X szekció – Másolatok gyűjteménye

11–20. század; 62 262 986 felvétel

A Filmtár másolatgyűjtemény, amely túlnyomórészt biztonsági és kiegészítő filmeket tartalmaz. Szakmai körökben már általánosan elfogadott, hogy a levéltári másolatgyűjteményeknek meg kell őrizniük a másodlagos jellegüket, azaz szerkezetükben, rendjükben, segédleteikben – lehetőség szerint – tükrözniük kell az eredeti iratok rendjét és szerkezetét. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a nyilvántartás és a kutatás is elsősorban az eredeti rendre és jelzetekre hagyatkozik, a filmek saját rendje (a dobozok sorrendje) és saját jelzete (törzsszám, dobozszám) csak „ráépül” azokra.

A teljes megfelelés természetesen csak elméleti célkitűzés. A filmezett iratokat átrendezhetik, más gyűjteménybe kerülhetnek, esetleg elpusztulnak, a nem teljes fond filmezése pedig óhatatlanul csonkítást jelent. Mindezek ellenére az a törekvés, hogy a megfelelés teljes legyen, ezért pl. az iratok mozgása nagyjából követhető a nyilvántartásokban is.

Az előbb említett saját filmtári rendnek és jelzetrendszernek természetesen fontos funkciója van mind nyilvántartási, mind kutatási szempontból. A filmek (tekercsek) dobozokban vannak elhelyezve, és minden doboznak külön azonosító száma van. Van egyszerű számsorból álló sorozat, és vannak „betűs” sorozatok. Ez utóbbiaknál a dobozszám egy betűből és egy arab számból áll, a betű vagy a filmek származási helyére utal, vagy azonos típusú iratokat jelez:

A betűs sorozatok kettő kivételével (D és W) már lezártak. Az újonnan filmezett anyakönyvek tehát már nem „A” jelű dobozba kerülnek, hanem a betű nélküli nagysorozatba.

A filmtári nyilvántartás azonosító jele a törzsszám. Minden állag vagy állagtalan fond (néha sorozat) kap egy törzsszámot. Ez egy „X” betűből és egy arab számból tevődik össze. A törzsszámoknak kutatási szempontból csekély a jelentősége, bár a segédletekben általában fel vannak tüntetve.

A Filmtár anyaga öt fő csoportra oszlik: 1. a Magyar Országos Levéltár anyagáról készült mikrofilmek, 2. egyéb magyarországi intézményekben őrzött anyag mikrofilmjei, 3. külföldön őrzött anyag mikrofilmjei, 4. anyakönyvi mikrofilmek, 5. vegyes mikrofilmek. A legfontosabb filmtári anyagok a következők.

Magyarországi intézményekben őrzött iratok mikrofilmjei

Az intézmények hierarchikus rendben követik egymást: Magyar Országos Levéltár, önkormányzati levéltárak ábécérendben, egyházi levéltárak vallások szerint, könyvtárak és egyéb intézmények szintén ábécérendben.

A Magyar Országos Levéltár iratairól készült mikrofilmfelvételek száma már 30 millió fölött van, tehát a Filmtár nagyobbik részét teszi ki. A levéltár 1945 előtti gyűjteményéből filmen lévő jelentősebb irategyüttesek szekcióról-szekcióra haladva a következők:

A szekció:
a Magyar Kancellária Levéltára legrégibb állagainak (1770 előtti regisztratúra, A 1–38) többsége filmen van. Az 1770 utáni regisztratúrából kiemelendők az általános iratok (Acta generalia, A 39) évrendben és ábécérendben filmre vett mutatói, és az adomány- és kiváltságleveleket tartalmazó királyi könyvek (Libri regii, A 57).

B szekció:
az Erdélyi Kancelláriai Levéltár iratainak túlnyomó része már mikrofilmen kutatható.

C szekció:
a Helytartótanácsi Levéltár fondjainak, állagainak főleg a segédleteit vették filmre. Ezenkívül a következő jelentősebb állagok említhetők: a nemességi ügyeket tartalmazó Acta nobilium (C 30), az úrbéri ügyekre vonatkozó fontos forrás, a Departamentum urbariale iratai (ezekből csak az úrbéri tabellák vannak filmen! C 59) és a helytartótanácsi számvevőség néhány állaga (C 99, S 105).

D szekció:
az Abszolutizmus kori Levéltárba tartozó iratok közül elsősorban a segédkönyvek (sorkönyvek, mutatókönyvek, lajstromok) kutathatók mikrofilmen.

E szekció:
a Magyar Kamara regisztratúrájából is főleg a segédleteket filmezték le, ezeken kívül a Kamarához érkezett leveleket és átiratokat tartalmazó Litterae ad cameram exaratae című állag (E 41) érdemel említést. A szekcióba tartozó másik nagy levéltárból, a Magyar Kamara Archívumából több, a kutatók által nagyon gyakran használt fond/állag van mikrofilmen, mint pl. a Neo-regestrata acta (E 148), a jezsuita rendre vonatkozó Acta jesuitica (E 152), az Urbaria et conscriptiones (E 156), ami a fentebb említett C 59-es jelzetű állag mellett a másik fontos, úrbéri viszonyokra vonatkozó forrás, valamint a két jelentős korai összeírás jellegű irategyüttes, a Conscriptiones portarum (E 158 adóösszeírások) és a Regesta decimarum (E 159 dézsmajegyzékek).

F szekció:
az erdélyi országos kormányhatóságok anyagának kb. fele került eddig mikrofilmre, ezek közül az alábbi irategyüttesek emelhetők ki. Az Erdélyi Fejedelmi Kancellária királyi könyvei (Libri regii, F 1), a Gubernium levéltárából az elnöki iratok (Praesidialia, F 37), az ülésjegyzőkönyvek (Protocolla sessionalia, F 41), az ügyiratok (F 46), a teljes összeírás-sorozat (Vegyes conscriptiók, F 49, 1750-i országos összeírás, F 50, 1785–1786-i úrbéri összeírás, F 51, Conscriptio Czirakyana [Cziráky-féle úrbéri összeírás), F 52), a Gubernium Judiciale ülésjegyzőkönyvei (Protocolla sessionalia, F 75), az erdélyi kincstári levéltárból a Thesaurariatus elnöki iratai (Prae sidialia, F 189) és iratgyűjteménye (Acta Nr. X, F 199), valamint a jogbiztosító iratokat tartalmazó Erdélyi Fiscalis Levéltár (F 234).

H szekció:
az 1848–1849-i Minisztériumi Levéltár iratai közül főleg a különböző fondok és állagok segédletei kerültek mikrofilmre.

K szekció:
a polgári kori központi kormányhatóságok levéltárai közül kiemelhetők a Király Személye Körüli Minisztérium királyi könyvei (K 19), a minisztertanácsi jegyzőkönyvek (K 27), a törvényhatósági közigazgatási bizottságok jelentései és az amerikai kivándorlással kapcsolatos válogatás (központilag iktatott és irattározott iratok, K 26), a Nemzetiségi és Kisebbségi Osztály iratai, valamint több minisztérium segédkönyvei (Földművelésügyi Minisztérium, Közmunka- és Közlekedésügyi Minisztérium, Kereskedelmi Minisztérium, Vallás és Közoktatásügyi Minisztérium).

N szekció:
a Regnicolaris Levéltár iratai közül jórészt mikrofilmen kutathatók a nádorok fondjai (N 1–24), teljes egészében megvannak az országos összeírások (az 1715-ös: N 78, az 1720-as: N 79 és az 1828-as: N 26), míg az Archivum regni című levéltárból elsősorban a segédkönyvek.

O szekció:
a bírósági levéltárak anyagából kiemelést érdemelnek a Királyi Kúria ülésjegyzőkönyvei (Protocolla Tabulae septemviralis, O 8 és Protocolla Tabulae regiae, O 9), perkivonatai (Decisiones curiales, O 39), valamint a Tabula provincialishoz felterjesztett káptalani, konventi és megyei levéltári elenchusok és mutatók (O 65, O 66 és O 67).

P szekció:
a családok, testületek és intézmények levéltáraiból teljes egészében mikrofilmre kerültek a különböző családi fondokban található genealógiai tabellák, a nagy családi levéltárak közül a Batthyány család levelezése (Missiles, P 1314), a család uradalmai körmendi központi igazgatóságának iratai (P 1322), az Eszterházy család hercegi ága levéltárából a Repositorium gyűjtemény (P 108), a család jelentősebb családtagjainak, mint pl. Miklós nádor vagy Pál nádor fondjai (P 123, P 125), a család központi birtokigazgatási iratai (Acta dominiorum, P 150), a Habsburg-család magyaróvári levéltárából Albrecht főherceg iratai (P 301), valamint a Zichy család levéltárából a levelezés (Missiles, P 707).

Q szekció:
a Diplomatikai Levéltár teljes anyaga mikrofilmre került, mind az oklevelek (számsorrendben), mind a segédletek.

R szekció:
az 1526 Utáni Gyűjtemény mikrofilmjeinek többsége a Kossuth Levéltárból készült, elsősorban a Kossuth-gyűjteményről (R 90–122), amely magában foglalja a turini levéltárat és mindazokat az iratokat, melyek nem kerültek az 1848–1849-i kormányhatóságok vagy a család levéltárába.

Z szekció:
a Gazdasági Levéltár iratai közül elsősorban a bankok és vállalatok vezetőségi iratai (tanácsülési, közgyűlési jegyzőkönyvek, igazgatósági iratok), valamint a vállalatok legértékesebbnek tartott, többnyire jogbiztosító iratait tartalmazó okmánytárak kerültek mikrofilmre. Így pl. a Magyar Nemzeti Bank (főtanácsülési jegyzőkönyv, Z 6; titkos elnöki iratok, Z 9), a Pesti Magyar Kereskedelmi Bank Rt. (ügyvezető igazgatóság, Z 34), a Budapesti Kereskedelmi és Iparkamara (közgyűlés, Z 192), a Salgótarjáni Kőszénbánya Rt. (okmánytár, Z 222) és a Weiss Manfréd Konszern (okmánytár, Z 402) iratai.

A Magyar Országos Levéltár 1945 utáni iratanyagából filmen lévő jelentősebb irategyüttesek két fondfőcsoportba tartoznak:

XIX. az államigazgatás felső szerveinek fondjai közül kiemelendő az Igazságügyi Minisztérium Törvényelőkészitő Főosztályának iratai (XIX–E–1–c), Szekér Gyula kohó- és gépipari miniszter iratai (XIX–F–17–b–b), a második világháborút lezáró békekötéssel kapcsolatos külügyminisztériumi iratok (Békeelőkészítési Osztály, XIX–J–1–a), több követség anyaga, valamint a Földművelésügyi Minisztérium Elnöki Főosztályának iratai (XIX–K–1–b).

XX. a jogszolgáltatás felső szervei közül megemlítendő a Népfőügyészség iratai (XX–1) és a Népbíróságok Országos Tanácsának iratai (XX–4).

Az önkormányzati levéltárakban őrzött iratok mikrofilmjei:

A felvételeinek száma meghaladja a 11 milliót. Bár ez a 24 intézményben őrzött anyag eléggé sokszínű, mivel a filmezés évtizedek óta határozott koncepció szerint történt, a filmezett iratok többsége azonos típusokhoz tartozik. Ezek a következők:

• a megyék 1867 előtti közgyűlési jegyzőkönyvei (protocolla): a megyei közigazgatás és joghatóság legfontosabb szerve a közgyűlés volt, és a közgyűlés működésének koncentrált forrásai a jegyzőkönyvek; hasonló funkciót töltöttek be a törvényhatósági jogú városok (pl. Pécs, Buda, Pest) tanácsai, illetve az ezekről készült jegyzőkönyvek;
• az 1848 előtti helyi/megyei összeírások (conscriptiones): ez a gyűjtemény jól illeszkedik a Magyar Országos Levéltár őrzött országos összeírásokhoz, sőt, mivel egyes országos összeírások (pl. az 1828-as) egy példányát a megyék is megkapták, így a hiányok egy része pótolható: általában összeírástípus (pl. adó-, népesség-, úrbéri, nemesi összeírások), azon belül kronológiai vagy földrajzi rendben vannak a felvételek, az iratok zömét az adóösszeírások teszik ki, a különböző fondokból-állagokból kiválogatott összeírásokat egyes megyék reponálták, így ezeknél külön összeírás-gyűjtemény csak filmen létezik;
• nemességi iratok (nobilitaria): ez a gyűjtemény részben átfedi az összeírásokat, mert azok gyakran tartalmaznak nemességi összeírásokat is, az iratok zömét nemességigazolási, ill. -vizsgálati iratok teszik ki;
• a Mohács előtti oklevelek (Antemohácsiana);
• a második világháború alatti zsidóüldözésekre vonatkozó iratok gyűjteményének nagy része a megyei levéltárak anyagából ered, ott is elsősorban a főispáni, alispáni, főszolgabírói és polgármesteri iratokból történt a válogatás; mivel az iratokat reponálták az eredeti helyükre, ez a téma szerinti gyűjtemény szintén csak mikrofilmen van meg.

Az egyházi levéltárak anyagából két irattípus filmezése mondható teljesnek:

• az egyházlátogatási jegyzőkönyvek (visitationes canonicae), amelyek az egyházi hatóságok ellenőrző látogatásait dokumentálva átfogó képet adnak egy-egy egyházközség állapotáról, ill. – kronológiai rendben vizsgálva őket – fejlődéséről; túlnyomórészt katolikus jegyzőkönyvek vannak mikrofilmen;
• az állami anyakönyvezés (1895) bevezetése előtti egyházi anyakönyvek; ez a legnagyobb és a legkutatottabb gyűjtemény, az iratokat anyakönyvező helységek és vallások rendjében, egy egyházközségen belül az anyakönyvi típus (születési, házassági, halálozási és vegyes) szerint, azon belül kronológiai rendben filmezték le; ha nem állt rendelkezésre az eredeti egyházi anyakönyv, akkor a megyei levéltárakban őrzött másodpéldányok (1828–1895 közöttiek) kerültek filmre.

Ezeken kívül illusztrációként kiemelhető a katolikus Prímási Levéltár régi egyházkormányzati levéltára (Archivum ecclesiasticum vetus), Serédi, Mindszenty és Csernoch prímások válogatott iratai, valamint a gyökeres jogokra vonatkozó gyűjtemény (Acta radicalia), a Pannonhalmi Főapátsági Levéltár gazdag oklevélgyűjteményét tartalmazó Diplomataria, a református Ráday Levéltárban őrzött irategyüttes a protestáns ágensekről (Archivum agentiale, B 1–13), vagy Daróczy Zoltán híres genealógiai gyűjteménye, vagy a református egyházmegyék gyűléseinek jegyzőkönyvei.

Külföldi intézményekben őrzött iratok mikrofilmjei:

A fond- és állagjegyzékben a sorrendjük hasonló, mint a magyarországiaké: az országonként nyilvántartott levéltárak hierarchikus, ill. ábécérendben követik egymást.

A külföldi iratok mikrofilmjeit (7 millió felvétel) nehezebb ismertetni, mint a hazaiakat, mert szinte lehetetlen a csoportba-típusba sorolás, azon kívül, hogy mindegyik magyar vonatkozású iratot tartalmaz, és hogy minden ismert Mohács előtti hungarika már filmen van. Így a kiemelés többnyire önkényes, és csak érzékeltetésül szolgál.

• Anglia: a Public Record Office-ban (az ottani nemzeti levéltárban) őrzött külügyminisztériumi levéltárból mikrofilmen kutathatók a két világháború közötti időszak Magyarországára, valamint az 1956-os forradalomra vonatkozó minisztériumi iratok jelentések (Foreign Office [Külügyminisztérium], General correspondence [Általános levelezés], Hungary [Magyarország]).
• Ausztria: az összes külföldi mikrofilm kb. fele innen származik, túlnyomórészt a nagy bécsi központi levéltárakból. A Haus-, Hof und Staatsarchiv (Házi, Udvari és Állami Levéltár) fondjai közül nagyon sok mikrofilm készült a Habsburg Birodalom és az Osztrák-Magyar Monarchia külügyi vonatkozású iratairól (Staatskanzlei, ill. Ministerium des Aussern [Államkancellária, ill. Külügyminisztérium]). Külön kiemelendő a Politisches Archiv (Külügyminisztérium, Politikai Levéltár) című állag, ami különösen az első világháború előtti és alatti (Krieg [Háború] c. sorozat) diplomáciai és hadi eseményekről kínál gazdag forrást, valamint az államrendőrségi funkciót betöltő Informationsbüro (Információs Hivatal) iratai. Feltétlenül megemlítendő a Turcica sorozat, az Államkancellária török külpolitikára vonatkozó 16–19. századi iratainak gyűjteménye (Staatenabteilungen, Türkei), vagy a Kabinettkanzlei (Kabinetiroda) iratai között található osztrák minisztertanácsi jegyzőkönyvek (österreichische Ministerratsprotokolle). Az egyik leggazdagabb külföldön őrzött magyar vonatkozású forrás a Ungarische Akten (Magyar iratok) című sorozat az Államkonferencia anyagában.

A Hofkammerarchiv (Udvari Kamara Levéltára) állományából kiemelendő az Udvari Kamara magyar sorozata (Hoffinanz, Ungarn), a magyar bányászattal kapcsolatos Ungarisches Münz- und Bergwesen című irategyüttes, illetve a 18–19. századi magyar állami pénzügyigazgatás iratait tartalmazó Ungarische Kameralen (Magyar kamarai ügyek) című gyűjtemény.

A Kriegsarchivból (Hadilevéltár) viszonylag kevés irategyüttest filmeztek le, ezek közül megemlíthetők az Udvari Haditanács (Hofkriegsrat) 1670–1711 közötti iratai (Expeditionsprotocolle), valamint a Hadügyminisztérium elnöki irodájának (Kriegsministerium, Präsidialbureau) ügyiratai.

A vidéki osztrák intézmények közül a Burgenlandi Levéltárból (BurgenlÖndisches Landesarchiv) van a legtöbb mikrofilm. A felvételek zöme a Batthyány család birtokigazgatási iratairól készült (Batthyanisches Herrschafts- und Familienarchiv).

• Horvátország: a mikrofilmek többsége a Horvátország Levéltárában (Archiv Hrvatske) őrzött iratokról készült. (Ezek egy része a trianoni és a párizsi békeszerződések rendelkezései alapján Magyarország által kiszolgáltatott iratanyag.) Említésre méltóak a következő irategyüttesek: a báni iratok (Acta banalia) az 1848–1849-es évekből, a Zrínyi-Frangepán gyűjtemény (16–18. század), valamint a pálos és a jezsuita rendre vonatkozó iratok (Acta paulinorum és Acta jesuitica).
• Szerbia és Montenegro: a felvételek zöme a Vajdasági Levéltárban (Archiv Vojvodine) készült. Az itt őrzött megyei fondok (Bács-Bodrog, Temes, Torontál) jegyzőkönyvei mellett kiemelhetők még a ferences kolostorok levéltárai (14–18. század), valamint a Bach-korszak délvidéki tartományi hatóságának, a K. K. Landesverwaltung des Serbischen Woiwodschaft und des Temescher Banatsnak iratai, amelyek egykor az Országos Levéltárban voltak.
• Németország: a több levéltárból származó mikrofilmek közül különösen gazdag a Német Külügyminisztérium (Auswärtiges Amt) első világháborúval kapcsolatos gyűjteménye (Abteilung A, Akten, Weltkrieg), vagy a két világháború közötti német külügyi iratok magyar vonatkozású válogatása (Politisches Abteilung II). Figyelemre méltó még a Szövetségi Levéltárban (Bundesarchiv, Potsdam) őrzött, a Porosz Titkos Államlevéltár (Preussisches Geheimes Staatsarchiv) anyagából a Rákóczi-korra vonatkozó válogatás, vagy a Karlsruhei Központi Tartományi Levéltár (Generallandesarchiv Karlsruhe) fondjaiból kigyűjtött, a török kiűzésével kapcsolatos iratok mikrofilmje (Großherzogliches Haus- und Staatsarchiv [A nagyhercegség udvari és állami levéltára], Abteilung 46 [46-os ügyosztály], Personalien [Személyi iratok]).
• Románia: a román levéltárakból származó mikrofilmek többsége néhány megyei levéltárban készült. A Brassó Megyei Levéltár (Archivele Statului Jud. Brasov) középkori irategyüttese különösen gazdagnak mondható. A legtöbb felvétel a Kolozs Megyei Levéltárból (Arhivele Statului Jud. Cluj) származik, említésre méltóak még a megyei és széki jegyzőkönyvek és iratok (Belső-Szolnok, Doboka, Kolozs, Kraszna, Szatmár, Torda megye, Kővár vidék, Udvarhely szék), Beszterce város és kerület levéltára, Kolozsvár város jegyzőkönyvei és sáfárpolgári számadásai. Hasonlóképpen megvannak a Marosvásárhelyen (Arhivele Statului Jud. Mures) őrzött Maros széki jegyzőkönyvek, valamint különböző összeírások (17–19. század). Végül meg kell említeni a Román Akadémia Kolozsvári Fiókjának Történeti Levéltára (Arhiva Istorica a Filialei din Cluj a Academiei R. R.) gazdag családi iratanyagát, amelyből sok mikrofilm származik (Bánffy, Bethlen, Gyulay-Kuun, Kemény, Mikó-Rhédey, Wesselényi családok).
• Szlovákia: a Szlovák Központi Állami Levéltárból (Statny Slovensky Ustredny Archiv) elsősorban a családi iratok kerültek mikrofilmre, így sok felvétel van a Bárczay, az Erdődy, az Eszterházy (cseszneki ág), a Pálffy, a Révay és a Zay család levéltárából. Különösen gazdagnak mondhatók az egyházi hiteleshelyek (Jászói Prépostság, Leleszi Prépostság, Pozsonyi Káptalan, Garamszentbenedeki Konvent, Szepesi Káptalan) Mohács előtti iratai. Valaha az Országos Levéltárban, az Abszolutizmus kori Levéltárban voltak a felvidéki kerületi főbiztosok (Gr. Forgách Antal, Péchy Imre, Gr Szirmay Sándor) iratai – ezeket kiadatás előtt lefilmezték.

A szlovák területi levéltárakból is sok anyagot őriz a Filmtár. Több felvidéki megye közgyűlési jegyzőkönyvei és iratai kutathatók filmen (Zólyom, Gömör, Árva, Túróc, Sáros, Abaúj, Torna, Szepes stb.), többnyire csak részlegesen. Ezeken kívül kiemeljük a Besztercebányai Levéltárban (Státny Oblastny Archiv v Banskej Bystrice) őrzött Koháry–Coburg család levéltárának (Rodovy Archiv Koháry–Coburgov) iratait és levelezését, az Eperjesi Levéltárban (Státny Oblastny Archiv v Prešove) található Sáros megyei politikai iratokból (Sarisská zupa, Acta politica) a kuruc korra és a Rákóczi-szabadságharcra vonatkozó válogatást, valamint a Nyitrai Levéltárból (Státny Oblastny Archiv v Nitre) kapott Illésházy-levelezést (Rodina Illésházy, Korespondencia).

Szlovákiában a városok levéltárait többnyire az állami járási levéltárak őrzik. Bártfa, Besztercebánya, Eperjes, Lőcse, Nagyszombat, Körmöcbánya és Selmecbánya levéltárából van sok felvétel. Külön kell említeni az önálló levéltári intézménnyel bíró Kassa városát (Archiv Mesta Koőice), melynek Schwartzenbach-gyűjteménye (Collectio Schwartzenbachiana) az egyik leggazdagabb városi mikrofilmanyag. Páratlanul gazdag Pozsony Főváros Levéltárának (Archiv Hlavného Mesta SR Bratislavy, Arhiv Magistrátu) középkori anyaga is.

• Vatikán: Európa talán leggazdagabb középkori levéltári anyaga található a vatikáni Titkos Levéltárban (Archivio Segreto Vaticano). Ennek csak egy töredéke van meg nálunk filmen, két sorozat azonban feltétlenül említést érdemel: a pápai kancellária (Cancellaria apostolica) vatikáni lajstromkönyvei (Registra Vaticana), valamint az avignoni fogság idején keletkezett Avignoni lajstromkönyvek (Registra Avenionensia), amelyekből természetesen csak a magyar vonatkozású iratokat vették filmre.

A Mikrofilmtár segédletei

A filmtári segédletek két csoportba tartoznak: belső és publikált segédletek. A megosztás nemcsak elméleti, hanem más-más funkciót szolgál, és a két csoport egymást kiegészítve alkot teljeset.

A belső segédletek közül a legfontosabb a fond- és állagkarton, -jegyzék, ill. -adatbázis, ennek segítségével lehet legjobban tájékozódni a rendkívül sokszínű gyűjteményben. Lényegében ugyanarról a segédletről van szó. Először a kartonok készültek el: ez volt a legmegfelelőbb eszköz egy állandóan, több ponton gyarapodó állomány nyilvántartására. A kartonok adatai kerültek később számítógépre, és az így keletkezett adatbázis egyszerre tölti be a karton és a jegyzék funkcióját, lévén, hogy új rekordok (kartonok) beillesztése a megfelelő helyre megoldott, másrészt gombnyomásra készíthető jegyzék az adatbázisból.

A kutatók rendelkezésére álló filmtári fond- és állagjegyzék több adatot tartalmaz, mint a megszokott: a szokásos adatok mellett (a fond neve, évköre, terjedelme, jelzete) feltünteti a filmtári törzsszámot (pl. X 10003), valamint az őrzési helyet, esetünkben a doboz(ok) számát, amelyben a keresett anyag található. Amint arról fentebb már szó volt, az egyes egységek (állag, fond, fondcsoport stb.) az eredeti iratok rendjében követik egymást. Mivel csak ritkán fordul elő, hogy egy nagyobb irategyüttes (pl. fondcsoport) minden fondja, ill. állaga megvan filmen, ezért ez a másodlagos fondjegyzék az eredetihez képest természetesen hiányos.

A belső segédletek másik pillére a filmjegyzék vagy dobozjegyzék, amely az egyes dobozok tartalmát írja le. Ez a legrészletesebb segédlet, és használata szinte mindig szükséges: a fondjegyzékben vagy a publikált segédletben általában több dobozszámot (többnyire keretszámot, pl. 34236–34245) találunk, és csak a filmjegyzék segítségével tudjuk megállapítani, hogy a bennünket érdeklő anyag pontosan mely doboz(ok)ban található. A pontos lokalizálás annál is fontosabb, mert egy filmdoboz 600–3500 oldalnyi iratot tartalmaz.

Az eredeti rendnek való megfelelés nemcsak fond- és állagszinten követelmény, hanem alacsonyabb szinten is, tehát az eredeti iratoknak állagon belüli tagolódását is követnie kell a filmjegyzéknek, esetenként darabszintig lemenően. (Ez azért ritkaság) Ha van részletes jegyzék az eredeti iratokhoz, a filmjegyzék nem szükségszerűen ismétel, hanem csak „utal” a meglévő segédletre. Pl. csak azt tüntetni fel, hogy egy-egy filmtekercs milyen iratcsomókat tartalmaz, a részletesebb adatokat az eredeti iratokhoz készült jegyzékben találhatja meg a kutató, tehát ilyen esetekben mindkét segédletet ajánlott használni. A filmjegyzéknek ezért lehetőleg pontosan meg kell jelölnie azt, hogy a doboz mely iratnál kezdődik, ill. végződik.

A nyomtatásban/sokszorosításban megjelent segédletek (filmtári leltárak) egyértelműen a kutatók részére készültek, nyilvántartási funkciójuk nincs. Mivel megfelelő tájékoztatást kell nyújtaniuk, ezért általában középszintű (sorozat, csomó) leíró adatokat tartalmaznak. Ez viszont annyira megnöveli a terjedelmet, hogy a publikált segédletek többnyire csak egy-egy intézménycsoportban őrzött iratokat ismertetnek.