Az MNL Somogy Vármegyei Levéltára a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Ltv.) és az ennek végrehajtási rendeletét képező, vagyis a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Kormány rendelet alapján látja el az illetékességi körébe tartozó közfeladatot ellátó szervek és a teljesen vagy részben tartósan állami tulajdonban lévő gazdasági társaságok, valamint bizonyos tekintetben a privatizált, egykori állami gazdálkodó szervek iratkezelésének felügyeletét. Így lényegében már keletkezésének pillanatától nyomon követjük a felügyeletünkbe tartozó (köz)iratok sorsát, egészen azok raktárainkba kerüléséig, illetve az iratképzőnél történő selejtezésig.

Honlapunk „Iratkezelés felügyelete” menüpontja és ennek almenüpontjai alatt az illetékességünkbe tartozó iratképző szervek részére olyan útmutatókat, dokumentummintákat és jogszabályi hivatkozásokat helyeztünk el, amelyek segítségül szolgálnak az érintett iratképző szervek számára.

Az almenüpontok az iratok életciklusának megfelelő logikai sorrendben követik egymást:

• Iratkezelési szabályzat
• Iratkezelés ellenőrzése
• Irattári selejtezés
• Iratok levéltárba adása

Az Ltv. 14. § (2) alapján „a közlevéltár az e törvényben meghatározottak szerint az illetékességi körébe tartozó közfeladatot ellátó szerv esetében ellátja iratkezelésének ellenőrzését, jóváhagyja iratkezelési szabályzatát és iratselejtezését, meghatározza a szerv maradandó értékűnek minősülő iratainak körét, valamint jogosult és kötelezett irattári anyaga maradandó értékű iratainak átvételére.”

Amennyiben az olvasottakon kívül vagy azokkal kapcsolatban további kérdés merülne fel, a honlapunk Elérhetőség menüpontjában megadott lehetőségeken lehet tájékoztatást kérni. Intézményünk iratkezelés-felügyeleti tevékenységét Kiss Norbert Péter főlevéltáros, igazgatóhelyettes koordinálja, e-mail címe: kiss.norbert.peter@mnl.gov.hu, telefonszáma: 82/528-203.