Az egyezmény értelmében 2019. december végéig összesen mintegy 682.131 nyilvántartó karton másolata kerül a Magyar Nemzeti Levéltárba, ami összesen 1.364.262 digitális felvételt jelent, mivel a nyilvántartó kartonok kétoldalasak.

A Magyar Nemzeti Levéltárnak átadott iratmásolatokhoz egy orosz nyelvű, cirill betűs adatbázis is készül, amely a nyilvántartó kartonokon szereplő, az egyes személyekhez köthető legfontosabb információkat tartalmazza: a hadifogolyként nyilvántartott személy vezeték- és keresztnevét, születési adatait, a fogságba esés helyét és idejét, a fogoly nemzetiségét, a tábor elhagyásának okát és idejét tartalmazza, illetve amennyiben az illető személy elhunyt a hadifogoly-táborban, abban az esetben az elhalálozásának időpontját és annak okát is feltünteti.

Ezek a kartonok kizárólag azon személyek adatait tartalmazzák, akik valamilyen formában szovjet munka- vagy gyűjtőtáborban regisztrálva lettek. Tehát azok adatait, akik ütközetben estek el, vagy még a regisztráció előtt elhunytak, nem. Ezen állampolgárokra vonatkozó adatokat remélhetőleg a HM Hadtörténeti Intézet és Múzeum veszteséglistáin vagy a Katonák a Gulágon honlapon találhatnak az érdeklődők.

Hangsúlyozni kell, hogy ez a kartotékrendszer a Vörös Hadsereg által fogságba ejtett magyar személyek adatait tartalmazza, nemcsak azokét, akik tényleges katonai szolgálatuk idején, a frontharcok során kerültek fogságba, hanem azon személyek adatait is, akiket civilként internáltak, majd deportáltak a Szovjetunióba 1941 után.

A feldolgozó munka 2020 januárjában indul meg. A tervek szerint 2020 júliusától már fokozatosan elérhető lesz az online adatbázis. A teljes adatfeltöltés 2020 végére fejeződik be. Az orosz nyelven elkészült adatbázis, illetve a digitális gyűjtemény feldolgozása jelentős kihívások elé állítja a magyar történészeket és levéltáros szakmát. A kartonokon szereplő személyek azonosítása fontos feladat lesz, a kartonokon szereplő adatsorokat ugyanis a legtöbb esetben magyarul nem tudó szovjet katonák töltötték ki, az adatfelvétel pedig minden esetben kézírással történt.

A Magyar Nemzeti Levéltár a feldolgozó munka megkezdéséig az érdeklődők türelmét kéri. Az adatbázissal és a fogolykartonokkal kapcsolatos friss híreket a levéltár a honlapján a továbbiakban is folyamatosan közzéteszi. Köszönjük a számos állampolgári megkeresést, amelyben segítséget ajánlottak a kartonok feldolgozásához. Vizsgáljuk annak lehetőségét, hogy az adatok ellenőrzésébe, rögzítésébe hogyan lehet bevonni az állampolgárokat.

Nyezsinben 1943-ban fogságba esett magyar katonák (Forrás: HM Hadtörténeti Intézet és Múzeum)