Elektronikus Levéltár projekt

Az Elektronikus Levéltár adatai

Forrás: Európai Uniós támogatás

Támogatási Szerződés: Elektronikus Közigazgatás Operatív Program (EKOP) keretében, a 16/2006. (XII. 28.) MeHVM-PM együttes rendelet 15.§ (1) bekezdés szerint.

Tárgy: Elektronikus Levéltár Azonosítószám: EKOP-1.2.8-08-2008-0001

Kedvezményezett: Nemzeti Információs Szolgáltató Zrt., Magyar Nemzeti Levéltár, Budapest Főváros Levéltára

Projekt kezdete: 2009. február 2. Projekt befejezése: 2013. szeptember 30.

Támogatás mértéke: 100% (a projekt teljes költségvetésének 86,61%-a az EKOP 1. prioritásából, 13,39%-a pedig az EKOP 3. prioritásából kerül finanszírozásra)

Az Elektronikus Levéltár szakmai tartalma

A projektben a folyamatok újraszabályozása, szabványosítása mellett megtörtént a levéltári folyamat egészének szolgáltatás jellegű informatikai támogatásának a kialakítása, mely révén a levéltárak digitális állományainak elektronikus elérhetősége széles körben vált biztosítottá.

A projekt további célja volt, hogy a köziratképző szervek – ideértve törvényhozás, államigazgatás, jogszolgáltatás szerveit és az önkormányzatokat - maradandó értékű elektronikus iratainak kezelésére kialakításra kerüljön az elektronikus iratok hosszú távú megőrzését biztosító feltétel- és informatikai rendszer.

Az Elektronikus levéltár keretében az informatikai rendszerhez csatlakozó levéltárak autonómiájuk megtartása mellett saját üzemeltetésű levéltári rendszereiken keresztül, egy, a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer (KR) részeként létrejött egységes központi infrastruktúra és az azon működő közösen felhasználható levéltári szolgáltatásokhoz csatlakozva építik ki az elektronikus levéltári funkciókat.

A megvalósult rendszer tartalmazza mind a papír alapú, hagyományos levéltári iratok nyilvántartási és leírási adatainak kezelését, mind a vegyes iratok (papír és elektronikus) kezelését és az elektronikus iratok teljes körű kezeléséhez szükséges eszközöket és feldolgozó eljárásokat.

Az Elektronikus Levéltár az OAIS szabványnak megfelelően tartalmazza az iratátvétel, az adatkezelés, a megőrzés tervezés, a tárolás, a feldolgozás, a használat és az irányítás funkcionális területeit és az alábbiakban felsoroltak szerint nyújt szolgáltatásokat a rendszer felhasználói számára

Az Elektronikus Levéltár műszaki-technológia tartalma

Az Elektronikus Levéltár alapinfrastruktúráját a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. (NISZ) biztosítja, ehhez csatlakozik saját rendszerelemeivel Budapest Főváros Levéltára és a Magyar Nemzeti Levéltár.

A projektben létrejöttek a Hivatali Kapuval rendelkező csatlakozott szervek részére az automatikus rendszerkapcsolat kiépítéséhez szükséges alapfeltételek. Kialakításra került a levéltárba adást követően a tartós levéltári megőrzést és használatot biztosító központi archívum szolgáltatás, megvalósultak az egységes és egykapus jogosultságkezelési alapfeltételek az Ügyfélkapuval rendelkező jogosult kutatók és regisztrált felhasználók részére. A kialakult rendszer képes ASP jellegű szolgáltatásokat biztosítani a később csatlakozott elektronikus levéltárak részére.

A rendszer építőkövei és szolgáltatásai:

•  Az Elektronikus Levéltári Központ és Archívum (ELKA) szolgáltatásai A levéltári központ a NISZ, mint az üzemeltetésért felelős szereplő közreműködésével működik, biztosítja a központi szolgáltatások folyamatos rendelkezésre állását és a professzionális technikai, üzemeltetői hátteret. A központi infrastruktúra a levéltári anyagok őrzéséhez szükséges biztonsági előírások figyelembe vételével és katasztrófatűrő megoldások alkalmazásával alakul ki. A központi szolgáltatások ebben a környezetben kerülnek telepítésre, garantálva az intézmények felől történő igénybevétel lehetőségét és a továbbiakban csatlakozni kívánó levéltárak számára a projekt során kialakuló, közös hasznosításra alkalmas szolgáltatások körét: levéltárba adást megelőző tárolást, tartós levéltári megőrzést és használatot biztosító archívum szolgáltatást, központi tárolási és archívum szolgáltatásokat, az internetről történő online hozzáférés esetében a jogosultság ellenőrzéséhez a személyazonosság megállapítását az Ügyfélkapu segítségével.
• Elektronikus Levéltári Szolgáltatások (ELSZ) Mindazon szolgáltatások halmaza, amelyeket az ELKA a felhasználók számára publikál.
• A Levéltári Nyilvántartó Rendszer (LNYR) szolgáltatásai Az Elektronikus Levéltár informatikai rendszerben egyetlen, központi LNYR működik, amelynek testre szabott példányai szolgálják ki az egyes csatlakozó levéltárakat. (Az egyes levéltárak nyilvántartó rendszerei jogosultságilag különálló egységekként működnek.) Az ELKA részeként integrálva kerül kialakításra a levéltárak nyilvántartó rendszere. Feladata a levéltár működéséhez kapcsolódó, jogszabályilag előírt nyilvántartások vezetése függetlenül a tárolt anyag adathordozójától és a tárolás helyétől.
• Elektronikus Levéltári Portál (ELP) A központi infrastruktúra részeként létrejövő és üzemelő Elektronikus Levéltári Portál (ELP) a nyilvánosan megismerhető levéltári iratok interneten keresztül történő elérhetőségét biztosítja. A levéltári illetékességtől függetlenül egységes felületen és egységes keresési feltételek szerint biztosít hozzáférést a levéltár használók számára. A Portál feladata a levéltárak által elérhetővé tett nyilvános elektronikus iratok másolatának tárolása (adatbázis és iratok), kereshetőségének biztosítása és megjelenítése. Az ELP általános publikációs felület, felhasználóival szemben nincs semmilyen megkötés, regisztrációs kényszer. Az ELP kezeli a rendszerhez csatlakozott levéltárak közös publikációs projektjeit, és lehetővé teszi, hogy az egyes levéltárak önálló tartalommal is megjelenhessenek. A felület felhasználói a publikálást végrehajtó levéltár ismerete nélkül kereshetnek minden nyilvános iratra, a felhasználók a levéltárak fölött egyszerre érhetik el az egyes intézmények által kezelt iratanyagot.
• Levéltári Technológiai Központok (LTK) Az LTK-ban kerülnek kiszolgálásra a hagyományos és az elektronikus iratok kezelését végző levéltári munkatársak informatikai igényei. A MOL esetében az Elektronikus Levéltári Kutatási és Módszertani Központ (ELKMK) kialakításával lehetővé válik, hogy az a nemzetközi eredményeket és gyakorlatot figyelve kidolgozza és tesztelje a hazai igényeknek megfelelő archiválási módszer(eke)t.
• Elektronikus Archiváló Laboratórium (EAL) A Levéltári Technológiai Központ elemeként a laboratórium az off-line érkező elektronikus iratok fogadására, archiválásra történő előkészítésére és egyéb technológiai-szakmai és műszaki feladatok előkészítésére hivatott. A laboratórium feladata a digitális archiválás technológiai és módszertani továbbfejlesztése, a tapasztalatok terjesztésének előkészítése.
• Központi Irattári Archívum (KIR) Az elektronikus levéltári rendszer azon komponense, amelynek feladata az iratképzők számára az irataik nagy-tömegű, átmeneti és biztonságos tárolása a levéltárba adási idő elérkezéséig.
• Iratképzők online iratátadásának támogatása A maradandó értékű iratok levéltárba kerülésének segítéséhez épülnek ki az iratképzők online iratátadásának csatornái és eszközei. Az iratátadás tanúsított iratkezelő szoftverek levéltári interfészének kialakításával automatizáltan történik. Az Elektronikus Levéltári rendszer a regisztrált iratképzők számára biztosítja az iratátadás technikai lebonyolításához szükséges felületeket és vezérlési logikát.
• Kutatók és magánszemélyek kéréseinek kiszolgálása A hagyományos levéltár használat mellett az Elektronikus Levéltár lehetőséget teremt az elektronikus iratok másolatának online kiadására egykapus elérési feltételekkel a levéltári őrzési helytől függetlenül. Megvalósulnak az egységes és egykapus jogosultságkezelési alapfeltételek az Ügyfélkapuval rendelkező jogosult kutatók és regisztrált felhasználók részére - átmeneti tárhely szolgáltatás biztosításával a lekért iratok számára, a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer Ügyféltár szolgáltatásainak segítségével.

Az Elektronikus Levéltár eredményei

Az Elektronikus Levéltár fejlesztése keretében:

•  megtörtént az elektronikus iratok megőrzését biztosító életciklus-menedzsment szemléletű folyamat, szabályozási feltételrendszer kialakítása, amely magában foglalja az elektronikus levéltári folyamatokhoz szükséges módszertan kidolgozását, az ezzel kapcsolatos európai gyakorlathoz történő illeszkedés biztosítását (https://www.eleveltar.hu/iratkepzoknek );
• elkészültek az elektronikus iratok létrehozására, átadására, megőrzésére, a technikai kapcsolódási felületekre, tárolási formákra az azokhoz kapcsolódó műszaki követelményrendszerre vonatkozó levéltári ajánlások (https://www.eleveltar.hu/iratkepzoknek );
• elkészült az elektronikus köziratok e-levéltárba adására vonatkozó jogszabálytervezet (https://www.eleveltar.hu/iratkepzoknek );
• létrejött a központi archívum és megvalósultak a két levéltárban a levéltári feldolgozást szolgáló technológiai központok;
• megvalósult a maradandó értékű levéltári anyag katasztrófatűrő tárolása, központi, költséghatékony megoldással összességében 610 TB nettó tárkapacitással.
• egyedülálló levéltári szoftvermegoldás került bevezetésre európai színvonalú komponensekkel (Tessella SDB, ScopeArchiv), amely biztosítja a levéltári folyamat egészének szolgáltatás jellegű informatikai támogatását, az iratkezelő szoftverek tartalmának szabványos átvételétől az elektronikus iratok hiteles másolatban való kiadásáig; A projekt további eredménye, hogy a levéltárakban őrzött hagyományos (papír, pergamen, analóg stb.) adathordozók digitalizálása a projekt keretén belül beszerzett eszközökkel hatékonyan folytatható.

A projekt egyik fontos eredménye az elkövetkezendő években a rendelkezésre álló levéltári digitális tartalomszolgáltatás dinamikus növekedése, a korábban csak a kutatótermekben hozzáférhető információk széles körben hozzáférhetővé válása.

Az elektronikus levéltári szolgáltatások teljes körűen jelenleg a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltárában és Budapest Főváros Levéltárában érhetőek el, ugyanakkor a létrejött központosított megoldások publikálásával ezek a szolgáltatások ingyenesen hozzáférhetővé válhatnak a többi közlevéltár számára is: az Elektronikus Levéltár projektet követően megvalósított ÁROP projektben (Az új Magyar Nemzeti Levéltárban vezetett hiteles és tájékoztatási célú nyilvántartásokkal összefüggő migrációs és adattisztítási feladatok - ÁROP-1.A.4-2012-2012-0013) megvalósult az MNL megyei levéltárai nyilvántartási adatainak konszolidációjukat követő integrálása az Elektronikus Levéltár rendszerébe.

Az Elektronikus Levéltár további feladatai

A fent említett ÁROP projekt keretében már megtörtént az elektronikus levéltári rendszer nyilvántartási funkcióinak kiterjesztése az MNL megyei levéltárai számára. A folyamat folytatásaként cél további szolgáltatásoknak a számukra történő elérhetővé tétele mellett az eredeti céloknak megfelelően a köziratképző szervek folyamatos csatlakoztatása a rendszerhez.