A Magyar Nemzeti Levéltár (MNL) szervezetén belül a Zala Vármegyei Levéltár igazgatási feladatokat is ellátó tudományos tagintézmény, amelynek irányítója és felügyeleti szerve az MNL vezetésén keresztül a Kulturális és Innovációs Minisztérium. Jogállását és feladatkörét alapvetően a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló – többször módosított – 1995. évi LXVI. törvény, a kulturális javak védelméről és a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. tv., valamint a 27/2015. EMMI rendelet passzusai határozzák meg.

A levéltár legfontosabb alapfeladata a már raktáraiban lévő iratanyag lehető leggondosabb megőrzése mellett 15 év után átvenni az illetékességi körébe tartozó iratképző szervek nem selejtezhető köziratait. Az MNL Zala Vármegyei Levéltára illetékességi körébe tartozik a vármegye területén működő helyi önkormányzatok és nemzetiségi önkormányzatok testületeinek, hivatalainak és intézményeinek, ezek jogelődeinek levéltári anyaga, továbbá a kormányhivatalok, a központi államigazgatási szervek, a rendőrség, a hivatásos katasztrófavédelmi szerv, az igazságszolgáltatási szervezet területi szerveinek a vármegye területén keletkezett levéltári anyaga. Ezen kívül minden olyan, a vármegye területén keletkezett iratanyag, amely nem tartozik más levéltár illetékességi körébe. A levéltár gyűjti, valamint ingyenes letétként megőrzi a maradandó értékű magániratokat is. Az átvett, illetőleg gyűjtött levéltári anyagot nyilvántartja, szakszerűen kezeli, a szükséges rendezések, selejtezések, valamint tudományos igényű áttekintést biztosító segédletek készítése és közzététele útján feldolgozza, az anyag használatát az ügyfelek és kutatók számára lehetővé teszi, arról hiteles másolatot ad ki.

A levéltári anyag védelme érdekében az MNL Zala Vármegyei Levéltára ellenőrzi a közfeladatot ellátó szervek, valamint a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári selejtezését és iratkezelési rendjét. A levéltár e munkája jelenleg (2024) 383 iratképző szervre terjed ki. Az intézmény levéltárosai a felsorolt, szűkebb értelemben vett szakmai munkák mellett történettudományi kutatásokat is végeznek, és ezek eredményeit saját vagy mások kiadványaiban teszik közzé. Ezen kívül részt vesznek oktatási és közművelődési feladatok végrehajtásában is. A levéltár jelenleg 25 dolgozóval látja el kötelezettségeit. Közülük húszan szakalkalmazottak, fele-fele részben felsőfokú, illetve középfokú végzettséggel, öt dolgozó pedig a műszaki, igazgatási és gazdasági funkcionálást biztosítja.

A tagintézmény jelenleg két telephellyel rendelkezik. A központ Zalaegerszegen, a Széchenyi tér 3-5. sz. épületben helyezkedik el. Itt találhatók az irodák, az ügyfélszolgálat és a kutatóterem. A központi épületben lévő raktárainkban őrizzük a legrégebbi, legértékesebb, illetve a kutatók és ügyfelek által leggyakrabban használt iratokat. A másik, a központnál is több iratot őrző telephely a város szélén, a Balatoni út és a 74. sz. főút szögletében található. Itt általában a modernkori iratokat tároljuk. Ezek közül – mennyiségét tekintve – legjelentősebb a jogszolgáltatási, tanácsi és gazdasági szervek iratanyaga.

Levéltárunk 2024. január 1-jén 11.208,98 iratfolyóméter levéltári anyagot őrzött. Ennek több mint négyötöde a 20. században, különösen annak második felében keletkezett modernkori irat. A legrégebbi iratunk IV. Béla 1240-ben kelt oklevele, amelyben eladományozza azt a birtokot, amit édesanyja meggyilkolásáért Bánk bántól koboztak el. Történeti szempontból a legjelentősebb irategyüttes Zala vármegye levéltára (1555–1950). A vármegye közgyűléseinek jegyzőkönyvei 1555-től maradtak fenn, eleinte megszakításokkal, a 18. századtól azonban már szinte folytonosan. Az együttesből kiemelendő a Mária Terézia-féle úrbérrendezést tartalmazó részlet, és a 18–19. századi adóösszeírások sorozata, továbbá jelentősek még a bírósági iratok egyes fondjai is. Az egykori vármegyei levéltár becses gyűjteménye az a 49 nemesi címereslevél (armális), amelyeket teljes restaurálásuk után a levéltár munkatársai publikáltak is 2004-ben egy szépen kiállított album formájában. A szűkebb értelemben vett különgyűjtemények közül említést érdemelnek a Mohács előtti oklevelek, amelyekből 387 található intézményünkben, valamint az 1408 db kéziratos és nyomtatott térkép, köztük a Krieger Sámuel által 1770-ben készített, csaknem 3 m széles Balaton, vagy a Tomasics János-féle 1792-es, Zala vármegyét önállóan és teljes kiterjedésében először ábrázoló térkép.

Terjedelmük és egyre fokozódó történeti értékük miatt kell szót ejtenünk a tanácsi és gazdasági iratokról, valamint a Magyar Kommunista Párt, a Magyar Dolgozók Pártja és a Magyar Szocialista Munkáspárt Zala megyei szervezeteinek iratanyagáról. Ezek az iratok a 20. század második fele magyar történelmének, a szocializmus korszakának egyre feltártabb és ezzel együtt egyre kutatottabb elsődleges forrásai. A jelen és a közeljövő legfontosabb feladata intézményünk életében, hogy anyagaink feldolgozásával együtt növeljük a tartalmi segédletek számát és e munkák segítségével előkészítsük a fontosabb iratokat a digitalizálásra.