Iratképzőknek
A Magyar Nemzeti Levéltár Heves Vármegyei Levéltára illetékességi körébe tartozó szervek iratkezelésének felügyeletével kapcsolatos tudnivalók
A Magyar Nemzeti Levéltár a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény, az ennek végrehajtására kiadott, a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. EMMI rendelet, illetve a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet alapján látja el az illetékességi körébe tartozó közfeladatot ellátó szervek, továbbá a nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvény 2. sz. mellékletébe tartozó gazdasági társaságok iratkezelésének felügyeletét (a továbbiakban együttesen: iratképző szervek).
Az iratkezelés ellenőrzésének legfontosabb célja, hogy preventív jelleggel gondoskodjunk a jövőben levéltárba kerülő ügyiratok épségben és használható állapotban való fennmaradásáról. Nem szabad megfeledkezni ugyanis arról, hogy a fent említett szerveknél kezelt aktuális (maradandó értékű) ügyek egy része jogbiztosító értékkel bír az állampolgárok számára, míg egy másik részük egy település, intézmény vagy család történetének megírásához jelent majd forrásokat.
Legfontosabb tevékenységi körök:
– Iratkezelési szabályzatok, irattári tervek véleményezése
Iratkezelési szabályzatok, irattári tervek véleményezése
A szervek iratkezelési szabályzata az iratok biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárba történő átadását szabályozza. A szervek iratkezelési szabályzataikat az illetékes közlevéltárakkal, illetve –az önkormányzatok estében– a közlevéltárral és a Kormány általános hatáskörű államigazgatási szervével egyetértésben adják ki. Az iratkezelési szabályzatnak mindig meg kell felelnie a szerv iratkezelése tényleges állapotának, amennyiben az iratkezelési folyamatban változás következik be, a szabályzatot módosítani kell.
Az iratkezelési szabályzat mellékletét képezi az irattári terv, mely „a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.” (Lvt. értelmező rendelkezések).
A szerveknél keletkező iratfajtákat csoportokba kell osztani aszerint, hogy a bennük foglalt információkra meddig van (lehet) szüksége az irat keletkeztetőjének, vagy a társadalom egészének. Annak, hogy egy irattípust hosszú ideig nem lehet selejtezni, lehetnek jogbiztosító-adminisztratív, illetve történeti indokai. A jogbiztosító indok természetéből adódóan bizonyos esetekben idővel megszűnhet (például az iskolai végzettséget bizonyító iratok esetében az érintett személyek elhalálozásával), de minden esetben az iratok keletkezésétől számított több évtizedig érvényes. A történeti indok –az iratok „történeti értéke” – mindig fennáll, ezeket az iratokat folyamatosan őrizni kell. A szervek és a levéltárak ügyintézése, valamint a tudományos kutatások során szerzett tapasztalatok alapján történik az egyes irattípusok irattári tételekbe, selejtezési kategóriákba sorolása. Az irattári tételek kialakításának az iratok selejtezhetőségének megállapításán kívül fontos szerepe van az azonos ügytípusba sorolható iratok rendszerezésében, megfelelő irattári tárolásában, ügyforgalmi statisztikák készítésében is. Az irattári tervben nem csak az iktatott, hanem az iktatatlan iratokat is fel kell tüntetni.
Az elkészült iratkezelési szabályzataikat, irattári terveiket véleményezésre - az e-közigazgatás előírásainak megfelelően - hivatali kapun/cégkapun keresztül, ennek hiányában postai úton fogadja levéltárunk.
A jogszabályok értelmében a levéltárnak ötévente – a 27/2015. EMMI rendelet 8. § (2) bekezdés a) pont szerint: központi államigazgatási szerveknél, bírósági, ügyészségi és rendvédelmi szerveknél, továbbá a vármegyei és a városi önkormányzatok esetében háromévente – ellenőriznie kell az illetékességi körébe tartozó iratképző szervek iratkezelését.
A szervellenőrzésekre a levéltár szervnyilvántartása, a Magyar Államkincstár törzskönyvi nyilvántartása, továbbá a helységnévtárakban szereplő, jogelődökre is vonatkozó szervezeti adatok figyelembevételével kerül sor. Közös önkormányzati hivatalok esetében a székhely és minden kirendeltség, összevont intézmények esetében minden tagintézmény ellenőrzésre kerül abból a célból, hogy az általunk kezdeményezett intézkedések egységesen, a legfelső vezető felügyelete alatt legyenek végrehajthatók.
Az ellenőrzés elsősorban a szerv őrizetében lévő, lejárt irattári őrzési idejű köziratok rendezettségére, selejtezettségére és levéltári átadásra való előkészítettségére irányul, valamint kiterjed „az iratok nyilvántartásával, a nyilvántartáshoz kapcsolódó segédletek készítésével, az irattári anyag szakszerű kezelésével, biztonságos őrzésével és használatával kapcsolatos előírások végrehajtásának áttekintésére, a végrehajtáshoz szükséges személyi, tárgyi és technikai feltételek számbavételére, és mindezek alapján a maradandó értékű irattári anyag épségben és használható állapotban történő fennmaradását veszélyeztető hibák és hiányosságok feltárására”.
Látogatásunk időpontja előtt néhány héttel egy, a látogatásunk pontos időpontját tartalmazó értesítést is küldünk a szerveknek. Az ellenőrzés végeztével tájékoztatjuk az iratkezelésért felelős vezetőt a tapasztalatainkról, egyeztetjük vele, hogy az esetleges hiányosságok orvoslására milyen intézkedést kezdeményezünk. Az ellenőrzésről és a szóban már elmondott tapasztalatokról utólag jegyzőkönyv készül.
A közfeladatot ellátó szervek kötelesek az általuk és jogelődeik által keletkeztetett irataikat irattári rendben, használható állapotban megőrizni és amikor az egyes iratok irattári tervben meghatározott őrzési ideje lejár, azokat az illetékes közlevéltárnak átadni. Az iratok általános (leggyakoribb) őrzési ideje – az irat keletkezési évének végétől számított – tizenöt év. Az át nem adandó maradandó értékű köziratok (munka- és nyugdíjazási, kereskedelmi és vállalkozói engedélyek stb. ügyei) helyben tovább őrzendők.
Abban az esetben, ha az iratképző szerv úgy ítéli meg, hogy az iratokra ügyviteli szempontból e határidő lejárta után is szüksége van, a határidő öt évvel meghosszabbítható. Amennyiben az ügyiratok őrzése nehézségbe ütközik vagy olyan fizikai hatásnak vannak kitéve, amelynek következtében fennmaradásuk nem biztosított, kérhető a 15 év letelte előtti levéltári átadás.
Az iratátadásról jegyzőkönyvet kell készíteni. Fontos, hogy a jegyzőkönyvön azok szerepeljenek iratátadó, illetve átvevőként, akik ténylegesen is lebonyolítják a műveletet. A levéltári iratátadáskor minden esetben jelen kell lennie az átadó szerv részéről egy, az iratkezelésért felelős alkalmazottnak, hogy az esetlegesen felmerülő problémákat a helyszínen meg lehessen tárgyalni.
A levéltári átadás előkészítése, az iratok beszállítása és az ezekkel járó költségek az iratképzőt terhelik. Az iratokat három rétegű savmentes papírból készült A4-es méretű archiváló dobozokba rendezve veszi át a levéltár előre egyeztetett időpontban (az iratok nem küldhetők be postai úton vagy előre nem egyeztetve különböző műszaki vagy élelmiszeripari cikkek kartondobozaiban). Abban az esetben, ha a kötet vagy iratköteg (jellemzően iktató- és mutatókönyvek, lakónyilvántartó könyvek, kataszteri birtokívek) mérete miatt nem helyezhető el ilyen dobozokban, azokat kötegelve (egy iratcsomót vagy 3-4 kötetet danubia szalaggal átkötve) kell átadni.
Az átadásra előkészített iratanyagról ügyirat, illetve tételszintű jegyzéket kell készíteni. Az irattári tétel az iratképző szerv ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe akár több egyedi ügy iratai is tartozhatnak. Több egyedi ügyet csak a leggyakrabban – az átadásban érintett időszak minden évében – előforduló azonos tárgyú ügyiratokból lehet kialakítani. Azokat az ügyiratokat, amelyek irattári terv szerint levéltárba adandók, de csak néhány – vagy egy adott – évben fordulnak elő, darabszinten kell a jegyzékben felsorolni (vagyis egy előadói ívbe helyezett ügyirat- és ügyiratdarabok ilyenkor egy tételt jelentenek) éven belül iktatószámok növekvő sorrendjében. A jegyzékben feltüntetendő a doboz sorszáma, az ügyirat iktatószáma, tárgya és keletkezési éve. A több ügyiratból utólag kialakított tételek (pl.: éves költségvetési beszámolók 1990-2004, hagyatéki ügyek 1990-2004, választások 1990-2004 stb.) a darabszintű iratjegyzék végén sorolandók fel. Egy irattári tételen belül az egyes ügyiratok év, azon belül iktatószámok növekvő sorrendjében kövessék egymást.
A levéltári átadásra előkészített iratanyag dobozolása előtt javasolt az iratjegyzék elektronikus úton történő megküldése előzetes felülvizsgálatra. A levéltári átadás csak a levéltár előzetes jóváhagyását követően lehetséges. Az átadáshoz irat átadás-átvételi jegyzőkönyvre (2 példányban) és az iratanyag jegyzékére van szükség.
Az iratselejtezési eljárás lefolytatásáról, illetve annak gyakoriságáról minden iratképző szerv egyedi iratkezelési szabályzata rendelkezik. Javasolt a leggyakoribb, rövid őrzési idejű ügytípusok iratait külön tárolni. A selejtezések eredményeként lecsökken az őrzendő iratmennyiség, a kevesebb irat őrzése pedig hosszútávon növeli a hivatali ügyintézés hatékonyságát, mivel az iratanyag tárolása egyszerűbb és egy váratlanul szükségessé váló ügyirat visszakeresése kevesebb időt vesz igénybe.
Az iratselejtezést az iratkezelésért felelős vezető ellenőrzi. A selejtezési eljárásról iratselejtezési jegyzőkönyvet, illetve annak mellékleteként tételszintű iratjegyzéket kell készíteni. Az iratselejtezési jegyzőkönyvnek tartalmazni kell a selejtezés helyét, idejét, a selejtezés alá vont iratok típusát (a keletkeztető szerv közigazgatási és/vagy nem iktatott pénzügyi iratai), évkörét, terjedelmét (iratfolyóméterben). A jegyzőkönyvhöz tartozó jegyzéknek tétel és keletkezési év szintjén kell tartalmaznia a kiselejtezett iratokat. Javasoljuk a selejtezési jegyzőkönyvek tervezetét előzetes normakontrollra elektronikus úton a levéltár e-mail címére megküldeni.
Az elkészült selejtezési jegyzőkönyveiket záradékolás céljából - az e-közigazgatás előírásainak megfelelően - hivatali kapun/cégkapun keresztül, ennek hiányában postai úton fogadja levéltárunk. Csak a formai és tartalmi követelményeknek megfelelő jegyzőkönyv kerül jóváhagyásra. A szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezzük az iratok megsemmisítését. A megsemmisítésről az adatvédelmi szempontok figyelembevételével a selejtezést végző szerv gondoskodik.
Hivatalos elektronikus kapcsolattartási forma
2020. július 1-től az MNL elektronikus ügyintézésre kötelezett szerv, ezért többek között a közfeladatot ellátó szervek iratkezelés-felügyeletéhez kapcsolódó dokumentumokat is (selejtezési jegyzőkönyv, kényszerselejtezési jegyzőkönyv, iratkezelési szabályzat, iratkezelés ellenőrzési jegyzőkönyv, állásfoglalás kérések, iratátvétel bejelentése stb.) be lehet nyújtani elektronikus formában hivatali kapun/cégkapun keresztül.
A levéltár elérhetősége: https://mnl.gov.hu/mnl/hml/altalanos_informaciok
