy megváltása esetén megengedett.
A kutató a kutatóteremben elhelyezett kézikönyvtári anyagot annak rendjének megőrzésével használhatja.
Ha működik az adott épületben levéltári tudományos szakkönyvtár, a kutató ennek szolgáltatásait is igénybe veheti adott évre szóló érvényes látogatójeggyel.
Hogyan kutathatom az anyakönyveket?
A felekezeti (egyházi) anyakönyvek kutatása kívül esik a védelmi időn, ezért szabadon kutathatók.
Az állami anyakönyvi másodpéldányok kutatására azonban külön szabályozás vonatkozik. Eszerint
• a halálozási anyakönyvek az érintettek halálozása óta eltelt 30 év után,
• a születési anyakönyvek a keletkezésüktől számított 110 év elteltével,
• a házassági anyakönyvek a keletkezésüktől számított 86 év eltelte után válnak bárki számára szabadon kutathatóvá.
A védelmi idő lejárta előtt három esetben van lehetőség az állami anyakönyvek másodpéldányainak kutatására:
• ha az érintett vagy örököse saját bejegyzésére vonatkozóan kívánja kutatni az anyakönyvet,
• ha a kutató az érintett vagy örököse beleegyezésével kutatja az anyakönyvet,
• ha a kutató a kutatást tudományos céllal végzi és ennek tényét valamely tudományos kutatást végző, közfeladatot ellátó szervtől származó támogatói nyilatkozattal igazolja.
1980-tól az állami anyakönyvek csak egy példányban készültek, amelyek a területileg illetékes anyakönyvi hivatalnál érhetők el, ezért a levéltárak 1981-tól kezdődően nem őriznek állami anyakönyvi másodpéldányokat.
Az állami anyakönyvi bejegyzések nem fotózhatók, és a levéltár sem állít ki róluk másolatot („anyakönyvi kivonatot”), mert erre kizárólag a területileg illetékes anyakönyvi hivatal jogosult.
