Az iratselejtezés levéltári ellenőrzése

A szerveknél keletkező különböző irattípusok egy része (más-más őrzési idő letelte után) selejtezhető, hogy ne foglalják el a helyet a maradandó értéket képviselő, illetve hosszabb ideig őrzendő iratok elől.
Az iratselejtezéseket mindig az irat keletkezésekor érvényben volt irattári terv alapján kell elvégezni. Az iratok őrzési idejekor csak a lezárt éveket lehet figyelembe venni.
A selejtezés során meg kell állapítani, hogy mely irattári tételeknek járt le az őrzési ideje. A selejtezési eljárásról iratselejtezési jegyzőkönyvet (innen letölthető), illetve annak mellékleteként tételszintű iratjegyzéket kell készíteni. Természetesen selejtezés alá kell vonni – az iktatott iratokon kívül – az iktatatlan iratfajtákat is. A jegyzőkönyvet és mellékletét három példányban kell megküldeni levéltárunknak.
Ha a jegyzőkönyv megfelel a formai és tartalmi követelményeknek, a levéltárban záradékkal látjuk el.
Ez lehet teljes, tehát a jegyzékben szereplő összes tételek selejtezhetőek, de lehet részleges is. Ennek oka az lehet, hogy az adott tétel selejtezési ideje nem járt le, vagy az adott irat tárgya szerint maradandó értéket képvisel, selejtezhetőségi idejétől függetlenül.
Ezeket a tételeket a selejtezési jegyzőkönyvben *-gal jelöljük és kérjük eredeti irattári helyükre visszasorolni. Az ilyen iratokat a keletkezésüktől számított tizenöt év elteltével, a nem selejtezhető iratokkal együtt vesszük át.