A most megjelent EMMI rendelet nem tartalmaz a fájlformátumokra vonatkozó előírást, jelentőségét sokkal inkább az adja, hogy az iratképzők számára egyértelmű útmutatást ad, hogyan készítsék elő a különböző rendszerekből származó irataikat és hogyan adják át tartós megőrzésre a levéltáraknak.

A rendelet biztosítja a szoftverfüggetlenséget, ami nélkül a gyorsan avuló technológiai környezetben olvashatatlanná válnának a régi rendszerekben létrejött iratok. Elősegíti a levéltári folyamatok automatizálását, elkerülendő, hogy az információrobbanás évtizedeiben a levéltárak ledolgozhatatlan lemaradást halmozzanak fel. A minisztériumoknak, háttérintézményeknek meghatározott szerkezetű információs „csomagokat” kell készíteniük, az adatok mellé csomagolva az értelmezésükhöz szükséges metaadatokat.

A rendelettel felzárkóztunk azon országok közé, akik élen járnak az elektronikus iratok levéltári megőrzésének automatizálásában. Hasonló megoldást Svájcban, Dániában, Hollandiában, Észtországban és a skandináv államokban már hosszabb ideje alkalmaznak, sőt az E-ARK projekt keretében megkezdődött ezeknek a folyamatoknak az európai szintű harmonizálása is.

34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről